Holder styr på bestilte varer og ydelser hos leverandørerne

Fuld indkøbsstyring, der giver overblik over dine indkøb

Indkøbsordre bruges til af holde styr på bestilte varer og ydelser hos kreditorer. Der er mulighed for del-modtage varer fra kreditorer. Ved modtagelse af købsfaktura fra kreditor opdateres indkøbsordren med antal og købspriser.

Eventuelle nye købspriser kan opdateres på varerne, hvis det ønskes.

Funktioner i Indkøb

Annullering

Skal der laves en annullering af en indkøbsordre, kan denne dannes med copy/paste fra den oprindelige ordre, så man slipper for genindtastning. Man kan også gensende og genudskrive indkøbsfakturaer.

Fremmed valuta

Handles der med udenlandske leverandører opstår behovet for at kunne registrere indkøbsfakturaer, betalinger osv. i fremmed valuta. I Uniconta kan alle transaktioner foretages i danske kroner samt i fremmed valuta, og valutakurserne opdateres automatisk, hvis dette ønskes.

Masseopdatering

Uniconta giver en unik mulighed for masse opdatering af indkøb. Det sparer tid og optimerer arbejdsprocessen. Derudover er der mulighed for at tilføje varelinjer løbende til eksisterende indkøbsordrer via en indkøbskladde. Hjemtagelsesomkostninger f.eks. told og fragt kan fordeles på varelinjerne. Modtages omkostningerne efter at købsfakturaen er bogført, kan man efterfølgende fordele omkostningen på købsfakturaen.

”Vi scannede markedet grundigt og endte med at vælge Uniconta, fordi det virkelig kan meget mere end de mindre systemer, men omvendt ikke rummer en masse, der er overflødigt for en virksomhed i vores størrelse. Og så var prisen fornuftig”

Kenn Hansen, direktør og ejer

FÅ MERE VIDEN

Kreditorbetalinger

Se hvordan man kan håndtere kreditorfakturaer fra bilag til bogføring, betalingsforslag og dannelse betalingsfil.

Opret betalingsbetingelser i Uniconta

Sådan oprettes betalingsbetingelser, og kombineres en normal betalingsbetingelse med en kasserabat.

Søgefunktioner og filtre i Uniconta

Søgefunktioner og filtre i Uniconta giver uanede muligheder for at søge og afgrænse informationer.

Se flere video’er: Uniconta videobibliotek

Læs mere om Indkøb

Stamdata

  • Ordregruppe til filtrering af indkøbsordrerne – løbende indkøbsordrer og fast indkøbsordrer
  • Faste indkøbsordrer til f.eks. abonnementer, kontingenter og serviceaftaler
  • Referencefelter – deres ref., vores ref., rekvisition, salgsordre, toldnummer
  • Kommentar til indkøbsordren – intern beskrivelse
  • Opret salgsordre på basis af en indkøbsordre
  • Vedhæfte filer (dokumenter) der kan udskrives sammen med standard formularerne f.eks. tegninger, monteringsvejledning, kvalitetsdokumenter og billeder
  • Indkøbsordreoversigt pr. indkøbsordre og total for alle indkøbsordrer
  • Visning af indkøbsordre data i forskellige layouts
  • Angivelse af medarbejder på indkøbsordren
  • Indlæse elektronisk indkøbsordre – OIOUBL
  • Fordeling af hjemtagelsesomkostninger (Indkøbstillæg)
  • Udskrive/maile rekvisition, indkøbsordre, følgeseddel og faktura
  • Tillægsomkostninger i forbindelse med et indkøb, kan nu sættes op til at skal bogføres på kreditor
  • På indkøbsfaktura kan man angive momsbeløbet, som kan afvige fra Uniconta’s udregning
  • Ved opdatering af købsfaktura angives fakturanummer
    – ved opsætning af kreditor med FIK betaling er betalings-id nu klar til betalingen
  • Hurtig søgning på varenummer og varetekst
  • Avanceret søgning med opslag i varekartotek – grupper, mærke og art
  • Hurtig indtastning på mange varer og angivelse af antal på varen – vis markerede varer inden kopiering til indkøbsordrelinjen
  • Notat på varelinjen eller anvendelse af tekstfeltet
  • Indtastning af tekst skifter automatisk linje, når man taster lange tekster, og hele teksten udskrives på formularerne
  • Valgfrit om man vil indtaste varenummer – der kan angives udgiftskonto på varelinjen
  • Oprettelse af skabeloner – indsætter tekst og varelinjer ud fra skabelonen
  • Angiv om varelinjen er fakturerbar (modtaget)
  • Styre restordre på varelinjer (del-modtaget)
  • Indsæt subtotal på varelinjer
  • Indsætte flere felter fra varekartoteket f.eks. EAN-nummer
  • Mulighed for at indtaste medarbejder på varelinjen
  • Mulighed for at angive moms på varelinjen, hvis udvalgte vare er uden moms
  • Nyt rabatfelt på ordrelinjen
  • Man kan direkte på linjen først angive variant 1 og derefter variant 2
  • Følgeseddelkartotek til Indkøb
  • Antal i ”modtaget nu” er antal der faktureres
  • Vægt, volumen and kolli på ordren
  • Godkendelse af salgs- og indkøbsordre
  • Indkøbstillæg kan fordeles efter størrelser
  • Indkøbstillæg kan tildeles en bestemt vare
  • Genberegning af priser på indkøb
  • Flere ordrer kan indgå på samme faktura
  • Man kan lægge et fysisk bilag ind på en indkøbsordre, så det automatisk bliver tilknyttet indkøbet, og efterfølgende gemt i ”fysisk bilag, indbakken”.

Rapporter

  • Fakturaarkiv – opret ny indkøbsordre på basis af tidligere købsfaktura
    – herunder også fordeling af hjemtagelsesomkostning efter købsfakturaopdatering
  • Indkøbsordrelinjer – igangværende indkøbsordrer til opfølgning
  • Udskrivning til printer, eksport til Microsoft Excel og Word, eksport til CSV-fil

Formularer

  • Rekvisition, Indkøbsordre, Følgeseddel og Faktura

Tilretning – nye felter, nye kartoteker, nye funktionsknapper, nye rapporter

  • Uniconta værktøjskasse leveres standard
  • Nye felter til indkøbsordre
  • Nye rapporter, hvis standard rapporter ikke dækker behovet

Vil du vide mere?

Vil du gerne vide mere om Uniconta, hvordan du enkelt og nemt skifter fra dit nuværende økonomisystem eller ønsker en online præsentation, så kontakt os.
Vi anvender kun dine data til at kontakte dig.