Aiia

Uniconta bankløsninger

Aiia er en af de tre bank-løsninger Uniconta tilbyder. Herunder er en kort beskrivelse af de tre løsninger. Der kan læses mere om de enkelte løsninger via linket under hvert punkt.

Aiia
Aiia skaber en forbindelse mellem banken og Uniconta. Det kræver ikke en aftale med banken. Forbindelsen oprettes via mobilbank-login og MitID.

• Løsningen dækker de fleste danske banker og mange udenlandske banker . Find via dette link listen over alle Aiia supporterede banker
• Er en del af AutoBanking, som er et Uniconta Add-in
• Bankposteringer hentes automatisk 4 gange i døgnet

Læs mere om Aiia og opsætningen i Uniconta i denne artikel.

Bank Connect
Bank Connect er et samarbejde mellem Regionale Bankers Forening, Lokale Pengeinstitutter og de tre datacentraler:

• SDC
• BEC
• Bankdata

Fælles løsning for størstedelen af de danske pengeinstitutter. Med samarbejdet mellem de tre datacentraler kommer den fælles løsning Bank Connect til at gælde for mere end 60 pengeinstitutter. Deriblandt er 14 af de 16 største pengeinstitutter i Danmark – bl.a. Jyske Bank, Nykredit Bank, Sydbank, Handelsbanken, Spar Nord Bank og Arbejdernes Landsbank.

Uniconta vil dagligt eller flere gange om dagen hente kontoudtog for de konti, der er tilmeldt. Banktransaktionerne bliver indlæst direkte i bankafstemningen.

• Danske Bank og Nordea er ikke med i denne løsning
• Er en del af AutoBanking, som er et Uniconta Add-in
• Mulighed for at modtage dagens banktransaktioner
• Der skal laves en aftale med banken

Læs mere om Bank Connect og opsætningen i Uniconta her.

Nordea
Er en direkte integration til Nordea. Man vil som erhvervskunde hos Nordea kunne lave en aftale med dem, så Uniconta hver morgen henter gårsdagens banktransaktioner, som indlæses direkte i bankafstemningen.

• Er en del af AutoBanking, som er et Uniconta Add-in
• Mulighed for danske, svenske, norske og finske konti hos Nordea
• Kun gårsdagens banktransaktioner
• Der skal laves en aftale med banken

Læs mere om Nordea og opsætningen i Uniconta her.

Oprettelse af forbindelse

Aiia er en del af AutoBanking som er et Uniconta Add-in. Det skal aktiveres under Firmaoplysninger/Vedligeholdelse/Slå funktioner til og fra. Læs mere her.

Note: Husk at afmelde tidligere bankløsninger fra Bank Connect eller Nordea. Der kan kun være en bankløsning pr. bankkonto ellers vil transaktioner komme dobbelt.

Forbindelsen oprettes under Bankafstemning. Der skal være oprettet mindst en bankkonto i bankafstemningen.

Tryk på menupunktet ‘Forbind til pengeinstitut’

Bemærk! Knappen Forbind til pengeinstitut er først synlig, når du har markeret feltet AutoBanking under Firma/Vedligeholdelse/Slå funktioner til/fra.

Note: Aiia forbindelsen oprettes ikke specifikt til den bankkonto, der er aktiv. Forbindelsen oprettes til Uniconta regnskabet og de bankkonti man vælger at dele med Uniconta. Læs mere i afsnittet ‘Registrering af bankkonti i Uniconta’ om, hvordan banktransaktionerne fra Aiia forbindes med bankkonti i Uniconta.

Er du revisor og ønsker at få adgang til posteringer fra dine bogføringskunders bank. Læs mere her: Aiia for revisorer med bogføringsregnskaber – Uniconta

I dialogboksen skal følgende udfyldes:

Service = Aiia
Funktion = Tilmeld

Tryk herefter Ok. Der vil nu åbne et vindue, hvor Aiia guider igennem opsætningen.

Her trykkes der Fortsæt. Har man allerede en konto hos Aiia, så læs afsnittet længere nede i artiklen.

Her vælges den bank, man ønsker at tilmelde. Findes den ikke i listen, så kan den fremsøges.

Via dette link er der en liste over alle de banker som Aiia supporterer.
Note: Listen er inddelt efter privatkonti og erhvervskonti.

I de fleste banker skal man vælge login metode. Her vil man typisk vælge et Erhvervslogin. Dette er et eksempel for Nordea.

Vælg hvilken metode der skal bruges for at logge ind i banken. Dette skærmbillede vil være forskellig afhængig af, hvilken bank man tilmelder. Dette eksempel er fra Nordea.

Man vil herefter få vist de bankkonti man kan vælge at dele med Aiia. Dette eksempel er fra Nordea og vil se anderledes ud for andre banker.
Når bankkonti er valgt trykkes der Fortsæt.

Marker nu den eller de konti, som Uniconta skal have adgang til.

Angiv en e-mail adresse for Aiia-aftalen. På denne e-mail adresse vil der blive modtaget en 6-cifret bekræftelseskode, som skal indtastes i det næste skærmbillede.

Indtast den 6-cifret bekræftelseskode, som er modtaget på den angivet e-mail adresse.

Der er nu oprettet forbindelse mellem Uniconta og Aiia og banktransaktionerne vil fremover automatisk blive indlæst i Uniconta. Den første opdatering vil ske inden for en time.

Registrering af bankkonti i Uniconta

I bankafstemningen skal man oprette alle de bankkonti, man har tilmeldt via Aiia.

Her er det vigtigt at udfylde følgende felter:

• Bankkonto og/eller
• IBAN-nummer

Ved indlæsning af transaktioner fra banken søges der efter bankkonti i Uniconta, som matcher Bankkonto eller IBAN-nummer. Findes der ikke en bankkonto, bliver transaktionerne ikke indlæst og dette bliver fejlmeldt i Bankloggen. Læs mere her.

Note: ‘Indlæs bankkontoudtog i bogføringskladde’ kan ikke benyttes ifm. Aiia, da der ikke kontrolleres om posterne er indlæst før. Dette er kun muligt ved indlæsning til bankafstemningen.

Note: Bankkonto og IBAN-nummer kan hentes via Funktionen ‘Service Info’. Læs mere i afsnittet ‘Aiia Service Info’.

Automatisk indlæsning af banktransaktioner

Når forbindelsen er oprettet, vil Uniconta flere gange dagligt hente transaktioner fra de bankkonti, som er tilknyttet Aiia aftalen.

Note: Uniconta har ikke direkte forbindelse til banken, men modtager banktransaktioner fra Aiia. Aiia henter banktransaktioner fra banken 4 gange i døgnet.

For at banktransaktionerne kan indlæses i bankafstemningen skal der være oprettet en bankkonto i bankafstemningen, som matcher bankkonti informationerne i banken. Det er beskrevet i ovenstående afsnit ‘Registrering af bankkonti i Uniconta’.

Der er tre datoer og et status felt, som man bør kende, da de giver et godt overblik over integrationen og opdateringen via Aiia.

• Sidste dato
  Datoen for den senest indlæste banktransaktion
• Sidste bank forespørgsel
  Tidspunkt for hvornår der sidst blev checket for nye banktransaktioner hos Aiia
• Tidspunkt for sidste synkronisering
  Tidspunkt for hvornår Aiia sidst synkroniserede data med banken.
• Status
  Angiver, om den enkelte bankkonto har en aktiv forbindelse til Aiia eller om forbindelsen er Inaktiv og derfor skal fornyes.
  I ovenstående er der tre aktive bankkonti. Der er to bankkonti, som er inaktive og der hentes derfor ikke transaktioner fra banken. Der skal køres en manuel synkronisering for igen at etablere forbindelse til Aiia. Læs afsnittet ‘Forny forbindelsen hos Aiia’

Undrer man sig over, at der mangler at blive indlæst nogle banktransaktioner, så kan det skyldes, at Aiia ikke har synkroniseret med banken. Det gør de som tidligere nævnt 4 gange i døgnet.
I ovenstående eksempel har Aiia synkroniseret med banken kl. 06:22. Uniconta er derfor fuldt opdateret med banktransaktionerne fra Aiia, da seneste bankforespørgsel er afviklet kl. 10:11.

Note: Det er muligt at gennemtvinge en synkronisering med Aiia og banken. Læs hvordan i afsnittet ‘Manuel synkronisering’

Herudover kan man også se aktiviteten i bankloggen. Læs evt. mere her .

On-demand indlæsning af banktransaktioner

Der kan i nogle situationer være behov for selv at hente banktransaktioner fra en bestemt periode. Det vil typisk være i forbindelse med opstart af Aiia.
Note: Uniconta henter automatisk banktransaktioner, så der vil normalt ikke være brug for at benytte denne funktion

Funktionen ‘Hent posteringer’ henter banktransaktioner fra den bankkonto og periode der angives i dialogboksen. Der kan for de fleste banker hentes transaktioner 2 år tilbage i tiden. Ved Nordea er det kun 1 års transaktioner.
Det anbefales kun at bruge denne funktion, hvis der mangler banktransaktioner.

Transaktionsdetaljer

Uniconta indlæser alle de informationer der er tilgængelige fra banken.

I feltet Info indlæses transaktionsdetaljer.
Note: Det kan i nogle situationer tage op til 24 timer før vi modtager transaktionsdetaljer fra banken (teksten i feltet Info). Det varierer fra bank til bank.

Felterne Valuta og Beløb valuta udfyldes hvis transaktionen er en anden valuta end bankkontoen.

Banklog

I bankloggen er al kommunikation med Aiia registreret og eventuelle fejl vil også kunne ses her.

Loggen åbnes via ovenstående menupunkt. Bankloggen er beskrevet i detaljer her.

Tilmeld flere banker og/eller bankkonti

Der kan tilmeldes et uendeligt antal banker og bankkonti til en Aiia-aftale.

Tilmelding af flere banker og/eller bankkonti foretages med Funktion = Tilmeld og tryk herefter Ok.

Da der allerede er oprettet en Aiia-forbindelse for det aktuelle regnskab, så sendes der umiddelbart en bekræftelseskode til den e-mail adresse, der er tilknyttet Aiia-aftalen.

Herefter kører man samme flow igennem, som beskrevet i afsnittet ‘Oprettelse af forbindelse’

Tilknyt flere regnskaber til eksisterende Aiia-aftale

Flere Uniconta regnskaber kan forbindes til samme Aiia-aftale.

Åben det regnskab der ønskes tilmeldt en eksisterende Aiia-aftale. Husk at aktivere AutoBanking Add-in under Firmaoplysninger/Vedligeholdelse/Slå funktioner til og fra. Læs mere her.

Tilmeldingen foretages med Funktion = Tilmeld og tryk herefter Ok.

I nedenstående skærmbillede skal man vælge ‘Jeg har en konto’. Herefter skal man taste e-mail adressen for den aktuelle Aiia-aftalen.

Manuel synkronisering

Uniconta har ikke direkte forbindelse til banken, men modtager banktransaktioner fra Aiia. Aiia henter banktransaktioner fra banken 4 gange i døgnet.

Det er muligt, at gennemtvinge en synkronisering med Aiia og banken ved at bruge denne funktion.

Efter gennemført synkronisering vil Uniconta umiddelbart efter indlæse banktransaktioner for de seneste 7 dage.

Note: Banken kan kræve, at forbindelsen har brug for et overvåget login. I den situation vil der komme en dialog hvor der kan logges ind i banken.

Ændre e-mail adresse hos Aiia

Der kan være situationer, hvor man ønsker at ændre den e-mail adresse, som er brugt til Aiia-aftalen.

Det kan gøres via Aiia Hub. Læs afsnittet ‘Aiia Hub’ for yderligere informationer om Aiia Hub.

Note: Aiia Hub Gendan Konto kan også åbnes direkte via dette link

Aiia Hub åbnes med Funktion = Indstillinger og tryk herefter Ok.

Tryk herefter på ‘Gendan din konto’

Indtast følgende informationer:

• Indtast den gamle og den nye e-mail adresse
• Indtast gendannelseskoden der blev modtaget, da Aiia forbindelsen blev oprettet.

Tryk herefter Fortsæt og indtast den 6-cifrede verificeringskoden, som er sendt til den nye e-mail.

Note: Kontakt Aiia support, hvis der er problemer med at skifte e-mail eller hvis gendannelseskoden er forsvundet. Det er muligt, at de kan hjælpe med at skifte e-mail.

Afmeld bankkonto

Ønsker man at afmelde en specifik bankkonto, så der ikke længere hentes transaktioner fra denne konto, så skal det gøres via Aiia Hub. Læs mere under afsnittet ‘Aiia Hub’

Afmeld Aiia forbindelsen

En Aiia forbindelse kan afmeldes. Det betyder, at forbindelsen mellem Uniconta og den aktuelle Aiia-aftale slettes.
Aiia-aftalen vil ikke blive slettet, men bliver deaktiveret hos Aiia. Ønsker man helt at slette sin aftale, så skal man benytte Aiia Hub. Læs mere under afsnittet ‘Aiia Hub’.

Note: Deaktiveres Aiia under ‘Slå funktioner til/fra’  så vil der ikke længere blive hentet banktransaktioner. Der vil stadig være en aktiv forbindelse til Aiia, men den vil blive lukket efter en kortere periode.

Forny forbindelsen hos Aiia

Forbindelsen til Aiia skal fornyes hver 90. dag af sikkerhedsmæssige årsager og for at bekræfte, at aftalen stadig er aktiv.

I nogle situationer kan det være nødvendigt at forny aftalen tidligere end 90 dage. Det kan skyldes, at banken har lavet nogle ændringer.

Brug funktion ‘Synkronisering’. Hvis banken angiver, at forbindelsen har brug for et overvåget login, vil du blive omdirigeret til at logge ind i banken.

Aiia Service Info

Aiia Service info giver et hurtigt overblik over de banker og bankkonti, der er tilknyttet det aktuelle regnskab.

For at åbne Service info skal man vælge Funktion = Service Info og trykke Ok.

I starten af loggen står der et Aiia aftalenummer. Det er et såkaldt Consent-Id og det har en direkte relation til den e-mail adresse, som blev angivet i forbindelse med oprettelsen af aftalen.

Herefter kommer der en liste over den eller de bankkonti, som er tilknyttet det aktuelle Uniconta regnskab.

Der kan læses følgende informationer pr. bankkonto:

• Pengeinstitut
  Navnet på banken
• Bankkonto
  BBAN-nummer for bankkontoen
• IBAN
  IBAN-nummer for bankkontoen
• Saldo
  Den aktuelle banksaldo i kontoens valuta
• Ejer
  Den juridiske ejer af bankkontoen
• Tidspunkt for sidste synkronisering
  Det er tidspunktet for, hvornår Aiia sidst synkroniserede data med banken
• URL
  Denne URL kan kopieres og indsættes i en browser

Aiia Hub

Aiia Hub er en portal, hvor man kan se og håndtere, hvilke tjenester man har valgt at dele sine finansielle data med. Det er også her, man kan se hvilke banker og bankkonti, der er tilknyttet de enkelte tjenester.

For at åbne Aiia Hub skal man vælge Funktion = Indstillinger og trykke Ok.
Aiia hub kan også tilgås direkte fra en browser via dette link 

Her indtastet e-mail adressen for Aiia-aftalen.

Her kan man se, at den aktuelle Aiia-aftale er tilknyttet én Service, som er Uniconta. Til denne service er der tilknyttet to bankkonti.

I denne grønne boks er der tre menupunkter (Services, Banker og Din konto), som beskrives herunder:

Services

Her kan man se, at der findes en aktiv service Uniconta, som har adgang til banktransaktioner, men ikke til betalinger.

Banker

Her kan man se de to bankkonti, som er tilknyttet Servicen Uniconta.

Note: Der er også mulighed for at tilknytte flere banker/konti via menupunkt ‘Forbind en bank’. Det anbefales, at gøre dette via Tilmeld i Uniconta og ikke her.

Trykker man på pilen ved de enkelte bankkonti vil man få nedenstående skærmbillede.

Her kan man få et overblik over de seneste aktiviteter for den enkelte bankkonto.
Via fanebladet Transaktioner vil man kunne se de banktransaktioner, som Aiia her synkroniseret med banken. Det vil også være disse transaktioner, som Uniconta henter ind i bankafstemningen.

Via menupunktet ‘Muligheder’ har man følgende relevante funktioner:

• Opdater konto
  Det vil gennemtvinge en synkronisering med banken og transaktioner vil herefter blive indlæst i Uniconta ifm. den automatiske indlæsning
• Fjerne konto
  Det vil slette bankkontoen fra Servicen Uniconta og der vil ikke længere hentes transaktioner fra denne bankkonto

Din konto

Det er her man kan slette sin Aiia-aftale. Det betyder, at alle banktransaktioner og kontooplysninger vil blive slettet fra Aiia.
Alle tilsluttede tjenester vil stoppe med at modtage kontooplysninger og transaktioner.

Det er også her man kan få dannet en ny Gendannelseskode.

Bankafstemning

Det anbefales at hente feltet ‘Info’, da der står yderligere informationer vedrørende transaktionen.

Duplikeret banktransaktioner

Der kan i sjældne tilfælde forekomme duplikerede banktransaktioner.
Dubletter kan opstå når banken sender en opdateret version af den samme transaktion til Aiia. Det vil typisk være teksten som er ændret fra ’Overførsel’ til en mere informativ tekst eller status der er ændret fra ’Reserveret’ til ’Bogført’ i banken. Problemet er, at den ’nye’ transaktion får et nyt ID og er derfor ukendt i Uniconta og bliver derfor indlæst. Uniconta får også information om at den ’gamle’ transaktion har ændret status til ’slettet’.
Uniconta har derfor en logik der finder den ’gamle’ transaktion og sletter den hvis det er muligt.
Det vil stå i bankloggen, hvis der er duplikerede banktransaktioner og om Uniconta har kunnet slette transaktionen.

Nedenstående eksempel er fra Bankloggen. Uniconta har her slettet den ‘gamle’ transaktion. Der står angivet dato, tekst og beløb, så man kan identificere transaktionen.

Nedenstående eksempel er fra Bankloggen. Uniconta har i denne situation ikke kunnet slette den ‘gamle’ transaktion, da den er blevet overført til bogføringskladden. Der står angivet dato, tekst og beløb, så man kan identificere transaktionen.

Note: den ‘gamle’ postering kan heller ikke slettes hvis den er blevet bogført i Uniconta.

Dubletter vil også opstå, hvis man ikke har afmeldt tidligere bankløsninger fra Bank Connect eller Nordea. Der kan kun være en bankløsning pr. bankkonto.

Frasorteret banktransaktioner

Nedenstående banktransaktioner bliver ikke indlæst i Uniconta.

• Banktransaktioner der har status = Reserveret. Det er typisk Nordea som har denne type transaktioner.
• Banktransaktioner af typen ‘Zero Balancing’. Zero Balancing bruges til at holde bankkontoen på en bestemt saldo, og derfor har man de modsatte posteringer. Det er typisk Danske Bank der har denne type transaktioner.

Modtager ingen banktransaktioner

• Det kan være fordi forbindelsen til Aiia skal fornyes. Det skal den hver 90. dag af sikkerhedsmæssige årsager og for at bekræfte, at aftalen stadig er aktiv. Læs afsnittet ‘Forny forbindelse hos Aiia’
• Manglende banktransaktioner kan skyldes problemer hos Aiia. Find status hos Aiia her.
• Benyttes Nordea som pengeinstitut, så kan der være forsinkelser på indlæsning af banktransaktioner, da Uniconta kun indlæser transaktioner som har status ‘Bogført’.
• Der kan være forsinkelse på, hvornår banken sender transaktionerne til Aiia. Nogle gange er det først dagen efter de får sendt dem. Derved kan det opleves at nogle posteringer ikke er der fra morgenen af, men først senere på dagen.

Engelske tekster

Ved indlæsning fra Danske Bank kan der pt. opleves, at nogle af standard teksterne er på engelsk f.eks. ‘Transfer’, ‘Interest rate’ m.fl..
Aiia arbejder på at få Danske Bank til at ændre dette.