Når dokumenter e-mailes til kunden eller leverandøren, ønsker vi at e-mailen skal se pæn og præsentabel ud, samt have en korrekt afsender. Alt dette angives under Debitor/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning.
Vigtigt vedr. e-mailopsætning
Bemærk! Vi anbefaler at alle udfylder e-mailopsætningen med egen SMTP-server-informationer. Hvis ikke man udfylder informationer om egen SMTP-server, så bliver e-mails afsendt via ‘mailmailmail.net’ med afsender-adressen mail@unicontamail.com, hvilket kan resultere i, at disse mails lander i spam-filter hos mailmodtageren.
Bemærk! Opsættes der ikke en e-mail opsætning, vil senderens e-mail (dvs. brugerens e-mail) modtage en kopi af alle e-mails der sendes fra regnskabet.
Bemærk! Opsættes der ikke en e-mail opsætning med SMTP, så er det maksimale antal e-mails, der kan sendes f.eks. i forbindelse med en masseopdatering 50 stk.
Opret E-mail opsætning
Gå til Debitor/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning
En e-mail-opsætning bør oprettes for alle de typer af dokumenter der udsendes fra regnskaber/firmaet. For hver opsætning kan man vedhæfte et standarddokument, f.eks. kan man vedhæfte sine leveringsbetingelser, ved at vælge den aktuelle opsætning og klikke på “Vedhæft filer”
For at oprette en e-mail-opsætning klik på “Tilføj”
Beskrivelse af felter
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Navn | E-mailopsætningen skal have et navn, og navnet indtastes i dette felt. Der skal oprettes én e-mailopsætning pr. formular-type der sendes. Sendes der f.eks. både faktura og debitor kontoudtog både til danske og svenske kunder fra Uniconta, så oprettes der fire e-mail-opsætninger, f.eks. med navnene FakturaDK, FakturaSE, KontoudtogDK og KontoudtogSE. |
| Email Type | Her vælges hvilken formular i Uniconta, som denne e-mailopsætning skal gælde for. Vælg f.eks. Faktura, hvis e-mailopsætningen er til salgsfakturaer. |
| Sprog | Ved at vælge et sprog, f.eks. Dansk, vil alle debitorer/kreditorer med sproget Dansk, automatisk bruge denne e-mail opsætning. Det er gældende for alle sprog. Vælger man Default, vil de debitorer/kreditor der har et sprog, der ikke er oprettet en e-mail opsætning på, vil benytte denne e-mail opsætning. |
| Standard | |
| E-mail opsætning | Det anbefales at oprette en Company e-mail opsætning under Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning, og blot henvise til Company e-mail opsætningen i dette felt. Hvis dette felt efterlades tomt, så vil systemet i stedet bruge stmp-opsætningen fra felterne nedenfor.Læs mere om Company e-mail opsætning her. |
| SMTP-Host felter | Felterne under overskriften SMTP – Host beskrives i denne artikel: Opsætning af SMTP… |
| Udbyder | Hvis du undlader at opsætte SMTP-host i Uniconta, så kan systemet automatisk benytte to forskellige udbydere til at afsende e-mails med; Microsoft og EmailManager.com. Standard Emailmananger.com / Microsoft EmailManager.com har den fordel, at den kan vise ”Navn på afsender” (f.eks. firma navn), hvilket Microsoft ikke altid gør. Undgå at din mail går i spam, hvis du ikke bruger egen SMTP. Klik her. Ved opsætning af egen SMTP Når standard er valgt så er rækkefølgen der afsendes fra: 1) e-mail opsætningens SMTP |
| Sender e-mail | Den e-mail der står som afsender |
| Send e-mail fra medarbejder. | Sender dokumentet fra en medarbejders e-mail. Bemærk: Medarbejder skal være oprettet under Firma/Medarbejdere med loginID samt e-mail adresse. Dette vil dog kun virke, hvis man benytter sig af organisationens SMTP opsætning. Bemærk: Man skal vælge medarbejderen på salgsordren for at kunne sende en ordre fra denne medarbejder. Læs om salgsordrer her. |
| CC til afsender | Markering ved CC skal sættes, hvis man ønsker at modtage en kopi af det afsendte CC. |
| Navn på afsender | Navnet på afsenderen. Bemærk: Dette virker kun, hvis man enten benytter sin egen SMTP opsætning eller vælger EmailManager.com som Udbyder. Se beskrivelser oppe i toppen af siden. |
| Besvar til | Den e-mail adresse der evt. skal kunne sendes svar til. |
| Bcc | Man skal sætte en intern e-mail adresse ind her, for at kontrollere hvilke emails firmaet har sendt. |
| Emne for e-mail | Teksten i emnefeltet for selve e-mailen |
| HTML | Ønsker man at kunne style sin e-mail, skal man benytte HTML. Sæt hak her, og det er nu muligt at benytte vores HTML-editor, og formatere e-mail teksten, som man ønsker det. |
| Åben HTML-editor | Åben HTML-editoren, hvis der er sat hak i “HTML”, for at skrive i selve beskeden for e-mailen. Bemærk: Man kan kun have en e-mail opsætning åben ad gangen når man redigerer e-mail beskeden i ‘HTML Editor’en. |
| Unicode | Markeres Unicode tvinges e-mailen til at benytte Unicode. Det sikrer f.eks. at danske bogstaver (æøå) kommer igennem i e-mail emne & tekst. Får modtagere af dine mails kinesiske tegn, så prøv at slå Unicode fra og se om det afhjælper problemet. Problemet kan opstå ved brug af andre mail programmer end MS Outlook. |
| Fjern æøå | Sæt hak her for at fjerne æøå. Dette gælder kun “Emne for E-mail”. |
| Tilføj felter | I Emne fra faktura og i Besked i e-mail kan Unicontas egne felter indsættes via [Tilføj Felter] (I Emne skal felter kopieres ind fra Besked) Eksempel: Vælg DebtorInvoice i første dropdown felt og InvoiceNumber i anden dropdown felt. Klik på den sorte pil til højre for felterne, og der vil blive indsat følgende: {DebtorInvoice.InvoiceNumber} i selve teksten. Dette gør at selve fakturanumemret indsættes i e-mailen. |
| Besked i e-mail | Vælger man at benytte HTML, skal man ikke skrive i dette felt, med mindre man kender sin HTML. Benytter man standard tekst, skriver man direkte i dette felt, og det man ser i feltet, vil være der der bliver skrevet i e-mailen. Bemærk: Har man sat hak i HTML, og skriver direkte i dette felt, vil linjeskift ikke blive accepteret i mailen, og det vil blive en lang linje i mailen, da HTML kræver en kode for linjeskift. Sker dette, fjern hakket fra HTML. |
Eksempel – Fed skrift i mailsignatur
Eksempel – Logo/billede i mailsignatur
Man kan inkludere billeder i e-mail opsætningen ved brug af HTML som vist i skærmbilledet herned:
Billede-teksten kan kopieres herfra, hvor x’et erstattes af linket til billedet:
<img src=”x”>
Bemærk! Billeder der ønskes benyttes i e-mailen skal ligge online tilgængeligt, f.eks. på en hjemmeside/webserver.
Alternativt kan et billede trækkes ind via Åbn HTLM editoren.
- Var denne artikel til hjælp? Har du spørgsmål til denne artikel, så klik her: Uniconta Support
- JaNej