Giver overblik over virksomhedens samlede økonomi

Hold styr på virksomhedens økonomiske tilstand og digitalisering af bilag

Økonomi er det mest avancerede modul i Uniconta, der giver dig mulighed for at rapportere på, og overvåge virksomhedens samlede økonomi. Økonomi har alt, hvad du skal bruge til at bogføre, rapportere og overvåge virksomhedens økonomi, og leve op til de nye krav om digitalisering af bilag.

Kontoplanen indeholder alle nødvendige kontotyper og –arter. Den viser desuden saldo pr. konto, sum samt beregningsudtryk. Den viser saldi for to år ad gangen. Her får du et overblik dine konti – hvilket er essentielt i enhver økonomistyring.

Uniconta har flere bogføringskladder og nye kan tilføjes. Det er valgfrit, hvilke og hvor mange felter, der skal vises. Moms beregnes automatisk og momsrapporten viser summer for hver momskode samt en specifikation. Bogføring i flere regnskabsår Der kan bogføres i flere regnskabsår på samme tid. Hvert regnskabsår kan opdeles i perioder, hvor både år og perioder kan spærres og lukkes.

Digitalisér dine bilag med den fysiske indbakke

Alle bilag kan sendes direkte ind i Uniconta med en unik e-mail. Det kan gøres på e-mail, træk-og-slip, fra web, direkte fra et bibliotek eller fra vores egne apps: Uniconta Upload og Uniconta Assistant App.

Den fysiske indbakke indeholder mapper, der anvendes til placering af fysiske bilag inden de bogføres, og forsvinder fra indbakken. Man trækker bilag fra oversigten over i den mappe, som man ønsker. I menuen kan man slå disse mapper til/fra.

Effektivt godkendelsesflow

Bilagene kan opsættes til et effektivt godkendelsesflow med en eller to godkendere.

På medarbejderen kan man sætte op, om man skal have en e-mail-anmodning om godkendelse af bilag. Et dette slået til, skal den pågældende medarbejder indsættes som godkender på bilaget, så vil medarbejderen automatisk modtage en e-mail med mulighed for at godkende, afvise eller sætte på hold, helt uden at have adgang til Uniconta.

Alt afhængig af, hvad man vælger, så flytter bilaget til mappen af samme navn i indbakken, så bogholderen kan se, hvad der er sket. I processen kan man også indsætte en kommentar.

Elektronisk bankafstemning

Bogføringsloven kræver, at man kan foretage de afstemninger, der er nødvendige for at sikre et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger eller angivelser om moms, skatter, afgifter samt års- og delårsrapporter. Afstemningerne skal senest foretages på datoen for udløbet af fristerne for de lovpligtige indberetninger.

Uniconta har integreret elektronisk bankafstemning, så man letter arbejdsbyrden ved at matche bogførte bilag op mod banktransaktioner hurtigt og effektivt.

I Uniconta AutoBanking kan man med Aiia bankløsning få adgang til over 3.000 banker i Europas. Har man brug for færre, så er Bank Connect, som er tilknyttet bankcentralerne BankData, BEC og SDC en mulighed.

Scannede bilag i alle filformater kan vedhæftes alle posteringer overalt i Uniconta. De kan sendes som mail eller uploades enten før, under og efter bogføring. Uniconta kan sættes op med standard opsætning, og individuel opsætning i samme kladde. Dette gælder også på tværs af regnskaber. Herudover kan Uniconta operere med et ubegrænset antal kladder per kunde.

Der er op til 5 dimensioner, der kan anvendes på posteringer overalt i Uniconta. Rapporteringsværktøjerne viser også dimensioner. Dimensionernes navne er fuldstændig valgfrie (f.eks Afdeling, Bærer, Formål, Type, Art etc.), ligesom navnet på hver underliggende dimension er valgfrit.

Balancerapporter kan designes frit, det er nemt at oprette nye eller ændre på eksisterende. Op til 12 forskellige valgfrie perioder kan udskrives på balancer, inklusive dimensioner. Man man have en kolonne, som kun indeholder de simulerede posteringer, som så ikke er blandet sammen med de eksisterende saldi.

”Det er et rigtig, rigtig godt og fleksibelt økonomisystem, som vi har ventet på i flere år. Utrolig nemt at gå til, og gode muligheder for at tilpasse løsningen til vores behov med nye felter, kartoteker og skærmbilleder, der er bare fedt. Derudover er det vigtigt for os, at vi ikke hele tiden skal have en ekstern konsulent rendende, hver gang der skal tilpasses et felt, rapport eller skærmbillede”

Teddy Rasmussen, ejer

Klar rapportering hos Shape Robotics

Uniconta har gjort dagligdagen nemmere for Shape Robotics med overblik over lager, ordrer og produktion.

Se flere video’er: Uniconta videobibliotek

Læs mere om Økonomimodulet

Funktioner i Økonomi

Nyt system til afregning af moms

Vi har lavet et nyt system til afregning af moms, så nu gemmes alle data for momsafregningen. Når en afregning er gemt, kan den bogføres, og efterfølgende indrapporteres via et API fra Told- & Skat. Samtidig får man en kvittering tilbage for indrapporteret moms.

Udlæsning af SAF-T

Ifølge bogføringsloven skal et digitalt godkendt bogføringssystem kunne generere en standardfil, som er defineret af myndighederne. Denne fil skal både kunne udlæses og indlæses i et standard bogføringssystem.

Det kan man i Uniconta, som nu understøtter SAF-T formattet. Dette gøres under Økonomi/Revisionsaktiviteter/Eksport af SAF-T.

Enkel difference-håndtering i bankafstemning

Det er enkelt at udligne differencer, når der opstår kurs- eller øredifferencer, eller når banken trækker gebyrer.
Ofte besværliggøres bankafstemningen, når banken trækker gebyrer, eller der opstår forskel i valutakurser eller øredifferencer, så indbetalingen ikke stemmer overens med beløbet, der skal udlignes.

Kurs- og øredifferencer

Hvis man betaler en kreditor i valuta, og senere indlæser banktransaktionerne, er der ofte en kursdifference mellem det beløb, valutabetalingen først blev bogført til, og den kurs banken har brugt. Nu kan man blot afmærke de 2 poster, der skal afstemmes mod hinanden på henholdsvis banken og finansposteringen. Trykker man derefter på ”Generer saldodifference”, så vil Uniconta automatisk danne en kursdifference, som indgår i afmærkning. Afmærkningen vil gå i nul, og man kan trykke ”Tilføj afstem”.

Gebyrer

Der er et kartotek over gebyrer, og hvordan de skal konteres. Så under bankafstemning kan der angives en gebyr-gruppe og det beløb, som banken har trukket.
Ved bogføring vil Uniconta så udligne debitor med det indbetalte beløb, bogføre gebyret på gebyr-kontoen, og beløbet der er modtaget i bankafstemning på bankkontoen.

Individuelle kladde opsætninger

Uniconta kan sættes op med standard opsætning, og individuel opsætning i samme kladde. Dette gælder også på tværs af regnskaber. Herudover kan Uniconta operere med et ubegrænset antal kladder per kunde.

Du får derfor stor frihed til at tilpasse Uniconta til din virksomheds økonomistyring.

Simulering

Bogføringskladden kan simuleres inden bogføring, ligesom balancen kan simuleres inden bogføring. Dermed kan du se resultatet af bogføringen, inden kladden opdateres. Så er du sikker på, at alt fungerer som det skal, inden bogføringen foretages endeligt. Hvis du ikke synes, at bogføringen fungerer som den skal, kan du regulere i bogføringsprocessen, så det fungerer optimalt. Således har du total kontrol over økonomistyringen og undgår frustrerende fejl.

Bogføring i flere regnskabsår

Der kan bogføres i flere regnskabsår på samme tid. Hvert regnskabsår kan opdeles i perioder, hvor både år og perioder kan spærres og lukkes.
Så er du sikker på, at alt fungerer som det skal, inden bogføringen foretages endeligt. Hvis du ikke synes, at bogføringen fungerer som den skal, kan du regulere i bogføringsprocessen, så det fungerer optimalt. Således har du total kontrol over økonomistyringen og undgår frustrerende fejl.

Udskudt moms

I nogen lande kan man få lov til først at rapportere moms, når fakturaen betales. Man kan selv slå til, om man kører med udskudt moms. Når det er slået til, vil der fremkomme et felt på momskartoteket til at angive kontoen for udskudt moms. Når debitor betaler, vil Uniconta så ompostere momsen fra udskudt moms til ”den normale” momskonto.

Fysiske bilag

I fysiske bilag kan man nu slå to fysiske bilag sammen. Det gøres ved at den ene pdf lægges ind i den anden. Dette er altså et alternativ til at benytte mapper. Man kan nu opsætte indtastningsrækkefølge, som man kender det fra kassekladden. Det gøres i layout.

I fysiske bilag under rapporter, kan man nu udskifte dokumentet i et fysisk bilag. Det kan være, at man har bogført et fysisk bilag, og er alle referencer korrekte, men den pdf, som ligger i det fysiske bilag, er forkert. Nu kan man så udskifte denne pdf, ved at uploade en anden.

Når Uniconta modtager en e-mail til indbakken, så kommer der ofte uønskede vedhæftninger med, som eks. logo og nogle filer med endelsen ”txt”. Hvis en e-mail indeholder en pdf, så filtrerer Uniconta alt andet fra, som ikke er en pdf.

Når man modtager fysiske bilag i indbakken, kan det ske, at et bilag skulle have været sendt til et andet firma/regnskab. Nu kan man i menuen vælge ”Flyt til andet firma”, og enkelt og hurtigt flytte bilaget over i et andet firma.

Uniconta komprimerer fysiske bilag, da rigtig mange uploader billeder over 1MB.

Roter PDF-funktionen opdaterer det fysiske bilag, så man ikke skal rotere næste gang.

Valutaregulering

Man kan danne valutaregulering på statuskonti i finans, som har en valuta påført på kontoplanen. En valutaregulering i finans vil bogføre reguleringen på selve kontoen, der reguleres, og på den angive modkonto.

Udfylder de nødvendige konti i dialogen, så vil Uniconta blot hoppe reguleringen over for det område, hvor kontoen er nødvendig. Altså, der er to konti til at regulere debitor, og er de tomme, så vil Uniconta ikke regulere debitor.

Hvis man kun vil regulere finans, så skal man kun udfylde ”modkonto til finanskonti, og vil man kun regulere kreditorer, så skal man kun udfylde de to konti vedr. kreditorregulering.

Modkonti har fået feltet ”faktura”

Hvis man på en betaling vil udligne flere fakturaer med et mindre beløb, end saldoen på fakturaerne, kan man nu gøre det på en enkelt linje. Man kan via ”modkonti” specificere beløb og fakturanummer, og herved deludligne flere fakturaer på en betaling.

Valuta på finanskonto

Hvis kontoen er af typen ”bank”, og man har en valuta sat på kontoen, så akkumuleres saldoen i valuta. Nu vil typerne ”debitorsamlekonto” og ”kreditorsamlekonto” virke på samme måde, så saldoen i valuta akkumuleres.

EU Salg uden moms

Rapport ’EU Salg uden moms’. Der udskrives kun fakturalinjer, som har en momskode, hvor momsoperationen har fået markeret det nye felt EU salg uden moms. Dette har kun betydning for lande forskellige fra DK, da vi for DK allerede tjekker for koderne s3, s4 og s7.

Økonomi indeholder også et stort udvalg af andre funktioner:

Periodisering og fordeling
Afslutningsark til brug for revisor ved årsafslutning
Bankafstemning
Copy/paste
Quick oprettelser
Enkle og hurtige korrektioner
Dimensioner i fysiske bilag
Egne mapper i fysisk bilag
Ikon i topbaren til at trække og slippe fysiske bilag
Flyt/Kopier i fysisk bilag
F7 både åbner og lukker visning af fysisk bilag
Antal linjer i kassekladden vises i oversigten
Indlæsning af banktransaktioner til bankmodulet kan nu bestemme om linjerne skal sættes på hold
Periodisering af omsætning ved abonnement
Antal i finans, balance og budget

Andre funktioner

Linjer i klassekladden kan sorteres, men sorteringen beholdes ikke under bogføring
Ændre fortegn i balancen, som kan være smart, når man kun udskriver resultatopgørelsen, da indtægter så bliver positive og udgifter negative
Momsen af kasserabatten kan tilbageføres ved udnyttelse af kasserabatten. Det skal dog først slås til på betalingsbetingelserne
Opsplit en PDF i flere PDF’er i indbakken
En dimension kan spærres
Simulerede posteringer i finanskontoudtog
Vedhæft fysisk bilag fra kassekladden
Man kan slette regnskabsår uden kontrol af, om de er 5 år gamle indtil 15 dage efter et regnskab er konverteret
Man kan hente en balance fra et andet firma
Import af bank-kontoudtog med datoer
Eksport af finansposterne holder styr på, hvad man har eksporteret, så man ikke eksporterer de samme poster to gange. Funktionen er især brugbar for dem, som sender et dataudtræk til deres revisor
Nyt bilagsnummer på linje i kladden
Viser datointerval i kassekladden
Teksten i Bankafstemning kan rettes
Bankafstemning mod poster i kassekladden
Balance kan vise posteringerne bag et beløb
Print af balance
Momstype ”K8” til Ydelseskøb, Udland (omvendt betalingspligt)
Valuta i bankkontoudtog
Ved ”godkend bilag” kan man tilføje dimensioner
Moms vedrørende opsætning af kassekladde
Med drag & drop-funktionen kan man i klassekladden, bankafstemning og i rapporten ”posteringer”, tilføje et fysisk bilag efter, at posten er bogført
Når man benytter F8 i kassekladden eller bankafstemning, kan man redigere den åbne post, ligesom man kan, hvis man havde valgt posten i det normale åbenpostbillede
Kører man med egne bilagsnumre i kassekladden og bilaget ikke stemmer, vises det med rødt i simuleringen
Med udligningsfunktionen kan man udligne flere åbne posteringer på én gang
Uniconta sender automatisk en e-mail til de personer, som ikke har godkendt deres bilag. E-mailen vil indeholde en liste af de bilag, som ikke er godkendt, samt et link godkendelse. Man kan selv sætte op hvilke ugedage, man vil have Uniconta til at sende en påmindelse til medarbejderne
Reorganiser dimensioner, der konverterer en vilkårlig kombination af dimensioner til en anden vilkårlig kombination af dimensioner
Intrastat understøtter det udvidede filformat som bliver obligatorisk fra januar 2022.
Man kan skifte mellem combobox-felter med mellemrumstasten. finans/debitor/kreditor i klassekladden
I balancer, hvis fra-datoen er lig regnskabsårets start, så kan man vælge om man vil have primo posterne med
Fakturajournalen har datoer for afsendt via e-mail og afsendt via OIOUBL samt tjekmærke for ”Fejl ved afsendelse”
Momsopgørelsen viser en momskode fra kontoplanen, så man let kan se, om der er afvigelser
Betalingsbetingelser har løbende måned på kasserabatten
Man kan oprette egne felter på finansposterne. Så fremkommer de i finanskladden, og bliver overført til finansposterne ved bogføring
Man kan oprette momskoder, som tilknyttes et land, og afgrænses på land.
Simulering af kladder som en del af momsrapporten
Tre decimaler på moms-procenten
Ved sletning af ældste regnskabsår, så vil debitor- og kreditorposter også blive slettet
Dimensioner fra Medarbejder overføres til salgsordren, hvis ordren ikke har disse dimensioner udfyldt
Hvis man ændrer Debitor/Kreditor konto på en bogført finanspostering, og posteringen er en faktura, så ændres kontoen også på fakturaen
Når et fysisk bilag tildeles projektnummer, så vil den ansvarlige på projektet blive overført som godkender 1 på det fysiske bilag
Såfremt revisor har adgang til et Uniconta regnskab, så er det muligt for revisor at printe balance med revisors logo, Navn, MME-nummer og andre revisorrelaterede oplysninger
Nyt felt på kontoplanen ”Kommentar”, som også vises i Afslutningsarket
I opsætning af Afslutningsarket kan man nu afgøre om momskoderne fra kontoplanen skal indsættes som standard
Når man tilføjer en konteringsregel i bankafstemning, kan man nu tilknytte dimensioner
I Balancer er der nu funktioner til at ændre dato på alle kolonner. Læs mere her
I Balance-Skabeloner kan man nu kopiere en skabelon fra et andet firma
I oversigten over ”alle firmaer” og i ”skift regnskab”, kan man nu se ”Antal linjer i Indbakken”, ”Sidste bogføring” og ”Sidste bankpostering”
Modkonti, som findes i kassekladde, bank og fysisk bilag kan nu understøtte valuta. De har samtidig fået Projekt-felterne med
Log over slettede finansposter, hvorfra man kan genetablere slettede poster, ved at overføre dem til kladden, og bogføre dem igen.
Oprindelse tildeles, når Uniconta danner en automatisk postering. Det giver god sporbarhed, da man ikke kun har kontoen, men også posteringernes oprindelse.
På finanskontoudtoget i Pdf’en er der nu et link, så man kan få vist sit fysiske bilag direkte inde fra Pdf’en.
Man kan slette en brugt kassekladde. De bogførte kladder vil blive flyttet til den første kladde.
Uniconta understøtter repræsentationsmoms, hvilket især er en fordel, når man skifter fra C5, hvor det er en del af importen
Opretter man et nyt regnskabsår, og startdato ligger inden for et halvår fra dags dato, så spørges der om man vil danne primo poster
Når regnskabsåret er mere end 2 år gammelt, så blokeres det automatisk
Man kan ikke udskifte PDF-en på et fysisk bilag, hvis perioden er lukket. Dette er et krav i den nye bogføringslov
Når Uniconta tjekker på kasserabat beløbet, så inkluderes nu også øredifference i tjekket
Bankkonti i udenlandsvaluta. Benyttes en konto som sporingskonto i kassekladden, så vil den løbende saldo også være i valutaen fra kontoen
Eksport til Basis-regnskab, som opfylder de nye krav til en standard kontoplan.

Læs mere om vores Økonomimodul her

Økonomistyring er et begreb, der dækker over en metode at dokumentere en virksomheds økonomiske information.

Overordnet set beskæftiger økonomistyring sig med fire hovedområder:

Registrering af indtægter, investeringer, omkostninger og udgifter
Planlægning af virksomhedens retning med motivation af medarbejdere som formål
Kontrol af processer og aktiviteter med henblik på optimering
Rapportering af resultater og processer i forbindelse med en kvartalsrapport eller lignende.

Til at hjælpe de ansvarlige medarbejde med økonomistyringen, anvendes en række værktøjer og metoder, der sikrer, at fremgangsmåden er strømlinet på tværs af organisationen.

Omkostningsallokering er en central del af økonomistyring, da en virksomheds fællesudgifter skal uddeles til alle virksomhedens afdelinger.

Dette gælder også for afdelinger, som ikke generer omsætningen i sig selv, eksempelvis juridisk og HR.

Et andet værktøj inden for økonomistyring er Balanced Scorecard. Metoden anvendes til operationalisering af medarbejderperformance. Ud fra en række metrikker opsættes en sammenhæng mellem strategi, vision og daglig drift, der etablerer en relation mellem indsats og resultater.

Økonomistyring anvendes desuden til at opstille budgetter og foretage variansanalyser. Formålet er at måle på performance og opstille målbare metrikker, som medarbejdere kan agere ud fra.

Generelt kan økonomistyring også deles op beslutningstagen og styring. Disse to hovedområder varetages i nogle tilfælde af forskellige medarbejdere.

Økonomistyring kan hjælpe din virksomhed med at skabe overblik og kontrol. Med de rette værktøjer hjælper økonomistyringen din virksomhed med at identificere, hvilke dele af virksomheden der opererer profitabelt, og hvilke dele der ikke gør.

Det giver dig mulighed for at optimere i forvejen profitable afdelinger og foretage ændringer i mindre profitable afdelinger.

I mange virksomheder foretages udelukkende lovmæssigt obligatoriske regnskaber, men de efterlader en del potentiale uudnyttet. Det er her, at økonomistyring træder ind. Hvor traditionelle regnskaber blot beretter om, hvordan situationen er, forsøger økonomistyring at give virksomhedslederen redskaberne til at forbedre dem. På den måde bistår økonomistyringen med at formulere strategiske, taktiske og operationelle mål.

Med udgangspunkt i en forbedringsproces med formålet om at designe, opbygge og drive finansielle og non-finansielle informationssystemer giver økonomistyring virksomheden en overskuelig retningslinje for forbedring.

Uanset hvilken branche din virksomhed befinder sig i, kan den drage fordel af principperne inden for økonomistyring. Anvendelsen og fortolkningen af økonomisk information er afgørende for enhver organisation, der deler et fælles mål.

Det gælder både for øverste ledelse såvel som mellemledelsen.
Kapacitetsstyring, likviditetsstyring, aktivitetsstyring og finansstyring er centrale dele af økonomistyringen. De realiserede tal sammenholdes med de budgetterede, hvilket giver mulighed for at kortlægge mulige afvigelser, hvorefter de kan håndteres.

Økonomistyringssystemet kan tilpasses til den enkelte virksomheds interne og eksterne processer, så den er i overensstemmelse med etablerede fremgangsmåder.

I sidste ende kan effektiv økonomistyring hjælpe din virksomhed med at minimere omkostninger og hæve omsætningen – resultatet er større profit på bundlinjen.

Vil du vide mere?

Vil du gerne vide mere om, hvordan din virksomhed får komplet økonomistyring med Uniconta, så kontakt os.
Vi anvender kun dine data til at kontakte dig.