Budget / Forkalkulation

ProjektBudget 

Her vises budgetter på alle projekter.

Det kan ses om det enkelte budget er aktivt. Ligeledes kan Poster og summer Vises.

Herudover kan der oprettes budgetter på alle projekter på en gang ved at tage udgangspunkt i sidste års tal. Endvidere kan priser opdateres på eksisterende Budgetter.

Det er muligt at kopiere realiserede poster til et budget for en nye periode. Alle disse kopierede poster tildeles en Budgetgruppe, der fortæller at alle budgetposter i gruppen er et sammenhængende budget. Kopiering foregår således.:

Generelt ifm. oprettelse af budget

Læs mere her vedrørende masseoprettelse af projektbudgetter.

Opret budget (realiseret)

Ved at benytte dette menupunkt rulles alle realiserede poster på et projekt fra en periode til samme budgetperiode på samme projekt året efter.

Rulningen vil foretages efter de valgte kriterier.

Periode: Angiv perioden for det budget der skal dannes.
Ovenstående opsætning vil finde alle Projekt-transaktioner for perioden 01-01-2020 til 30-06-2020 og oprette dem som budget-posteringer i perioden 01-01-2021 til 30-06-2021

Gruppe: Det er et krav at Budgetgruppen er udfyldt. Læs om BudgetGrupper her.
Medarbejder: Opret budget for en specifik medarbejder.
Projekt: Opret budget for et specifikt projekt.
Kommentar-feltet vil blive indsat i kolonnen ’Kommentar’ for alle nye budgetter. Efterlades feltet blank – indsættes der en standard værdi, da feltet er Mandatory.

OBS.: Er der “Opgaver” på projektposterne kopieres intet over, hvis ikke der er “hak” i “Inklusiv projekt opgaver”
OBS.: Er der allerede budgetposter på Budgetgruppen kopieres intet over hvis der ikke er “hak” i “Slet  eksisterende budgetposter”

Opret budget (Opgaver)

Det er også muligt at rulle ud fra Opgaver på de enkelte projekter

Ovenstående opsætning vil finde alle Projekt-transaktioner på de viste/filtrerede projekter i oversigten.

Dialogen er opdelt i to grupper:
Indstillinger
’Budgetgruppe’: Angivelse af den budgetgruppe som budgetposteringerne skal tilknyttes.
’Arbejdsområde’: Angivelse af det Arbejdsområde hvorfra man ønsker opgaverne
’Princip’: Princip 1 Der dannes én budgetpost med alle timerne placeret på startdatoen
Princip 2 Opdeler Opgaven i x-antal budgetlinjer efter antal timer pr. dag, hvis man f.eks. har estimeret Opgaven til 50 timer og angives 8 timer pr. dag i dialogen, så vil der dannes 6 dage med 8 timer og en enkelt dag med 2 timer. Alle budgetlinjer oprettes med startdatoen og kan herefter flyttes i Budgetdelen.
’Timer’: Angiv fordelingsnøglen af antal timer pr. dag.
‘Princip 3’ Normtimer. Opdeler Opgaven i x-antal budgetlinjer efter antal norm timer på medarbejderen pr. dag, hvis man f.eks. har estimeret Opgaven til 50 timer. Normtiden er 6 timer pr. dag, så vil der dannes 8 dage med 6 timer og en enkelt dag med 2 timer. Alle budgetlinjer oprettes med startdatoen og kan herefter flyttes i Budgetdelen.
’Slet eksisterende budgetposter’: Er der hak i denne, så vil budgetposteringer der opfylder kriterierne i dialogen blive slettet inden oprettelse af nye budgetposteringer.

Afgrænsninger
Mulighed for at afgrænse hvilke opgaver der skal ligge til grund for budgettet.

Processen
Herefter gennemløbes Opgave-tabellen for alle de Opgaver, som opfylder dialog-afgrænsningen (valgte projekter og valgt Arbejdsområde evt. også Lønart). Det er et krav, at Arbejdsområde er udfyldt. Budgetposterne kan kun oprettes, hvis opgaverne for Arbejdsområde 2020 er oprettet. Denne funktion vil ikke kopiere Opgaver det foregår fra Opgaver eller Projekt.

Kontroller

Læs mere her

Opdater Ankerbudget

Når budgettet er færdigt, så kan det gemmes som Ankerbudget. Det er herefter muligt at sammenligne med f.eks realiserede tal, Efterfølgende editerede budgettal og Normtider.

Anker budgettet gemmes og kan ikke editeres fra planlægning og budgetmodulerne.

Opdater priser

Opdater priser (Budget)

Funktionen vil opdatere Kost- og Salgspriser efter det standardprincip, som også benyttes i Timekladden og Projektkladden.

Generelt ifm. opdatering af priser
Der opdateres kun priser for aktive projekter. Et aktivt projekt er defineret som:

• Blokeret = false
• Fase = (Oprettet, Tilbud, Godkendt og Igangværende)

Følgende felter er mandatory i dialogen

• Perioden
• Budgetgruppe

Når budgettet oprettes kopieres de “gamle” priser med over. Ændres priser for budgetperioden kan de “gamle” priser opdateres med de nye priser. Der bruges samme prisopslag som i timekladde.

Nedenstående vil opdaterer alle poster for 2021. Budgetgruppe skal udfyldes.

Import af budget fra Excel

Det er muligt at importere sit projektbudget til Uniconta, via Værktøjer/Data/Indlæs data

Nedenstående er et eksempel på hvilke felter man kan benytte.

Bemærk: Der skal være sat hak i feltet “Aktuel”, på budgettet, for at man kan importere budgetlinjerne.

Budget felter: (tabel: ProjectBudgetClient)

Bemærk: PrimaryKeyId skal ikke importeres, men dannes når man importere de resterende felter.

Man skal som minimum importere Projekt og Budgetgruppe. Budgetgruppe skal være oprettet inden import.

Budget linjer: (tabel: ProjectBudgetLineClient)

For at kunne importere budgetlinjerne skal man i sin importfil have tilknyttet PrimaryKeyId. PrimaryKeyId er den nøgle som budgetprojektet får tildelt og skal sammenkædes med linjerne.

Denne “Key” kan man kun få ved at åbne Projekt/Raporter/Budget, indsætte feltet “PrimaryKeyId”, så det vises i oversigten, og vælge marker alt (Ctrl+A) og kopiere alle linjer (Ctrl+C) over i Excel (Ctrl+V), hvorfra man skal sammenkæde PrimaryKeyId til sine budgetlinjer, udfra de projekter som de tilhører.

Bemærk: PrimaryKeyId hedder ved import Entydigt id.

Forklaring på PrimaryKeyId
I projektbudgettet, et det ikke nok med projektnummeret, da vi kan have flere budgetter på samme projekt, ex. et pr. år.
Så relationen i mellem budget og linjer er primarykey (1 til mange)