Betalingsforslag (Nets)

Note: Søg efter ordet ‘Nets’ i Unipedia for at finde alle artikler, som omhandler Nets Leverandørservice og Betalingsservice.

Der er fire artikler man bør læse, for at kunne komme i gang med disse opkrævningsløsninger.

1. Opkrævningsløsninger (Direct Debit)
2. Opsætning (Nets)
3. Mandater (Nets)
4. Betalingsforslag (Nets) (denne artikel)

Der er enkelte forskelle imellem LeverandørService og BetalingsService. Hvor det kun gælder den ene af de to service, vil der så beskrevet hvilken service, der er tale om.

Det muligt at lave opkrævninger og udbetalinger. I beskrivelsen vil ordet Betalinger dække over begge typer.

Betalingstyper (Leverandørservice og Betalingsservice)

• Opkrævning, som betyder, at man trækker sit tilgodehavende på sin kundes konto.
• Udbetaling, som betyder, at man overfører beløb til sin kundes konto. Eksempelvis en kreditnota.

I dette skærmbillede foretages betalingerne.
Note: Det er alle åbne debitorposteringer der vises

Her er en gennemgang af kolonnerne.

Her er gennemgang af knapperne i menuen

Kontroller

Ved tryk på denne knap vil systemet gennemløbe en række valideringer for de enkelte posteringer der er tilknyttet det aktuelle Betalingsformat. Der kontrolleres f.eks. for afleveringsfrister eller om der findes et aktivt mandat og en række andre valideringer. Resultatet kan ses i kolonnen ’System info’. Det er kun de betalinger der har ’Ok’, som vil kunne sendes til Nets.

Eksport

Alle udvalgte betalinger hvor status er <Blank> vil blive sendt til Nets. Der foretages automatisk en validering inden afsendelsen. Læs mere om Dataudveksling med Nets længere nede i beskrivelsen.

Betalingsservice
Ved afsendelse af opkrævninger til Betalingsservice vil man få nedenstående dialogboks. Har man mange opkrævninger vil det tage forholdsvis lang tid at danne opkrævningsfilen. Det vil derfor tage lidt tid før status ændres til Sendt. Knappen Eksport bliver derfor deaktiveret for at forhindre, at man trykker flere gange.

Afleveringsfrist (Leverandørservice)
Nets har nedenstående afleveringsfrister.
Afleveringsfristen for opkrævninger er 1 bankdag før betalingsdagen kl. 16.00 (Uniconta kl. 15.00)
Afleveringsfristen for udbetalinger er 2 bankdage før kl. 16.00 (Uniconta kl. 15.00)

Anbefalingen er at sende betalinger så tidligt på dagen som muligt. Særligt i de tilfælde, hvor der sendes betalinger med betalingsdato næste bankdag.

Hvis man sender dine data i god tid, giver det mulighed for at rette eventuelle fejl og sende en ny leverance inden for tidsfristen.

Betalingsservice – Total løsning vs. Basis løsning
Har man valgt Basis-løsningen hos Nets kan der kun sendes opkrævning til de kunder som er tilmeldt Betalingsservice. Kunden skal have et mandat i Uniconta som har status ’Tilmeldt’.
Har man valgt Total-løsningen vil Nets sørge for at opkrævningen kommer til debitoren uanset om der findes et mandat eller ej.

Afleveringsfrist (Betalingsservice)
Afleveringsfristen for opkrævninger er 6. sidste bankdag i måneden før betalingsmåneden. Betalingsdatoen kan højst være op til 90 dage frem i tiden.
Det anbefales, at sende sine data i god tid, da det giver mulighed for at rette eventuelle fejl og sende en ny leverance inden for tidsfristen.

Det anbefales løbende, at kigge i Betalingsservice Kundeportalen, da ikke alle fejl bliver rapporteret tilbage til Uniconta.
Eksempel på fejl der ikke meldes tilbage til Uniconta. Har man en Basis-løsning og sender opkrævninger til kunder med et MandatID som ikke er kendt af Nets, så vil Uniconta ikke få besked, men fejlen vil kunne ses i Kundeportalen og man vil også blive informeret via sin e-boks.

Stoppe betalinger
En afsendt opkrævningsfil kan ikke stoppes fra Uniconta når den først er afsendt.
Har man fået sendt forkerte opkrævninger skal man hurtigst muligt kontakte Nets, da de har mulighed for at stoppe filen.
Nets vil opkræve et gebyr, hvis filen allerede er sendt videre i deres system. Opdages en evt. fejl først dagen efter filen er sendt til Nets, så kan Nets kun stoppe opkrævninger til kunder som er tilmeldt Betalingsservice.

I Uniconta har man mulighed for at ændre Status = ’Sendt’ til Status = ’Ingen’ og herefter sende opkrævningerne igen. Her skal man være meget varsom, da en kunde kan risikere at få dobbelt opkrævning.

Import

Uniconta vil søge efter filer fra Nets og indlæse dem.
Note: Der skal trykkes Søg før der kan indlæses filer

Læs mere om Dataudveksling med Nets længere nede i beskrivelsen.

Mandater
Oplysninger om mandater der er blevet aktiveret eller deaktiveret vil blive opdateret i Uniconta.
Betalingsmåden bliver automatisk opdateret på Debitoren når Mandatet bliver aktivt.

Betalinger
Alle modtagende betalinger vil blive overført til en bogføringskladde.

Der kan være situationer hvor systemet ikke kan finde den faktura der skal udlignes med. Det kan skyldes, at fakturaen er blevet udlignet med en anden betaling. I disse situationer vil man altid kunne finde betalingen i bogføringskladden og herefter håndtere den manuelt.

Der kan også være situationer hvor betalingen afviger fra det oprindelige fakturabeløb. Betalingerne der afviger vil ikke blive bogført automatisk, men vil ligge i bogføringskladden og kan herefter håndteres manuelt. Det afvigende beløb vil blive indsat i kolonnen ‘Delbetaling’.

Det anbefales at kigge i Statusoplysninger i filarkivet. Her vil eventuelle fejl være specificeret. Læs mere om dette i afsnittet Filarkiv.

Nedenstående gælder kun for Betalingsservice
Ved indlæsningen af 602-file bliver betalingerne automatisk overført til en Bogføringskladde. I kolonnen tekst benyttes en række koder, som herunder er beskrevet.

(!)  Betyder, at her er der en transaktion man skal være opmærksom på, da den afviger fra normalen.
(!) M:<nnnnn> M er en forkortelse af Mandat. Denne kode kommer, hvis der ikke findes et Mandat i Uniconta som matcher. Kolonnen konto kan derfor ikke udfyldes.
(!) Afmeldt (0238) Opkrævningen er blevet afmeldt/afvist inden forfaldsdatoen, der er derfor ikke indsat et beløb i banken (beløbskolonnen = 0)
(!) Afmeldt (0237) Opkrævningen er blevet afvist inden forfaldsdatoen,  der er derfor ikke indsat et beløb i banken (beløbskolonnen = 0)
(!) Afmeldt (0237) Opkrævningen er blevet afvist efter forfaldsdatoen men inden den 7. i måneden (frist for afvisning af betaling). Beløbet skal derfor krediteres i banken.
(!) Afmeldt (0239) Banken har afvist opkrævningen. Beløbet skal derfor krediteres i banken.
(!) Hvis transaktionen kun har denne markering, så er det fordi systemet ikke kan finde den faktura der skal udlignes med.

Samlebetalinger

Der er mulighed for at samle betalinger med samme betalingsdato. Der er en længere beskrivelse af funktionen længere nede i teksten.

Ændring af status

Betalingsstatus vil automatisk blive opdateret, men kan også ændres manuelt. I tabellen herunder er en beskrivelse af de forskellige udfald for status. Det er muligt at ændre status på en postering, men der er nogle begrænsninger – de er beskrevet i de sidste fire kolonner.

Gælder kun Betalingsservice: I Uniconta har man mulighed for at ændre Status = ’Sendt’ til Status = ’Ingen’ og herefter sende opkrævningerne igen. Her skal man være meget varsom, da en kunde kan risikere at få dobbelt opkrævning.

Status ’Stop’ (Leverandørservice)
Det er ikke muligt at stoppe eller slette en hel leverance.

I stedet kan man stoppe/annullere en eller flere betalinger ved at indsende en eller flere nye betaling med 0 kroner som beløb med samme betalingsdato, som den/de betalinger der ønskes annulleret. Ved at ændre status til ’Stop’ vil Uniconta sørge for at sende annulleringen.

Herved bliver kunden ikke trukket et beløb. Man skal dog være opmærksom på at nogle banker viser 0 kroners transaktionen på kontooversigten, det er afhængig af din kundes bank.

NB: Sidst indlæste og ajourførte betaling til samme kunde med samme betalingsdato annullerer tidligere ajourførte betalinger.

Dette gælder uanset, om du afleverer betalingerne i samme eller i flere leverancer.

Når du modtager kvitterings- og anmærkningsoplysninger, vil det fremgå, at beløbet er erstattet af en ny betaling.

Overfør til kladde

Uniconta vil automatisk overføre opkrævningerne til bogføringskladden når der modtages filer fra Nets.

Det er muligt, at overfører posteringer manuelt med denne funktion.

Funktionen vil overføre de udvalgte posteringer til en bogføringskladde. Man vil blive præsenteret for nedenstående dialogboks.

Dialogboksen bliver udfyldt med de default-værdier man har angivet under ’Filformater for betalingsmåder’. I ovenstående eksempel vil opkrævningerne blive overført til kladden ’Dag’ og modposteret på bankkontoen 5850.

Fremsøgning af betalinger

Betalingerne kan udvælges efter Forfaldsdato ved at benytte nedenstående dato afgrænsning.

Man kan med fordel benytte de forskellige filtreringer der findes i Uniconta. Her er der lavet en kolonne filtrering på Betalingsstatus og Konto kolonnerne.
Note: Det er kun de betalinger der er søgt frem, som vil blive udlæst i betalingsfilen.

Note: Via Layout/Andre felter kan man hente felter fra Mandat-tabellen. Herunder er indsat Mandat-Id og Mandat  status. Herefter kan man filtrerer på aktive mandater.

Note: Brug evt. Kommentar-feltet til udsøgning af betalinger.

I nedenstående eksempel er der skrevet en kode ’x’ i de betalinger som ønskes udskrevet. Det er på den måde let at filtrerer på dem.

Status ’Venter’
Status ‘Venter’ kan også benyttes til udsøgning af betalinger. Brug knappen ’Ændring af status’ til at skifte status på de udvalgte betalinger. Betalinger med status ’Venter’ vil ikke komme med i betalingskørslen.

Vis Statusoplysninger

Statusoplysningerne kan læses direkte i kolonnen, men for et bedre overblik kan de vises i bunden af skærmbilledet.

Fakturatekst

Denne bruges kun til Betalingsservice. Her vises teksterne til debitors Betalingsoversigt. Læs mere om opsætning af Betalingsoversigt her.

Samlebetalinger

Samlebetalinger giver mulighed for at samle betalinger pr. Debitor pr. Betalingsdato. Det kan være er en administrativ og prisbesparende funktion, hvis man har flere opkrævninger til samme debitor.
For Leverandørsservice og Betalingsservice er det kun tilladt at have én betaling pr. debitor pr. dag, men ved at bruge Samlebetalinger kan man samle flere betalinger med samme betalingsdato.

Samlebetalinger aktiveres ved at trykke på knappen ’Samlebetaling’. Uniconta vil nu forsøge at samle betalingerne efter de tidligere beskrevet betingelser. Det anbefales at frasortere alle de betalinger man ikke ønsker at betale på nuværende tidspunkt. Det kan gøres ved at indtaste en forfaldsdato eller benytte nogle af de andre filtre i Uniconta.

Alle betalingerne vil blive kontrolleret inden sammenlægningen evt. fejlbehæftede betalinger vil blive placeret i gruppen ’Fravalgt’ – læs mere om gruppen ’Fravalgt’ længere nede.

Samlebetalinger kan ophæves ved at trykke på knappen igen.

Kreditnota o. Lign.
Kreditnotaer eller andre transaktioner med modsat fortegn indgår også i samlebetaling.
Betalingsservice: Der kan kun samles transaktioner, som har en bagvedliggende faktura.

Knappen ’Udfold alle’
Denne knap bliver aktiv, hvis man benytter samlebetalinger. Alle grupper vil blive udfoldet ved at trykke på denne knap.

Knappen ’Sammentræk alle’
Denne knap bliver aktiv, hvis man benytter samlebetalinger. Alle grupper vil blive sammenfoldet ved at trykke på denne knap.

Knappen – ’Kontroller’
Vil kontrollere hver enkelt betaling i gruppen og skulle en af betalingerne være fejlbehæftet, vil den ikke komme med i den samlede betaling. Fejlbeskrivelsen kan findes i kolonnen ’System Info’.

Betalingerne i ovenstående eksempel er blevet samlet i fire grupper.

De første tre grupper vil resultere i seks opkrævninger. Den sidste gruppe ’Fravalgt’ indeholder alle de betalinger, som ikke vil blive udlæst i betalingsfilen.

Herunder er en beskrivelse af grupperne. Der grupperes efter et SamlebetalingsId, som er en sammensætning af den unikke nøgle (<Debitornummer>-<Betalingsdato>) der kendetegner de enkelte betalinger i gruppen.

Samlebetaling: –
Betalingerne i denne gruppe vil blive håndteret enkeltvis. Det betyder, at der vil blive dannet fire opkrævninger for de fire debitorer.

Samlebetaling: 100100-20180713
Debitor 100100 har seks opkrævninger med betalingsdatoen 13.07.2018. Der vil blive dannet en opkrævning på kr. 29.715,00. Betalingen vil blive eksekveret d. 13.07.2018.

Samlebetaling: 100106-20180713
Debitor 100106 har to opkrævninger med betalingsdatoen 13.07.2018. Der vil blive dannet en opkrævning på kr. 2.000,00. Betalingen vil blive eksekveret d. 13.07.2018.

Samlebetaling: Fravalgt
Alle betalinger som er fejlbehæftet eller på anden vis ikke opfylder udvælgelseskravene bliver placeret i Gruppen ’Fravalgt’. Disse betalinger vil ikke blive udlæst i betalingsfilen.

Overførsel til Bogføringskladde
Uniconta holder styr på hvilke betalingslinjer der er blevet samlet ved overførsel til Bogføringskladde.

I eksemplet bliver der overført 6 linjer til bogføringskladden. De fakturanumre der vedrører betaling bliver listet i kolonnen ’Udligninger’ og vil automatisk udligne fakturaerne ved bogføring.

Kommunikation med Nets

Dataudvekslingen med Nets kører automatisk, da Uniconta er Dataleverandør. Læs mere om Dataleverandøraftalen her

Afsendelse af filer
Uniconta søger i Filarkivet flere gange om dagen. Filer som har ‘hak’ i kolonnen Eksport og hvor Status = Afventer vil blive afsendt til Nets.

Modtagelse af filer
Uniconta søger efter returfiler hos Nets flere gange om dagen. Filerne placeres i Filarkivet og kan herefter indlæses manuelt ved at trykke på knappen Import under Betalingsforslag.

Filarkiv

Alle filer der bliver udvekslet med Nets arkiveres under Filarkiv. Filarkiv kan åbnes via menuen i Betalingsforslag.

Udvekslingen af filer foregår automatisk i Uniconta.

Her er en gennemgang af kolonnerne.

Her er gennemgang af knapperne i menuen

Knap – Vis/Skjul Statusoplysninger
Statusoplysningerne kan læses direkte i kolonnen, men for et bedre overblik kan de vises i bunden af skærmbilledet.

Knap – Eksport af fil
Filerne kan udlæses, hvis man ønsker at se indholdet.

Knap – Vis
Her kan indholdet i den enkelte filer vises.

Beskrivelse af filer (Leverandørservice)

Afsendelse – Mandater
Tilmelding af mandater har følgende maske Mandate_NetsLS_<yymmdd_hhmmss>_Register
Afmelding af mandater har følgende maske Mandate_NetsLS_<yymmdd_hhmmss>_Unregister
Ændring af mandater har følgende maske Mandate_NetsLS_<yymmdd_hhmmss>_Change

Afsendelse – Opkrævning/Udbetaling
Filerne har følgende maske NetsLS_<yymmdd>_<Unik file-ID>

Modtagelse
Uniconta modtager følgende filer fra Nets Leverandørservice.

T-file
Er en transmission-file, som udelukkende fortæller om de afsendte filer er korrekt modtaget hos Nets. Filen vil kun blive vist, hvis der er konstateret fejl i leverancen. Filen modtages umiddelbart efter at filer er blevet afleveret hos Nets.

V-file
Er en validerings-file. Det er en læsbar tekstfil, som overordnet informerer om de overførte transaktioner. Der vil stå ’Fejl’ i kolonnen status, hvis nogle af de overførte transaktioner er fejlbehæftet. Denne fil modtages også umiddelbart efter overførelsen til Nets. Filen kan læses ved at trykke på knappen ’Vis’ eller man kan også vælge at udlæse den fra Filarkivet.

D-file
Er data-filen, som indeholder informationer der opdateres i Uniconta. Filen vil blive indlæst omkring kl. 19 på hverdage. Filen indeholder to typer informationer:

Kvittering og anmærkninger (690)
Denne leverancetype sender Nets til dataleverandøren når Nets har modtaget leverancer med debitoroplysninger.

Filen indeholder oplysninger om Mandater og Betalinger.

Alle oplysningerne i denne fil vil blive opdateret på de enkelte Betalinger eller Mandater. I nogle tilfælde vil status ændre sig på Betalingerne. Alle informationer vil blive skrevet i loggen på Betalingen/Mandatet.

Herunder er nogle eksempler på statusopdateringer der kan modtages på et Mandat.

Herunder er nogle eksempler på statusopdateringer der kan modtages på en betaling.

Betalingsoplysninger (602)
Denne leverancetype sender Nets på betalingsdagen når de ønskede betalinger er blevet gennemført. Betalingerne har Nets forinden modtaget besked om i en leverance med debitoroplysninger.

Filen indeholder oplysninger om Mandater og Betalinger.

Herunder er et eksempel på en betaling.

Opkrævningen blev sendt d. 20.06.18. Betalingen er blevet gennemført d. 21.06.18

Beskrivelse af filer (Betalingsservice)

Afsendelse – Mandater
Tilmelding af mandater har følgende maske Mandate_NetsBS_<RegnskabId>_<Kreditornummer><yymmdd_hhmmss>_Register
Afmelding af mandater har følgende maske Mandate_NetsBS_<RegnskabId>_<Kreditornummer><yymmdd_hhmmss>_Unregister
Ændring af mandater har følgende maske Mandate_NetsBS_<RegnskabId>_<Kreditornummer><yymmdd_hhmmss>_Change

Afsendelse – Opkrævning/Udbetaling
Filerne har følgende maske AB_PBSXML000<yyyymm><cvr-nummer><Unikt-id>PROD

Eksempel: AB_PBSXML000201903332669280012100256PROD.zip

Filen vil altid være komprimeret – derfor extension .zip.

Modtagelse
Uniconta modtager følgende filer fra Nets Betalingsservice.

T-file
Er en transmission-file, som udelukkende fortæller om de afsendte filer er korrekt modtaget hos Nets. Filen modtages umiddelbart efter at filer er blevet afleveret hos Nets. Man skal her være opmærksom på, at Uniconta vil modtage filen med en forsinkelse på højst 60 minutter.

V-file
Er en validerings-file. Det er en læsbar tekstfil, som overordnet informerer om de overførte transaktioner. Der vil stå ’Fejl’ i kolonnen status, hvis nogle af de overførte transaktioner er fejlbehæftet. Denne fil modtages også umiddelbart efter overførelsen til Nets. Filen kan læses ved at trykke på knappen ’Vis’ eller man kan også vælge at udlæse den fra Filarkivet.

Eksempel på fejl i fil fra Betalingsservice
Får man nedenstående information i Bogføringskladden (BS: Could not find original invoice), så skyldes det, at Uniconta ikke kan finde fakturaen (den åbnepostering) der relaterer sig til indbetalingen fra Nets. Det kan der være flere årsager til.

Har man en Total-løsning, så kan det skyldes, at kunden har tastet forkerte oplysninger fra Indbetalingskortet. I nedenstående har en kunde tastet forkerte oplysninger. Får man ovenstående fejl i Bogføringskladden vil man kunne se en fejlbeskrivelse under Filarkiv.

I Filarkivet kan man se, at denne 602-file har en indbetaling, som ikke umiddelbart kan findes i Uniconta. Mandat-ID ser i dette tilfælde mystisk ud, da længden af ID afviger meget fra hvordan Mandat-ID er oprettet i det aktuelle regnskab. Det er et tegn på, at kunden sandsynligvis har tastet forkert.

I nogle tilfælde kan Nets hjælpe med at finde kunden, hvis der er tastet i ciffer for meget eller lignende, men i dette tilfælde kan Nets ikke se hvem der har indbetalt. Det er derfor kun Kreditors bank, der kan se det via en såkaldt Arkivreference. De skal derfor henvende sig til deres egen bank.

Herunder er indholdet i 602-filen. Her fremgår det tydeligt, at denne indbetaling afviger fra de andre indbetalinger.

Problemet kan også opstå, hvis man som firma selv udsender fakturaer med et indbetalingskort og samtidig opkræver via Betalingsservice med samme FI-kreditornummer og adviseringen er sat til at være Nets.

Læs mere i afsnittet ‘Oprettelse/Ændring af FI-kreditor’

I denne situation vil alle indbetalinger komme i 602-filen fra Nets. Det betyder, at indbetalinger som kunder har foretaget via de fakturaer firmaet selv har udsendt – vil også komme med i 602-filen. Problemet er nu, at Nets ikke kender det BetalingsID der står på Indbetalingskortet og kan derfor ikke oversætte koden. Disse indbetalinger vil derfor fejle ifm. indlæsningen i Uniconta.

Løsningen på dette er også beskrevet i ovenstående link.

Eksempel på fejl i fil fra Leverandørservice
I dette eksempel, er der modtaget en V-file fra Nets, som har fået status ’Fejl’. Det anbefales derfor, at man kigger i selve filen. Udlæs filen ved at bruge knappen ’Eksport af fil’ og åben herefter filen i en tekst-editor.

Her kan det læses, at opkrævningen på 40.937,00 er blevet afvist, da det samlede opkrævningsbeløb pr. dag overstiger det maksimalt tilladte.

D-file
Er data-filen, som indeholder informationer der opdateres i Uniconta. Filerne vil blive indlæst efter kl. 19 på hverdage. Der vil komme to typer filer:

602 – Denne fil indeholder betalingsinformationer
603 – Denne fil indeholder aftaleoplysninger. Tilmelding og afmeldinger af aftaler.
686 – Denne fil kan bestilles hos Nets, hvis man ønsker at modtage den. Læs mere om filen her