I beskrivelsen vil ordet ‘Betalinger’ også dække over begrebet opkrævning. Opkrævning, som betyder, at man trækker sit tilgodehavende på sin kundes konto.
Betalingerne foretages i nedenstående skærmbillede. Det er alle åbne debitorposteringer der vises.
Nedenstående er en gennemgang af kolonnerne.
| Kolonne | Read/Write | Beskrivelse | Note |
| Betalingsstatus | R | Betalingsstatus | Betalingsstatus vil automatisk blive opdateret, men kan også ændres manuelt. En nærmere beskrivelse kan læses i sektionen ‘Knap – Ændring af status’. |
| Afsendt | R | Afsendt er angivelse af dato/tid for afsendelse af opkrævningen. | |
| Konto | R | Debitor nummer | |
| Kontonavn | R | Debitornavn | |
| Dato | R | Bogføringsdato for posteringen | |
| Forfaldsdato | R | Dato for hvornår betalingen forfalder | |
| Betalingsdato | W | Betalingsdato | Betalingsdatoen initieres med Forfaldsdatoen og hvis denne er overskredet, udfyldes betalingsdatoen med Dagsdato. Der vil blive taget hensyn til bank helligdage, hvis denne funktion er aktiveret. Læs mere her. Betalingsdatoen er den bankdag, hvor beløbet bliver bogført på din og din kundes konti. |
| Tekst | R | Posteringstekst | Denne tekst udlæses ikke i betalingsfilen. |
| Faktura | R | Fakturanummer | |
| Beløb | R | Posteringsbeløbet | |
| Resterende | R | Resterende beløb | Beløbet der opkræves, hvis Delbetalingsbeløb ikke er udfyldt |
| Delbetaling | W | Delbetalingsbeløb | Skal kun udfyldes, hvis man ikke ønsker at opkræve det fulde beløb. Benyttes der kasserabat, vil beløbet fratrukket rabatten vises i dette felt. |
| Konteringstype | R | Konteringstype | |
| Statusoplysninger | R | Statusoplysninger | En kronologisk log over alle aktiviteter foretaget for den aktuelle postering |
| Kommentar | W | Intern kommentar | Informationer i dette felt er kun til internt brug og vil ikke blive udskrevet i betalingsfilen |
| Meddelelse | W | Besked til debitor | Tekst i dette felt udlæses i betalingsfilen |
| System info | R | System informationer | I denne kolonne skrives informationer der er aktuelle for den enkelte postering. Det kan være fejlbeskeder etc. |
| Fakturatekst | R | Not used | Benyttes kun af den danske løsning Nets Betalingsservice |
| Betalingsformat | W | Format (Filformater for betalingsmåder) | En angivelse af hvilken betalingsmåde der er valgt for den enkelte betaling. |
| Bilag | R | Bilagsnummer | |
| Betaling | R | Betalingsbetingelser | |
| Valuta | R | Valutakode | SEPA Direct Debit tillader kun betalinger i EUR |
| Betalingsreference | R | Et unikt Id for betalingen | Der genereres et unikt Id til betalingen ifm. afsendelse |
| Samlebetalinger | R | Et Id for samlebetalinger | Samlebetalinger benytter Id’et til gruppering |
| Kasserabatdato | W | Fakturaer betalt før denne dato vil udløse kasserabat | |
| Kasserabat | W | Kasserabat beløb | |
| Udnyttet kasserabat | W | Kasserabat beløb, der vil blive benyttet |
Her er gennemgang af knapperne i menuen
Knap – Kontroller
Ved tryk på denne knap vil systemet gennemløbe en række valideringer for de enkelte posteringer der er tilknyttet det aktuelle Betalingsformat. Der kontrolleres bla. for deadlines eller om der findes et aktivt mandat og en lang række andre valideringer. Resultatet kan ses i kolonnen ’System info’. Det er kun de betalinger der har ’Ok’, som vil kunne sendes.
Knap – Eksport
Alle udvalgte betalinger hvor status er (<Blank>, Gensend, Stop) vil blive sendt. Der foretages automatisk en validering inden afsendelse. Læs mere om dannelse af filer længere nede i beskrivelsen.
Knap – Import
Not used
Knap – Samlebetalinger
Der er mulighed for at samle betalinger med samme betalingsdato. Der er en længere beskrivelse af funktionen længere nede i beskrivelsen.
Knap – Udfold alle
Knappen bliver aktiveret ved brug af samlebetalinger.
Knap – Sammentræk alle
Knappen bliver aktiveret ved brug af samlebetalinger.
Knap – Ændring af status
Betalingsstatus vil automatisk blive opdateret, men kan også ændres manuelt. I tabellen herunder er en beskrivelse af de forskellige udfald for status. Det er muligt at ændre status på en postering, men der er nogle begrænsninger – de er beskrevet i de sidste fire kolonner.
| Status | Beskrivelse | Ændre -> <Blank> | Ændre -> Gensend | Ændre -> Venter | Ændre -> Stop |
| <Blank> | Default status hvor linjen afventer en handling. Alle linjer kan ændres til denne status uafhængig af linjens status. Det vil dog ikke altid være hensigtsmæssigt. | Nej | Nej | Ja | Nej |
| Sendt | Betalingen er sendt (filen er blevet dannet) | Ja | Nej | Nej | Ja |
| Behandles | Not used | Ja | Nej | Nej | Nej |
| Afmeldt | Not used | Ja | Ja | Ja | Nej |
| Afvist | Not used | Ja | Ja | Ja | Nej |
| Tilbageført | Not used | Ja | Ja | Ja | Nej |
| Fejl | Not used | Ja | Ja | Ja | Nej |
| Modtaget | Not used | Ja | Nej | Nej | Nej |
| Difference | Not used | Ja | Nej | Nej | Nej |
| Gensend | Not used | Ja | Nej | Ja | Nej |
| Venter | Denne betalingsstatus kan angives manuelt | Ja | Nej | Nej | Nej |
| Information | Not used | Ja | Ja | Ja | Nej |
| Stop | Not used | Ja | Nej | Ja | Nej |
Knap – Overfør til kladde
Funktionen vil overføre de udvalgte posteringer til en bogføringskladde. Man vil blive præsenteret for nedenstående dialogboks.
Dialogboksen bliver udfyldt med de default-værdier man har angivet under ’Filformater for betalingsmåder’. I ovenstående eksempel vil opkrævningerne blive overført til kladden ’SEPA’ og modposteret på bankkontoen 1010.
Layout ’Andre felter’
Via Layout/Andre felter kan man hente felter fra f.eks. Mandat-tabellen. Herunder er indsat Mandat, Mandat Status og Skematype. Herefter kan man filtrere på aktive mandater.
Fremsøgning af betalinger
Betalingerne kan udvælges efter Forfaldsdato ved at benytte nedenstående dato afgrænsning.
Man kan med fordel benytte de forskellige filtreringer der findes i Uniconta. I ovenstående er der lavet en kolonne filtrering på Betalingsformat.
NB. Det er kun de betalinger der er søgt frem, som vil blive udlæst i betalingsfilen.
Hint: Brug Kommentar-feltet til udsøgning af betalinger. Skriv en kode f.eks. ’X’ i de betalinger som ønskes betalt. Det er på den måde let at filtrerer på dem.
Status ’Venter’
Status ‘Venter’ kan også benyttes til udsøgning af betalinger. Brug knappen ’Ændring af status’ til at skifte status på de udvalgte betalinger. Betalinger med status ’Venter’ vil ikke komme med i betalingskørslen.
Knap – Samlebetalinger
Samlebetalinger giver mulighed for at samle betalinger pr. Debitor pr. Betalingsdato. Det kan være er en administrativ og prisbesparende funktion, hvis man har flere opkrævninger til samme debitor.
Samlebetalinger aktiveres ved at trykke på knappen ’Samlebetaling’. Uniconta vil nu forsøge at samle betalingerne efter de tidligere beskrevet betingelser. Det anbefales at frasortere alle de betalinger man ikke ønsker at betale på nuværende tidspunkt. Det kan gøres ved benytte nogle af filtrene i Uniconta.
Alle betalingerne vil blive kontrolleret inden sammenlægningen evt. fejlbehæftede betalinger vil blive placeret i gruppen ’Fravalgt’ – læs mere om gruppen ’Fravalgt’ længere nede.
Samlebetalinger kan ophæves ved at trykke på knappen igen.
Kreditnota o. Lign.
Kreditnotaer eller andre transaktioner med modsat fortegn indgår også i samlebetaling.
Knappen ’Udfold alle’
Denne knap bliver aktiv, hvis man benytter samlebetalinger. Alle grupper vil blive udfoldet ved at trykke på denne knap.
Knappen ’Sammentræk alle’
Denne knap bliver aktiv, hvis man benytter samlebetalinger. Alle grupper vil blive sammenfoldet ved at trykke på denne knap.
Knappen – ‘Vis/Skjul Statusoplysninger’
Statusoplysningerne kan læses direkte i kolonnen, men for et bedre overblik kan de vises i bunden af skærmbilledet.
Knappen – ‘Vis/Skjul Tekst’
Bruges kun af den danske Nets-løsninger Betalingsservice.
Knappen – ’Kontroller’
Vil kontrollere hver enkelt betaling i gruppen og skulle en af betalingerne være fejlbehæftet, vil den ikke komme med i den samlede betaling. Fejlbeskrivelsen kan findes i kolonnen ’System Info’.
Betalingerne i ovenstående eksempel er blevet samlet i seks grupper.
De første fem grupper vil resultere i seks opkrævninger. Den sidste gruppe ’Fravalgt’ indeholder alle de betalinger, som ikke vil blive udlæst i betalingsfilen.
Herunder er en beskrivelse af grupperne. Der grupperes efter et SamlebetalingsId, som er en sammensætning af den unikke nøgle (<Debitornummer>-<Betalingsdato>) der kendetegner de enkelte betalinger i gruppen.
Samlebetaling: –
Betalingerne i denne gruppe vil blive håndteret enkeltvis. Det betyder, at der vil blive dannet to opkrævninger. En for hver af de to debitorer.
Samlebetaling: 50001-20190807
Debitor 50001 har syv opkrævninger med betalingsdatoen 07.08.2019. Der vil blive dannet en opkrævning på kr. 2.990,50. Betalingen vil blive eksekveret d. 07.08.2019.
Samlebetaling: 50002-20190729
Debitor 50002 har to opkrævninger med betalingsdatoen 29.07.2019. Der vil blive dannet en opkrævning på kr. 1.847,27. Betalingen vil blive eksekveret d. 29.07.2019.
Samlebetaling: 50002-20190807
Debitor 50002 har fire opkrævninger med betalingsdatoen 07.08.2019. Der vil blive dannet en opkrævning på kr. 1.322,40. Betalingen vil blive eksekveret d. 07.08.2019.
Samlebetaling: 50005-20190729
Debitor 50005 har otte opkrævninger med betalingsdatoen 29.07.2019. Der vil blive dannet en opkrævning på kr. 18.452,92. Betalingen vil blive eksekveret d. 29.07.2019.
Note. Bemærk at to af transaktionerne er kreditnotaer, som bliver fratrukket.
Samlebetaling: Fravalgt
Alle betalinger som er fejlbehæftet eller på anden vis ikke opfylder udvælgelseskravene bliver placeret i Gruppen ’Fravalgt’. Disse betalinger vil ikke blive udlæst i betalingsfilen.
Overførsel til Bogføringskladde
Uniconta holder styr på hvilke betalingslinjer der er blevet samlet ved overførsel til Bogføringskladde.
I eksemplet bliver der overført 6 linjer til bogføringskladden. De transaktioner der vedrører betaling bliver listet i kolonnen ’Udligninger’ og vil automatisk udligne fakturaerne ved bogføring.
Filarkiv
Alle dannet betalingsfiler arkiveres under Filarkiv. Filarkiv kan åbnes via menuen i Betalingsforslag.
Her er en gennemgang af kolonnerne.
| Kolonne | Read/Write | Beskrivelse | Note |
| Oprettet | R | Dato for modtagelse/afsendelse af filen | |
| Kreditornummer | R | Kreditornummer | Unik identifikation af virksomheden |
| Eksport | R | Markering for modtagelse/afsendelse | Filer, som dannes i Uniconta vil have en markering |
| Filnavn | R | Det fysiske filnavn | Filnavnet er opbygget med følgende informationer. SEPA_<Skematype>_<Unik FileID>_<RegnskabID>_<Unique Tidsangivelse> |
| File-Id | R | Et unikt file id | |
| Betalingsformat | R | Format (Filformater for betalingsmåder) | En angivelse af hvilken betalingsmåde den enkelte fil vedrører |
| Status | R | Status kan have følgende værdier: Afventer Filen er ikke blevet læst Ok Filen er blevet korrekt håndteret Fejl En markering af at der er Betalinger/Mandater der skal kigges nærmere på | |
| Statusoplysninger | R | Er en log over aktiviteter |
Her er gennemgang af knapperne i menuen
Knap – Vis/Skjul Statusoplysninger
Statusoplysningerne kan læses direkte i kolonnen, men for et bedre overblik kan de vises i bunden af skærmbilledet.
Knap – Eksport af fil
Filerne kan udlæses, hvis man ønsker at se indholdet.
Knap – Vis
Her kan indholdet i den enkelte filer vises.