Corona ramte erhverslivet meget forskelligt

Af Erik Damgaard, CEO Uniconta A/S

Uniconta A/S har under Corona-krisen oplevet øget vækst. Det kom ærligt talt lidt bag på os, men giver ved nærmere eftertanke god mening. Pandemien har ramt virksomhederne meget forskelligt og har i mange tilfælde været medvirkede til at stimulere introduktionen af nye arbejdsformer og nye IT-systemer.

Da Danmark i marts 2020 lukkede grænserne, befandt jeg mig sammen med min udviklingsafdeling i Indien. Der befandt jeg mig flere tusinde kilometer fra hovedkontoret på den virksomhed, jeg startede i foråret 2016, og som nu betjener tusindvis af kunder fordelt på mere end 40 lande.

Jeg vidste ikke, hvor længe jeg skulle blive i Indien, men det var nu heller ikke min største bekymring. Vores forretningsmodel, hvor kunderne kører deres økonomi og mange andre forretningsprocesser på vores software i skyen, indebærer, at de kan opsige deres abonnement med en måneds varsel. Hvordan ville nedlukninger og begrænsninger påvirke erhvervslivet, og hvordan ville det smitte af på os? Ville kunderne drosle ned for deres aktiviteter? Hvordan ville tilgangen af nye kunder udvikle sig? Hvordan ville det ramme vores mange forhandlere, som i de fleste tilfælde står for både salget, implementeringen og supporten?

Vi rebede sejlene…

Uniconta A/S var fra starten en meget virtuel virksomhed. Udviklerne var spredt over flere lande, og vores politik om primært at ansætte erfarne medarbejdere indebar, at virksomheden fint kunne køre videre, også selvom de, der bor på Sjælland, ikke kunne møde fysisk op på kontoret i Ballerup.

Vores markedsføringsaktiviteter, der i de fleste tilfælde ender med at kunderne skal have demonstreret eller prøve systemet, kunne også køre videre på de virtuelle kanaler.

På de interne linjer kunne vi sagtens holde virksomheden i luften og fortsætte uden store ulemper, men usikkerheden omkring udviklingen i efterspørgslen kunne vi ikke eliminere.

I ledelsen simulerede vi en række scenarier og besluttede at rebe sejlene. Vi reducerede de administrative omkostninger, mens vi omlagde – men opretholdt niveauet på – marketingaktiviteterne. Vi måtte sige farvel til tre medarbejdere og benyttede regeringens tilbud om at sende andre hjem. Samtidigt accepterede alle inklusive bestyrelsen at gå ned i løn indtil vi havde bedre overblik over krisens konsekvenser.

…men stormen udeblev

Allerede i april kunne vi se, at kunderne blev på systemet, men at en lille del af dem reducerede antallet af aktive brugere. Det var vi naturligvis kede af, men det viser også styrken ved vores forretningsmodel. Når kunderne kommer i en situation, hvor de ikke har brug for at så mange medarbejdere, kan de med kort varsel lukke deres adgang til systemet og spare den omkostning. Så snart aktiviteterne igen stiger, kan de åbne for adgangen og være oppe at køre i løbet af få minutter.

Vi blev til gengæld positivt overraskede, da det viste sig, at tilgangen af nye kunder i april 2020 var højere end i samme måned i både 2019 og 2018. Vi havde mistanke om, at det var et resultat af beslutninger, som var taget inden Corona-krisen ramte, men da stigningen fortsatte hen over sommerperioden, blev vi overbevist om, at mange virksomheder simpelthen benyttede det ufrivillige pusterum til at skifte økonomisystem.

At skifte økonomisystem lægger et øget pres på organisationen, mens man forbereder beslutningen, og mens man tager det nye system i drift. Selvom vi har konverteringsværktøjer, så overgangen til Uniconta fra de mest udbredte økonomisystemer som Microsoft Dynamics NAV og C5 samt e-conomic bliver så nem som mulig, skal der altid opsættes nye dokumentskabeloner, brugerne skal vænne sig til de nye skærmbilleder og måden hvorpå systemet fungerer, og ofte skal der også foretages integrationer til bank og andre systemer. At benytte en stille periode til at få moderniseret sin digitale platform og gøre sig parat til bedre tider giver særdeles god mening.

Man skal aldrig lade en krise gå til spilde

Stigningen i tilgangen af nye kunder fortsatte også efter sommerperioden og i skrivende stund ligger vi samlet set mere end 10% over samme periode sidste år. Hvor mange virksomheder er blevet ramt direkte på deres aktiviteter og har måtte lide store økonomiske tab, så er en virksomhed som vores indtil videre sluppet heldigt igennem og på mange måder styrket. Ikke alene har vi fået en større kundebase, men den består også af virksomheder, der nu er parate til at give den gas, når tågerne letter.

I modsætning til tidligere, hvor anskaffelsen af et nyt økonomisystem var en stor investering, så udgør skiftet til Uniconta, der kører i skyen og derfor ikke kræver anskaffelse af nye servere og softwarelicenser, men hvor man i stedet tegner et månedligt abonnement, ikke nogen stor likviditetsbelastning.

Mange virksomheder, der ikke rammes direkte af restriktionerne eller som har et solidt økonomisk beredskab, har naturligvis ligesom vi overvejet, hvordan de kunne bruge situationen til at stå stærkere, når verden igen normaliseredes. I de overvejelser er også indgået, hvordan man kunne indrette sig, så man blev mere resistent overfor nye kriser, herunder situationer hvor der igen måtte komme begrænsninger på mobilitet og fysisk kontakt.

At omlægge sine IT-systemer til skyen og introducere software, hvor medarbejderne kan varetage deres funktioner og forsætte samarbejdet, selv om de ikke er fysisk sammen, er en oplagt løsning, der skaber maksimal fleksibilitet.

Loven om innovationers udbredelse

Man kan kalde det held i uheld, at en pandemi kommer netop på nuværende tidspunkt, men upåagtet at vi bestemt hellere havde været den foruden, så er timingen faktisk optimal.

Cloud-baserede løsninger, som vi startede med at tale om ved årtusindskiftet, har været igennem en lang modningsperiode. Mange komponenter i IT-teknologien skulle på plads og udbredes, før det nye leveranceformat kunne tilbyde løsninger, der var på niveau med de systemer, som det skulle afløse. Efter min opfattelse nåede vi det modningsniveau omkring 2015. Siden da har teknologien været på plads, med de enorme fordele som den indebærer for brugerne.

Men mange virksomheder har ikke haft kapaciteten eller incitamentet til at skifte og har fortsat med ti til tyve år gamle systemer.

Også software leveret i cloud-formatet har måtte følge professor Rodgers’ gamle teori om innovationers udbredelse.

Først kommer teknologientusiasterne med, så stiger de visionære på, og så går der noget tid, før det såkaldte mainstream-marked overgiver sig.

I de sidste par år har vi befundet os i overgangen fra det der i illustrationen kaldes early adopters og til early majority.

Med de restriktioner, som pandemien medførte, blev fordelene ved hurtigt at kunne omstille sin virksomhed til en virtuel virkemåde åbenlyse for enhver. Der skulle ikke længere bruges tid på at diskutere for og imod hjemmearbejde, men i stedet skulle energien bruges på at få det til at virke.

Et helt afgørende forhold i en sådan omstilling er den underliggende IT-platform. Med cloud-baserede løsninger kan omstillingen fortages fra time til time. For nogle medarbejdere kræver det, at de har nogenlunde samme skærmopsætning derhjemme, men adgangen til systemerne kræver blot en fornuftig internetforbindelse, hvad stort set alle danske hjem i forvejen er udstyret med.

Den papirløse virksomhed

Åbenlyst gode idéer kan ofte være meget længe om at slå igennem. Det gælder ikke mindst idéen om den papirløse virksomhed, som jeg første gang stiftede bekendtskab med i slutningen af 1980erne. Når man kender Professor Rodgers’ teori, forstår man bedre, at gennembruddet og den store udbredelse først sker, når alle komponenterne har nået en høj standardiseringsgrad, og når priserne er faldet til et niveau, hvor en investerings tilbagebetalingstid tælles i måneder og ikke i år.

For cloud-baseret software var alle komponenterne på plads, da pandemien ramte os og tvang virksomhederne til at virtualisere deres processer, uanset om de organisatorisk var parate eller ej.

Et centralt område for et system som Uniconta er genereringen af og modtagelsen af dokumenter. For de virksomheder, som ikke allerede udveksler data elektronisk, har pdf-formatet nu vundet almen udbredelse. Det betyder, at virksomheder sender dokumenter som tilbud, indkøbsordre, ordrebekræftelser, adviseringer, fakturaer, og kontoudtog som pdf-filer, hvilket igen betyder, at andre virksomheder kan modtage dem direkte i deres IT-systemer. I en situation, hvor vi hurtigt skal omstille til virtuelt arbejde, er det en gigantisk fordel at ikke at have processer og systemer, der er baseret på papirbilag.

Når processerne er digitaliseret og bilag kun optræder elektronisk, er det uden betydning, hvor den manuelle del af bearbejdningen foregår. Når IT-systemerne er cloud-baserede, behøver overvejelserne for og imod fjernarbejde ikke længere at tage hensyn til praktiske forhold omkring deling af dokumenter og udvekslingen af informationer.

Øget produktivitet

Tilsyneladende har adskillige virksomheder oplevet, at det påtvungne hjemmearbejde har medført en stigning i produktiviteten. Selvom mange skulle arbejde med familien summende omkring sig, så har de alligevel fået mere fra hånden. I hvert fald mere af det, man kan måle.

Måske har pandemien medvirket til at flere virksomheder har taget de sidste skridt til at få digitaliseret deres processer, herunder benyttet medarbejdernes overskydende tid til at få gamle IT-systemer erstattet med moderne cloud-baserede alternativer. Samtidigt har de høstet erfaringer med den virtuelle arbejdsform og oplevet, at den kan fungere. Ikke alle elsker den, men nogle gør, og flertallet vil fremover gerne kunne veksle mellem de to.

Når vi alle er blevet vaccineret og igen kan rejse og mødes normalt, vil de virksomheder, der har haft mulighed for at bruge tiden på at gøre sig mere fleksible og agile være godt forberedt på at tage markedsandele og vokse. Det vil i hvert fald ikke længere være deres IT-platform, der sætter begrænsningen.