I Uniconta kan der oprettes en kladde med (Læs mere Anbefalinger) lige så mange opsætninger pr. regnskab, som det ønskes. Se eventuelt opsætning af kladder
Det kan anbefales at lave specielle kladdeopsætninger til f.eks:
- Daglig kladde
- Bank
- Stående kladder
- Debitor
- Kreditor
Selve kladdens opstilling kan justeres og gemmes via layout. Se eventuelt Lynguide til Uniconta
En ekstra funktion omkring kladder: Hvis en bruger i to regnskaber laver en kladde med samme navn, så bliver layout på kladden det samme i de to regnskaber.
Økonomi/Bogføring/Kladdelinjer
Almindelig finansbogføring
Det er muligt at lave posteringer på enkeltlinjer, hvor både konto og modkonto udfyldes. Herved går bilaget automatisk i 0 og kan bogføres.
Har man på debitor angivet en salgskonto eller på kreditor en udgiftskonto, så benyttes disse i klassekladden som forslag til modkonto. Denne modkonto indsættes ikke før man angiver fortegnet på beløbet. Man ønsker nemlig ikke at benytte dette forslag, hvis der er tale om en betaling. Læs mere her og her.
Der kan registreres posteringer over flere linjer. Det betyder, at saldoen over flere linjer skal blive 0. Dette kan løbende checkes i toppen af kladden.
Fast-tekster
Det er muligt at kontere og inddele posteringer i grupper via Fast-tekster.
I stedet for at indtaste i fast-tekst, vælges den ønskede tekst og dermed en eventuel konterings-regel i kladdefeltet “Fast-Tekst”. Brug “Fast-tekster” for navngivning af standardopsætninger for Fast-tekster.
Modpostering
Det er muligt at fordele en posteringslinje i flere poster (Fordelingsskabelon). Det gøres via Modkonti i kladden.
I stedet for at indtaste i modkonto vælges knappen modkonto og en konterings-regel kan tilføjes. Brug “Standardmodkonti” for navngivning af standardopsætninger for modkonto.
Vælg den ønskede modkontering ved at trykke på dropdown boksen i feltet Standardmodkonto. Læs mere om indtastning af “Standardmodkonti her”
Periodisering
Det er muligt at lave periodisering i kladden.
Under registrering vælges den type Periodisering, der ønskes. Det gøres under feltet [Fordeling].
Hvis ikke der under opsætning af [Periodisering] er sat periodiseringsperioder, kan [Periodiseringsdato (Fra)] og [Periodiseringsdato (Til)] sættes
Uniconta vil så automatisk beregne periodiseringsposterne. Resultatet kan ses under [Bogføring]. Sæt hak i simulering. Herved vises de poster, Uniconta vil generere.
Dimensioner
Man kan hente oprettede dimensionsfelter i en kladde ved brug at ALT+F eller Layout knappen.
Husk at dimensioner skal sættes til “Aktiv” på kontoen i kontoplanen hvis man ønsker at bruge en dimension ved bogføring på en konto. Læs mere her.
Debitor og kreditor bogføring
Det er muligt at lave posteringer på enkelt linjer, hvor både konto og modkonto udfyldes. Herved går bilaget automatisk i 0 og kan bogføres.
Udligninger kan foretages på F8. Det anbefales, at kontotype sættes til finans og, at modkontotype sættes til debitor/kreditor. Samtidig sættes kladden op til moms i både konto og modkonto.
Husk at momsopsætningen bestemmer om der i kladden skal tastes beløb som brutto (inkl. moms) eller som Netto (excl. moms). Læs mere her.
Er der udlignet og går man senere tilbage til linien og tilføjer endnu en betaling sættes fluebenet på debitorudligningen. Beløbet hentes ikke med tilbage.
Vi overskriver aldrig et beløb. Ønskes beløbet ændret skal det tastes eller også skal linien slettes helt og oprettes igen.
Har man i kladdeopsætning sat hak i ‘Brug momskoden fra debitor/kreditor i kladden’ skal man indtaste finanskontoen først og debitor/kreditor kontoen som modkonto for at få den momskode fra debitor/kreditor og ikke momskoden fra finanskontoen.
Læs mere om kladdeopsætning her.
Vedhæft et fysisk bilag
Man kan på kladdelinjerne vedhæfte et fysiske bilag fra indbakken eller importere en fil ved brug af knappen ‘Fysisk bilag’. Der kan kun vedhæftes et bilag per bogføringslinje. Ønsker man at tilføje flere filer skal de sammenlægges til en fil i forvejen. Det kan man i Fysiske bilag (indbakken) ved brug af ‘Sammenlæg to pdf’er’ eller ‘Opret kuvert’. Læs mere her og her.
Bogføring med antal
I Uniconta er det muligt at bogføre med antal. Læs mere her.
Stående kladder
Stående kladder benyttes, såfremt de samme posteringer skal laves måned efter måned. Det anbefales, at bogføringsdato sættes til [Dags Dato] eller [Valgt Dato]. En stående kladde har en kladdeopsætning hvor der ikke er sat hak i ‘slet linjer efter bogføring’.
Check af bilag
Det er muligt at få Uniconta til at checke, hvilke bilag der evt. ikke stemmer.
Det man kan gøre, for at finde ubalancen er, at trække feltet ”sum” ind i kladden. Det er i layout/rediger. Feltet indsættes automatisk, hvis der køres en simuleret bogføring og summen ikke er 0.
Det vil vise summe linje for linje. Når summen går i 0, så er alt korrekt. Debit = Kredit.
Eksempel:
Delbogføring
Man kan delbogføre i kladden, ved at markere de linjer, der ikke skal bogføres med status “Venter“.
Har man ikke feltet “Venter” vist i oversigten, kan man læse her, hvordan man indsætter feltet (eller brug genvejstast ‘ALT-F’).
Bogfør i fremmed valuta
I bogføringskladden kan du vælge at tilføje felterne:
Debet (valuta)
Kredit (valuta)
Beløb valuta
Valuta
Du skal vælge en anden valuta i “Valuta” feltet, og taster beløbet i “Beløb valuta” feltet.
Eks.: Vælg “EUR” og tast 100 i “Beløb valuta”, og du vil få 100 i “Debet (valuta)” feltet dvs. EUR og ca. 743,65 i “Debet” feltet – dvs. DKK
Posterings-ændringslog
Vi har nogle funktioner på bilag, så som at vende fortegn, ændre konto og slette et bilag. Når disse benyttes, skrives det nu i en log. Loggen findes på kladdeniveau, og kan ses på tværs af alle kladder under ‘Økonomi/Revisionsaktiviteter/Logfil for ændrede poster’.
Simulering
Det er muligt at simulere bogføringer ved ikke at fjerne markeringen for “Simulering” når der trykkes på knappen “Bogfør”. Vær opmærksom på at posteringer på kursdifference-kontoen ikke vises ved simulering.
Fejlmeddelelser og ‘Kontroller kladde’ knappen.
Det er vigtigt at man kontroller kladden. Hvis kladden ikke er i orden, så får man f.eks. en fejl ved at udskrive kontoudtog når man har valgt at inkludere kladder.
For at kontrollere kladden, vælg kladden og tryk på ‘Kontroller kladde’ knappen.
Får man f.eks “Fejl: Summen skal være 0” kan det skyldes at f.eks man har glemt en debit eller kredit eller at man har sat ‘Maksimal Øredifference’ til mindre end man har brug for under Debitor/Vedligeholdelser/Nummerserier. Læs mere her.
Funktioner i kladden
Opret fil til betalinger: Ønsker brugeren at oprette en fil til betalinger (kræver bl.a. at betalings Id er udfyldt), så gøres det under funktioner i kladden. Læs mere om opsætning af kreditor betalinger her.
Vend fortegn: Man kan også vende fortegn på kladdens poster her under ‘Funktioner’.
Re-nummerering af bilag: Ønsker man at re-nummerere alle bilag i kladden, så gøres det her. Læs mere om bilagsnummerserier her og om opsætning af bilagsnummer i kladde opsætning her.
Sæt tekst: Teksten kan ændres på alle viste bilag. OBS! Denne ændrer alle tekster.
Sæt dato: Dato kan ændres på alle viste bilag. OBS! Denne ændrer alle datoer. Der kan tastes en eksakt dato eller der kan lægges et antal dage til datoen i kladden.
Sæt nulstil beløb: Bruges en stående kladde, så kan ‘Sæt nulstil beløb’ med fordel bruges, hvor der er nye beløb.
Fjern vedhæftede filer: Eksisterende vedhæftede bilag slettes med ‘Fjern vedhæftede filer’.
Sortering i kladdelinjer
Linjer i klassekladden kan sorteres, men sorteringen beholdes ikke under bogføring.
Fortryd slet
Det er muligt at fortryde sletning af linie. Vælg ”Fortryd slet” i kassekladde menuen. Funktionen virker indtil der trykkes ”gem”.
Kladde tips og tricks
Se en VIDEO om tips og tricks i kladden. Beregning af moms i kladdefelter: minut 36:00 – 37:00 af videoen. Korrigering af kladdeposteringer ved brug af copy/paste/slet bilag/kopere fra excel: minut 37:00 – 46:00 af videoen. Kladdefunktioner (re-nummerering af bilag, sæt dato osv.): minut 46:00-48:00. Kladdeskabeloner: minut 47:45-56:00. Fast-tekster: minut 56:00-1:00:00. Resten af videoen handler om periodiseringer (minut 1:00-28:00) og fordelinger (minut 28:30-36:00) opsætning og postering i kladder.