Bogføring i kassekladder

Bogføringskladderne, også kaldet finanskladderne finder du under Økonomi/Bogføring

Opsætning af kladder

I Uniconta kan der oprettes alle de kladder der ønskes, og hver kladde har sin egen opsætning.
Se artiklen opsætning af kladder

Det kan anbefales at lave specielle kladdeopsætninger til f.eks: (Følg venligst vores Anbefalinger)

• Daglig kladde
• Bank
• Stående kladder (f.eks. en løn kladde)
• Debitor
• Kreditor

Det anbefales at man kun arbejder i én kladde ad gangen.

Kladdelayout

Med kladdelayout menes der rækkefølgen på felterne i kladden samt hvilke felter der vises.
Layoutet i kladden kan justeres og gemmes via layout. Se eventuelt Lynguide til Uniconta:
Husk at layoutet som udgangspunkt gemmes pr. kladde og pr. bruger og kan benyttes på tværs af regnskaber. Hvis en bruger i to regnskaber laver en kladde med samme navn, og tilpasser layoutet, så bliver layoutet på kladden det samme i de to regnskaber.

Kladdelinjer

Selve indtastningen af bilag og bogføringen heraf sker på kladdelinjerne.
Vælg derfor Økonomi/Bogføring og dobbeltklik på den ønskede kladde, for at åbne kladdelinjerne. Alternativt kan du vælge knappen Kladdelinjer på båndet.

Det er muligt at indtaste bilag på én kladdelinje, ved at udfylde både konto og modkonto. Herved går bilaget automatisk i 0 og kan bogføres.
Et bilag kan også splittes over flere kladdelinjer, så skal saldoen over flere linjer blive nul. Saldoen i kladden kan ses på båndet, og det er også muligt at indsætte feltet Sum som viser saldoen på den enkelte linje i kladden.

OBS skal alle kladde poster slettes gøres det på økonomi/bogføring stå på den aktuelle kladde og benyt knappen “slet poster i kladde”

Video med tips og tricks

Se en VIDEO om tips og tricks i kladden:
Beregning af moms i kladdefelter: minut 36:00 – 37:00 af videoen.
Korrigering af kladdeposteringer ved brug af copy/paste/slet bilag/kopiere fra excel: minut 37:00 – 46:00 af videoen.
Kladdefunktioner (re-nummerering af bilag, sæt dato osv.): minut 46:00-48:00.
Kladdeskabeloner: minut 47:45-56:00.
Fast-tekster: minut 56:00-1:00:00.
Periodiseringer: minut 1:00-28:00)
Fordelinger: minut 28:30-36:00
Opsætning og postering i kladder.

Beskrivelse af knapper på kladdeoversigten

Beskrivelse af felter på kladdelinjerne

Nedenfor beskrives udvalgte felter i kladden:

Feltnavn	Beskrivelse
Bilag	Feltet bilag vises ikke i min kladde Feltet Bilagsnummer vises kun i kladden, hvis du under Økonomi/Bogføring/knappen Opsætning af kladde har fjernet markeringen i feltet Tildeling af bilagsnummer under ‘Bogfør kladde’ på den aktuelle kladde.Feltet bilag vises, men udfyldes ikke automatisk med bilagsnumre Hvis du i opsætningen af kladden har udfyldt nummerserie-felterne, som vist i eksemplet nedenfor, så vil feltet Bilagsnummer blive vist i kladden, og feltet Bilagsnummer vil automatisk blive udfyldt med næste nummer fra den valgte nummerserie.TIP! Hvis du benytter denne opsætning, og sletter en indtastes linje i kladden, så vil der være et “hul” i din bilagsnummerserie. Men ved at vælge knappen Funktioner/Re-nummerering af bilag i kladden, kan du få systemet til at re-nummerere bilagene i kladden, så der ikke er huller i nummerserien. Feltet bilag vises, men det må ikke blive udfyldt automatisk Hvis du i opsætningen af kladden har udfyldt nummerserie-felterne, som vist i eksemplet nedenfor, så vil feltet Bilagsnummer blive vist i kladden, men feltet Bilagsnummer vil ikke blive udfyldt automatisk, men skal i stedet udfyldes manuelt.TIP! Hvis du benytter denne opsætning, og indtaster et bilagsnummer på første linje i din kladde, så kan du ved at vælge knappen Funktioner/Re-nummerering af bilag i kladden, få systemet til at tildele bilagsnumre til de øvrige linjer i kladden automatisk.
Fast-tekst	I feltet Fast-tekst kan du vælge en tekst på en liste over faste-tekster. Disse faste tekster kan også tildeles et nummer, således at du blot kan indtaste et nummer på en ønsket tekst, og så udfyldes felterne Fast-tekst og Tekst med teksten knyttet samme  med dette nummer. Posteringerne der bogføres i kladden, gemmes med en tekst, der er en kombination af indholdet i felterne Fast-tekst og Tekst. Det kan derfor være en fordel at indtaste nummeret på fast-teksten i feltet Tekst i stedet for, så teksten kun benyttes én gang. I så fald kan du blot fjerne feltet Fast-tekst fra din kladde. Til fast-teksterne kan der også knyttes konteringsopsætning, så felterne Kontotype, Konto, Modkontotype og Modkonto udfyldes automatisk, når du indtaster nummeret på din fast-tekst og/eller vælger din fast-tekst. Fast-teksterne oprettes og vedligeholdes under Økonomi/Bogføring og knappen Fast-tekster   I stedet for at indtaste i fast-tekst, vælges den ønskede tekst og dermed en eventuel konterings-regel i kladdefeltet “Fast-Tekst”. Brug “Fast-tekster” for navngivning af standardopsætninger for Fast-tekster. Se denne video minut 56:00-1:00:00 VIDEO
Modkonto	Har man på debitor angivet en salgskonto eller på kreditor en udgiftskonto, så benyttes disse i kassekladden som forslag til modkonto. Denne modkonto indsættes ikke før man angiver fortegnet på beløbet. Man ønsker nemlig ikke at benytte dette forslag, hvis der er tale om en betaling. Læs mere om debitor her og om kreditor her.
Fordeling, Periodisering fra og Periodisering til	Disse felter i kladden benyttes, hvis der skal bogføres periodiseringer og fordelinger. Læs mere herom nedenfor.
Dimensioner	Man kan hente oprettede dimensionsfelter i en kladde ved brug at ALT+F eller Layout knappen, hvis der er oprettet dimensioner under Økonomi/Vedligeholdelse/Dimensioner. Husk at dimensioner skal sættes til “Aktiv” på kontoen i kontoplanen hvis man ønsker at bruge en dimension ved bogføring på en konto.  Læs mere her. Det er muligt at fordele omkostninger over flere dimensioner med en fordelingsskabelon. Læs mere om opsætning af fordelinger her.
Udligninger	I feltet Udligninger vil der stå hvilket faktura der bliver udlignet ved brug af F8. Hvis man f.eks. udligner 2 fakturaer, vil der stå [fakturanr1];[Fakturanr2]. Det er også muligt at indtaste fakturanr. manuelt, dog kun et fakturanr. på linje, hvorefter den aktuelle faktura bliver udlignet på debitoren.
Faktura	Indtastes et fakturanummer i dette felt ved bogføring af en indbetaling fra en debitor, så vil systemet automatisk indsætte debitorkonto og beløb på linjen, hvis der er tale om et fakturanummer der findes under åbne debitorposter. Ved bogføring udlignes den åbne debitorpost. Hvis du vælger kontotype = Kreditor og indtaster et fakturanummer ved bogføring af en betaling til en kreditor, så udfyldes kreditorkontoen og beløbet automatisk i kladden, hvis nummeret findes under åbne kreditorposter. Ved bogføring udlignes den åbne kreditorpost.
Antal	I Uniconta er det muligt at bogføre med antal. Læs mere her. Hvis der indtastes antal i bogføringskladderne, så gemmes disse til finansposteringerne, og også til projekt, såfremt der også angives projekt på linjen i bogføringskladden. Bemærk! Antal gemmes kun på posteringerne, hvis man under Firma/Firmaoplysninger har markeret feltet Benyt ‘antal’ i finansposterne.
Reference	I bogføringskladderne kan der indtastes et reference-nummer. Dette nummer vil blive gemt på de bogførte finansposteringer.
Venter	Man kan nøjes med at bogføre en del af posteringerne i en kladde, ved at markere de linjer, der ikke skal bogføres i feltet Venter. Har man ikke feltet Venter vist i oversigten, kan man læse her, hvordan man indsætter feltet.
Godkendt	En anden måde at forhindre bogføring af en linje er ved at slå ”linjer skal godkendes” til på kladdeopsætningen, og så på hver linje sætte hak i ”godkendt” på dem som skal bogføres

Beskrivelse af knapper på kladdelinjerne

Nedenfor beskrives udvalgte knapper på båndet:

Bogføring på debitor/kreditor

Indbetalinger

Du kan se en beskrivelse af, hvordan der indtastes, udlignes og bogføres indbetalinger på debitorer her.

Udbetalinger

Udbetalinger til leverandører kan bogføres ved at udfylde feltet Kontotype med Kreditor og feltet Konto med leverandøren der betales.
I feltet Modkonto vælges den konto som beløbet betales fra, f.eks. en bankkonto.

Tast evt. F8 for at udpege hvilke åbne kreditorfakturaer der betales. I så fald udfyldes felterne Beløb og Faktura eller Udligning automatisk, og de åbne kreditorposter udlignes ved bogføring. Alternativt indtastes der manuelt et beløb f.eks. i feltet Debet.

Bogføring af køb og salg

Hvis du ønsker at bogføre køb og salg på debitorer og kreditorer, så anbefales det at udfylde feltet Konto med den købs- eller salgskonto som købet/salget skal bogføres på. I feltet Modkontotype vælger du Debitor ved salg eller Kreditor ved køb, og så kan du i feltet Modkonto vælge den debitor/kreditor du ønsker at bogføre på.

I feltet Faktura kan du indtaste fakturanummeret.

Husk at momsopsætningen bestemmer om der i kladden skal tastes beløb som brutto (inkl. moms) eller som Netto (excl. moms). Læs mere her.

Det anbefales, at feltet Brug momskoden fra debitor/kreditor i kladden er markeret under kladdeopsætningen, således at det er momskoden fra debitor-/kreditorkontoen der automatisk bruges i kladden, og ikke den fra finanskontoen. Læs mere om kladdeopsætning her.

Bogfør i fremmed valuta

I bogføringskladden kan du vælge at tilføje felterne:

Debet (valuta)
Kredit (valuta)
Beløb valuta
Valuta

Du skal vælge valuta i feltet Valuta, og indtaste valutabeløbet i feltet Beløb valuta eller Debet (valuta) eller Kredit (valuta).
Systemet omregner så automatisk valutabeløbet til regnskabsvalutaen og udfylder felterne Debet,Kredit og/eller Beløb. 

Eksempel

Eks.: Vælg “EUR” og tast 100 i “Beløb valuta”, og du vil få 100 i “Debet (valuta)” feltet dvs. EUR og ca. 743,65 i “Debet” feltet – dvs. DKK

Simulering

Det er muligt at simulere bogføringer inden bogføring, ved at vælge knappen Bogfør kladde og markere feltet Simulering.
Bemærk! Posteringer på kursdifference-kontoen vises ikke ved simulering.

Vedhæft et bilag

Man kan på kladdelinjerne vedhæfte et “fysisk bilag” fra indbakken, importere en fil eller ‘Trække og slippe’ en fil ved brug af knappen Fysisk bilag. Der kan kun vedhæftes et bilag per bogføringslinje. Ønsker man at tilføje flere filer skal de sammenlægges til en fil i forvejen. Det kan man under Økonomi/Fysiske bilag (indbakken) ved brug af knappen Sammenlæg to pdf’er eller Opret kuvert. Læs mere om disse funktioner her og her.

Hvis du har en hel kladde med posteringer, som du ønsker at få vedhæftet bilag på, så anbefales det at bruge knappen Forbind fysisk bilag med kladdelinjer under Økonomi/Bogføring.

Stående kladder

Stående kladder benyttes, såfremt de samme posteringer skal laves måned efter måned. Det anbefales, at bogføringsdato sættes til [Dags Dato] eller [Valgt Dato]. En stående kladde har en kladdeopsætning hvor der ikke er sat hak i ‘slet linjer efter bogføring’.

Find ubalance i kladden

Hvis der er ubalance i en kladde, kan den ikke bogføres, og når du kontrollerer kladden vil der blive vist en fejlbesked om at der er ubalance.
For at finde ubalancen kan du indsætte feltet Sum i kladden vha. knappen Layout/Rediger. Feltet viser balancen i kladden pr. kladdelinje.
Feltet indsættes automatisk, hvis der køres en simuleret bogføring og summen ikke er 0.

Eksempel:

Bogførte kladder og ændring af bogføring

Når en kladde bogføres, dannes der automatisk en post i oversigten Bogførte kladder under Økonomi/Rapporter/Bogførte kladder.
I oversigten med de bogførte kladder kan du se, hvornår de er bogført, og af hvem m.m.

Ved at vælge knappen Bogførte posteringer kan du se de posteringer du har bogført i den aktuelle kladde.

Hvis du har bogført noget forkert, kan du under Bogførte posteringer vælge knappen Posteringer på bilag og herfra vælge knappen Rediger postering og rette på den bogførte post. Læs mere om disse redigeringsmuligheder her.

Se denne VIDEO minut 37:00 – 46:00  vedr korrektion af bogførte poster m.m.

Hvis disse redigeringsmuligheder benyttes kan de ses på kladde-niveau ved at vælge knappen Logfil for ændrede poster under Økonomi/Rapporter/Bogførte kladder, men loggen kan også ses på tværs af alle kladder under Økonomi/Revisionsaktiviteter/Logfil for ændrede poster.

Periodisering/fordeling

Det er muligt at lave periodisering i kladden.

Under registrering vælges den type Periodisering, der ønskes. Det gøres under feltet [Fordeling].

Hvis ikke der under opsætning af [Periodisering] er sat periodiseringsperioder, kan [Periodiseringsdato (Fra)] og [Periodiseringsdato (Til)] sættes

Uniconta vil så automatisk beregne periodiseringsposterne. Resultatet kan ses under [Bogføring]. Sæt hak i simulering. Herved vises de poster, Uniconta vil generere.

Se denne VIDEO  Periodiseringer: minut 1:00-28:00 og fordelinger: minut 28:30-36:00

Fejlmeddelelser i kladden

Det kan være en god idé, at kontroller kladden inden bogføring vha. knappen Kontroller kladde.
Hvis kladden ikke er i orden, så får man vist en fejlbesked ved forsøg på bogføring eller ved kontrollering af kladden.

Summen skal være 0
Denne fejlbesked vises, hvis ikke der er balance i kladden. Indsæt evt. feltet Sum der viser balancen i kladden pr. linje.

Knappen funktioner

Se evt. denne VIDEO minut 46:00-48:00.

Sortering i kladdelinjer

Linjer i kassekladden kan sorteres, men sorteringen beholdes ikke under bogføring, og hvis der tilføjes nye linjer, så vil de blive tilføjet/indsat i linje-nummer-rækkefølge, hvilket ikke nødvendigvis er den rækkefølge du så har valgt at se linjerne i.
Indsæt evt. feltet Linjenummer så du kan ændre sortering til at være efter linjenummer, indsætte ekstra bilag, og så ændre sortering igen til noget andet.