Holder styr på tilbud, leverancer, ordrebeholdning og fakturering

Effektivt workflow, der gør det nemt og hurtigt, at konvertere et tilbud til en ordre

Salgsordre-modulet anvendes til at holde styr på tilbud, ordrebeholdningen, styre leveringer og fakturering. Det er vores ordrestyringsmodul.

Tilbud og salgsordrer er i Uniconta adskilt i to kartoteker, hvilket forbedrer overblikket over udestående tilbud til opfølgning og afslutning med et salg.
Workflowet i vores ordrestyring gør det ligeledes nemt og hurtigt at konvertere et tilbud til en salgsordre.

Du kan afsende tilbud, følgesedler og ordrebekræftelser på e-mail og selv tilpasse den hilsen, som indsættes i e-mailen – afhængigt af dokumenttype.

Fem fordele med Uniconta Ordre og Indkøb

Se flere video’er: Uniconta videobibliotek

Løbende eller faste ordrer kan massefaktureres i én arbejdsgang. Derudover kan tilføjes ordrelinjer løbende til eksisterende ordrer via en ordrekladde.

Uniconta har indbygget abonnementsstyring. Så kan man sikre, at månedlige, fakturaer altid udsendes. Abonnementstyringen giver også mulighed for massefakturering.

I Uniconta kan alle transaktioner foretages i danske kroner, samt i fremmed valuta. Valutakurserne kan opdateres automatisk eller manuelt.

E-faktura

Der er mulighed for at vedhæfte standarddokumenter som eks. salgs- og leveringsbetingelser. Derudover understøtter e-faktura også kvitteringer og UNSPSC.

UNSPSC (United Nations Standard Product and Services Code) er et internationalt klassifikationssystem for varer og tjenesteydelser. Oversættelsen af UNSPSC version 19.0501 er blevet håndteret af GS1 Denmark på vegne af Digitaliseringsstyrelsen.

”Vi ser et stort potentiale i at vores it-platform er fuldt integreret med Uniconta. Uniconta understøtter 20 sprog og det gør os i stand til at komme med en All-in-on løsning. Vil rigtig gerne fortsætte vores ekspansion ud over landets grænser, hvor vi vil stå stærkt med en komplet global løsning, der både håndterer hele den komplekse struktur bagved takeaway og leveringsdelen samt den bagvedliggende fakturerings – og økonomistyring”

David Kingo Sønderkær, CFO og HR

Læs mere om Salgsordre

Funktioner i Salgsordre

Stamdata – salgsordrehoved (debitor informationer)

Ordregruppe, så man styre ordrebeholdningen – løbende ordrer og fast ordrer
Faste ordrer til f.eks. abonnementer, kontingenter og serviceaftaler
Vedhæfte filer (dokumenter) der kan udskrives sammen med standard formularerne f.eks. tegninger, monteringsvejledning, kvalitetsdokumenter og billeder
Referencefelter – deres ref., vores ref., rekvisition, indkøbsordre, toldnummer
Kommentar til ordren – intern beskrivelse
Leveringsadresse – vælg mellem flere, hvis de er oprettet på debitor
Opret indkøbsordre på basis af salgsordre
Ordreoversigt med dækningsbidrag pr. ordre og total for alle ordrer
Visning af salgsordre data i forskellige layouts
Angivelse af medarbejder på ordren
Forfaldsdato på en ordre
Batch- og serienummer afmærkning kan nu kører sync (Det batch- og serienummer billede, som vi har i ordrelinjerne, kan nu kører ”sync”
Uniconta husker ”Synkroniser/lås” – Når man åbner ordrelinjer fra ordrehovedet, så er ordrelinjerne ”låst”
Vægt, volumen and kolli på ordren
Godkendelse af salgs- og indkøbsordre
På Abonnentsordre forbliver linjerne på ordren efter fakturering. Nu er der kommet et felt på ordrelinjerne ”Slet linje”, som vil tvinge linjen til at blive slettet efter fakturering. Herved kan man nu på faste ordrer blande faste ordrelinjer, og ordrelinjer, der kun skal faktureres en enkelt gang
Når man kopierer en ordre, kan man nu vælge om der skal dannes en ny ordre, eller om linjerne skal kopieres over til en eksisterende ordre
Man kan nu sætte et andet betalingsformat på sine ordrer i forhold til, hvad der står på Debitor/Kreditor.

Stamdata – salgsordrelinjer (vare, ydelser, styklister og tekst)

Hurtig søgning på varenummer og varetekst
Avanceret søgning med opslag i varekartotek – grupper, mærke og art.
Hurtig indtastning på mange varer og angivelse af antal på varen – vis markerede varer inden kopiering til ordrelinjen
Notat på varelinjen eller anvendelse af tekstfeltet
Indtastning af tekst skifter automatisk linje, når man taster lange tekster, og hele teksten udskrives på formularerne
Valgfrit om man vil indtaste varenummer – der kan angives omsætningskonto på varelinjen
Oprettelse af skabeloner – indsætter tekst og varelinjer ud fra skabelonen
Afmærkning af varelinjer til indkøbslinje og lagertransaktioner
Angivelse af dækningsbidrag og dækningsgrad på varelinjen og salgsprisen beregnes ud fra kostpris
Angiv om varelinjen er fakturerbar
Styre restordre på varelinjer (dellevering)
Indsæt subtotal på varelinjer
Indsætte flere felter fra varekartoteket f.eks. EAN-nummer
Mulighed for at indtaste medarbejder på varelinjen
Mulighed for at angive moms på varelinjen, hvis udvalgte vare er uden moms
Udskrive/maile tilbud, ordrebekræftelse, følgeseddel og plukseddel
Fakturér leverede varer – tjekmærke i fakturering, så man kan markere, at man kun vil fakturere leverede varer
Udfold stykliste kan vælge pris
Dan ordre fra tilbud kan beholde tilbuddet
Man kan direkte på linjen først angive variant 1 og derefter variant 2
Man kan se hvilke projekttransaktioner, der ligger til grund for en ordre, fjerne linjer, som man ikke vil have med, og som så udskydes til næste måned
Man gendanne ordrens linjer
Minimumskøb på en vare
Felt på ordrelinjen, der viser, om der er tilknyttet et serie- eller batchnummer
”Deres Ref.” på ordren tages med over på de åbne poster, så man på kontoudtog kan få ”Deres Ref.” med ud
Hent fakturalinjer fra en tidligere faktura direkte ind i ordrelinjer
”Tilføj variant” på hurtigfaktura. Den findes på ordrelinjerne
Genberegning af priser på ordrer
Flere ordrer kan indgå på samme faktura
Vælger man ved indtastning af ordrelinjer at tilknytte et batch, vises alle de lagersteder, et batch ligger på, så man kan vælge det lagersted, man ønsker
På ordrelinjerne kan man trække et søgefelt ind, hvor man kan taste kundens varenummer. Så søger Uniconta i ”varenavne grupperne” for at finde dette varenummer, som kundens varenummer
F7 på hurtigfaktura og salgsordrelinjer
Mulighed for at en afgift kun optræder én gang på ordren, selvom flere varer har denne afgift
På ordre og indkøb kan man nu angive en posterings-tekst på ordrehovedet, som så vil blive overført til finansposteringerne og kreditorposten
Man kan bogføre alle salgsordrelinjerne ind på et projekt, svarende til det, som sker ved bogføring af en projektkladde
Man kan sætte ”Respitdage” på kasserabat. Så vil Uniconta automatisk give kasserabatten til kunderne, hvis dato for kasserabat er overskredet, men ligge inden for respitdagene
Uniconta gemmer sidste rykker kode på posten, og når man så danner en ny rykker, får den automatisk ”næste rykker kode”
Der er et log-kartotek over rykkere, hvor man kan genudskrive en rykker

Rapporter

Fakturaarkiv – opret ny ordre på basis af tidligere faktureringer
Følgeseddelarkiv – visning af følgeseddel og genudskrivning
Ordrelinjer – igangværende ordrer til opfølgning
Tilbudslinjer – igangværende tilbud til opfølgning
Udskrivning til printer, eksport til Microsoft Excel og Word, eksport til CSV-fil

Formularer

Tilbud, Ordrebekræftelse, Plukseddel, Følgeseddel, Faktura, Proformafaktura, Kreditnota

Tilretning – nye felter, nye kartoteker, nye funktionsknapper, nye rapporter

Uniconta værktøjskasse leveres standard i grundpakken
Nye felter til salgsordre
Nye rapporter, hvis standard rapporter ikke dækker behovet

Læs mere om ordrestyring i Uniconta

Hvad er en salgsordre?

Med ordrestyring holdes styr på, hvornår varen leveres, og hvornår kan varen leveres til kunden. Fakturaer kan printes eller e-mailes direkte til kunderne. Ordrestyring giver mulighed for stående ordrer, dvs. modtage/levere og fakturere samme ordre flere gange, og desuden at ændre og tilføje elementer på ordren.

Intuitiv ordrestyring

Ordrestyring holder styr på, hvornår varen kan leveres til virksomhedens debitorer. Fakturaer kan printes eller e-mailes direkte til debitorerne. Med ordrestyring er der desuden mulighed for at foretage stående ordre, hvor en vare modtages/leveres og faktureres regelmæssigt.
Når der skal faktureres, indhentes alle oplysningerne fra debitorkartoteket, så man undgår at skulle indtaste informationerne manuelt. Det samme gør sig gældende, hvis der skal laves en kreditnota. Det er effektivt og sparer dig en masse tid.

Et regnskabssystem med masser af muligheder

Med Unicontas regnskabssystem får du overblik over dine ordrer og relevante informationer samlet på et sted. Uniconta har derudover en række ekstra features, som kommer dig til gavn:

Individuelt fakturalayout
Genudsendelse og genudskrivning af fakturaer
E-mail afsendelse af tilbud, ordrebekræftelser og følgesedler på e-mail

Et økonomisystem til alle

Uniconta er desuden designet til at opfylde behovene for virksomheder, der handler med forskellige typer kunder.

Udenlandske debitorer: Alle transaktioner kan foretages i danske og udenlandske valutaer, så du nemt kan holde styr på debitorer fra andre lande.

Det offentlige: Hvis virksomheden handler med det offentlige, skal faktureringsoplysningerne sendes i form af OIOUBL-filer. Denne type filer kan nemt dannes gennem Unicontas økonomisystem.

Vil du vide mere?

Vil du gerne vide mere om, hvordan du får effektiv ordrestyring med Uniconta, så kontakt os.
Vi anvender kun dine data til at kontakte dig.