Technoflex: Mere effektiv CRM og ordrestyring med Uniconta
”Helt overordnet sparer vi tid og er blevet langt mere effektive. Især, når det gælder salg og kundeservice,” fortæller Søren Mortensen, der er CEO i virksomheden Technoflex, der ligger i Them ved Silkeborg. ”Vi udskiftede vores gamle C5-system med Uniconta, og det har givet os en mere smidig økonomistyring. Først og fremmest har vi dog rykket os markant på CRM og ordrestyring, hvor dokumentbehandlingen giver os helt nye muligheder.”
Technoflex er en mindre, højt specialiseret leverandør af koblinger, der også har agenturer på en lang række maskinelementer til væske og motorer. For eksempel hydrauliske anlæg i vindenergi og offshore-industrien. Virksomheden betjener primært danske kunder, men sælger til hele verden. Blandt andet har en egenproduktion af magnetkoblinger betydet mange nye kunder i Sverige og Tyskland. ”Man kan vel godt kalde os en slags nørd-virksomhed,” mener Søren Mortensen.
Styrkelse af det opsøgende salg
Selv nørd-virksomheder har dog brug for at arbejde med at finde nye kunder og med at fastholde de eksisterende. For eksempel arbejder de med at finde ”tvillinger” til deres eksisterende gode kunder.
”Har vi løst et særligt problem for et slamsugerfirma, tager vi kontakt til andre slamsugerfirmaer for at se, om de har de samme udfordringer,” forklarer Søren Mortensen og uddyber:
”Med Unicontas CRM-modul kan vi arbejde metodisk med vores kundeemner. Blandt andet er det nemt at registrere alle kontaktpersoner, opfølgninger, henvendelser, kontakter, tilbud og lignende, så vi hele tiden har tjek på vores relation til kunden. Ikke mindst i det opsøgende salgsarbejde er det vigtigt, at alle medarbejdere kan gå ind og få det fulde overblik. En af de store fordele er, at det er så nemt at registrere og gemme oplysninger og data. Du trækker fx bare et dokument fra en mail og lægger det direkte ind på kundeemnet. Du kan navngive dokumentet efter behov, give en supplerende forklaring og i øvrigt se, hvem der har lagt det ind – og hvornår de har gjort det. Alt i alt giver det medarbejderne et godt overblik og hjælper os til at agere aktivt og serviceorienteret i forhold til kunderne.”
CRM-modulet giver mulighed for at opbygge lister, der kategoriserer kundeemner, debitorer og kontakter efter Interesser og Produkter. Det betyder, at virksomheden kan målrette sine aktiviteter og kampagner efter forskellige kundegruppers behov og efterspørgsel.
Smidig og effektiv ordrestyring
Technoflex er blevet bedre til at få nye kunder, men også håndteringen af de konkrete ordrer er blevet mere effektiv. Ordrestyringsfunktionerne i Uniconta rummer mange af de samme fordele som CRM-funktionen – bare rettet mod eksisterende kunder og det daglige samarbejde, siger Søren Mortensen. Det er især den nemme dokumenthåndtering, der sparer kostbare timer i hverdagen.
”Fx når vi skal levere en individuelt tilpasset løsning til en kunde. Typisk indgår der en beregning og tegning, der til sammen specificerer og dokumenterer den aktuelle løsning. Det opretter vi med et varenummer i ordresystemet, så vi kan søge på det via nummer, kundenavn, tidspunkt og altid finde det baggrundsmateriale, der ligger til grund for en given løsning,” forklarer han.
”Resultatet er, at vi hurtigt kan følge op på en kunde, der har fået en unik specialløsning – bare ved at slå op i ordresystemet, hvor alle relevante dokumenter og data er samlet. Før skulle vi bruge tid og kræfter på at samle information sammen fra gamle e-mails, tegninger, beregninger, der kunne ligge mange steder. Som regel ved at søge gennem sindrige stifindersystemer, hvor alle alligevel ikke havde brugt samme kriterier for arkivering.”
Klar opgaverne, hvor det passer dig
Næste skridt for Technoflex vil være at gå i gang med udnytte lager og logistik-delen i Uniconta, hvor Søren Mortensen er overbevist om, at de kan hente endnu flere procesforbedringer og tidsbesparelser. Og så glæder han sig over at have valgt en skybaseret løsning.
”Uanset om jeg sidder i mit sommerhus på Samsø, på et hotelværelse i Tyskland eller på kontoret i Them kan jeg tilgå de samme informationer og arbejde uhindret på platformen. Både når det gælder eksterne opgaver eller vores egne økonomi- og regnskabsfunktioner. Vi behøver ikke bekymre os om servernedbrud eller virus af den ene eller anden slags.”