Holckenhavn Slot sparer tid på at gøre det komplicerede enkelt

Holckenhavn Slot er kendt som den ekstraordinære ramme om konferencer, bryllupper og fester, der skal være noget helt ud over det sædvanlige. Men faktisk er eksklusive selskaber på det populære slot bare et af de fem forretningsområder, der lige som landbrug, skovbrug, jagt og udlejning af huse, hører under Holckenhavn Gods ved Nyborg. Den kompleksitet stiller krav til et økonomisystem, der ikke gør tingene mere indviklede end de behøver være. Derfor faldt valget på Uniconta, forklarer direktør Dennis Hou Holck.

”Vi taler jo om forskellige typer virksomheder, der arbejder med meget differentierede og detaljerede kontoplaner, fordi vi ønsker at kunne måle på så mange parametre som muligt. Samtidig er det vigtigt at kunne gå i dybden med økonomi og drift på hvert enkelt område for sig selv,”  forklarer han.

“Det leverer Uniconta med et åbent og brugervenligt system, der er langt lettere at arbejde i end den C5-løsning, vi kom fra. Det er blevet markant nemmere at indlæse bankfiler, fordi systemet selv genkender debitorer og kreditorer og foreslår, hvor de skal posteres. Budgetlægning og revision af budgetter også blevet nemmere – lige som vi sparer kostbar tid ved efterposteringer og rettelser.”

Kapløb med omkostningerne

”For os er økonomistyring i høj grad et kapløb med omkostningerne. Slottet udgør kun 5.000 m2 af de 20.000 m2, der er under tag – driftsbygninger, udlejningshuse osv. Vi plejer at beskrive udfordringen som de tre B’er: bygningsmasse, bygningsmasse og bygningsmasse. Gamle bygninger er dyre at sætte i stand og at holde vedlige. Det kræver, at vi hele tiden har overblik, er ajour og bruger så få timer på administration som muligt. Hver time vi slipper for at bruge på økonomistyring, kan vi bruge andre steder i forretningen.”

Effektiv administration

I den daglige administration er den elektroniske dokumentscanning i Uniconta med til at øge effektiviteten. Før i tiden voksede stakken af leverandørfakturaer på Dennis Hou Holcks skrivebord uophørligt, men nu kommer de hurtigt videre.

”Langt de fleste får vi via mails, som vi kan sende direkte videre til systemet. Jeg får måske 25 leverandørfakturaer om dagen – og nu kan jeg håndtere dem direkte fra mobilen, uanset hvor jeg er. Det sparer tid. Er jeg ude at handle, tager jeg et foto af kvitteringen og sender den til bogføring med det samme. Der er løbende styr på det, og problemet med forsvundne kvitteringer er helt elimineret,” siger han og glæder sig i øvrigt over at være fri for de mange hyldemeter med plasticmapper og fysiske bilag.

Værdifuld integration

Integration til andre systemer, apps og plug-ins var et af de vigtigste kriterier, da systemet blev skiftet. For eksempel var det vigtigt, at fx Holckenhavns kassesystemer kunne arbejde direkte med Uniconta. Og netop det regner Dennis Hou Holck at gøre til virkelighed inden længe:

”Når vores tjenere registrerer fx en ordre i restauranten på deres iPad, er det målet, at bestillingen automatisk går direkte videre til Uniconta, så transaktionen er klar til at blive bogført. Det vil være en værdifuld forenkling af vores processer, og der er bare et af de områder, hvor vi på sigt regner med at udnytte Unicontas adgang til arbejde sammen med andre systemer,” forudser Dennis Hou Holck.

Næste generation

”For os handler skiftet til Uniconta om at holde værktøjerne ajour. Uniconta er næste generation i forhold til C5 – og vi er positivt overraskede over, hvor let selve konverteringen gik. Vi havde frygtet det lidt, men det var ubegrundet. Med god hjælp fra baredata i Svendborg gik det stort set uden problemer.”

Overordnet er målet for familien Hou Holck også at kunne give godset, der har været i familiens eje i snart 350 år, videre til næste generation. Det kræver hårdt arbejde, masser af vedligeholdelse og en langsigtet plan. Og ikke mindst – styr på økonomien.