Slutbrugerlicensaftale (EULA) og Databehandleraftale (DPA)
Slutbrugerlicensaftale (EULA)
Nærværende aftale (”EULA”) er en juridisk aftale mellem parterne Uniconta A/S, Øresunds Boulevard 73, 2300 Københavns S, CVR-nr. 33266928 (“Uniconta“) og (“kunden”).
- EULA’en accepteres af kunden på Unicontas website www.uniconta.dk og udgør aftalen mellem parterne.
- Tjenesten, som EULA’en omfatter, leveres business to business (“tjenesten/systemet”).
- Nærværende EULA træder i stedet for tidligere aftaler mellem Uniconta og kunden vedrørende Uniconta Enterprise Resource Plannings software, herunder udvalgte add-ons og plug-ins.
1. DEN MEDDELTE LICENS
1.1 De af Uniconta forbeholdte rettigheder
Uniconta ejer alle ejendomsrettigheder og immaterielle rettigheder i og til tjenesten. Uniconta forbeholder sig alle rettigheder, som ikke udtrykkeligt er givet kunden i henhold til nærværende EULA.
1.2 Kundens brugsret
1.2.1 Under forbehold af kundens opfyldelse af kundens forpligtelser i henhold til EULA’en, herunder blandt andet betaling af alle gældende abonnementsafgifter, tildeler Uniconta hermed kunden under forbehold af begrænsningerne i pkt. 2 nedenfor en personlig, ikke-eksklusiv og ikke-overdragelig ret til at benytte tjenesten i henhold til vilkårene i nærværende EULA.
1.3 Kundens ret til at benytte tjenesten træder i kraft på datoen for kundens første login og løber, indtil den opsiges i overensstemmelse med vilkårene i nærværende EULA.
1.3.1 Tjenesten kan indeholde en oversigt over udvalgte moduler. For visse funktioner, ydelser og tillægsmoduler skal særskilte vilkår accepteres af kunden udover nærværende EULA, før de må anvendes.
1.3.2 Udover kundens egen adgang har kunden ret til at give en tredjepart adgang til tjenesten. Kunden står inde for og er fuldt ansvarlig for den tredjepart, som kunden giver adgang.
1.3.3 Hver enkelt af tjenestens brugere, som kunden har valgt (”den benævnte bruger”), skal oprette en brugerprofil, med hvilken den benævnte bruger har adgang til og bruger tjenesten. Kunden er ansvarlig for administrationen af de benævnte brugere, som er registreret under kunden, og for de benævnte brugeres brug af tjenesten.
1.3.4 Kunden sørger for, at tjenesten ikke benyttes på en måde, som kunne skade Unicontas navn, omdømme eller goodwill, eller som er i strid med gældende love eller bestemmelser.
2. BEGRÆNSNINGER
2.1 Intet/ingen overdragelse, salg, underlicensering, leje, udlån eller leasing
Med forbehold af pkt. 1.3.3 må kunden ikke overdrage, sælge, underlicensere, leje, lease eller udlåne tjenesten.
2.2 Ingen kopiering
Kunden må ikke lave kopier af tjenesten udover det omfang, som gældende ret udtrykkeligt tillader. Ej heller må kunden udgive, uddele eller på anden måde gøre tjenesten offentligt tilgængelig, så andre kan kopiere den.
2.3 Begrænsninger for reverse engineering, dekompilering og demontering
Kunden er ikke berettiget til at foretage reverse engineering eller til at dekompilere eller demontere tjenesten bortset fra og kun i det omfang, som gældende ret udtrykkeligt tillader en sådan aktivitet uanset denne begrænsning.
2.4 Support, opgradering, vedligeholdelse osv.
Uniconta leverer support, opgradering, vedligeholdelse og andre ydelser i forbindelse med tjenesten efter Unicontas skøn som meddelt af Uniconta.
3. PRIS OG BETALINGSBETINGELSER
Modtager kunden en faktura direkte fra Uniconta, gælder følgende:
3.1 Såfremt kunden har brug for et andet kapacitets- eller funktionalitetsniveau, bliver tjenesten automatisk opgraderet eller nedgraderet i overensstemmelse dermed. Kunden accepterer, at prisen som følge deraf øges eller nedsættes i overensstemmelse med tjenestens konfiguration.
3.2 Hvis kunden belaster tjenesten uforholdsmæssigt ved overdreven brug af tjenesten, er Uniconta berettiget til at opkræve yderligere gebyrer.
3.3 Betalingsbetingelser, herunder forfaldsdag, fremgår af fakturaen.
3.4 Betaling skal være på vores bankkonto senest på den til enhver tid gældende forfaldsdato. Betales ikke, lukkes for adgangen til tjenesten efter en påmindelse. Vi forbeholder os i øvrigt retten til at opkræve morarenter, samt betaling af rykkerbreve og opkrævningsgebyr i henhold til gældende lovgivning. Når alle udestående krav er betalt, åbner vi som udgangspunkt adgangen til tjenesten.
3.5 Kunden accepterer, at fakturaer og rykkerskrivelser, som Uniconta sender pr. e-mail, anses som værende korrekt modtaget af kunden. E-mails til den af kunden angivne adresse anses som værende leveret, når de er afsendt af Uniconta.
3.6 De gældende tjenestegebyrer kan ses på Unicontas website og kan i tilfælde af ændringer ændres på websitet med 1 (en) måneds varsel. Det samme gælder for ændringer i sammensætningen og indholdet af licenstyper og tillægsmoduler. Alle priser er eksklusive moms.
3.7 Den første faktureringsperiode løber fra begyndelsen af den måned, hvor der første gang gives adgang til tjenesten. Fakturaer opkræves månedligt, medmindre parterne har aftalt andet.
3.8 Hvis kunden modtager tjenesten på baggrund af en aftale mellem kunden og en tredjepart, som ikke er Uniconta (f.eks. Uniconta Partner eller Uniconta Distributør), aftales prisen og betalingsbetingelserne direkte med tredjeparten.
4. OPHØR OG OPSIGELSE
4.1 Opsigelse:
4.1.1 Kunden kan opsige brug af tjenesten, foretage nedgradering af tjenesten og/eller fravælge tillægsmoduler ved en kalendermåneds udgang, medmindre andet er angivet i beskrivelsen eller vilkårene for de specifikke moduler og funktioner. Kunden kan tage en bruger/brugere af et regnskab senest den 5. i måneden, så afregnes denne bruger ikke ved månedens udgang.
4.1.2 Uniconta kan opsige nærværende EULA med 6 (seks) måneders skriftligt varsel eller uden varsel, såfremt kunden har misligholdt et vilkår, en betingelse eller en bestemmelse i EULA’en eller i tilfælde af kundens insolvens eller konkurs.
4.1.3 I henhold til pkt. 5.1 og 5.2 skal kunden ved opsigelse af licensen, uanset grund, øjeblikkeligt ophøre med al brug af tjenesten. Link til formular for opsigelse: Opsigelse af abonnement
5. KUNDENS DATA
5.1 Parterne accepterer, at de data, som kunden uploader til tjenesten, tilhører kunden, som følgeligt frit kan disponere over dataene, mens tjenesten benyttes. Tjenesten lader kunden eksportere alle kartoteker, data osv. gennem tjenestens eksportfunktion, og kunden accepterer, at en sådan eksport skal udføres af kunden forud for EULA’ens opsigelse. I tilfælde af, at adgangen til tjenesten ophører eller opsiges af kunden, tilstræber Uniconta, hvor det måtte være rimeligt og forretningsmæssigt forsvarligt, at give kunden en periode på 10 dage efter opsigelsen, hvori eksportfunktionen kan benyttes.
5.2 Uniconta forbeholder sig retten til at slette kundens data 90 dage efter EULA’ens opsigelse, uanset årsagen for opsigelsen, og Uniconta har ingen forpligtelse til at gemme kundens data efter denne periode.
5.3 Efter opsigelse af licensen er Uniconta berettiget til at beholde kundens data, dette udelukkende til statistiske og analytiske formål.
5.4 I undtagelsestilfælde, hvor Uniconta finder det berettiget og rimeligt, for eksempel for at undgå værditab, kan Uniconta give tredjeparter og offentlige myndigheder adgang til kundens data i forbindelse med en juridisk forpligtelse, regeringskrav, konkurs, dødsfald eller lignende.
5.5 Kunden accepterer, at Uniconta har ret til at overdrage sine forpligtelser i henhold til nærværende EULA til en videreforhandler.
5.6 Kunden accepterer, at Uniconta og forhandleren har adgang til kundens data, forudsat at kunden har accepteret dette i funktionen for tjenestens forhandleradgang.
5.7 Kundens data behandles i overensstemmelse med databehandleraftalen i bilag 1.
6. DRIFTSSTABILITET
6.1 Uniconta bestræber sig på at opnå den bedst mulige driftsstabilitet, men er ikke ansvarlig for driftsafbrydelser eller fejl, herunder driftsmæssige fejl, som forårsages af faktorer uden for Unicontas kontrol. Dette omfatter blandt andet strømafbrydelse, fejl på udstyr, fejl i forbindelsen til internettet eller telekommunikationen og lignende. Tjenesten og ydelsen leveres, som den er og forefindes, og Uniconta fraskriver sig enhver garanti, sikkerhed, indeståelse, ethvert krav og øvrige vilkår, det være sig direkte eller indirekte.
6.2 I tilfælde af driftsafbrydelser eller driftsforstyrrelser tilstræber Uniconta at genoprette driften til normalt niveau så hurtigt som muligt.
6.3 Planlagte afbrydelser i adgangen til tjenesten vil primært ligge mellem kl. 21.00 og 6.00 CET. Såfremt det skulle blive nødvendigt at lukke for adgangen til tjenesten uden for dette tidsrum, vil kunden blive informeret herom så lang tid i forvejen forud for afbrydelsen som muligt.
7. ÆNDRINGER
7.1 Uniconta er berettiget til løbende at foretage opdateringer og forbedringer af tjenesten. Uniconta er også berettiget til at ændre sammensætningen og strukturen i den leverede tjeneste og de leverede ydelser. Sådanne opdateringer, forbedringer og ændringer kan finde sted med eller uden varsel og kan påvirke de leverede ydelser, herunder oplysninger og data, der uploades til eller sendes af tjenesten.
8. IMMATERIELLE RETTIGHEDER
8.1 Tjenesten og de oplysninger, der sendes fra tjenesten, bortset fra kundens data, er ophavsretligt beskyttede eller er beskyttede af andre immaterielle rettigheder og ejes af eller er givet i licens til Uniconta. Individuelt oprettet software tilhører også Uniconta, medmindre andet er skriftligt aftalt. Kunden underretter Uniconta om enhver aktuel eller potentiel krænkelse af Unicontas immaterielle rettigheder eller uautoriseret brug af tjenesten, som kunden bliver bekendt med.
8.2 Nærværende EULA overdrager på ingen måde immaterielle rettigheder vedrørende tjenesterne til kunden.
8.3 Kunden giver Uniconta og dennes leverandører tilladelse og en global licens til materialet og alle data, som uploades af kunden, der er nødvendige for at Uniconta behørigt kan administrere og drive tjenesten, opfylde sine forpligtelser og promovere relevante produkter over for kunden.
8.4 Kunden garanterer, at det materiale og de data, som uploades, ikke krænker nogen tredjeparts rettigheder og ikke indeholder materiale, som kan virke stødende, eller som er i strid med gældende love og bestemmelser.
9. OVERDRAGELSE
9.1 Uniconta har ret til helt eller delvist at overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til EULA’en til en tredjepart.
9.2 Kunden accepterer, at Uniconta er berettiget til at bruge underleverandører i forbindelse med alle aspekter i nærværende EULA, herunder til færdiggørelse og drift af tjenesten, og til at gemme kundens data.
10. FRASKRIVELSE OG BEGRÆNSNING AF ANSVAR
10.1 Uniconta er under ingen omstændigheder erstatningsansvarlig over for kunden eller nogen anden person eller virksomhed for nogen form for direkte eller indirekte skade, herunder blandt andet tabt fortjeneste, mistede opsparede midler, mistede data eller andet dokumenteret tab, indirekte eller pønalt begrundede eller følgeskade, som opstår på baggrund af eller i forbindelse med benyttelsen af tjenesten eller en ydelse, som leveres eller udføres af Uniconta i henhold til nærværende EULA, heller ikke selvom Uniconta er blevet underrettet om muligheden for et sådant tab eller en sådan skade eller erstatning. Føromtalte ansvarsfraskrivelse gælder for alle søgsmålsgrunde, herunder misligholdelse af kontrakten, brud på garantien, objektivt ansvar, uagtsomhed og andre skadevoldende handlinger.
10.2 Uniconta er under ingen omstændigheder erstatningsansvarlig over for kunden eller nogen anden person eller virksomhed for nogen form for skade, det være sig direkte eller indirekte, som skyldes ustabilitet eller fejl i systemet.
10.3 Uniconta er ikke ansvarlig for tredjepartsløsninger, som er tilgængelige og/eller integreret i tjenesten, herunder valutafeeds/-beregnere. Uniconta kan ikke holdes ansvarlig for nøjagtigheden, fuldstændigheden, kvaliteten eller pålideligheden i de oplysninger eller de resultater, som opnås gennem disse tredjepartsløsninger. Ej heller kan Uniconta holdes ansvarlig for tredjepartsløsningers tilgængelighed, sikkerhed eller funktionalitet, herunder mulig skade og/eller muligt tab, som forårsages af tredjepartsløsninger. Det påhviler kunden at bevise, at et tab, som kunden har lidt, ikke kan tilskrives tredjepartsløsninger.
10.4 Unicontas maksimale samlede erstatningsansvar ved fordringer på baggrund af de af Uniconta leverede ydelser eller tjenesten i nærværende EULA er i alle tilfælde begrænset til den direkte skade, som kunden rent faktisk har pådraget sig, og er endvidere begrænset til det tjenestegebyrbeløb, som kunden har betalt i de 12 måneder forud for den hændelse, som gav anledning til erstatningsansvaret.
10.5 Uniconta har intet ansvar over for kunden for så vidt angår tab på grund af force majeure, det vil sige omstændigheder, som ligger uden for Unicontas kontrol, herunder blandt andet naturkatastrofer, risici i forbindelse med sø- og luftfart, brand, oversvømmelse, tørke, eksplosion, sabotage, uheld, embargo, opstand, optøjer, herunder regerings- og parlamentshandlinger samt arbejdskonflikter af enhver art og årsag, herunder (dog med forbehold af førnævntes gyldighed) arbejde-efter-reglerne-aktion, overtidsloft, strejker og lockouts.
11. TREDJEPARTSRETTIGHEDER
11.1 Uniconta kan ikke meddele og meddeler ikke nogen licens til en tredjeparts patent eller nogen anden immateriel rettighed, som haves af en tredjepart. Kunden skal for kundens egen regning licensere og opretholde sådanne licenser fra tredjeparter, og Uniconta kan ikke holdes ansvarlig, såfremt tredjeparter rejser erstatningskrav for krænkelse af sådanne tredjeparters patentrettigheder eller andre immaterielle rettigheder. Såfremt kunden ikke licenserer og opretholder sådanne tredjeparters licenser som beskrevet, og såfremt dette forårsager, at en tredjepart rejser erstatningskrav mod Uniconta, skal kunden holde Uniconta skadesløs for sådanne tredjeparters erstatningskrav.
12 AFKALD
Hvis Uniconta på et tidspunkt undlader eller forsømmer at gøre en bestemmelse i EULA’en gældende, skal dette ikke fortolkes eller betragtes som et afkald på Unicontas rettigheder i henhold til EULA’en og berører på ingen måde, det være sig helt eller delvist, gyldigheden af EULA’en og påvirker ikke Unicontas ret til efterfølgende at træffe foranstaltninger.
13. INDIVIDUALITET
I tilfælde af, at en bestemmelse i nærværende EULA af en kompetent myndighed i et vist omfang fastslås som værende ugyldig, retsstridig eller uigennemtvingelig, udskilles denne bestemmelse i samme omfang fra de resterende bestemmelser, som fortsætter med at være gyldige parterne imellem i det videst mulige omfang, som loven tillader.
14. OVERHOLDELSE AF LOKALE LOVE
Kunden overholder for kundens egen regning og risiko alle relevante og gældende love, herunder blandt andet love og bestemmelser om broadcast i brug af tjenesten.
15. ÆNDRING AF VILKÅRENE
Uniconta kan ændre vilkårene og betingelserne ifølge i denne EULA med 1 (en) måneds varsel efter sådanne ændringer er blevet slået op på Unicontas website. Brug af tjenesten efter en ændring i vilkårene udgør accept af de ændrede vilkår. Det er kundens forpligtelse at holde sig opdateret omkring ændringer i vilkårene.
16. GÆLDENDE RET OG VÆRNETING
16.1 Gældende ret
Nærværende EULA reguleres, fortolkes og håndhæves i overensstemmelse med lovgivningen i Danmark.
16.2 Tvister og værneting
En tvist, som måtte opstå på baggrund af, eller som vedrører nærværende EULA, afgøres af Københavns Byret. Dette forhindrer ikke sagen i at blive henvist til landsretten eller Sø- og Handelsretten i overensstemmelse med gældende love.
Uanset denne specifikke aftale skal parterne i tilfælde af en tvist forsøge at afgøre den ved mægling i overensstemmelse med Foreningen Danske IT-Advokaters (”DITA”) mæglingsprocedure (www.danske-it-advokater.dk). For at påbegynde mægling skal en part give skriftligt varsel til tvistens anden part og anmode om mægling. En kopi af anmodningen sendes til DITA. Mægleren udpeges af DITA senest 8 (otte) arbejdsdage efter DITAs modtagelse af varslet. Ingen af parterne må indlede retsforhandlinger vedrørende en tvist, før parterne har forsøgt at afgøre tvisten ved mægling. Som minimum er parterne forpligtede til at deltage i det første møde, som mægleren har indkaldt til. En part er berettiget til at indlede retsforhandlinger, såfremt en forsinkelse i sådanne forhandlinger kan forårsage en fortabelse af en rettighed, f.eks. på grund af forældelse.
16.3 Ret til påbud:
Uanset pkt. 16.2 ovenfor kan Uniconta søge afhjælpning ved påbud eller retsbestemt afhjælpning i enhver retskreds for derved at gennemtvinge sine immaterielle rettigheder.
Bilag 1: Databehandleraftale
1. Standardkontraktsbestemmelser
Standardkontraktsbestemmelser i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger
mellem ”Kunden”, herefter ”dataansvarlig”
og
Uniconta A/S, Ørestads Boulevard 73, 2300 København S, CVR-nr. 33266928 herefter ”databehandleren”,
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”.
Parterne har aftalt følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder:
2. Præambel
1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af tjenesteydelsen i henhold til EULA behandler databehandle-ren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdata-behandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
9. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
10. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), data-beskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
4. Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
5. Fortrolighed
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
6. Behandlingssikkerhed
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici.
Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
7. Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdata-behandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 10 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gen-nem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den data-ansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.
7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver data-behandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af data-beskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
9. Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsyns-myndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
11. Sletning og returnering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at tilbagelevere alle personoplysningerne og slette eksisterende kopier, med-mindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
12. Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandle-ren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
13. Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
14. Ikrafttræden og ophør
1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter.
Underskrift: Bestemmelserne er indgået ved accept af EULA.
Bilag A Oplysninger om behandlingen
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige
Formålet med behandlinger af personoplysninger er at understøtte kundens økonomistyringsaktiviteter, herunder eksempelvis bogholderi, fakturering, intern kontrol og revision.
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Behandlingen af personoplysninger omhandler primært adgang til systemet (login), behandlingen af bilag relateret til kundens drift og kundens øvrige input i systemet i henhold til formålet (økonomistyringsaktiviteter).
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
Databehandleren behandler alene personoplysninger, der er relateret til kundens økonomistyringsaktiviteter. Den dataansvarlige har dog fri adgang til at lægge bilag op i systemet.
Almindelige personoplysninger, der behandles:
- Login: Navn, e-mail, telefonnummer og kode
- Økonomi-oplysninger: Navn, adresse, telefonnumre, købshistorik og fakturanumre
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
Den dataansvarliges medarbejdere, leverandører, rådgivere og kunder.
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarli-ge kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed
Behandling finder sted, så længe Bestemmelserne er gældende mellem parterne.
Databehandleren må slette personoplysningerne ved opsigelse af tjenesten og skal slette personoplysningerne senest 12 måneder efter opsigelsen, medmindre databehandleren er påkrævet at beholde personoplysningerne i en længere periode i overensstemmelse med lovkrav.
Bilag B Underdatabehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere (se B.2. nedenfor).
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte under-databehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.
B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere
En opdateret liste over underdatabehandler vil til enhver tid kunne findes her: https://www.uniconta.com/da/om-os/underdatabehandlere/
Se under Bestemmelse 7.3 ovenfor.
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:
Databehandleren instrueres til at foretage behandling af personoplysninger i forbindelse med levering af systemet som beskrevet ovenfor i Slutbrugerlicensen, Bestemmelserne samt parternes øvrige skriftlige aftaler. I den forbindelse instrueres databehandleren til at behandle de personoplysninger der på kundens initiativ uploades til systemet med henblik på at understøtte kundens økonomistyringsaktiviteter.
C.2. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle:
Behandlingen omfatter alene oplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6 om almindelige kategorier af personoplysninger, hvorfor der skal afspejles et ’Mellem’ sikkerhedsniveau i databehandlingen.
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:
Vi henviser til seneste version af vores erklæring på vores hjemmeside: https://www.uniconta.com/da/om-os/sikkerhed/it-sikkerhed-isae-3402-2/
C.3 Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:
9.1 (de registreredes rettigheder): Såfremt databehandleren rent teknisk råder over de personoplysninger, anmodningen vedrører, og den dataansvarlige undtagelsesvis ikke gør, skal databehandleren bistå den dataansvarlige med den praktiske del, der er forbundet med at besvare anmodningen. Endelig skal databehandleren levere input til oplysningsmeddelelser efter artikel 13 og 14, hvis der anmodes herom.
9.2 (anmeldelse, underretning, konsekvensanalyse og høring): På anmodning fra den dataansvarlige skal databehandleren efter den dataansvarliges skøn bistå den dataansvarlige med den praktiske del, der er forbundet med at anmelde, underrette, konsekvensanalysere og foretage høring. Bistanden kan eksempelvis bestå i at levere informationer eller bistå med vurderinger samt deltage i møder. Alle dele af disse aktiviteter, der kan udføres af den dataansvarlige selv, kan ikke kræves udført af data-behandleren.
Er bistanden forbundet med omkostninger for databehandleren, dækker den dataansvarlige disse.
C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine
Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren enten slette eller tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1, medmindre den dataansvarlige – efter underskriften af disse Bestemmelser – har ændret den dataansvarlige oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til Bestemmelserne.
C.5 Lokalitet for behandling
Behandlingen finder sted hos de underdatabehandlere, der er oplistet i disse Bestemmelser.
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Databehandleren kan overføre personoplysninger til sikre tredjelande og til usikre tredjelande, hvis der foreligger et gyldigt overførselsgrundlag.
Databehandleren bemyndiges hermed til på dataeksportørens vegne at indgå aftale om et passende overførselsgrundlag med en dataimportør, herunder ved anvendelse af EU’s til enhver tid gældende standardkontraktbestemmelser om overførsel (SCC).
Databehandleren bemyndiges herudover til at fastsætte de eventuelt nødvendige supplerende foranstaltninger efter vurdering af databeskyttelsesniveauet i det usikre tredjeland. Det forudsættes i forlængelse heraf, at de i bilag C beskrevne tekniske og organisatoriske foranstaltninger anses for at være tilstrækkelige til at leve op til et eventuelt krav om fastsættelse af supplerende foranstaltninger.
C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
HOVEDREGEL: Databehandleren skal en (1) gang årligt for egen regning indhente en erklæring/inspektionsrapport fra en uafhængig tredjepart vedrørende databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Herudover kan den dataansvarlige kræve erklæring/inspektionsrapport efter et brud, hvis den data-ansvarlige skønner, der er behov for det.
FREMSENDELSE: Erklæringen/inspektionsrapporten synliggøres/fremsendes uden unødig forsinkelse til den dataansvarlige til orientering.
NY ERKLÆRING/INSPEKTIONSRAPPORT: Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden i erklæringen/inspektionsrapporten og kan i sådanne tilfælde anmode om en ny erklæring/inspektionsrapport under andre rammer og/eller under anvendelse af anden metode.
YDERLIGERE FORANSTALTNINGER: Baseret på resultaterne af erklæringen/inspektionsrapporten, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
OMKOSTNINGER: Evt. omkostninger forbundet med de yderligere foranstaltninger dækkes af den dataansvarlige efter nærmere aftale.
FYSISKE INSPEKTIONER: Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, af lokaliteterne, hvorfra databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen.
Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den dataansvarlige finder det nødvendigt. Vurderingen skal bero på fakta og ikke fornemmelse.
Fysisk inspektion kræver under alle omstændigheder forudgående aftale med databehandleren, og med et forudgående varsel på 3 uger, så databehandleren er forberedt på at kunne afsætte de nødvendige ressourcer til det.
Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig(e) for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.
ALTERNATIV TILSYNSFORM: Er parterne enige, kan der aftales en alternativ tilsynsform, der dog skal overholde databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere
HOVEDREGEL: Den dataansvarliges pligt til at føre tilsyn med underdatabehandlerne foregår gennem databehandlerens tilsyn med underdatabehandlerne.
PROCEDURE: Databehandleren fører tilsyn med underdatabehandlerne på den måde, som databehandleren finder passende baseret på risikovurderingen af den behandling, underdatabehandleren foretager.
RESULTATERNE AF TILSYN MED UNDERDATABEHANDLERNE: Resultaterne af databehandlerens tilsyn med underdatabehandlerne skal fremgå af de informationer, der skal sendes til den dataansvarlige som beskrevet under punkt C.7 ligesom den dataansvarlige håndterer informationerne som under punkt C.7.
FYSISK INSPEKTION: Ønsker den dataansvarlige at inspicere underdatabehandlerne fysisk, stiller databehandleren alene kontaktoplysninger på underdatabehandleren til rådighed, hvorefter den fysiske inspektion er databehandleren uvedkommende.