Partner Revision: Digitale bilag gav smidig Corona-nedlukning

Et lille halvt år før Danmark lukkede på grund af corona-virus, havde det jyske revisionsfirma Partner Revision skiftet fra C5 til Uniconta. En af de nye muligheder var digitale bilag, herunder godkendelse og håndtering af indscannede bilag – og lige præcis den funktion viste sig endnu vigtigere end de havde anet, da op imod 180 medarbejdere fra 8 kontorer pludselig blev sendt hjem og skulle til at arbejde fra privaten – herunder administration og bogholderi.

”Jeg tør næsten ikke tænke på det bogføringsmæssige bøvl vi ville have haft, hvis vi stadig havde arbejdet med mapper og fysiske bilag, da corona-nedlukningen ramte os” fortæller direktør Lone Wulff Larsen, der står for administration og økonomi for alle Partner Revisions kontorer. Hun var også primus motor i implementeringen af Uniconta, hvor godkendelsen af indscannede bilag efter hendes vurdering er en af de mest tidsbesparende nye funktioner i det daglige arbejde.

En indbakke til det hele

I dag modtager bogholderiet alle kreditorfakturaer elektronisk i samme indbakke direkte i Uniconta. Op imod 90% af dem bliver sendt direkte i pdf-format, men indscannede bilag kan hentes ind i Uniconta på flere forskellige måder.

Fra indbakken bliver de sorteret og sendt videre til godkendelse hos de relevante medarbejdere. Det sker via e-mail, hvorfra medarbejderne kan godkende direkte, tilføje kommentarer og eller afslå at godkende med en begrundelse. Uniconta giver mulighed for at vælge mellem 1 eller to godkendere, alt efter hvilket niveau af sikkerhed, der er relevant.

Farvel til krøllede bilag

”I praksis betød overgangen til digitale bilag, at vi ikke havde problemer med at køre den daglige drift præcis, som vi plejede. Men var coronaen kommet et år før, havde det unægteligt gjort livet besværligt for os,” siger Lone Wulff Larsen. Hun fortæller, at de skiftede fra C5 til Uniconta i oktober 2019 efter selv at have bidraget til udviklingen af nogle af de centrale funktioner. Blandt andet kom de med input til, hvordan godkendelsesflowet på leverandørfakturaer kunne effektiviseres og forbedres rent dokumentationsmæssigt.  ”Uniconta lyttede til os, og det blev indarbejdet i systemet.”

Den nemme håndtering af leverandørfakturaer har Partner Revision udvidet, så den også bliver anvendt i forbindelse med interne udlæg. ”I dag er vi ved at have fået opdraget vores medarbejdere til at scanne de krøllede bilag fra deres udlæg ind og sende dem til os, så de havner i samme indbakke som leverandørfakturaerne. Derfra bliver de sendt til godkendelse – og når de godkendt, kan vi med det samme overføre penge til deres lønkonto. Det giver færre pukler af ophobede bilag i kontorskufferne, der pludselig og på en gang havner på bogholderiets bord. Og medarbejderne får deres udlæg refunderet meget hurtigere end før.”

Nemt og tilgængeligt

”For os er Uniconta og digitale bilag en af brikkerne i en mere omfattende indsats for at digitalisere vores arbejdsgange og forretningsprocesser. Så vi for eksempel kan arbejde hjemmefra fuldstændig uden barrierer. Kun en ting nægter vi at ændre på. Vi insisterer på personlig betjening af telefonerne på alle vores kontorer. Vores kunder skal ikke hænge i røret, mens de desperat og uden succes taster 4 for personlig betjening.”

Relaterede artikler

Vil du også sige farvel til krøllede bilag?

Blev du inspireret af ovenstående kundecase, og gerne vil vide mere om Uniconta, så udfyld formularen, så kontakter vi dig.