Under Debitor/Rapporter/Kontoudtog kan der udskrives kontoudtog med bevægelser på en eller flere kunder.
Der kan også udskrives kontoudtog ved hjælp af knappen Kontoudtog på båndet i Debitorkartoteket under Debitor/Debitor. Hvis kontoudtoget dannes fra debitorkartoteket, er der automatisk indsat et filter på den debitor der er markeret, når knappen Kontoudtog vælges.
Udfyld afgrænsningsfelterne og vælg knappen Søg, for at få dannet en liste over kunder, som systemet anbefaler, at du danner et kontoudtog til.
Beskrivelse af knapper på båndet
| Knap | Beskrivelse |
| Søg | Vælg knappen Søg for at få dannet en liste med de kunder, som matcher værdierne angivet i afgrænsningsfelterne og dem der er defineret under knappen Filtrer debitorer. |
| Filtrer debitorer | Vha. denne knap kan der tilføjes filtre på værdierne i Debitorkartoteket. Eksempel: TIP! Hvis du f.eks. ikke ønsker at få dannet kontoudtog til debitorer uden en faktura e-mail-adresse, så kan du indsætte feltet E-mail til faktura og filtre efter !=Null. |
| Ryd filter | Hvis du har fået lavet filtre, som du ønsker at nulstille, så kan du vælge knappen Ryd filter. |
| Fysisk bilag | Vælg knappen Fysisk bilag eller tast F7 for f.eks. at få vist fakturaen til kunden, hvis du har placeret markøren på en linje under en debitor med en faktura bogført i Uniconta. Brug evt. knappen Udfold række for at få udfoldet posterne på en kunde på oversigten. |
| Posteringer på bilag | Vælg denne knap, hvis du ønsker at se de finansposteringer, der er blevet bogført, på den postering du har placeret markøren på. |
| Åbne poster | Vælg denne knap, hvis du ønsker at se åbne debitorposter på den debitor, du har placeret markøren på. Dette er eksempelvis nyttig, hvis du kan se, at der er en åben faktura og en betaling, som burde have været udlignet, så kan du vha. denne knap hoppe til de åbne poster på debitoren og udligne de to poster. Husk at vælge knappen Søg igen efterfølgende, for at opdatere kontoudtogs-posterne. |
| Layout | Gem, hent, rediger eller slet et layout, dvs. opsætningen mht. rækkefølge af felter osv. i skærmbilledet |
| Send som e-mail | For at sende kontoudtog til alle debitorer, kan man vælge knappen Send som e-mail. Man får mulighed for at sende til Alle kunder, der vises i søgningen, eller man kan vælge Markerede linjer, dvs. de kunder, som man har markeret med et flueben i feltet til venstre for feltet Konto. Eksempel af “Markering” af en debitor:  Kontoudtoget sendes til den/de kontaktpersoner på debitoren, som har en markering i feltet Kontoudtog.Kontaktpersoner defineres vha. knappen Kontakter i Debitorkartoteket under Debitor/Debitor. Hvis ikke der er oprettet kontaktpersoner med denne opsætning på debitoren, så sendes kontoudtoget til e-mailadressen i feltet E-mail til faktura på debitoren i Debitorkartoteket.Tip! Du kan sætte et flueben i afkrydsningsfeltet i kolonne-overskriften i kolonnen til venstre for Konto-feltet, for derved at få markeret alle poster i din oversigt, og så kan du fjerne fluebenet ud for de debitorer, du ikke ønsker at danne et kontoudtog til. Teksten i selve e-mailen der dannes samt emne-overskrift m.m., der kan evt. vedhæftes en fil også. Det kan defineres under Debitor/Vedligeholdelse/E-mail-Opsætning. |
| Send e-mail fra Outlook | Der kan også sendes e-mails med kontoudtoget vha. denne knap. Her dannes mailen dog blot i Outlook, og man skal manuelt vælge at sende mailen i Outlook. Skal der masse sendes kontoudtog anbefales det at bruge knappen Send som e-mail i stedet for. |
| Alle felter | Vælg denne knap, for at få vist alle felterne på den debitor du har markeret på listen, og som du har udfoldet. Vælg evt. knappen Udfold række for at få debitorens poster udfoldet. |
Beskrivelse af afgrænsningsfelterne
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Fra dato Til dato | Udfyld felterne med det dato-interval, der ønskes medtaget på kontoudtoget |
| Fra konto Til konto | Udfyld felterne med det interval af debitorer, der skal dannes kontoudtog for. Bemærk! Du kan efterfølgende fravælge enkelte kunder du ikke vil danne kontoudtog til vha. markerings-feltet i oversigten. Læs mere herom ovenfor under beskrivelse af knappen Send som e-mail på båndet. |
| Stigende | Hvis dette felt er markeret, vil de ældste posteringer på den enkelte debitor blive vist øverst, dvs. er der tre posteringer på en debitor, dateret i henholdsvis januar, februar og marts, så vil værdien i januar stå øverst. Fjernes markeringen i dette felt, vises værdien fra marts øverst i stedet for. |
| Undlad tomme | Hvis feltet Undlad tomme markeres, så vil de debitorer, hvorpå der ikke har været bevægelse i den valgte periode, ikke blive vist på listen, når der vælges Søg. |
| Posteringer Kun åbne Kun forfaldne | Alle Vælges Alle så vises alle posteringerne på kunderne i det valgte datointerval.Kun åbne Vælges Kun åbne så vises kun de poster der er åbne i det valgte datointerval. Bemærk, det er kun poster der stadig er åbne, men som er bogført i det valgte dato-interval der vises. Systemet gemmer ingen informationer om, hvornår en post er blevet udlignet, og det er dermed ikke muligt at vise, hvilke poster der var åbne på en givent tidspunkt.Kun forfaldne Vælges Kun forfaldne så vises kun de debitorer, der har forfaldne poster i perioden. Bemærk, at hvis en kunde har en primosaldo på fra-datoen, hvoraf noget eller det hele er forfaldent, men at nye fakturaer i den valgte periode ikke er forfaldne, så medtages debitor ikke på oversigten, hvis der vælges Kun forfaldne. |
| Sideskift | Markeres Sideskift indsættes et sideskift mellem hver debitor, hvis det interne kontoudtog udskrives. |
| Vis udskrift | I Vis udskrift vælges enten Intern eller Ekstern udskrift. Ekstern er kontoudtoget der normalt sendes til kunderne. Intern-udskriften indeholder flere oplysninger – beregnet på intern brug i ens firma. Ekstern er den pæne udgave til kunden. Tryk på Printer-ikonet oppe i højre hjørne, for at se hvorledes kontoudtoget vil se ud udskrevet. |
| Vis valuta | Sæt evt. også flueben i Vis valuta, for at få dette vist på en udskrift. Bemærk! Der er to forskellige kontoudtogs-layout. Det ene bruges, når man ikke har markeret feltet Vis valuta, og det andet benyttes, når man har markeret feltet Vis valuta. |
Eksempel på afgrænsning og afsendelse af kontoudtog
Gå til Debitor/Rapporter/Kontoudtog.
Klik på Søg i menuen for at fremsøge alle debitorer, der har en saldo.
Afgræns så vidt muligt via afgrænsningsfelterne.
Se beskrivelse af afgrænsningsfelterne, længere oppe i artiklen.
Klik på Søg på båndet, når de ønskede afgrænsninger er valgt.
Ønsker man at filtrere på oplysninger fra debitorkartoteket, f.eks. hvis der ikke ønskes at danne kontoudtog til blokerede debitorer, skal man vælge knappen Filtrer debitorer på båndet og vælge feltet Blokeret og værdien 0 (0=ej blokeret/1=blokeret).
Har man f.eks. oprettet et brugerdefineret felt “Modtag kontoudtog?” på debitorkortet, kan man filtrere på dette.
Hvorpå kun de debitorer, der skal modtage kontoudtog, vil blive udvalgt.
Læs om hvordan man opretter er brugerdefineret felt her…
Fra Filtrer debitorer, kan man vælge mellem alle feltnavne på sit debitorkort.
Herunder er der valgt et oprettet (brugerdefineret) felt, ‘Modtag kontoudtog?’
Hvis værdien i feltet – på debitorkortet – er tjekket af med et flueben, skal værdien i feltet ´Filtrer efter’ være 1.
Ønsker man i stedet at vælge debitorer, hvor der ikke er tjekket af med et flueben, skal værdien i ´Filtrer efter’ være 0.
Klik på knappen Søg på båndet, når ønsket filter er sat. Alle debitorer indeholdende de valgte søgekriterier, vil nu blive vist.
Det er muligt at lave en yderligere afgrænsning i sin liste. Dette gøres ved brug af den lille tjek-boks, der er placeret foran alle debitorer vist i oversigten.
Ønsker man at markerer alle, kan man klikke på den lille boks i toppen, hvorpå alle linjer markeres.
Her kan man også afmærke en eller flere linjer nedenfor.
Afsendes der ved brug af Send som e-mail fra menuen, fås en besked-boks, der spørger om man vil sende til alle, eller kun de markerede linjer.
‘Alle’ betyder alle i listen, og ‘Markerede linjer’ betyder de linjer, der har hak i tjek-boksen.
Links til fakturaer m.m. på kontoudtog
På det eksterne kontoudtogslayout er det muligt, at få vist en clips ud for fakturaer, således at kunder der modtager kontoudtoget, selv kan hente de fakturaer de mangler .
Bemærk! Linket er kun aktivt på faktura der er under 3 måneder gamle.
Ligeledes er det muligt at få vist et MobilePay-ikon, så kunderne kan klikke på MobilePay-linket for at betale den aktuelle faktura via MobilePay.
Video – Debitorkontoudtog
I videoen nedenfor kan du se, hvordan der laves debitorkontoudtog:
https://www.uniconta.com/da/video/debitor/kontoudtog/
- Var denne artikel til hjælp? Har du spørgsmål til denne artikel, så klik her: Uniconta Support
- JaNej