Vestjysk styr på pengesagerne hos Danmarks næststørste spillested

Når der bliver tappet 2 cl spiritus i baren på Tobakken i Esbjerg, kan du med det samme aflæse det i økonomisystemet. Og er der for få penge i kassen i forhold til, hvor mange fadøl, der bliver serveret, ved regnskabsafdelingen det, inden kunderne er klar til næste omgang. Hemmeligheden er en tæt kobling mellem et nyt kasse- og lagersystem og økonomisystemet Uniconta, der giver Tobakken en virkelig stærk styring af de forskellige dele af det vestjyske kulturhus.

Tobakken er en selvejende institution og består af Kulturhuset; Danmarks 2. største spillested, de studerendes hus; HUSET, ungdomshuset KONFUS, forskellige foreninger samt kreative værksteder. De varierende behov på tværs af husets mange aktiviteter stiller særlige krav til de administrative løsninger. Blandt andet ønskede huset sig et effektivt kasse- og lagersystem til husets barer.

Farvel til Ferrari

For at implementere det nye kasse- og lagersystem krævede det en del specialtilretninger i det eksisterende regnskabssystem, NAV 2016. ”Det var et fint program, men det ville blive meget dyrt at få det rettet til. Vi følte heller ikke, at vi havde nogen sparring med de konsulenter, vi havde. Man kan vel sige, at vi havde en Ferrari, men kun kørte til købmanden i den,” forklarer Carina Thiim, der regnskabschef for Tobakken.

I samråd med bestyrelsen besluttede Tobakken sig for at se sig om efter et nyt økonomisystem og oplistede en række krav: ”Det skulle være brugervenligt. Det skulle kunne specialtilpasses for rimelige penge. Vi er trods alt vestjyder,” smiler Carina Thiim. ”Vi ville kunne sparre med konsulenter med stor viden om løsningen. Programmet skulle arbejde hurtigt – og så gjorde det ikke noget, hvis byggestenene fra NAV gik igen.”

To favoritter

Efter en grundig søgeproces endte det med to favoritter: e-conomics og Uniconta. Begge programmer kan rigtig meget og levede op til de overordnede krav, forklarer Carina Thiim og fortsætter:

”Fordelen ved Uniconta er, at du henter en klient med de nødvendige data ned, når du arbejder i systemet. Det gør arbejdsprocessen væsentligt hurtigere, og det var vigtigt for os. Det betød også meget, at det i Uniconta er lettere at foretage individuelle tilpasninger til netop vores behov. I e-conomics var tilpasninger mere afhængige af, at mange brugere skal efterlyse en given funktion.”

Pris og kvalitet

Især disse to faktorer var afgørende for, at det endelige valg faldt på Uniconta, fortæller Carina Thiim: ”Ud fra de møder vi havde, var vi ikke et sekund i tvivl.  Vores nye leverandør 2doIT var meget kompetente og kunne levere Uniconta, så det levede fuldt op til vores krav. Vi valgte ikke det billigste på markedet, men vi har fået en løsning, der matcher vores behov til en rimelig pris. Selv for vestjyder…!”