Masseopdater

Massopdater bruges til styring af periodisk fakturering af debitorer (kunder) eller periodisk opdatering af indkøbsdokumenter og generering af fakturaer til kreditorer.

Dette kunne f.eks. være ved opkrævning af et abonnement eller ved gentagne bestillinger af en vare.

For abonnementer er det muligt at definere tidspunkter, hvor abonnementet skal gælde, og perioder, hvor det ikke skal gælde. F.eks. ved ferie.

Man kan benytte fakturering enkeltvist, eller ved at vælge at muligheden for massefakturering.

Opsætningen sker første gang i menuen ‘Debitor’/’Salgsordrer’.

1. Opret en salgsordre
   1. I lokalmenuen ‘Faktura’ skal du fjerne fluebenet/afmærkningen i felterne; ‘Slet ordre efter fakturering’ og ‘Slet komplet faktureret ordrelinje’.
   2. I ‘Gentagelse’ skal du vælge, hvor ofte abonnementet skal faktureres.
   3. I feltet ‘Sidste faktura’ vises, hvornår kunden er faktureret sidste.
   4. I feltet ‘Næste faktura’ vælger man næste faktureringsdato.

Hvis kunden har været faktureret før, vises den næste dato for, hvornår kunden skal faktureres igen.

1. I feltet ‘Abonnementets slutdato’ kan slutdatoen for abonnementer sættes.
2. Opret linjerne på salgsordren.
3. Første gang der faktureres, oprettes en faktura herfra.

Lokalmenu for Masseopdater (Debitor)

(Man kan også bruge masseopdater i kreditor modulet til opdatering af indkøbsdokumenter og til generering af fakturaer til kreditorer.)

Beskrivelse af knapper i lokalmenuen for Masseopdater.

1. Fjern Post
   • Fjerner blot den salgsordre – man står på – fra vinduet Masseopdater
     Salgsordren slettes altså ikke, men fjernes kun fra vinduet
     Og tryk på knappen Opdater vil bringe den fjernede salgsordre tilbage
2. Opdater
   • Opdater alle rettelser eller ændringer, og bringer fjernet salgsordre tilbage
3. Filter
   • Mulighed for at filtrere efter bestemte parametre
4. Ryd Filter
   • Nulstiller filtrering
5. Layout
   • Giver mulighed for at gemme, hente eller redigere samt slette layout for vinduet
6. Rediger ordre
   • Giver mulighed for at ændre ordreindstillingerne
7. Ordrelinjer
   • Gå til ordrelinjer for ordren
8. Generer fakturaer
   • Opretter ny faktura på det udvalgte med ny betalingsfrist etc.
9. Opret faktura (aktuel linje)
   • Opretter ny faktura, men kun for den aktuelle salgsordre
10. Ordrebekræftelse
    • Vil kunne sende en ordrebekræftelse til debitor
11. Følgeseddel
    • Mulighed for at sende en følgeseddel til debitor
12. Plukliste
    • Mulighed for at få en plukliste for ordren
13. Alle felter
    • Viser værdierne for alle felter, der kan vælges i vinduet

Eksempel på brugen af Masseopdater.

I eksemplet ønskes at danne fakturaer for de salgsordre, der har Gentagelse opsat til Pr. måned.
Dvs. de kunder, der i Debitor modulet har opsat salgsordre med Abonnement Styring per måned.

I feltet Gentagelse vælg da en ordre med værdi = “Pr. måned”.
Højre klik på “Pr. måned” og vælg Filter.
Nu udvælges alle ordre opsat til fakturering per måned.

For at danne fakturaer for det udvalgte, skal man vælge knappen Generer fakturaer.

MEN BEMÆRK her lige nedenstående for vinduet Generer fakturaer.
Man kan nøjes med kun at danne fakturaer for det udvalgte.
Ved dannelse kan fakturaer vises på skærmen, eller efterfølgende ses i fakturajournalen, under Rapporter/Fakturaer.

Men samtidigt med at danne fakturaer, kan man evt. også vælge at afsende de dannede fakturaer.
Vælger man at afsende samtidig med at fakturaer dannes, så SKAL man vælge kun 1 afsendelsestype.
Det er enten kun Send som e-mail, eller også kun Opret OIOUBL.
Man må IKKE blande afsendelse på e-mail sammen med afsendelse af OIOUBL.

Eksemplet på Masseopdater fra ovenover, fortsætter nu her nedenfor.
Skriv den ønskede dato for fakturaer i feltet Dato.
Sæt flueben i Simulering og Forhåndsvisning, men IKKE flueben i Send som e-mail.
Tryg Generer for at se en udskrift af fakturaer uden afsendelse.

Send e-mail fra Outlook. Kun en enkelt faktura af gangen. Flere kan ikke sendes. Læs mere her.

De dannede fakturaer vises på skærmen, når der er markeret for Forhåndsvisning.

Kan fakturaer godkendes, tryk da igen på knappen Generer fakturaer.
Og denne gang sæt så ikke flueben i feltet Simulering.
Tryg på Generer, så fakturaer igen dannes.

Ønskes samtidig også afsendelse, husk nu kun at vælge 1 type for afsendelse.
(Som skrevet tidligere, enten kun flueben i Send som e-mail, eller også kun i Opret OIOUBL)
Og fjern flueben i Forhåndsvisning, med mindre man igen vil se de dannede fakturaer.
I vores eksempel nedenfor er kun valgt Send som e-mail.

Send e-mail fra Outlook. Læs mere her.