Håndtering af OIOUBL kunder
På en debitor konto kan man opsætte, at fakturaer til kunden kan dannes som en OIOUBL faktura.
Dette gøres, ved at indsætte en kundes GLN nummer på selve debitor kontoen.
Bemærk, at et GLN nummer også er kendt, som værende en kundes EAN nummer.
Og af samme grund kender mange også en OIOUBL faktura, som en EAN faktura.
Betegnelsen EAN er dog ikke længere tidssvarende, hvorfor vi i Uniconta bruger GLN nummer.
Bemærk også, at Uniconta kan fint danne en OIOUBL faktura, men endnu ikke aflevere denne til kunden.
Til dette må man – for nuværende – gøre brug af en ekstern leverandør.
Det er muligt at vedhæfte (indlejre) op til i alt 10 dokumenter til en OIOUBL faktura.
Indlejres kan disse filtyper: PDF, jpeg, tiff, png, xlsx, csv og unk
Følgende størrelser gælder på indlejrede filer:
* Det maksimale antal vedhæftede dokumenter = 10 stk.
* Den maksimale størrelse pr. dokument er 10 MB.
* Størrelsen af det samlede antal dokumenter er også maks. 10 MB.
Dvs. man kan have to dokumenter på 5 MB.
Eller et på 10 MB.
Eller 10 på 1 MB etc.
Bemærk, at man må selv holde styr på antal vedhæftede dokumenter, samt størrelse af disse.
Indlejres mere end 10 dokumenter, er det kun de første 10 dokumenter, som kommer med.
Evt. yderligere dokumenter vil altså ikke komme med, når OIOUBL filen dannes.
Og indlejres mere end tilladte størrelser på dokumenter, så kommer ingen vedhæftede dokumenter med.]
OBS! Faktura vedhæftninger indlejres kun i OIOUBL-filen, hvis vedhæftninger markeres for ‘Faktura’.
Læs mere her.
Ved redigering af en debitor konto gøres følgende:
- Marker feltet ”Faktura i OIOUBL”.
- Feltet GLN-nummer udfyldes med kundens GLN/EAN nummer.
- Såfremt en Debitorkonto indsættes i feltet ‘Fakturakonto’ vil denne Debitorkonto modtage OIOUBL filen.
Hvorfor Debitor Fakturakontoen altså også skal have et GLN nummer på sig.
Så i eksemplet nedenfor, kan altså indsættes en anden Debitorkonto, som Fakturakonto.
Derved bliver Debitorkonto 4590900 nu til Varekøbskontoen eller Leveringskontoen.
Og GLN nummer fra Leveringskontoen kommer så med i OIOUBL filen ( i sektion BuyerCustomerParty).]
Under Firma/Firmaoplysninger skal man have udfyldt Bankkonti.
Og det er ikke vigtigt, om der bruges bindestreg eller ej.
I feltet ‘GLN’ kan evt. indtastes regnskabets/firmaets GLN nummer.
Udfyldes GLN nummer her, vil det sendes med i den dannede OIOUBL fil (i sektion SellerSupplierParty).
Såfremt feltet ikke udfyldes, vil CVR nummer medsendes i stedet for.]
Debitor / Rapporter / Fakturaer:
Efter fakturering skal man finde frem til den faktura, som skal dannes og afsendes som en OIOUBL faktura.
Og for danne OIOUBL-filen, trykkes nu på knappen “Generer OIOUBL” og man vælger så “Aktuel post”.
Nu åbner Uniconta et vindue op ude på ens computer, hvor man skal vælge mappe til placering af OIOUBL filen.
OIOUBL filen vil automatisk være navngivet med tekst FAKTURA og så fakturanummeret.
Eksempelvis vil der til faktura 19 blive foreslået, at OIOUBL filen har navn = Faktura_19.xml
Man kan dog også oprette en specifik mappe, hvortil OIOUBL filer altid placeres.
Vælger man dette, dannes OIOUBL filen automatisk til den opsatte mappe, uden at man skal gøre andet.
Man får dog lige en information, om at OIOUBL filen nu er dannet til den opsatte mappe.
Opsætning af denne faste mappe til OIOUBL filer, foretages i “Min profil”.
Bemærk også, at i det en salgsordre opdateres til faktura, vil denne faktura kunne dannes til en OIUBL faktura.
Og husk – at for nuværende – danner Uniconta kun OIOUBL filer, men afsender dem ikke.
Til transport af OIOUBL filer må man derfor bruge en af de mange eksterne leverandører af OIOUBL filer.
Fælles for disse er, at man kan uploade de allerede dannede OIOUBL filer til den valgte transportørs hjemmeside.
Og så sørger transportøren for den videre transport til GLN nummeret.
Bemærk yderligere, at mange udbydere har deres eget lille “transport-program”, som man kan installere.
Disse kan man opsætte til hele tiden at “kigge ind” i den mappe, hvortil Uniconta danner OIOUBL filerne.
Så i det Uniconta danner OIUOBL filen til opsat mappe, vil “transport-programmet” gribe fat i filen og afsende.
Søg gerne mere info om dette på internettet.
Fejlmeddelelse ved dannelse af en OIOUBL faktura.
En mulig fejlbesked man kan opleve er “Unable to extract payment means from company”.
På ens skærm vises billedet nedenfor.
Denne kommer, såfremt man ikke har opsat gyldig betalingsinformation i Firmaoplysninger i aktuelt regnskab.
Se tidligere i dette dokument om dette.
