Standard og specialudviklede bogføringssystemer

Få overblik over forskellen mellem standard og specialudviklede bogføringsssystemer

Standard vs specialudviklede bogføringssystemer

Virksomheder, der skal føre digital bogføring og ønsker at udføre dette internt, skal vælge enten et standard bogføringssystem eller et specialudviklet system, der opfylder Erhvervsstyrelsens krav.

Det er vigtigt at kende forskellen, især i forhold til, om det er virksomheden selv eller leverandøren af et bogføringssystem, der er ansvarlig for, om systemet overholder lovgivningen.

Standard bogføringssystemer

Standard bogføringssystemer er registrerede hos Erhvervsstyrelsen, hvilket indebærer, at udbyderen af bogføringssystemet har indberettet det til myndigheden. Erhvervsstyrelsen har efterfølgende gennemført en kontrol for at sikre, at systemet opfylder kravene til et digitalt bogføringssystem.

Den klare fordel ved at vælge et standardbogføringssystem er, at brugeren kan have tillid til, at systemet opfylder de nødvendige krav. 

Uniconta er et godkendt standard bogføringssystem. Det giver dig virksomhed sikkerhed for, at vi hele tiden lever op til de krav, der er i Bogføringsloven. 

Se fortegnelsen over godkendte systemer her

Formålet med den nye bogføringslov er at give virksomhederne markante tidsbesparelse på automatisering af arbejdsprocesser, og samtidig give myndighederne en bedre sikring mod snyd og fejl i regnskaber, moms- og skatteangivelser.

De digitale bogføringssystemer skal iflg. Erhvervsstyrelsen som minimum understøtte:

  • Digitalisering af bilag
  • Opbevaring af bilag i mindst 5 år
  • Elektronisk bankafstemning
  • Obligatorisk e-fakturering
  • Beskrivelse af bogføringsprocedurer
  • Data til offentlige myndigheder
  • Krav til IT- og datasikkerhed

Læs mere om de enkelte krav her: Ny bogføringslov – dit regnskab skal være digitalt

Specialudviklede bogføringssystemer

Specialudviklede bogføringssystemer undergår ikke forhåndsgodkendelse fra Erhvervsstyrelsen, og det ligger derfor i virksomhedens ledelsesansvar at sikre, at det valgte bogføringssystem opfylder kravene for et digitalt bogføringssystem. Fordelen ved at vælge et specialudviklet system ligger i muligheden for at tilpasse bogføringssystemet præcist efter den enkelte virksomheds behov.

Det er essentielt at være opmærksom på, at kravene til et digitalt bogføringssystem kan opfyldes ved anvendelse af flere forskellige programmer, applikationer, og lignende. Dette skyldes, at et “digitalt bogføringssystem” omfatter summen af de computere, programmer, digitale services, og software, som virksomheden anvender til bogføring af transaktioner, opbevaring af bogførte transaktioner og bilag, samt automatisering af de processer, som kravbekendtgørelsen for digitalt bogføringssystem foreskriver.

Virksomheder behøver ikke nødvendigvis at anvende ét enkelt system, der opfylder alle Erhvervsstyrelsens krav. Virksomheder, der benytter specialudviklede bogføringssystemer, kan derfor opfylde kravene, selvom bogføringen udføres i ét program, salgsfakturaer genereres i et andet program, og opbevaring af bilag sker i et tredje program.

De tre grundlæggende systemkrav, som fastsættes i bekendtgørelsen om krav til specialudviklede bogføringssystemer, er som følger:

  • Systemet skal muliggøre løbende registrering af virksomhedens transaktioner, hvor hvert indtastet element ledsages af tilhørende bilag. Desuden skal systemet sikre en pålidelig opbevaring af disse registreringer og bilag i fem år.
  • Systemet skal have egnede tekniske og organisatoriske IT-sikkerhedsforanstaltninger, der konstant opretholder et højt niveau af IT-sikkerhed i forhold til de funktioner, som bogføringssystemet skal understøtte. Dette inkluderer bruger- og adgangsstyring samt automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag.
  • Systemet skal facilitere automatisering af administrative processer, herunder automatisk håndtering af e-fakturaer og muligheden for kontering i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan i registrerede bogføringssystemer.

Læs mere om kravene på Erhvervsstyrelsens hjemmeside her:  Krav til digitale specialudviklede bogføringssystemer

Gratis guide til bogføringsloven

I kraft af den nye bogføringslov står en række virksomheder overfor at skulle væge ERP system enten for første gang eller udskifte et eksisterende.

Derfor har vi lavet en guide til valg af nyt ERP system i forhold til de områder, som man skal være opmærksom på i den nye bogføringslov.

bogføringsloven guide

Flytning af regnskab til Univisor (revisor)

Ønsker man at Uniconta A/S skal foretage flytningen af et eller flere regnskaber over til en Univisor, skal man udfylde denne formular: Flytning af regnskab. Regnskabet overgår dermed til et kunderegnskab, hvor det kun er Univisor, der har adgang.

Flytter man selv regnskab

Flytter man selv regnskabet ved at skifte ejer på regnskabet, kan man gøre det gratis. Læs mere: Overdrag firma til Univisor
Her skal man også huske at opsige abonnementet. Dette skal ske her: Opsigelse af Uniconta abonnement