Annuller bilag, slet bogføringskladde, slet rekord

Økonomi/Rapporter/Posteringer/Posteringer på bilag

Hvis et finansbilag er bogført forkert, er det besværligt at ompostere bilaget i bogføringskladden. Ud over det er besværligt at ompostere, er der også en risiko for igen at indtaste forkert i en manuel ompostering. Derfor er der en funktion i Uniconta, der annullerer et bilag og danner en modpost. Hvis det er en hel bogføringskladde, der er gået galt, er der mulighed for at annullere hele kladden på én gang. Man kan også slette en kladde eller et bilag. 

OBS! Bruger du bankafstemning? Husk at fjerne din afstemning hvis du ændrer / sletter posteringer i Uniconta. Læs mere i vores ‘Spørgsmål og Svar’ her.

Alle steder med en finans-posteringsoversigt og knappen Posteringer på bilag:

Et bilag kan annulleres eller slettes via knapperne ‘Annuller bilag’ eller ‘Slet’:

Læs mere om ‘Slet rekord’ nederst i denne artikel.

Annuller bilag

Vælg f.eks. Økonomi/Rapporter/Posteringer/Posteringer på bilag og udpeg det bilag, du vil annullere. Klik på knappen ‘Annuller bilag’ i lokal menuen.

Kommentaren anvendes som posteringstekst til annulleringen. Annulleringsdato er som default sat til den oprindelige bilagsdato men brugeren kan vælge at postere annulleringen på en ny dato.

Der er nu dannet modposter svarende til den oprindelige postering med:

• Omvendt fortegn
• Flueben i felterne Rettelse og Annulleret

NB! Annullering må alene benyttes til rettelse af fejlposteringer, ikke til bogføring af f.eks. kreditnotaer. Kreditnotaer skal bogføres som et nyt separat bilag og med behørig dokumentation.

NB! Man kan ikke annullere et bilag fra andre moduler end finans. Dvs. at hvis et bilag er dannet fra f.eks. salgsordrer eller indkøbsordrer, kan det ikke annulleres. Det kan slettes i et dansk regnskab. Læs mere om ‘Slet’ rekord længere ned i denne artikel.

Søg efter bilag til annullering

Åbn Økonomi/Rapporter/Posteringer. Listen kan være temmelig lang. Du kan med fordel søge efter posten via Søg feltet oppe i højre hjørne.

I dette eksempel er der købt parasoller, men de er bogført i forkert regnskabsår. I søgefeltet indtastes ”para” og automatisk vises alle postere, hvor teksten ”para” indgår:

Det er en smart funktion, hvor du kan søge på alle oplysninger, du kender om bilaget, kontoen, nummeret, beløbet, teksten, datoen.

Efterhånden som du taster søgekriteriet, indskrænkes søgningen til de match, der findes.

Filter

NB! Vær evt. opmærksom på, at der kan være opsat et Filter for oversigten, således at posterne ligger udenfor dette filter og ikke indgår i listen. Klik på Filter-knappen i båndet for at efterse filteret eller klik på Ryd filter-knappen i båndet for at vise alle posteringer.

Som alternativ kan du også benytte filterfunktionen til at finde bilaget.

Oversigt over annullerede bilag

Under Økonomi/Rapporter/Posteringer kan der dannes en oversigt over annullerede bilag enten via Filterfunktionen eller ved at sortere oversigten efter feltet Rettelse eller Annulleret.

Herunder er listen over posteringer sorteret efter feltet Rettelse (Klik i feltets topbjælke på den lille sorte pil til højre for feltnavnet). Herefter sorteres listen efter hhv. Rettelse og ikke Rettelse.

Slet bogføringskladde

Økonomi/Rapporter/Bogførte kladder

Det er muligt at slette posterne i en hel bogføringskladde. Det er hurtigere, end at modpostere alle posterne i en ny kladde.

Dette eksempel viser en bogført kladde til senere sletning:

Kladden indeholder poster, der ved en fejl er fordelt over flere perioder.

På fanen med oversigten over bogførte kladder klikkes på Slet-knappen i båndet for at slette kladden.

Skriv Slet samt en Kommentar (obligatorisk) og klik på OK.

Nu er kladden ajourført med en kommentar, en dato for sletning samt Slettet af (bruger).

Der dannes ikke modposter på posteringsniveau som ved Annuller bilag.

Dokumentation for slettet kladde

Der vil altid være dokumentation for en slettet kladde. Hvert bogføringskladde-navn har en oversigt over bogførte kladder med dette navn. For eksempel har kladden Daglig, kladden Løn osv. hver deres oversigt over bogførte kladder. Hver bogført kladde tildeles et unikt internt fortløbende bogføringsnummer under bogføring. Alle kladder anvender nummerserien i fællesskab. Dette interne bogføringsnummer kan hverken slettes, ændres eller rettes af brugeren. Det tildeles automatisk af Uniconta. Hvis posterne i kladden slettes, markeres kladden som slettet, men den slettes ikke i oversigten over bogførte kladder.

Man kan se alle ændrede poster under Økonomi/Revisionsaktiviteter/Logfil for ændrede poster. Her vises alt om ændringen.

‘Action’ feltet viser om man har annulleret et bilag, slettet et bilag eller slettet en kladde.

Slet rekord

Når man sletter en rekord i Uniconta, så checker Uniconta om denne rekord bruges andre steder i systemet. Hvis rekorden bruges andre steder i systemet, får brugeren denne besked:

Fejl: Kan ikke slette en post, som andre referer til 

Det er en funktion i Uniconta, som forsikrer at en rekord ikke bliver slettet, hvis kilden stadig består.

Er det, f.eks et fysisk bilag at brugeren vil slette, og de får denne besked, så er det fordi der ligger en post f. eks i kassekladden, som er tilknyttet dette fysiske bilag. Så brugeren skal først slette kladdeposten eller fjerne reference til det fysiske bilag.

Opretter brugeren, f.eks en debitor og derefter et tilbud til denne debitor, og så vil slette debitor, så kan de ikke det. Brugeren skal slette tilbuddet først.

Slet knapperne er ikke tilgængelige i alle lande.

Slet alle posteringer

Det er muligt for ejeren af regnskabet at bede deres forhandler eller Uniconta support at slette alle posteringer i regnskabet. Læs mere her.