Økonomistyring uden hovedbrud og tømmermænd

Depot Svendborg er med til at holde festen i gang på Sydfyn. Uanset om det er den årlige Frikadellefest i Lohals, konfirmationen på Ærø eller kantineordningen i en af byens store virksomheder sørger firmaet for fustager og flasker til de tørstige gæster. Sammen med 5 andre depoter i den frivillige sammenslutning Depot Danmark har de valgt Uniconta til at holde styr på økonomien. Ikke mindst fordi de hver især kan tilpasse deres løsning, så den passer lokalt.

”Helt overordnet er det fleksibilitet og brugervenlighed, der har været de vigtigste grunde til at vælge Uniconta,” fortæller Niels Staff Johansen, der sammen med indehaver Ove Nielsen, er en af de to, der har fingrene i systemet til hverdag. ”Jeg er ikke uddannet bogholder og har mange andre opgaver, så det skal være nemt at gå til. Både når det gælder de daglige opgaver og tilpasningen til de lokale behov. Leverer du også øl og vand direkte til detailhandlen, som nogle af vores kolleger gør, kræver det tilpasning til de særlige krav i branchen – og lige som det meste andet er det lige til at sætte op i Uniconta.”

Forandringsparat system

I starten var der dog detaljer, der gav lidt udfordringer. Som udgangspunkt var der fx ikke tænkt over, hvor vigtigt det er at kunne håndtere pant på emballagen, når man handler med øl og vand. ”Det betød fx, at vi i starten også kom til at give rabat på panten, når vi kørte særlige tilbud. Det var ikke optimalt, men heldigvis er systemet er ret forandringsparat,” smiler Niels Staff Johansen. ”Med lidt hjælp fra vores forhandler – Human Manual Data i Rudkøbing – fik vi det hurtigt rettet til.”

Indbygget leverandørservice

Når han bliver bedt om pege på nogle af arbejdsbesparende funktioner i systemet, nævner han på den indbyggede Nets Leverandørservice, som gør det let at koble kunder til faste betalinger direkte i banken. I princippet en slags PBS Betalingsservice for virksomheder.

”Når vi har aftalt købsbetingelserne med kunden, udløser en faktura helt automatisk betaling til aftalt tid. Kunden sparer tid på håndtering af betaling, og vi sparer tid og ressourcer på at undgå rykkerprocedurer. Samtidig er sikkerheden for betalingen naturligvis større. Jeg skal i princippet bare importere betalingerne hver morgen, så kan jeg sende dem til bogføring med et enkelt klik,” forklarer Niels Staff Johansen.

Små detaljer gør stor forskel

Nulstilling af faste ordrer er en anden funktion i Uniconta, der sparer tid i hverdagen. I praksis betyder det, at du kan bede systemet om at bevare alle detaljer i en tidligere bestilling og blot slette antallet af enheder. ”Det er virkelig tidsbesparende, fordi kunder ofte ringer og afgiver ret komplicerede bestillinger, men i samme rækkefølge. Funktionen gør, at du blot kan indføje de aktuelle antal, mens alle produktbeskrivelser og ordredetaljer bliver genbrugt. I en travl hverdag er det den slags detaljer, der gør en forskel, ” siger han.

Styr på lageret

Depot Svendborg er et af de to depoter, der indtil videre har valgt at udnytte lagerstyringsmodulet i Uniconta. ”Det har betydet, at vi bruger markant mindre tid på at rode rundt med alle de Excel-ark, som før skulle til. Faktisk brugte jeg dem også, da jeg skulle i gang med at oprette lagerstyringen i Uniconta, indtil det gik op for mig, at alle de funktioner, jeg skulle bruge, allerede lå i systemet.”