Godt håndværk kræver effektiv projektstyring

I Broby lige midt på Fyn og i centrum af Danmark ligger tømrer- og entreprenørfirmaet CP BYG, der over de seneste par år har fordoblet antallet af medarbejdere, så det nærmer sig 50 ansatte. Firmaet løser opgaver over hele landet og har blandt andet med en professionel bestyrelse gennemført en professionalisering, der matcher væksten. Et skridt på vejen har været implementeringen af Uniconta, der faktisk er virksomhedens første økonomisystem.

”Min første opgave, da jeg blev ansat for et par år siden, var at finde det rigtige økonomi- og sagsstyringssystem. Indtil da blev alt klaret med bilag i mapper, diverse regneark og mesters hoved,” fortæller Kirsten Sørensen, der er ansvarlig for økonomi og administration hos CP BYG.

”Jeg havde arbejdet med forskellige systemer, men baredata fra Svendborg, som jeg kendte i forvejen, pegede på Uniconta, som var helt nyt. Det virkede fornuftigt, og så indeholdt det de sagsstyringsfunktioner, som vi havde brug for. Vi kunne ovenikøbet påvirke udviklingen med forslag og blev en slags testkører på projektmodulet.”

Del projektet op og skab overblik

For en håndværksvirksomhed som CP BYG er det afgørende, at der er styr på timer og materialeforbrug. Byggelederen skal kunne følge den enkelte sag nøje og se, om der opstår afvigelser i forhold til budgettet. Ledelsen skal have det tværgående overblik på alle sager, der sikrer, at hele forretningen er på rette vej. Og så skal det være nemt og ukompliceret for alle.

”Med Uniconta er det nemt at dele det enkelte projekt op i underprojekter. Vi gør det ofte efter akkordart, så fx vinduer, gulvlægning eller tag får sit eget projekt og budget. Vi kan også lægge underleverandører ind som et underprojekt,” forklarer Kirsten Sørensen. ”Det giver en detaljeringsgrad i opfølgningen, som gør det nemt at se, hvor og hvornår økonomien i et projekt er i fare for at løbe af sporet.”

Hun efterlyser dog en enkelt detalje: ”Det ville være dejligt, at man efter budgetrevisioner stadig kunne se det oprindelige budget. Vi har gjort opmærksom på det, og Uniconta plejer at være lydhøre. Så mon ikke det også er på vej?”

Effektiv godkendelse minimerer fejl

Et andet vigtigt element i sagsstyringen er den særlige Fysiske Indbakke i Uniconta, hvor alle fakturaer havner. Kirsten påfører dato, beløb, kreditor, konto, projektnummer, akkordart og så videre. Derefter ligger de parat til godkendelse af byggelederen og eventuelt en anden godkender. Hver torsdag godkender byggelederne fakturaerne, som så automatisk overføres til en bogføringskladde, fortæller hun.

”Det sparer tid på administration, men endnu vigtigere er det, at vi aldrig kommer til at bogføre noget, der ikke er godkendt af en byggeleder. Det er også smart for byggelederen, der har mulighed for at gå ind i systemet og se, hvilke bilag, der ligger på et projekt eller et underprojekt. Endelig undgår vi også dobbeltbetalinger. Er der først oprettet en betalingsfil, så gør systemet opmærksom på, at en faktura er betalt, hvis du prøver igen.”

Notat til sig selv

I øvrigt er Uniconta også forsynet med en notatfunktion, så du fx kan skrive et notat til dig selv, hvis kun 50% af en faktura er betalt. Det sker ofte, at en byggeleder ønsker at tilbageholde et beløb, indtil arbejdet er helt færdigt – og uden et notat på fakturaen kan det være svært at holde styr på den slags under et langvarigt projekt.

Med Uniconta er CP BYG er klædt godt på til fremtidens udfordringer, mener Kirsten Sørensen, der lægger vægt på, at det er nemt at trække de tal, der skal bruges, når firmaets ejer og direktør mødes med bestyrelsen for at lægge de langsigtede forretningsplaner. ”Det er kvalitet, pålidelighed og de rigtige priser, der skaber vækst og loyalitet, men et godt økonomisystem sætter dig i stand til at håndtere succesen,” smiler Kirsten Sørensen.

Top