Syddansk Tagdækning topbanner

Styr på administration og projekter

Systematiske arbejdsgange, fælles overblik og effektiv projektstyring afgjorde valget, da Syddansk Tagdækning A/S skiftede til Uniconta. Den 12 år gamle virksomhed har hovedkvarter i Rødekro tæt på den tyske grænse og leverer tagløsninger i hele Sønderjylland. Virksomheden beskæftiger omkring 30 mand, der har mere end travlt, så direktørens største udfordring er faktisk at få medarbejdere nok.

”Der var nok arbejde til 10 mand mere, hvis vi kunne finde dem. Men manglen på uddannet arbejdskraft er stor, så op imod 1/3 af vores medarbejdere er hentet syd for grænsen. Primært Tyskland, men også Polen,” siger direktør og partner Lars Slipsager Reugboe.

Et signal til omverdenen

Vigtigheden af at tiltrække kvalificeret arbejdskraft havde faktisk indflydelse på firmaets beslutning om at skifte økonomisystem til Uniconta:

”Vi kom fra Summa Summarum, som var et ældre enkeltbrugersystem, der ikke længere bliver opdateret. Ambitionen var at effektivisere vores arbejdsgange, men det var også vigtigt mål at vise en strømlinet og moderne profil over for kunder, samarbejdspartnere og – ikke mindst – potentielle medarbejdere.

Vi ved af erfaring, at især de unge medarbejdere, der i vores branche har mange muligheder, ganske enkelt vælger os fra, hvis vi ikke præsenterer os med en tidssvarende, digital profil.”

Lynhurtig konvertering af data

Efter at have kontaktet Uniconta med nogle opklarende spørgsmål, tog Lars kontakt til Kontor Syd i Sønderborg, der er lokal forhandler af Uniconta. ”Alt lød rigtig fornuftigt – blandt andet var prisen meget rimelig i forhold til konkurrenterne. Men vi havde også brug for en hurtig konvertering fra det gamle til det nye system. Og det fik vi! Kontor Syd konverterede alle data til Uniconta på et par uger – og så var vi i princippet klar.”

Bogføring og momsregnskab er outsourcet til en lokal virksomhed, så det er først og fremmest projektstyring og tilbud, der i det daglige øger produktiviteten hos Syddansk Tagdækning A/S. Lars Slipsager Reugboe ser det som en markant professionalisering af de daglige rutiner:

”Vi minimerer risikoen for fejl og sparer tid. Fx gør projektmodulet i Uniconta det nemt at sammenholde budgetter med den aktuelle status på et projekt. Det betyder, at vi kan gribe ind tidligt, hvis der viser sig at være særlige udfordringer i projektet. Det er også blevet langt lettere at lave en efterkalkule på et færdiggjort projekt. Før i tiden tog det nemt 20-30 minutter. I dag trykker vi bare på en knap, så har vi det på mindre end 5 sekunder,” forklarer han.

Overblik og tidsbesparelser

Tilbudsmodulet giver også givet tagfirmaet et godt overblik på deres pipeline af ordrer. ”Det har vi ikke haft før, og det betyder meget for vores planlægning. Vi skal være sikre på, at vi har medarbejdere til at løse opgaverne, før vi siger ja til nye ordrer,” forklarer Lars og fortsætter:

”I øvrigt er indkøbsordrerne i Uniconta også med til at spare tid. Så snart der er enighed om en pris, sender vi en indkøbsordre. Når den er registreret, har vi styr på aconto-betaling og delfakturering, som før i tiden var noget, der tog tid i det daglige. Med Uniconta kan vi også skelne mellem fakturering af ekstraarbejde og aconto-fakturering. Det giver et mere præcist og opdateret grundlag og forhindrer misforståelser mellem kunden og os.”

Styr på hvert eneste job

Med Uniconta har Syddansk Tagdækning fået styr på administration og økonomi, selv om der stadig er mange muligheder, de ikke har taget hul på endnu. Men skal Lars Slipsager Reugboe fremhæve, hvor han især sætter pris på sit nye system, vælger han at fokusere på værdien af at kunne samle informationer ét sted:

”Før var vi 4 mand, der oprettede kunden i hvert system. Nu er det den første på kunden, der opretter – og derefter bliver alt gemt samme sted og med samme stamdata. Vi lægger også garantibeviser og kontrakter under projektet, så hvis kunden ringer om 2 år, har vi styr på det hele. Det har gjort vores sagsstyring langt mere effektiv.”