Nyt regnskabsår, årsafslutning og dan primo

Hvad skal der gøres ved årsafslutning

Det er meget få ting, du skal gøre i Uniconta ved årsafslutning:

• Opret næste regnskabsår
• Dan primo
• Valg af aktuel regnskabsår
• Blokér evt. gamle perioder

Alt det regnskabsmæssige så som afstemninger, afskrivninger, osv. det blander vi os ikke i, men sidst i denne artikel er der tips til følgende emner:

1. Flere åbne regnskabsår
2. Efterposteringer
3. Vis simuleret balance
4. Primokonti i kontoplanen
5. Udskriv balance

Opret næste regnskabsår

Nye regnskabsår oprettes under Økonomi/Vedligeholdelse/Regnskabsår.

Vælg knappen Tilføj regnskabsår. 

Felterne Fra dato og Til dato udfyldes automatisk med første og sidste dato for det næste regnskabsår (12 måneder).

Marker feltet Aktuelt Regnskabsår, og  vælg knappen Gem for at oprette året.

De øvrige felter er beskrevet nedenfor i afsnittene nedenfor.

Version-90 Er man et halvt år inden for den nye periode, vil man blive spurgt, om man ønsker at oprette primoposter for det nye år.

Dan primo

Konto til overførsel af årets resultat

Før du kan danne primoposteringer, skal det defineres i kontoplanen, hvilken konto årets resultat skal overføres til. Dette gør du ved at vælge ‘Konto til overførsel af årets resultat’ i feltet Systemkonto på den ønskede konto i kontoplanen.

Årets resultat fra driften overføres normalt til en statuskonto i balancen under egenkapitalen:

Dan primobalance 

Primoposteringer dannes under Økonomi/Vedligeholdelse/Regnskabsår ved at vælge knappen Dan primobalance.

I felterne Saldo (Tekst) og Overført resultat (Tekst) kan du indtaste den tekst, du ønsker der skal stå på dine primoposter, på henholdsvis balance-kontiene samt på kontoen hvortil årets resultat overføres. 

I felterne Bilagsnummer og Nummerserie kan du enten vælge det bilagsnummer dine primoposter skal bogføres med, eller den nummerserie der automatisk skal hentes et nummer fra.

Det er ikke nødvendigt at udfylde disse felter for, at få dannet primoposteringer.

Udfyldes felterne ikke, bogføres primoposteringerne med bilagsnr. 0 og en automatisk genereret tekst. 

Eksempel på udfyldte felter:

Når der dannes primoposteringer nulstilles saldiene på dine driftskonti og årets resultat overføres til systemkontoen Konto til overførsel af årets resultat , og saldiene på statuskontiene overføres som primoposter til det nye år. Hvis du ønsker at primosaldoen på en statuskonti skal overføres til en anden konto, f.eks. ‘Årets afskrivninger’ til ‘Afskrivninger primo’, så læs afsnittet Primokonti i kontoplanen nedenfor. 

Version-90 Har man ikke oprettet en systemkonto til overførsel af åres resultat, vil man blive spurgt om man ønsker at oprette den. Man vælger en ønskede konto i listen af konti.

TIP! Efter der er dannet primo i et regnskabsår første gang, dannes ny primo automatisk, hvis der bogføres i gammelt år. Det vil sige, du behøver ikke huske på at danne primoposteringer igen, når du har bogført efterposteringer fra din revisor. Det gør systemet for dig. 

NB! Har du foretaget ændringer som kræver nye primosaldi f.eks. påført primokonto på konti i kontoplanen, skal primosaldiene genberegnes. Dette gøres blot ved at gå til næst ældste regnskabsår og køre en ‘Dan primobalance’. Uniconta vil nu genberegne aktuelle primo samt primo i alle efterfølgende år!

Dimensioner! Hvis man kører med dimensioner, dannes der automatisk en primo per kombination af regnskabets dimensioner. Dette gælder ikke alle kontotyper. F.eks dannes der ikke Primo poster på kursdifference konti, på årets overførte resultat og på bankkonti. Man kan se dimensioner i primolisten, ved at hente dimensionsfelterne (ALT+A). Læs mere om anvendt dimensioner på kontoplanen her. Læs mere om opsætning af dimensioner her.

Antal! Er ‘Antal’ slået til beregnes primo på status konti for antal.

Se primoposter

Du kan efterfølgende se primoposterne under knappen Primoposter, og de vil også blive medtaget på diverse udskrifter, f.eks. kontoudtog.

Der kan udskrives en primobalance under Økonomi / Rapporter / Balance. Læs mere her.

Valg af aktuel regnskabsår

Efter du har oprettet et nyt regnskabsår og dannet primoposteringer, skal du sikre dig, at dit nye regnskabsår har et flueben i feltet Aktuelt Regnskabsår, samt at der kun er ét regnskabsår, der har denne markering. Vælg knappen Rediger for at ændre dette felt.

Feltet Aktuelt Regnskabsår bestemmer:

• Hvilke tal bliver vist på kontoplanen i kolonnerne ‘Indeværende år’ og ‘Sidste år’
• Hvilket primo tal der vises i en bankafstemning.

NB! Hvis der ikke dannes primo i et nyt år, og du alligevel markerer feltet Aktuelt Regnskabsår, på det nye år, så vises ingen ‘Primo’  i bankafstemningen og ‘Sum’ kolonnen vil ikke stemmer.

Blokér perioder i gammel år

For at undgå, at du ikke ved en fejl, kommer til at bogføre i det gamle regnskabsår, anbefales det at blokere det gamle år.

Vælg knappen Rediger og ret feltet Periodestatus, år til ‘Blokeret’. Når du angiver året til Blokeret eller Lukket, opfattes alle perioder i året som blokerede eller lukkede.

Hvis du kun ønsker at blokere eller lukke bestemte måneder i regnskabsåret, så kan du i stedet vælge knappen Periodestatus pr. måned, og så vælge Blokeret i feltet Periodestatus, Måned ud for månederne. I feltet kan der vælges mellem følgende:

Hvorfor er der periodestatus for både år og måneder?

• Du kan angive året til Åben, men perioderne til Ikke aktiv. Dermed kan der først bogføres posteringer i perioderne, hvis du bogfører en postering pr. dags dato (jfr. din pc) eller før.
• Du kan angive året til Åben, men tidligere perioder til Blokeret. Dermed kan du blokere for posteringer i afsluttede momsperioder.
• Du kan angive året til Blokeret eller Lukket, dermed er alle perioder i året blokerede eller lukkede, så slipper du for at skulle blokere eller lukke hver periode en for en.

Hvorfor skal gamle perioder lukkes?

Gamle perioder SKAL ikke nødvendigvis lukkes, men her er der listet forskellige grunde:

• Undgå bogføring efter aflevering til revisor: Hvis du har afleveret bogføring til revisor, og er startet på et nyt år, er det praktisk at sætte perioderne i gammelt år til Blokeret. Der er ikke noget, der er værre for revisor, end hvis du bogfører i et år, som revisoren samtidig er ved at afslutte for dig.
• Undgå bogføring i gamle perioder: Når du har afsluttet et regnskabsår, kan du blokere eller lukke perioderne i det afsluttede år for at undgå, at der bogføres mere i det gamle år.
• Bloker samme kvartal forrige år: Hvis du ikke lukker et år, så bør du, hvis du er startet på nyt kvartal i et regnskabsår, sætte samme kvartal forrige år til Blokeret.
• Bloker afsluttet år: Når et regnskabsår er afsluttet og afsendt, bør året Blokeres for yderligere bogføring.

Flere åbne regnskabsår

Du kan sagtens bogføre i nyt år samtidig med, at du bogfører færdig og afstemmer gammelt år. Det vil sige, du kan sagtens køre med flere åbne regnskabsår sideløbende. Det vil sige, at du straks den 1. januar kan gå i gang med fakturering og bogføring det nye år, selvom du ikke har modtaget og bogført alle bilag til det gamle år.

Det vil også sige, at mens din revisor afslutter dit årsregnskab, kan du køre roligt arbejde videre med fakturering og bogføring i det nye år, selvom det gamle år ikke er afsluttet endnu.

Efterposteringer

Når din revisor/bogholder er klar med årsregnskabet og eventuelle efterposteringer, skal disse eventuelle efterposteringer bogføres i bogføringskladden som alle andre bilag.

Bogfør efterposteringerne i bogføringskladden jfr. anvisninger. Simuler evt. kladden før bogføring og udskriv derefter balancen som simuleret balance inkl. kladden med efterposteringer for at se, om efterposteringerne stemmer med revisors balance.

Læs mere om udskrivning af balancer her.

Slet gamle regnskabsår

Hvis du ønsker at slette et gammelt regnskabssår, skal du gøre som beskrevet nedenfor.

Version-90 Bemærk! Hvis der eksisterer åbne poster på debitorer og kreditorer vil der blive vist en meddelelse ”Året kan ikke slettes. Der findes åbne transaktioner i debitor eller kreditor i dette regnskabsår”, så debitor- og kreditorposteringer skal udlignes inden sletning af et gammelt regnskabsår.

Der opkræves en ekstra licens, hvis der opbevares mere end 11 års regnskabsdata i Uniconta. Det kan derfor anbefales løbende at rydde op i gamle regnskabsår.

• Vælg Økonomi/Vedligeholdelse/Regnskabsår
• Placér markøren på det ældste år og vælg knappen Slet regnskabsår.
  Bemærk! Det er kun muligt at slette ét regnskabsår ad gangen. Det ældste år skal slettes først og det er kun muligt at slette et regnskab der er mere end fem år gammelt, medmindre året slettes indenfor 15 dage efter en konvertering.
• Skriv ordet ‘slet’ og vælg knappen OK
• Regnskabsåret er nu slettet.
• Gentag ovennævnte punkter, såfremt der er flere år der skal slettes.

Bemærk! Når du sletter det ældste regnskabsår, så slettes både finans-, debitor- og kreditorposteringerne i dette regnskabsår også. Der dannes primoposteringer automatisk, således at saldi i både Finans-, Debitor- og Kreditormodulerne stadig er de samme selvom der slettes posteringer. Dog slettes fakturaer ikke, så de kan stadig ses i fakturajournalen.

Ønsker du også at rydde op i fakturaerne, så kan det anbefales at køre en GDPR-oprydning på debitorer/kreditorer. Læs mere herom i denne artikel her.

Knapper på båndet under Regnskabsår

Ret et regnskabsårs start- og slut dato

Da Uniconta gendanner automatisk primo poster, er det nemt at ændre et regnskabsårs start og slut dato, selv efter man har bogført og dannet primo.

Gå til Økonomi/Vedligeholdelse/Regnskabsår og vælg knappen Rediger. 

Periodestatus for året og måneder skal være ‘åben’ inden man redigerer de nye regnskabsårs datoer. Indtast de nye fra- og til-datoer og vælg knappen Gem. 

Uniconta vil danne nye primo poster og slette de gamle helt automatisk.

Primokonti i kontoplanen

På en konto i kontoplanen kan du angive Primokonto. Ved Dan primo overføres kontoens saldo til den angivne Primokonto som primopost næste år. Det vil sige, at du får automatisk overført primosaldo fra en konto til en anden i forbindelse med Dan primo-kørslen. Du slipper dermed for manuelt at skulle bogføre dig ud af at flytte f.eks. saldi på årets afskrivninger osv.

Her er et eksempel fra balancen, indretning af lejede lokaler, hvor saldo på årets til- og afgang (5112 og 5113) overføres til konto 5111, saldo anskaffelse primo, som primopost næste år. Årets til- og afgang skal jo ikke videreføres og sammenblandes med næste års bevægelser. Derfor skal disse konti renses primo hvert år og overføres til konto 5111.

Saldo på 5117, årets afskrivninger, føres op som primopost næste år på konto 5116, afskrivning primo.

Fejlbeskeder vedr. regnskabsår

Fejlmeddelelse i kladden “Regnskabsår findes ikke”

Får man fejlbeskrivelsen “Fejl: Regnskabsår findes ikke” forsøger man at bogføre i et år der ikke findes. Ret datoen i kladden eller opret det manglende regnskabsår.

Fejlmeddelelse i kladden “Datoen ligger ikke i en åben måned”

Får man fejlbeskrivelsen “Fejl: Datoen ligger ikke i en åben måned” forsøger man at bogføre i en periode der enten er “Ikke aktiv”, “Blokeret eller “Lukket”. Ret datoen i kladden til en anden eller åbn den aktuelle periode under Økonomi / Vedligeholdelse / Regnskabsår. Har du behov for at bogføre ud i fremtiden, skal du ændre status fra “Ikke aktiv” til “Åben”

Fejlmeddelelse i kladden “Finansperioden er ikke åben”

Får man fejlbeskrivelsen “Fejl: Finansperioden er ikke åben” forsøger man at bogføre i en periode der enten er “Blokeret eller “Lukket”. Ret datoen i kladden til en anden eller åbn den aktuelle periode under Økonomi / Vedligeholdelse / Regnskabsår. Har du behov for at bogføre ud i fremtiden, skal du ændre status fra “Ikke aktiv” til “Åben”