I alle skærmbilleder, der er lister, oversigter, balancer, kladder etc., kan der både exporteres og importeres mellem Uniconta og Excel. Export benyttes f.eks. til at udlæse data fra posteringsoversigter, balancer, rykkerlister osv. til Excel til videre bearbejdning. Import benyttes f.eks. til import af posteringer til bogføringskladden etc. Mulighederne er mange.
Export til Excel
Export er i virkeligheden kopiering af data til Excel. Der er to måder:
- Export til åbent Excel-ark, kopierer kun markerede linjer.
- Export til ny Excel-fil, kopierer alle linjer i skærmbilledet.
I dette eksempel exporteres en balanceudskrft til Excel. Balancen er genereret og vises på skærmen.
Tast Ctrl+A (Markér alt) for at kopiere alle linjer.
Tast Ctrl+museklik pr. linje for at udpege linje for linje. Valgte linjer markeres med gul (i dette valgte farvetema Blue).
Når alle (eller de ønskede) linjer er markeret:
Tast Ctrl+C (Kopier) for at kopiere til udklipsholder.
Eller klik på ikonet Klip til Udklipsholder/… i værktøjslinjen øverst i Uniconta-skærmbilledet.
Export til åbent Excel-ark
Kopierer kun markerede linjer. Åbn Excel-arket, hvor data skal indsættes. Data indsættes i arket, hvor markøren er placeret, når du vælger Indsæt data. Ctrl+V (Indsæt fra udklipsholder), eller højreklik og vælg Indsæt i højrekliksmenuen.
Export til ny Excel-fil
Kopierer alle linjer i skærmbilledet. Klik på ikonet Eksporter til Excel i værktøjslinjen øverst i Uniconta-skærmbilledet.
Herefter åbnes Gem som-dialogboxen. Vælg placering og angiv et filnavn og klik på Gem.
Du er herefter automatisk tilbage i Uniconta, Excel-filen åbnes ikke automatisk. Åbn den gemte Excel-fil ved at vælge den der, hvor du valgte at gemme den.
Kolonneoverskrifter er vigtige i Excel
Kolonneoverskrifter kopieres med fra Uniconta til Excel. Det er praktisk, så du kan se, hvilke felter kolonner og data kommer fra. Men især også hvis du skal have data retur igen til Uniconta, for der skal kolonneoverskrifterne være med i import-filen fra Excel for at Uniconta kan placere data i de rigtige kolonner.
I dette tilfælde er der kopieret finansposteringer til Excel, læg mærke til kolonneoverskrifterne:
Som nævnt ovenfor; hvis du skal kopiere data fra Excel til Uniconta, skal kolonneoverskrifterne med og indgå i området/cellerne, der kopieres til Uniconta. Ellers ved Uniconta ikke, hvor data skal placeres.
Import fra Excel
I alle indtastnings-skærmbilleder (kladder og linjer) kan der importeres data fra Excel. Det kræver blot kolonneoverskrifter i Excel-arket matcher feltnavne/kolonneoverskrifter i Uniconta, samt at data matcher formatet i Uniconta.
For at få de korrekte kolonneoverskrifter er det nemmeste at exportere skærmbilledet fra Uniconta til Excel, dermed får du automatisk hele opsætningen fra Uniconta til Excel med de korrekte kolonneoverskrifter.
Det siger sig selv, at Excel-arket og skærmbilledet, der importeres til i Uniconta, skal være af samme art, f.eks. bogføringskladde til bogføringskladde, lagerkladde til lagerkladde, ordrelinjer til ordrelinjer.
Sådan gør du:
- Kopier alle import-data fra Excel-arket, incl. kolonneoverskrifter.
- Åbn skærmbilledet i Uniconta, hvortil data skal kopieres.
- Markér første linje/placér markøren i første linje, hvortil data skal indsættes.
- Tast Ctrl+V(Indsæt) eller vælg Udklipsholder-ikonet/Sæt ind fra Excel øverst i værktøjslinjen.
Opdater fra Excel
Indsætter man fra Excel via menuen i topbaren, så er det også mulighed for at ”opdatere”. Dvs. at linjerne ikke indsættes, men fletter med den linje, som den matcher med i skærmen. Herefter kan man trykke ”gem”, og så har man fået sine data opdateret via copy/paste fra Excel.
Funktionen har to metoder: Den første metode er ”Opdater linje for linje”, og bruges når man har åbnet et skærmbillede, kopieret alle linjerne herfra over i Excel og ændret data i Excel. Så vil man nu kopiere data tilbage i det samme skærmbillede, som stadig er åbent og har præcist de poster, som blev kopieret over i Excel. Herved kan Uniconta antage, at linje 1 i skærmbilledet er lig med linje 1 i Excel og så fremdeles.
Den anden kopieringsmetode, “Opdater udfra nøgleværdier” er baseret på ”nøgler”. Dvs. et eller flere felter, som unikt identificerer linjen. I hovedkartoteker er det nummer-feltet (varenummer, kontonummer, etc). I andre skærmbilleder er det unikke felt måske ikke synligt. I kassekladde og ordrelinjer er det unikke felt ”linjenummer”, og her skal man så trække feltet ind via layout-menuen, og tage det med over i Excel. Når man så kopiere tilbage, så benytter Uniconta dette felt til at identificere posten, som skal opdateres med data fra Excel. I prislisterne skal der flere nøglefelter til, for at identificere den unikke linje (varenummer, varegruppe, rabatgruppe og antal).
Problemer med at importere data til Uniconta:
- De fleste fejl skyldes, at data ikke matcher Uniconta i format eller valid værdi. For eksempel kan du ikke kopiere forkerte kontonumre ind, ej heller bogstaver i beløbsfelter eller ukendte momskoder. Du må tilbage og rette, kontrollere og forsøge igen.
- Du har valgt det forkerte skærmbillede at kopiere til.
- Du har ikke oprettet en ny tom linje i skærmbilledet, hvortil data skal kopieres.
- Der er ikke markeret en linje, hvortil data skal kopieres.