Send OIOUBL

Uniconta kan danne og sende OIOUBL dokumenterne Faktura og Kreditnota i det efterfølgende blot betegnet som Faktura.

Fakturaerne kan sendes direkte fra Uniconta eller man kan benytte en anden transportør til afsendelsen. For at kunne afsende fakturaer fra Uniconta skal det aktiveres under Firmaoplysninger læs mere her

FAQ-liste

• OIOUBL kan sendes til offentlige og private virksomheder registreret i Danmark, Grønland og Færøerne.
• Det er kun kunder som er oprettet i Nemhandelregisteret, som kan modtage OIOUBL fakturaer
• Uniconta kan sende til kunder, som er registreret med et GLN-nummer eller CVR-nummer
• GLN-nummer er også kendt som EAN-nummer
• OIOUBL dannes/sendes ifm. fakturering via Salgsordre, Hurtigfaktura, Masseopdater eller andre steder hvorfra der kan dannes salgsfakturaer
• OIOUBL kan også sendes/dannes fra Fakturajournalen. Det er også herfra en OIOUBL kan genfremsendes
• Der kan vedhæftes op til 10 ekstra dokumenter til en OIOUBL faktura
• En OIOUBL faktura har så vidt muligt de samme informationer med som ’papirfakturaen’, dog kan brugerdefinerede felter ikke medsendes i OIOUBL-filen.
• Uniconta understøtter handel med kommunerne, som I nogle tilfælde kræver angivelse af et BrugerId
• Der kan frit defineres hvilke betalingsmåder (FIK, BBAN og/eller IBAN) der skal angives i OIOUBL filen
• Der kan angives et aftalt Leverings-Id på kunden, som kommer med i OIOUBL filen
• Afsender Id kan være CVR-nummer eller GLN-nummer
• Fakturaer vedrørende en Ydelsesmodtager er også understøttet
• Der kan angives flere GLN-numre på en debitor (Kontaktperson og/eller Installation)
• Der foretages validering af OIOUBL fakturaen inden afsendelse
• OIOUBL fakturaer der sendes skrives i debitor log. Fakturaer som ikke kan afleveres eller er fejlbehæftet skrives også i loggen.
• Uniconta har en Retry-strategi for fakturaer der ikke kan afleveres (20 forsøg)
• OIOUBL indeholder et link til den originale Uniconta faktura
• OIOUBL understøtter omvendt betalingspligt
• Der kan angives hvilken faktura en kreditnota udligner

Opsætning af Debitor

Her er en beskrivelse af hvordan en debitor skal opsættes for at fakturaer kan dannes/sendes som en OIOUBL.

Kunden skal være registreret i Nemhandelregisteret for at kunne modtage OIOUBL-fakturaer. Kunden kan være registreret med et GLN-nummer eller et CVR-nummer.
Note: Bemærk, at et GLN-nummer også er kendt, som værende en kundes EAN-nummer og af samme grund kender mange også en OIOUBL faktura, som en EAN-faktura. Betegnelsen EAN er dog ikke længere tidssvarende, hvorfor vi i Uniconta bruger betegnelsen GLN-nummer.

GLN-nummer: De fleste kunder er registreret i Nemhandel med et GLN-nummer
CVR-nummer: Kunden kan også være registreret i Nemhandel med et CVR-nummer
e-faktura: Aktiver dannelse/afsendelse af OIOUBL på den enkelte kunde ved at vælge OIOUBL

Vær opmærksom på at et GLN-nummer kan angives flere steder afhængig af kunden og dennes krav.

Bemærk: Hvis “E-mail ti Faktura” udfyldes afsendes samtidig en faktura i PDF-format.

Fakturakonto
Er der angivet en Debitorkonto i feltet Fakturakonto vil denne Debitorkonto modtage OIOUBL fakturaen.
Debitor Fakturakontoen skal derfor have et GLN-nummer eller CVR-nummer der kan sendes til.
Hvis der var angivet en fakturakonto i ovenstående eksempel, så vil Cykel A/S være Varekøbskontoen/Leveringskontoen.

Kontaktperson
GLN-nummer kan angives på en kontaktperson. Det bruges primært ifm. handel med kommuner, hvor en kommune typisk har ét GLN-nummer pr. institution. Læs mere om handel med kommuner længere nede i teksten.

Leveringsadresse
En Leveringsadresse kan også have et GLN-nummer. Leveringsadressen kan angives på salgsordren. Læs mere om Leveringsadresser her

Prioritering af EndPoint-ID (GLN-nummer, CVR-nummer)
Uniconta vil søge efter EndPoint i følgende prioriteringsrækkefølge

• Leveringsadresse
• Kontaktperson
• Fakturakonto

Leverandør Kontonummer
Der indsættes, som standard altid en værdi i feltet SupplierAssignedAccountID i sektionen AccountingCustomerParty.
Det er debitorkontonummer der indsættes.

Det er en identifikation, der kan referere til en konto hos modtager (kunden). Der er nogle kunder, som kræver en aftalt værdi i dette felt for at kunne modtage fakturaen.

Betalingsmåder (Payment Means)

Der er ingen begrænsning på antallet af PaymentMeans klasser i en OIOUBL faktura.
I Uniconta kan der opsættes tre betalingsmåder

• FIK (71, 73, 75 eller 04)
• BBAN (Bankkontonummer)
• IBAN

Standard henter OIOUBL betalingsmåderne fra Firmaoplysninger, de vil blive skrevet i følgende rækkefølge i OIOUBL filen, hvis de er angivet.

1. FIK
2. BBAN
3. IBAN

Note: Modtagersystemerne læser generelt kun den første.

Betalingsmåder kan også angives under Layoutgrupper.
Er der angivet en Layoutgruppe på Fakturahoved eller Debitor, så hentes bankoplysninger fra Layoutgruppen.

Det fungerer lidt anderledes end på en almindelig faktura. Se nedenstående eksempler.

Eksempel 1
Er der angivet en Layoutgruppe, men alle betalingsoplysninger er tomme, så hentes bankoplysninger fra Firmaoplysninger

Eksempel 2
Er der angivet en Layoutgruppe og kun FIK nummer er udfyldt, så er det kun FIK der kommer i OIOUBL – selvom BBAN og/eller IBAN er udfyldt under Firmaoplysninger

OrderReference

Sektionen OrderReference

ID
Udfyldes med felterne Rekvisitionsnummer eller Projektnummer fra Salgsordrehovedet, hvis Rekvisitionsnummer er udfyldt benyttes dette ellers indsættes Projektnummer, hvis det er udfyldt.
Note: I feltet Rekvisitionsnummer kan man eksempelvis angive kundens indkøbsordrenummer.
Rekvisitionsnummer kan også bruges til angivelse af CPR-nummer ifm. Ydelsesmodtager. Nogle kommuner forventer at CPR-nummer står i sektionen DeliveryParty (læs længere nede). For at få flyttet CPR-nummer til denne sektion skal der prefixes med CPR:

SalesOrderID
Uniconta salgsordrenummer

IssueDate
Fakturadato

Kommentar/notater

Feltet Kommentarer på salgsordrehovedet kommer med i OIOUBL header.

Kommentar-feltet placeres her i OIOUBL.

Ordrelinje notater kommer med som fakturalinjenotater i OIOUBL, som vist herunder.

Tekstlinjer indtastet som fakturalinjer, dvs. linjer uden varenummer og antal, kommer med som fakturalinjer i OIOUBL.
Det vil sige at teksten medtages i <cbc:Description> under <cac:Invoiceline>\<cac:Item>, på samme måde som teksten på øvrige fakturalinjer.

Leverings-Id

Feltet Leverings-id findes på Debitor og Leveringsadresser

Hvis man har behov for at angive et ID for et leveringssted, enten i stedet for en leveringsadresse, eller sammen med en leveringsadresse, angives det i feltet Leverings-id (feltet i OIOUBL Delivery.DeliveryLocation.ID).

Der kan være tale om et ID forankret i en offentlig liste, f.eks. et GLN-nummer, eller et ID som er gensidigt aftalt parterne imellem.

Det bruges primært af kunder som handler med butikskæder.

Kendetegnet for dem er at der foretages en gennemfakturering. OIOUBL fakturaen sendes til hovedkontoret og varen leveres til den enkelte butik.

I OIOUBL fakturaen vil hovedkontoret typisk have et ID der identificerer den enkelte butik der modtager varen.

Leverings-id kan angives på Debitor og/eller Leveringadressen, hvis der ikke er angivet nogen værdi i Id, så indsættes Leveringskontoens GLN-nummer (hvis angivet) ellers Leveringskontonummer.

Her indsættes Leverings-id i OIOUBL filen

Leverings-Id (Ydelsesmodtager)

En ydelsesmodtager kan f.eks. være en person, som får bevilliget et hjælpemiddel af kommunen, men som selv laver aftale om tilpasning osv. med en leverandør. Leverandøren fremsender fakturaen direkte til kommunen, som derefter kan afslutte bevillingssagen ud fra CPR-nummeret.

CPR-nummer skal angives i feltet Leverings-id og prefixes med CPR:

Feltet i OIOUBL filen Delivery.DeliveryParty.PartyIdentification.ID med schemeID=”DK:CPR”

Her indsættes CPR-nummer i OIOUBL filen

Note: Der vil være situationer hvor ovenstående løsning ikke er optimal. Her kan man i stedet for angive CPR-nummer for Ydelsesmodtager i feltet Rekvisition på ordrehovedet. Læs mere i afsnittet Rekvisition.

Leverings-Id (P-nummer)

Der er også nogle parter som benytter P-nummer (Produktionsenhed) til at identificere enheden der handles med. P-nummer skal angives i feltet Leverings-id og prefixes med P:

P-nummer skal være 10 cifre. Man behøver ikke at angive foranstillet nuller, da Uniconta selv gør det ifm. dannelse af OIOUBL.

Det behøver ikke at være et validt P-nummer, man kan også angive butiksnummer e.lign. Det afhænger af hvad man aftaler med modtageren.

Feltet i OIOUBL filen Delivery.DeliveryParty.PartyIdentification.ID med schemeID=”DK:P”

Her indsættes P-nummer i OIOUBL filen

Salgsordre felterne Medarbejder og Vores Reference

Er medarbejder feltet udfyldt på salgsordrehovedet, så benyttes feltet Vores reference ikke.

Informationerne indsættes i sektionen ContactPerson i AccountingSupplierParty og SellerSupplierParty

Medarbejder feltet udfyldt
ContactPerson.Id
Id udfyldes med Medarbejder e-mail hvis udfyldt ellers indsættes ’na’ (not available)

ContactPerson.Name
Name udfyldes med Medarbejder navnet.

ContactPerson.Phone
Phone udfyldes med Medarbejder mobilnummer, hvis udfyldt ellers indsættes Firma telefonnummer

Medarbejder feltet tomt
ContactPerson.Id
Id udfyldes med Vores Reference, hvis udfyldt ellers Firma e-mail ellers indsættes ’na’ (not available)

ContactPerson.Email
Email udfyldes med Firma e-mail, hvis Vores Reference ikke er udfyldt eller efterlades det blankt.

ContactPerson.Phone
Phone udfyldes med Firma telefonnummer

Handler med kommuner

Københavns kommune kræver angivelse af et brugerID. BrugerId er her en personlig identifikation af en medarbejder i kommunen. Det består typisk af en kombination af tal og bogstaver, for eksempel NN99.
Bemærk, at der kun skal stå det pågældende brugerID i feltet – intet andet – for eksempel NN99. Fakturaen bliver afvist, hvis der står ’Hans Hansen: NN99’ eller ’BrugerID: NN99’ i feltet.

BrugerId indsættes i feltet Kontaktperson på debitoren og vil herefter blive indsat det rigtige sted i OIOUBL fakturaen.

Flere kommunale instanser oprettet på samme debitor
Kommunerne har typisk et GLN-nummer pr. kommunal instans/institution.

Der skal oprettes en kontaktperson pr. institution eks.

• Børnehaven Valmuen
• Børnehaven Frydenlund
• Plejehjemmet Hvile

Indsæt GLN-nummer og et Reference-id. Informationer rekvireres fra kommunen/regionen.

Reference-id
Københavns kommune kræver angivelse af et brugerID. BrugerId er her en personlig identifikation af en medarbejder i kommunen. Det består typisk af en kombination af tal og bogstaver, for eksempel NN99.

Herover er de tre institutioner oprettet som kontaktpersoner

På selve salgsordren angives den ønskede kontaktperson/institution

Vedhæftet dokumenter

Det er muligt at vedhæfte (indlejre) op til i alt 10 dokumenter i en OIOUBL faktura.
Nemhandel understøtter følgende dokumenttyper alle andre typer vil blive afvist

• PDF
• JPEG
• TIFF
• PNG
• XLSX
• CSV
• XLSX
• ODS

Der er følgende antal og størrelses begrænsninger for vedhæftet dokumenter:

• Max 10 vedhæftede dokumenter
• Max størrelse pr. dokument er 10 MB
• Max størrelse af det samlede antal dokumenter er 10 MB

Eksempler på tilladte kombinationer:

• To dokumenter på hver 5 MB
• Et dokument på 10 MB
• 10 dokumenter på hver 1 MB

Note: Dokumenter indlejres kun i OIOUBL fakturaen, hvis dokumentet markeres for ‘Faktura’.
Læs mere her.

Link til original faktura

Der indsættes et link i OIOUBL, så modtager kan se den originale Uniconta faktura. Det indsættes som et eksternt link, som vist herunder:

Herunder et eksempel på visningen af fakturaen.

Moms

En OIOUBL kan indeholde en eller flere af nedenstående momssatser.

Omvendt betalingspligt
Fakturalinjer med momskoder, som har momsoperationen s8 vil få koden ReverseCharge.

Momsfritaget
Fakturalinjer hvor nedenstående er gældende, vil få koden ZeroRated

• Ingen momskoder
• Momskoder med momsoperationen s2
• Momsbeløb = 0

Momspligtig
Alle andre fakturalinjer vil få koden StandardRated.

Priser

Sektionen PricingReference udskrives. I PriceAmount angives Bruttoenhedsprisen.

Decimaler

I et OIOUBL dokument er der ikke begrænsninger på antallet af decimaler på pris og omregningsfaktorer i forhold til prisen. Der benyttes derfor flest mulige betydende decimaler i de situationer hvor der kan være problemer med afrunding af decimaler.

Der benyttes konsekvent 4 decimaler når ‘Priser er inklusiv moms’ på ordren,  da det ofte giver øre-difference når der regnes baglæns og her er 2 decimaler ikke nok.
Det er typisk detailhandlen der benytter ‘Priser er inklusiv moms’ og problemet er, at nettoprisen skal beregnes ved at trække momsen fra, hvorved det ofte giver nogle ”skæve” priser med større risiko for decimal- og
afrundingsfejl.

Valideringer CVR-nummer

Der valideres for nedenstående, som skal være opfyldt for at kunne danne/sende en OIOUBL faktura.

Afsender CVR-nummer
Der skal være angivet et validt CVR-nummer under Firmaoplysninger. Et validt CVR-nummer skal være på 8 cifre for at blive accepteret.

CVR-nummer (PartyLegalEntity) indsættes i følgende sektioner i OIOUBL dokumentet

• AccountingSupplierParty (Firmaoplysninger)
• SellerSupplierParty (Firmaoplysninger) – (kun faktura-dokument)

Note: Specielt for færøske regnskaber.
Er landekoden = ‘Faroe Islands’, så vil Uniconta automatisk tilføje to foranstillede nuller til CVR-nummer, da et færøsk CVR-nummer kun har 6 cifre.
Er landekoden = ‘Denmark’, men der er angivet et færøsk CVR-nummer, så skal man selv tilføje to foranstillede nuller.

Et grønlandsk regnskab bliver håndteret på samme måde, som et dansk regnskab i forhold til CVR-nummer.

Modtager CVR-nummer
Det er ikke et krav, at CVR-nummer er udfyldt på modtager. Det anbefales at gøre det, da det gør det lettere for modtageren.
Det skal selvfølgelig udfyldes, hvis modtager er registreret med sit CVR-nummer i stedet for GLN-nummer i NHR-registeret.
Hvis CVR-nummer er udfyldt skal det være på 8 cifre.

CVR-nummer (PartyLegalEntity) indsættes i følgende sektioner i OIOUBL dokumentet

• AccountingCustomerParty (Fakturakonto)
• BuyerCustomerParty (Leveringskonto)
• PayeeParty (Betalingsmodtager – indsættes kun for Kreditnota)

Note: BuyerCustomerParty, Party/EndPointId udelades når Land <> Danmark og Grønland og EndPointId er et CVR-nummer. Information kan stadig findes i PartyIdentificaton/ID og PartyLegalEntity/CompanyId. Her bliver den angivet, som vist herunder.

Afsendelse via Nemhandel

Ved at aktivere nedenstående parameter under Firmaoplysninger vil man kunne sende via NemHandel. Feltet er kun synligt for Danmark, Grønland og Færøerne.

OIOUBL kan sendes via NemHandel ifm.

• Der dannes en faktura (Salgsordre, Hurtigfaktura, Masseopdater og andre steder hvorfra der kan dannes salgsfaktura)
• Direkte fra Fakturajournalen.

Note: OIOUBL sendes ikke ifm. fakturering, hvis der er hak i ‘Spær send e-mail’.

Her er en gennemgang af de to afsendelses metoder.

Afsend via Fakturajournal
Knappen ’Send som oioubl’ vil være synlig, hvis parameteren ’Send OIOUBL salgsfaktura fra serveren’ er aktiveret under Firmaoplysninger.

Note: Det er stadig muligt at udlæse en OIOUBL fil – selvom Nemhandel er aktiveret. Læs beskrivelse længere nede i dokumentet.

Knappen virker på samme måde som ved afsendelse af e-mail dvs. det er de markerede, linjer som vil blive forsøgt afsendt.

I dialogen angives der hvor mange fakturaer der vil blive afsendt.

I kolonnen GLN-nummer er angivet det GLN-nummer der sendes til.
Note: En kunde kan også være registreret i NemHandel med et CVR-nummer

Der bliver foretaget en validering af typiske fejl før afsendelsen.

• Modtager EndPointID checkes i NemHandelregisteret
• Afsender informationer checkes

Afsend i forbindelse med fakturering
Feltet ’Send som oioubl’ sættes automatisk, hvis feltet ’Faktura i OIOUBL’ på debitoren er aktiveret.

Ved succesfuld afsendelse vil datoen ‘OIO er sendt’ i fakturajournalen blive udfyldt.

Log

Alle OIOUBL dokumenter der sendes skrives i debitor log. Læs mere her.

Fejlhåndtering

Følgende fejlmeldes med det samme. De skyldes alle fejlopsætninger i Uniconta:

• Ukendt modtager. GLN-nummer eller CVR-nummer er ikke kendt i Nemhandelregisteret
• Ukendt afsender. GLN-nummer eller CVR-nummer er ikke korrekt udfyldt under Firmaoplysninger
• Schematron valideringsfejl. Der er fejl i OIOUBL dokumentet.

Retry-strategi for gensendelse
De fleste andre fejl skyldes eksterne systemer og kan være midlertidige. Uniconta forsøger at aflevere fakturaen 20 gange – med én times mellemrum. Lykkedes det ikke efter 20 forsøg vil afsendelsen blive fejlmeldt.

Her er en liste over de fejl der typisk kan forekomme:

• Der kan ikke foretages opslag i NemHandelsregisteret
• Der kan ikke foretages DNS vedrørende modtagerens hostnavn
• Modtagerens server svarer ikke eller afviser
  o Serveren er midlertidigt nede
  o Serveren er overbelastet
  o Certifikat problemer

Er noget gået galt i afsendelsen, så er feltet OIO-fejl markeret i fakturajournalen og datoen ‘OIO er sendt’ er ikke udfyldt med en dato.
Alle fejlbeskeder kan også ses i Debitor log.

Manuel udlæsning af OIOUBL

OIOUBL filer kan udlæses direkte fra fakturajournalen. Det brugers primært til at sende OIOUBL fakturaer med en anden Transportør end Uniconta.

Efter fakturering skal man finde frem til den faktura, som skal dannes og afsendes som en OIOUBL faktura.
For danne OIOUBL-filen, trykkes der på knappen ’Generer oioubl’.

Angiv herefter i hvilken mappe filen/filerne skal placeres. OIOUBL filen vil blive navngivet Faktura_<Fakturanummer>.xml

Der kan også oprettes en specifik mappe hvortil OIOUBL filerne udlæses.
Opsætning i “Min profil” læs mere her