Der skal foretages et par opsætninger for at kunne bruge Nets-løsningerne.
Læs mere om dette her:
Filformat for betalingsmåder
Mandater
Der vil være nogle forskelle imellem LeverandørService og Betalingsservice.
Det muligt at lave opkrævninger og udbetalinger. I beskrivelsen vil ordet Betalinger dække over begge typer.
Betalingstyper (Leverandørservice og Betalingsservice)
- Opkrævning, som betyder, at man trækker sit tilgodehavende på sin kundes konto.
- Udbetaling, som betyder, at man overfører beløb til sin kundes konto. Eksempelvis en kreditnota.
I dette skærmbillede foretages betalingerne.
Her er en gennemgang af kolonnerne.
| Kolonne | Read/Write | Beskrivelse | Note |
| Betalingsstatus | R | Betalingsstatus | Betalingsstatus vil automatisk blive opdateret, men kan også ændres manuelt.
Der er en nærmere beskrivelse her. |
| Afsendt | R | Afsendt er angivelse af dato/tid for afsendelse af opkrævningen. | |
| Konto | R | Debitor nummer | |
| Kontonavn | R | Debitornavn | |
| Dato | R | Bogføringsdato for posteringen | |
| Forfaldsdato | R | Dato for hvornår betalingen forfalder | |
| Betalingsdato | W | Betalingsdato | Betalingsdatoen initieres med Forfaldsdatoen og hvis denne er overskredet, udfyldes betalingsdatoen med Dagsdato. Der vil blive taget hensyn til bank helligdage, hvis denne funktion er aktiveret.
Betalingsdatoen er den bankdag, hvor beløbet bliver bogført på din og din kundes konti. |
| Tekst | R | Posteringstekst | Denne tekst udlæses ikke i betalingsfilen. |
| Faktura | R | Fakturanummer | |
| Beløb | R | Posteringsbeløbet | |
| Resterende | R | Resterende beløb | |
| Delbetaling | W | Delbetalingsbeløb | Skal kun udfyldes, hvis man ikke ønsker at opkræve det fulde beløb. Vil automatisk blive udfyldt, hvis det modtagende beløb afviger fra det opkrævede |
| Konteringstype | R | Konteringstype | |
| Statusoplysninger | R | Statusoplysninger | En kronologisk log over alle aktiviteter foretaget for den aktuelle postering |
| Kommentar | W | Intern kommentar | Informationer i dette felt er kun til internt brug og vil ikke blive udskrevet i betalingsfilen |
| System info | R | System informationer | I denne kolonne skrives informationer der er aktuelle for den enkelte postering. Det kan være fejlbeskeder etc. |
| Betalingsformat | W | Format (Filformater for betalingsmåder) | En angivelse af hvilken betalingsmåde der er valgt for den enkelte betaling. |
| Bilag | R | Bilagsnummer | |
| Betaling | R | Betalingsbetingelser | |
| Valuta | R | Valutakode | LS og BS tillader kun betalinger i DKK |
| Betalingsreference | R | Et unikt Id for betalingen | Der genereres et unikt Id til betalingen ifm. afsendelse til Nets. |
| Samlebetalinger | R | Et Id for samlebetalinger | Samlebetalinger benytter Id’et til gruppering |
Her er gennemgang af knapperne i menuen
Knap – Kontroller
Ved tryk på denne knap vil systemet gennemløbe en række valideringer for de enkelte posteringer der er tilknyttet det aktuelle Betalingsformat. Der kontrolleres bla. for deadline for en betaling eller om der findes et aktivt mandat og en række andre valideringer. Resultatet kan ses i kolonnen ’System info’. Det er kun de betalinger der har ’Ok’, som vil kunne sendes til Nets.
Knap – Eksport
Alle udvalgte betalinger hvor status er (<Blank>, Gensend, Stop) vil blive sendt til Nets. Der foretages automatisk en validering inden afsendelse. Læs mere om Dataudveksling med Nets længere nede i beskrivelsen.
Afleveringsfrist (Leverandørservice)
Nets har nedenstående deadlines
Afleveringsfristen for opkrævninger er 1 bankdag før betalingsdagen kl. 16.00 (Uniconta kl. 15.00)
Afleveringsfristen for udbetalinger er 2 bankdage før kl. 16.00 (Uniconta kl. 15.00)
Anbefalingen er at sende betalinger så tidligt på dagen som muligt. Særligt i de tilfælde, hvor der sendes betalinger med betalingsdato næste bankdag.
Hvis man sender dine data i god tid, giver det mulighed for at rette eventuelle fejl og sende en ny leverance inden for tidsfristen.
| Betalinger kan sendes | Note |
| hver dag | Betalingsdagen skal være en bankdag |
| op til 90 kalenderdage frem i tiden | Betalingsdagen skal være en bankdag |
| men kun en opkrævning eller en udbetaling | det gælder pr. kundenummer pr. betalingsdag. |
Nedenstående tidsforløb for betalinger er hentet fra Nets.
Betalingsservice – Komplet automatisk opkrævning vs. Automatisk opkrævning
Hvis der ikke er valgt komplet automatisk opkrævning hos Nets, kan der kun sendes opkrævninger til debitorer, som har et mandat hos kreditoren.
Det er derfor vigtigt, at frafiltrere betalinger hvor der ikke er lavet en opkrævningsaftale med debitor. Det kan gøres ved at tilføje Mandat-status til Betalingsforslaget. Mandat-status kan hentes via Layout\Andre felter. Her vælges MandateRef.
Er der derimod valgt komplet automatisk opkrævning vil Nets sørge for at opkrævningen kommer til debitoren uanset om der findes et mandat eller ej.
Afleveringsfrist (Betalingsservice)
Afleveringsfristen for opkrævninger er 6. sidste bankdag i måneden før betalingsmåneden. Betalingsdatoen kan højst være op til 90 dage frem i tiden.
Hvis man sender dine data i god tid, giver det mulighed for at rette eventuelle fejl og sende en ny leverance inden for tidsfristen.
| Betalinger kan sendes | Note |
| hver dag indtil 6. sidste bankdag i måneden før betalingsmåneden | Betalingsdagen skal være en bankdag |
| op til 90 kalenderdage frem i tiden | Betalingsdagen skal være en bankdag |
| men kun en opkrævning eller en udbetaling | det gælder pr. kundenummer pr. betalingsdag. |
Knap – Import
Uniconta vil søge efter returfiler fra Nets og indlæse dem. Læs mere om Dataudveksling med Nets længere nede i beskrivelsen.
Mandater
Oplysninger om mandater der er blevet aktiveret eller deaktiveret vil blive opdateret i Uniconta.
Betalingsmåden bliver automatisk opdateret på Debitoren når Mandatet bliver aktivt.
Betalinger
Alle modtagende betalinger vil blive overført til en bogføringskladde. Bogføringskladden vil automatisk blive bogført, hvis denne parameter er aktiveret.
Der kan være situationer hvor systemet ikke kan finde den faktura der skal udlignes med. Det kan skyldes, at fakturaen er blevet udlignet med en anden betaling. I disse situationer vil man altid kunne finde betalingen i bogføringskladden og herefter håndtere den manuelt.
Der kan også være situationer hvor betalingen afviger fra det oprindelige fakturabeløb. Betalingerne der afviger vil ikke blive bogført automatisk, men vil ligge i bogføringskladden og kan herefter håndteres manuelt.
Knap – Samlebetalinger
Der er mulighed for at samle betalinger med samme betalingsdato. Der er en længere beskrivelse af funktionen længere nede i beskrivelsen.
Knap – Udfold alle
Knappen bliver aktiveret ved brug af samlebetalinger.
Knap – Sammentræk alle
Knappen bliver aktiveret ved brug af samlebetalinger.
Knap – Ændring af status
Betalingsstatus vil automatisk blive opdateret, men kan også ændres manuelt. I tabellen herunder er en beskrivelse af de forskellige udfald for status. Det er muligt at ændre status på en postering, men der er nogle begrænsninger – de er beskrevet i de sidste fire kolonner.
| Status | Beskrivelse | Ændre -> <Blank> | Ændre -> Gensend | Ændre -> Venter | Ændre -> Stop |
| <Blank> | Default status hvor linjen afventer en handling. Alle linjer kan ændres til denne status uafhængig af linjens status. Det vil dog ikke altid være hensigtsmæssigt. | Nej | Nej | Ja | Nej |
| Sendt | Betalingen er sendt til Nets. Herefter afventes kvitteringsfil fra Nets. |
Ja | Nej | Nej | Ja |
| Behandles | Betalingen er modtaget af Nets og kvitteringsfil er indlæst.
Betalingen vil nu blive behandlet af Nets. |
Ja | Nej | Nej | Nej |
| Afmeldt | Betalingen er sendt til en aftale, som er afmeldt hos Nets. | Ja | Ja | Ja | Nej |
| Afvist | Betalingen er afvist af debitor. | Ja | Ja | Ja | Nej |
| Tilbageført | Betalingen er tilbageført. Debitor har fået sin bank til at tilbageføre overførslen. | Ja | Ja | Ja | Nej |
| Fejl | Der er en eller flere fejl, som Nets har registreret via en fejlkode. Fejlbeskrivelsen står i kolonnen Betalingsstatus | Ja | Ja | Ja | Nej |
| Modtaget | Betalingen er gennemført | Ja | Nej | Nej | Nej |
| Difference | Betalingen er gennemført – men der er en afvigelse i det opkrævede beløb i forhold til det indbetalte. Beløbet vil stå i kolonnen Delbetaling | Ja | Nej | Nej | Nej |
| Gensend | Denne betalingsstatus kan angives manuelt, hvis man ønsker at genfremsende | Ja | Nej | Ja | Nej |
| Venter | Denne betalingsstatus kan angives manuelt | Ja | Nej | Nej | Nej |
| Information | Vigtig information | Ja | Ja | Ja | Nej |
| Stop | Denne betalingsstatus kan angives manuelt. Se yderligere beskrivelse herunder. | Ja | Nej | Ja | Nej |
Status ’Stop’ (Leverandørservice)
Det er ikke muligt at stoppe eller slette en hel leverance.
I stedet kan man stoppe/annullere en eller flere betalinger ved at indsende en eller flere nye betaling med 0 kroner som beløb med samme betalingsdato, som den/de betalinger der ønskes annulleret. Ved at ændre status til ’Stop’ vil Uniconta sørge for at sende annulleringen.
Herved bliver kunden ikke trukket et beløb. Man skal dog være opmærksom på at nogle banker viser 0 kroners transaktionen på kontooversigten, det er afhængig af din kundes bank.
NB: Sidst indlæste og ajourførte betaling til samme kunde med samme betalingsdato annullerer tidligere ajourførte betalinger.
Dette gælder uanset, om du afleverer betalingerne i samme eller i flere leverancer.
Når du modtager kvitterings- og anmærkningsoplysninger, vil det fremgå, at beløbet er erstattet af en ny betaling.
Knap – Overfør til kladde
Uniconta vil automatisk overføre opkrævningerne til bogføringskladden når der modtages filer fra Nets.
Det er muligt, at overfører posteringer manuelt med denne funktion.
Funktionen vil overføre de udvalgte posteringer til en bogføringskladde. Man vil blive præsenteret for nedenstående dialogboks.
Dialogboksen bliver udfyldt med de default-værdier man har angivet under ’Filformater for betalingsmåder’. I ovenstående eksempel vil opkrævningerne blive overført til kladden ’Dag’ og modposteret på bankkontoen 5850.
Fremsøgning af betalinger
Betalingerne kan udvælges efter Forfaldsdato ved at benytte nedenstående dato afgrænsning. Der kan også afgrænses på Betalingsformatet.
I betalingsbilledet kan der laves yderligere afgrænsninger.
Man kan med fordel benytte de forskellige filtreringer der findes i Uniconta. Her er der lavet filtrering på Betalingsstatus og Betalingsformat kolonnerne. NB. Det er kun de betalinger der er søgt frem, som vil blive udlæst i betalingsfilen.
Hint: Via Layout/Andre felter kan man hente felter fra Mandat-tabellen. Herunder er indsat Mandat-Id og Mandat status. Herefter kan man filtrerer på aktive mandater.
Hint: Brug evt. Kommentar-feltet til udsøgning af betalinger.
I nedenstående eksempel er der skrevet en kode ’x’ i de betalinger som ønskes udskrevet. Det er på den måde let at filtrerer på dem.
Status ’Venter’
Status ‘Venter’ kan også benyttes til udsøgning af betalinger. Brug knappen ’Ændring af status’ til at skifte status på de udvalgte betalinger. Betalinger med status ’Venter’ vil ikke komme med i betalingskørslen.
Samlebetalinger
Samlebetalinger giver mulighed for at samle betalinger pr. Debitor pr. Betalingsdato. Det kan være er en administrativ og prisbesparende funktion, hvis man har flere opkrævninger til samme debitor.
LeverandørService: tillader kun én betaling pr. debitor pr. dag, men ved at bruge Samlebetalinger kan man samle flere betalinger med samme betalingsdato.
Samlebetalinger aktiveres ved at trykke på knappen ’Samlebetaling’. Uniconta vil nu forsøge at samle betalingerne efter de tidligere beskrevet betingelser. Det anbefales at frasortere alle de betalinger man ikke ønsker at betale på nuværende tidspunkt. Det kan gøres ved at indtaste en forfaldsdato eller benytte nogle af de andre filtre i Uniconta.
Alle betalingerne vil blive kontrolleret inden sammenlægningen evt. fejlbehæftede betalinger vil blive placeret i gruppen ’Fravalgt’ – læs mere om gruppen ’Fravalgt’ længere nede.
Samlebetalinger kan ophæves ved at trykke på knappen igen.
Kreditnota o. Lign.
Kreditnotaer eller andre transaktioner med modsat fortegn indgår også i samlebetaling.
Knappen ’Udfold alle’
Denne knap bliver aktiv, hvis man benytter samlebetalinger. Alle grupper vil blive udfoldet ved at trykke på denne knap.
Knappen ’Sammentræk alle’
Denne knap bliver aktiv, hvis man benytter samlebetalinger. Alle grupper vil blive sammenfoldet ved at trykke på denne knap.
Knappen ’Kontroller’
Vil kontrollere hver enkelt betaling i gruppen og skulle en af betalingerne være fejlbehæftet, vil den ikke komme med i den samlede betaling. Fejlbeskrivelsen kan findes i kolonnen ’System Info’.
Betalingerne i ovenstående eksempel er blevet samlet i fire grupper.
De første tre grupper vil resultere i seks opkrævninger. Den sidste gruppe ’Fravalgt’ indeholder alle de betalinger, som ikke vil blive udlæst i betalingsfilen.
Herunder er en beskrivelse af grupperne. Der grupperes efter et SamlebetalingsId, som er en sammensætning af den unikke nøgle (<Debitornummer>-<Betalingsdato>) der kendetegner de enkelte betalinger i gruppen.
Samlebetaling: –
Betalingerne i denne gruppe vil blive håndteret enkeltvis. Det betyder, at der vil blive dannet fire opkrævninger for de fire debitorer.
Samlebetaling: 100100-20180713
Debitor 100100 har seks opkrævninger med betalingsdatoen 13.07.2018. Der vil blive dannet en opkrævning på kr. 29.715,00. Betalingen vil blive eksekveret d. 13.07.2018.
Samlebetaling: 100106-20180713
Debitor 100106 har to opkrævninger med betalingsdatoen 13.07.2018. Der vil blive dannet en opkrævning på kr. 2.000,00. Betalingen vil blive eksekveret d. 13.07.2018.
Samlebetaling: Fravalgt
Alle betalinger som er fejlbehæftet eller på anden vis ikke opfylder udvælgelseskravene bliver placeret i Gruppen ’Fravalgt’. Disse betalinger vil ikke blive udlæst i betalingsfilen.
Overførsel til Bogføringskladde
Uniconta holder styr på hvilke betalingslinjer der er blevet samlet ved overførsel til Bogføringskladde.
I eksemplet bliver der overført 6 linjer til bogføringskladden. De fakturanumre der vedrører betaling bliver listet i kolonnen ’Udligninger’ og vil automatisk udligne fakturaerne ved bogføring.
Kommunikation med Nets
Dataudvekslingen med Nets kører automatisk, da Uniconta er Dataleverandør. Læs mere om Dataleverandøraftalen her
Afsendelse af filer
Uniconta søger i Filarkivet flere gange om dagen. Filer som har ‘hak’ i kolonnen Eksport og hvor Status = Afventer vil blive afsendt til Nets.
Modtagelse af filer
Uniconta søger efter returfiler hos Nets flere gange om dagen. Filerne placeres i Filarkivet og kan herefter indlæses ved at trykke på knappen Import under Betalingsforslag.
Filarkiv
Alle filer der bliver udvekslet med Nets arkiveres under Filarkiv. Filarkiv kan åbnes via menuen i Betalingsforslag.
Udvekslingen af filer foregår automatisk i Uniconta.
Her er en gennemgang af kolonnerne.
| Kolonne | Read/Write | Beskrivelse | Note |
| Oprettet | R | Dato for modtagelse/afsendelse af filen | |
| Kreditornummer | R | Kreditornummer | Unik identifikation af virksomheden hos Nets |
| Eksport | R | Markering for modtagelse/afsendelse | Filer, som afsendes fra Uniconta til Nets vil have en markering |
| Filnavn | R | Det fysiske filnavn | |
| File-Id | R | Et unikt file id | |
| Betalingsformat | R | Format (Filformater for betalingsmåder) | En angivelse af hvilken betalingsmåde den enkelte fil vedrører |
| Status | R | Status kan have følgende værdier: Afventer Filen er ikke blevet læstOk Filen er blevet korrekt håndteretFejl En markering af at der er Betalinger/Mandater der skal kigges nærmere på |
|
| Statusoplysninger | R | Er en log over aktiviteter |
Her er gennemgang af knapperne i menuen
Knap – Vis/Skjul Statusoplysninger
Statusoplysningerne kan læses direkte i kolonnen, men for et bedre overblik kan de vises i bunden af skærmbilledet.
Knap – Eksport af fil
Filerne kan udlæses, hvis man ønsker at se indholdet.
Knap – Vis
Her kan indholdet i den enkelte filer vises.
Beskrivelse af filer (Leverandørservice)
Afsendelse – Mandater
Tilmelding af mandater har følgende maske Mandate_NetsLS_<yymmdd_hhmmss>_Register
Afmelding af mandater har følgende maske Mandate_NetsLS_<yymmdd_hhmmss>_Unregister
Afsendelse – Opkrævning/Udbetaling
Filerne har følgende maske NetsLS_<yymmdd>_<Unik file-ID>
Modtagelse
Uniconta modtager følgende filer fra Nets.
T-file
Er en transmission-file, som udelukkende fortæller om de afsendte filer er korrekt modtaget hos Nets. Filen vil kun blive vist, hvis der er konstateret fejl i leverancen. Filen modtages umiddelbart efter at filer er blevet afleveret hos Nets.
V-file
Er en validerings-file. Det er en læsbar tekstfil, som overordnet informerer om de overførte transaktioner. Der vil stå ’Fejl’ i kolonnen status, hvis nogle af de overførte transaktioner er fejlbehæftet. Denne fil modtages også umiddelbart efter overførelsen til Nets. Filen kan læses ved at trykke på knappen ’Vis’ eller man kan også vælge at udlæse den fra Filarkivet.
D-file
Er data-filen, som indeholder informationer der opdateres i Uniconta. Filen vil blive indlæst omkring kl. 19 på hverdage. Filen indeholder to typer informationer:
Kvittering og anmærkninger (690)
Denne leverancetype sender Nets til dataleverandøren når Nets har modtaget leverancer med debitoroplysninger.
Filen indeholder oplysninger om Mandater og Betalinger.
Alle oplysningerne i denne fil vil blive opdateret på de enkelte Betalinger eller Mandater. I nogle tilfælde vil status ændre sig på Betalingerne. Alle informationer vil blive skrevet i loggen på Betalingen/Mandatet.
Herunder er nogle eksempler på statusopdateringer der kan modtages på et Mandat.
Herunder er nogle eksempler på statusopdateringer der kan modtages på en betaling.
Betalingsoplysninger (602)
Denne leverancetype sender Nets på betalingsdagen når de ønskede betalinger er blevet gennemført. Betalingerne har Nets forinden modtaget besked om i en leverance med debitoroplysninger.
Filen indeholder oplysninger om Mandater og Betalinger.
Herunder er et eksempel på en betaling.
Opkrævningen blev sendt d. 20.06.18. Betalingen er blevet gennemført d. 21.06.18