BEAS A/S: Automatisering af daglige rutiner

Selvbetjening frigør personale og gør det nemt for kunderne, hvis du kombinerer det med effektive betalingsløsninger. Det gør BEAS, der leverer forsyningsstandere, billetautomater og systemer til adgangskontrol til lystbådehavne, campingpladser og turistattraktioner. Alt sammen forbundet af en portal, hvor kunden kan administrere de enkelte enheder og fx fakturere brugerne. Virksomheden ved, hvad der gør det nemt for brugerne – og det er blandt andet derfor, at de har valgt Uniconta som økonomisystem.

”Vi havde et C5 system, som ikke længere blev opdateret, så vi skulle finde et nyt. Et af de vigtigste krav til det nye system var brugervenlighed. Vi ønskede mere automatiserede arbejdsgange, så vi kunne eliminere overflødig manuel indtastning. Eller slippe for det trælse arbejde, som jeg plejer at sige,” smiler Monica Mose, der er bogholder i BEAS.

”Det var afsættet for en søgeproces i samarbejde med Concept Data, som har været vores faste it-partner gennem mange år. Og det endte med Uniconta, fordi det var så relativt nemt at tilpasse deres system til vores behov – ikke kun i bogholderiet, men i hele vores workflow.”

Tilpasning af ordresystemet

Kunder administrerer selv sine enheder via den portal, som BEAS stiller til rådighed. Herfra kan et boligselskab fx overskue sine vaskeautomater i forskellige ejendomme, følge anvendelsen og sammenligne på tværs. Det kræver naturligvis, at der er styr på hver enkelt enhed.

Derfor har BEAS fået lavet en tilpasning, så Uniconta allerede ved oprettelse af ordren tildeler den enkelte automat eller stander ét unikt System id og maskinnummer.

Den identifikation følger enheden gennem hele produktionsprocessen og betyder, at BEAS kan levere automaten eller standeren klar til drift.  Kunden behøver ikke bruge ressourcer på at integrere den enkelte enhed i sin administration. Den er klar, når de modtager den.

”Den tilpasning skaber værdi for både os og kunderne. I vores systemer og produktion kan vi se, hvilket set-up produktet skal fungere i – og vi kan forberede produktet helt ned til den endelige lokation. Tidligere lå oprettelsen af den unikke identifikation i et andet program med det besvær og den risiko for fejl, som manuel koordination indebærer. I dag er processen integreret i Uniconta,” forklarer Monica Mose.

Koordinerede varenumre

En anden vigtig tilpasning af systemet har været koordineringen af leverandørernes varenumre og BEAS’s egne varenumre. Det er sket ved at oprette en ekstra boks på varekortet i Uniconta. Dels er det nu hurtigere at bogføre en købsfaktura, dels er det nemt at se, hvornår varen er købt og til hvilken pris, fortæller Monica. Det giver på en lang række punkter en mere smidig og lettere arbejdsgang for dem, der sidder med bogholderi, økonomi og alle de spørgsmål, der opstår på en almindelig arbejdsdag.

”Vores implementeringsstrategi har været at tage en ting ad gangen, så vi bevarer kontrol og overblik. Vi skal fungere fra dag 1 – og så har det været vigtigt at kunne tage så meget som muligt med os fra C5, så vores historik er intakt. Nu er vi på plads med de basale dele af Uniconta, så næste skridt bliver at tage Tilbudsmodulet i brug – og lidt senere sætte CRM-modulet i spil? Det er i hvert fald købt,” siger hun.

Relaterede artikler

Vil du også gerne automatisere daglige rutiner?

Blev du inspireret af ovenstående kundecase, og gerne vil vide mere om Uniconta, så udfyld formularen, så kontakter vi dig.