Den nye bogføringslov - alt du skal vide

Få styr på kravene i den nye bogføringslov, og hvordan Uniconta hjælper dig i mål.

Ny bogføringslov - Alt du skal vide

Få styr på kravene i den nye bogføringslov, og hvordan du bliver klar med Uniconta.

Ny bogføringslov - dit regnskab skal være digitalt

Uniconta og bogføringsloven

Med den nye bogføringslov er det mere relevant end nogensinde før at få et digitalt bogføringsprogram. Bogføringsloven betyder nemlig, at det er slut med fysiske kvitteringer, mapper og ringbind, da regnskabsmateriale og bogføring nu skal være digitalt.

Formålet med den nye lov er at give virksomhederne markante tidsbesparelse på automatisering af arbejdsprocesser, og samtidig give myndighederne en bedre sikring mod snyd og fejl i regnskaber, moms- og skatteangivelser.

De digitale bogføringssystemer skal iflg. Erhvervsstyrelsen som minimum understøtte:

Læs om kravene og hvordan du bliver klar med Uniconta ved at klikke på overskrifterne ovenfor.

Gratis guide til bogføringsloven

I kraft af den nye bogføringslov står en række virksomheder overfor at skulle væge ERP system enten for første gang eller udskifte et eksisterende.

Derfor har vi lavet en guide til valg af nyt ERP system i forhold til de områder, som man skal være opmærksom på i den nye bogføringslov:

Gratis guide

Digital bogføring og digitale bilag

Bogføringsloven pålægger en stor del af de danske virksomheder at opbevare bilag og bogføre digitalt med et digitalt bogføringssystem.

Digitaliseringen skal understøtte automatisering og lette virksomhedernes administrative arbejde. Blandt andet ved at hjælpe med at holde styr på alle bilag i forbindelse med indtægter, udgifter, moms, fakturaer og ubetalte regninger og så videre.

Med Uniconta kan I nemt kan indsende og opbevare alle bilag digitalt i selve systemet. Det gør det hurtigere og nemmere fx at genfinde relevante bilag, og hjælper med at erstatte manuelle processer og godkendelsesprocedurer Samtidig lever I automatisk op til kravet om, at ændringer i registreringer eller bilag skal fremgå af systemet.

Digitalt bilagsflow

Du kan sende dine bilag eller dokumenter med notater direkte ind i Uniconta fra mobil, e-mail, den gratis Uniconta Upload App eller lokal-arkiv med træk-og-slip. Så følger bilaget med hele vejen rundt i systemet og kan altid findes frem lynhurtigt. Et bilag kan efter indsendelse udskiftes, opdeles, slås sammen eller roteres uden at skulle starte forfra på hele processen.

Med Uniconta får du også et e-mail godkendelsesflow, som kan sættes op til 1 eller 2 godkendere. Så er du sikret, at alle bilag sendes til godkendelse hos de ansvarlige, der har mulighed for at godkende, afvise, ændre godkender eller pause godkendelsen.

Digital bogføring

Der er mange fordele at hente ved at gøre bogføringen digital. Udover at spare tid på manuelle arbejdsgange og lette den administrative byrde, minimerer du også fejl når du bogfører, og du sikrer samtidig, at du ikke mister vigtigt regnskabsmateriale.

I Uniconta kan du sende bilaget direkte ind i dit regnskab, hvorefter Uniconta automatisk vil aflæse de tilgængelige informationer fra indsendelsen, for eksempel beløb, fakturanr. eller hvilken kreditorkonto bilaget skal bogføres på.

Du kan også automatisk matche dine posteringer mellem banken og dine bilag i Uniconta med automatisk bankafstemning. Læs mere under elektronisk bankafstemning.

Sikker opbevaring af bilag i 5 år

Den nye bogføringslov stiller ikke kun krav til digitalisering af bilag, men også opbevaring af data i skyen hos en udbyder eller 3. part i mindst 5 år.

Det betyder, at man som virksomhed ikke alene skal sikre sig nu, men også sikre, at det system man vælger, kan håndtere opbevaring af bilag 5 år frem.

I Uniconta gemmes bilag og data sammen i skyen, så man altid er sikker på, at det er nemt og hurtigt at finde bilag. Det samme gør sig selvfølgelig gældende for opbevaring af bilag. Alt gemmes i overensstemmelse med de retningslinjer, der er beskrevet i loven, så du er sikker på, at dit regnskabsmateriale er sikkert opbevaret i 5 år.

På den måde er du også altid sikret, at du har digital adgang til dit regnskab, dine data og alle dine bilag uanset hvor du er. Derudover kan du til enhver tid give din revisor gratis adgang til dit regnskab i Uniconta.

Vores hostingcenter er ligesom Uniconta A/S ISO 27002: 2013-certificeret, som årligt skal dokumenteres via en ISAE 3402 rapport. Dette sikrer, at dine bilag og data gode hænder 5 år frem, og at Uniconta lever op til alle gældende lovkrav indenfor IT-sikkerhed.

Elektronisk bankafstemning

Bogføringsloven kræver, at man kan foretage de afstemninger, der er nødvendige for at sikre et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger eller angivelser om moms, skatter, afgifter samt års- og delårsrapporter. Afstemningerne skal senest foretages på datoen for udløbet af fristerne for de lovpligtige indberetninger.

Uniconta har integreret elektronisk bankafstemning, så man letter arbejdsbyrden ved at matche bogførte bilag op mod banktransaktioner hurtigt og effektivt.

Med Bank Connect i Uniconta AutoBanking får man direkte adgang til de fleste pengeinstitutter, som er tilknyttet bankcentralerne BankData, BEC og SDC.

Fordele ved brug af bankafstemning i Uniconta

Import af bankposteringerfra online bankning til Uniconta
Automatisk match af posteringer mellem bank og Uniconta
Overførsel af importerede og ikke-afstemte bankposter til bogføringskladden
Ingen risiko for dobbeltimport
Direkte udredning af uoverensstemmelser
Automatisk hentning af debitor/kreditor ved fakturabetaling
Ubegrænset antal bankkonti eller andre konti til afstemning
Tydelig markering af afstemte, ikke-afstemte og ventende poster i kladde
Mulighed for at sætte bankpostering på Vent/Hold
Afvisning af finansposter, der ikke er registreret på bankkontoen
Mulighed for at sætte importerede banktransaktioner på hold.

Obligatorisk e-fakturering

Digitalisering af bilag medfører også, at virksomheden skal kunne fremsende og modtage e-fakturaer. Det kræver, at løsningen kan understøtte eksempelvis EAN, OIOUBL eller Peppol BIS.

Fordelen for virksomheden er, at hele processen omkring fakturering bliver automatiseret, og når det engang for alle er sat op, giver det en betydelig tidsbesparelse for medarbejderne. De får frigivet tid til at varetage andre opgaver, og dermed en bedre mulighed for øget kundeservice m.m.

Med Leverandørservice, PBS og modtagelse af OIOUBL i Uniconta AutoBanking får man desuden en langt bedre styring af tilgodehavende hos sine kunder. Leverandørservice er til virksomheder og benyttes til at danne betalinger i danske kroner mellem konti. Løsningen er beregnet til tilbagevendende betalinger fra debitorer. Som kreditor giver løsningen dig mulighed for at hæve dine tilgodehavender direkte fra din erhvervskundes konto i pengeinstituttet efter aftale med kunden og kundens pengeinstitut.

Virksomheden kan også iværksætte engangsbetalinger eller udbetaling af tilgodehavender til sine kunder.

Uniconta kan sættes op til at modtage OIOUBL-dokumenter via Nemhandel-netværket. Dokumenterne indlæses direkte i indbakken i Uniconta, med undtagelse af ordrer, der oprettes som en salgsordre. Uniconta kan modtage følgende dokumenter:

Faktura
Kreditnota
Rykker
Ordre

Bogføringssystem og bogføringsprocedurer

Den nye lov foreskriver, at virksomheden skal udarbejde en beskrivelse af virksomhedens procedurer for at sikre, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres samt for at sikre, at virksomhedens regnskabsmateriale opbevares på betryggende vis. Derudover skal beskrivelsen indeholde en beskrivelse af, hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for procedurerne.

Det anbefales, at man i samme proces gennemgår sine arbejdsgange og digitale processer, og matcher op mod de løsninger, som man går i overvejelser med. Faktisk kan arbejdet med beskrivelsen af bogføringsprocedurerne føre til en mere effektiv dagligdag med det nye system.

Du kan hente skabelon og vejledning til beskrivelse af bogføringsprocedure fra Erhvervsstyrelsen her.

Bind forretningen sammen med et komplet system

Uniconta er et komplet og moderne økonomisystem, der holder styr på alt fra regnskab, fakturering, CRM, lager, logistik, projekter, anlæg og produktion, og hjælper din virksomhed til at blive digital. Det er gearet til at følge din virksomhed, uanset om der er tale om simpel bogføring og fakturering til kompleks styring af en international virksomhed.

Uniconta er lavet til at tilpasse sig virksomhedens behov og ikke omvendt. Det er fleksibelt opbygget, så man selv kan tilpasse løsningen med egne felter, kartoteker, skærmbilleder, egne rapporter, ledelsesrapporter og eget faktura design.

Det betyder, at du ikke er afhængig af, at dine ønsker til ændringer skal passe sammen med andre virksomheder.

Data til offentlige myndigheder

Understøttelse af et standardfilformat til deling af data, er også et punkt, som man skal sikre sig, når man vælger nyt system. Det kan være anvendeligt i forbindelse med overdragelse af data til myndigheder eller et senere skift af ERP eller økonomisystem.

Ifølge bogføringsloven skal et digitalt godkendt bogføringssystem kunne generere en standardfil, som er defineret af myndighederne.

Det kan man i Uniconta, som understøtter SAF-T, det internationale standardfilformat.

Alt hvad der vises og udskrives i udskrifter og skærmbilleder i Uniconta kan eksporteres og gemmes i flere filformater:

Alle skærmbilleder i Uniconta, der har lister, oversigter, balancer, kladder etc., kan der både eksporteres og importeres data mellem Uniconta og Excel.
Eksport benyttes f.eks. til at udlæse data fra posteringsoversigter, balancer, rykkerlister osv. til Excel til videre bearbejdning.
Import benyttes f.eks. til import af posteringer til bogføringskladden etc.
Indsætter man fra Excel via menuen i topbaren, så er det også mulighed for at opdatere data
Endelig kan bogførte digitale bilag eksporteres til en ZIP-fil. Det svarer lidt til at tage bilagsmapperne under armen og bære dem til revisor, bogholder eller bank.

Det nemmeste er dog at give revisor eller freelance bogholder direkte adgang til ens Uniconta regnskab uden at slække på sikkerheden.

Det er helt gratis for din revisor at få adgang i Uniconta. Se vores revisorer og freeelance bogholdere her.

Krav til IT- og datasikkerhed

Uniconta har en lang række forskellige styringsværktøjer, der understøtter IT-sikkerhed.

Bruger- og adgangstyring

Her er det muligt at tilføje og slette brugere, samt oprette forskellige brugerrettigheder. Det er også muligt at skrifte ejer af regnskabet, hvis det på et tidspunkt skulle blive nødvendigt.

Man kan tildele eller fravælge de områder i Uniconta, som man ønsker den enkelte bruger skal have adgang til. Derudover kan man skelne mellem rettigheder til at oprette/rette/slette og kun læseadgang. Kort sagt, bestemmer brugerrettighederne hvad brugeren kan gøre, og profiler bestemmer hvad brugeren kan se.

To-faktor login

Uniconta understøtter to-faktor login enten med Uniconta Authenticator App eller via Active Directory i Azure.

Et to faktor login forbedrer din sikkerhed markant, da der skal bruges to forskellige “bekræftelser” før du kan logge ind i Uniconta.

To faktor godkendelsen er dermed et ekstra sikkerhedslag til dit login i Uniconta, der er designet til at sikre, at du er den eneste, der kan logge ind på din bruger, selv hvis nogen kender din adgangskode.

Uniconta Athenticator app’en er helt gratis, og kan downloades til Android og Iphone.
Læs mere her.

Styr på ekstern adgang

I Uniconta kan man med et enkelt klik give sin revisor eller forhandler adgang, tilsvarende fjerne adgangen.

Back-up

Der bliver automatisk taget backup af alle data i Uniconta, der ligger i skyen. Man kan også gemme en lokal backup på dit eget drev sideløbende.

ISO 27002: 2013

Uniconta og vores Hosting-leverandør arbejder med informationssikkerhed for at sikre fortrolighed, integritet og tilgængelighed af aktiver, systemer og data. Uniconta overholder ISO 27002: 2013 der årligt skal dokumenteres via en ISAE 3402 rapport.

En risikobaseret tilgang anvendes for at identificere og styre de relevante risici i forbindelse med informationssikkerhed.

Log feltændringer i stamdata

Uniconta har en log-funktion, der registrerer ændringer i stamdata. Dvs. man kan holde styr på, hvilke brugere, der har rettet i stamdata samt de konkrete ændringer i felterne.

Altid adgang til data

Dine data er dermed også sikkert gemt i skyen. Alt er samlet ét sted, så du altid på PC eller mobil har adgang til dit økonomisystem, dine data og alle dine bilag uanset hvor du er.

Start i god tid

Hvornår kravet om digital bogføring træder i kraft, afhænger af virksomhedsform og omsætning.

Den tidligste deadline er juli 2024. Dette er dog ikke ensbetydende med, at man som virksomhed kan vente til allersidste øjeblik.

En ting er krav, en anden ressourcer

Der er rigtig mange ting, man skal være opmærksom på, når man skifter ERP eller økonomisystem eller hvis det er første gang, man foretager et valg.

Et af de væsentligste punkter er at sikre sig, at man har tid til at foretage de rigtige valg, samt at ens leverandør har tid til at levere på disse valg.

Andre væsentlige punkter er:

Gennemgå og optimer arbejdsprocesser – der er ofte gevinster at hente med et nyt ERP-system
Få organisationen med, så implementeringen bliver forankret hos de personer, der skal bruge systemet i deres hverdag
Dan et overblik over de tilpasninger, som jeres system har i dag. Mange er ofte blevet en standard i nye systemer eller erstattet med mere effektiv funktionalitet
Vurdér om de integrationer, som I har i dag, er lige relevante i et nyt system
Sikre Jer, at I ved et skift fra et system til et andet, får alle relevante data med over, så historikken følger med
Få en leverandør, der forstår jeres forretning
Vælg en løsning, hvor virksomheden ikke er bundet til én leverandør

Oplev Uniconta på gratis seminar

I foråret inviterer vi til seminarer i hele landet, så du kan opleve fordelene ved et digitalt bogføringssystem og blive klar til den nye bogføringslov.

Seminarerne er en introduktion til digital bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale i Uniconta.

Efter seminaret har du mulighed for at stille spørgsmål til vores dygtige forhandlere, som kan rådgive dig i forhold til din virksomheds behov.

Vil du vide mere?

Vil du gerne vide mere om Uniconta og Bogføringsloven, så kontakt os.
Vi anvender kun dine data til at kontakte dig.