Fysiske bilag (Indbakke)

Anbefalinger

OBS.: Fysisk indbakke er ikke til at gemme bilag i. Fysisk indbakke er det sted hvor bilag send til den “Scan mail”, der er opsat i firmaoplysningerne fordeles fra. Når et bilag er vedhæftet en postering eller andet, så fjernes det fra indbakken. Det anbefales ikke at lave mapper i indbakken til andet end bilag til andet end ubehandlede bilag. Fra indbakken bør bilag der relaterer sig til poster vedhæftes til posteringer. Bilag, der f.eks omhandler kreditor relaterede oplysninger flyttes til den enkelte kreditor. Bilag, der kun må ses af visse personer flyttes til firmadokumenter Version-90. Skulle der være bilag, der ikke ønskes flyttet til andre dele af Uniconta, så bør disse fjernes fra indbakken ved at trykke på “Fjern fra indbakke”. Så kan bilagene ses og vises under “Økonomi/Rapporter/Fysisk indbakke“.

Se en VIDEO om kreditorbetalinger. Bogføring af kreditorfakturaer fra fysiske bilag (indbakke) beskrives i minut 25:00-29:20. Resten af videoen viser hvordan man kan bruge systemet til at oprette og håndtere kreditorfakturaer fra fysiske bilag (indbakke) til bogføring af fakturaer i en kladde og videre til betalingsforslag hvorfra man kan danne en betalingsfil og overføre betalinger til en kladde til bogføring af disse betalinger.

Fysiske bilag (Indbakke)

Indbakken benyttes til registrering af data på fysiske bilag, der er sendt eller indlæst i Uniconta
Læs mere om hvordan bilag opsamles i Indbakken

Efter indlæsning tilføjes data enten i indbakken eller i kladderne. Alle data registeret i Indbakken overføres til kladden (med mindre der er sat hak i feltet “Venter” på linjen.)

Fysiske bilag fjernes fra Indbakken ved bogføring. Dette kan først ses efter tryk på OPDATER. Slet ikke bilag fra indbakken før der er trykket på OPDATER.

Det samme bilag kan IKKE overføres to gange. Kan bilaget IKKE overføres, er der sat hak i feltet “Venter” eller bilaget ligger allerede i en IKKE bogført kladde. Se feltet “Overført til kladde”, her burde være sat hak.

For at lette registreringen kan det indlæste bilag vises i et selvstændigt skærmbillede. F.eks. på en anden skærm. Klik på ‘Vis’ eller F7, for at få vist bilaget. Det bilag som vises er det bilag som markøren står på.

Indbakken synkroniserer visning af selve bilaget når markøren flyttes. Dermed kan der bladres i listen over bilag og samtidig vises bilaget. Data kan tilføjes per linje.

Indbakken viser de uploadede bilag, der ikke er bogført. Bilagene kan være vedhæftet i en kladde, men ikke bogført endnu. Se feltet “Overført til kladde”. Hvis bilaget er overført til kladden, er der hak i dette felt.

Registrering af data i Indbakken

Oprettelses dato, Brugernavn og Filtype sættes automatisk af systemet. Under indhold kan det registreres hvilken type bilag, der er tale om. F.eks. Faktura eller kvittering.

Eksempel på registrering af bilag:

Nu kan fakturanr og beløb indtastes. Ligeledes kan en Udgiftkonto tilføjes. Det kan under kreditorkonto registreres hvilken kreditor, fakturaen kommer fra, og et eventuelt betalingsID. F.eks. FI kode kan indtastes.

Eksempel på registrering af kvittering på firmakredit kort:

Nu kan der indtastes beløb.  Ligeledes kan en Udgiftskonto tilføjes.  Såfremt den korrekte bank er modkonto på kladden, vil kontoen automatisk vises i modkonto i kladden og linjen kan bogføres.

Beskrivelse af felter i Indbakken

Beskrivelse af knapper

Kopiere

Det er muligt at kopiere et Fysisk bilag og det kan være praktisk såfremt der skal angives flere godkendere til samme bilag. Det kunne f.eks. være et PBS bilag. Ved kopiering nulstilles følgende felter: godkendt, godkender, faktura, indkøbsnummer, projekt, kreditorkonto, beløb, Paperflow og overført til kladde.

Slet

Du kan slette bilag i indbakken, hvis der f.eks. er indsendt et bilag ved en fejl til indbakken.

Bemærk dog, at hvis et bilag er overført fra indbakken til en bogføringskladden, uden at kladden er bogført, så kan du ikke slette bilaget.
Slet linjen i kladden eller fjern linket til det fysiske bilag på linjen i kladden først, og så kan du slette bilaget i indbakken efterfølgende.
Bemærk også, at bilagene i indbakken automatisk fjernes fra indbakken, når f.eks. posteringen i bogføringskladden bogføres. Dvs. når først bilaget er tilknyttet et bogført bilag, så vises de ikke i indbakken længere. Det er med andre ord ikke meningen, at man manuelt skal slette bilagene i indbakken, med mindre de aldrig skulle have været indlæst til indbakken i første omgang.

Fjern fra indbakken

De fysiske bilag er mærket med om de skal vises i indbakken eller ej. Når vi bogfører en kassekladde, hvor der er vedhæftet fysiske bilag, så fjerner vi denne markering om at dokumentet skal vises i indbakken.

”Fjern fra indbakken”: Herved kan man selv fjerne det fra visningen i indbakken. Herefter ligger bilaget kun i arkivet Økonomi/Rapporter/Fysiske bilag.

Under Økonomi/Rapporter/Fysiske bilag er der også mulighed for at få et bilag vist i indbakken igen ved brug af knappen ”Vis i indbakken”. Læs mere her.

Mapper i indbakken

Indbakken indeholder mapper, hvor man kan lægge de fysiske bilag inden de bogføres og forsvinder fra indbakken.
Når man åbne Fysiske bilag (Indbakke) vises alle bilag i mappen ‘Alle’. Dvs. alle bilag som ligger i mapper: Indbakke, til godkendelse, godkendt, afvist, venter osv.

Egen mapper (vist som User folder 1-5 i dette skærmbillede) kan oprettes ved at klikke på mappe ikonet i ‘Mapper’ oversigten. OBS! En mappe kan ikke slettes igen hvis der ligger bilag i den.

Man kan enten:

• trække et bilag fra oversigten over i en mappe, som man ønsker, eller;
• vælge ‘Mappe’ feltet (læs om Layouts her) og vælge mappen fra dropdown menuen. Se skærmbilledet herned:

Navnene på disse mapper kan ikke ændres.

Man kan bruge knappen ’Vis mapper’ ’Skjul Mapper’ på båndet til at slå disse mapper til og fra.

Overfør fysiske bilag til bogføringskladde

Du kan overføre fysiske bilag direkte fra indbakken til en bogføringskladde. Der oprettes en ny kladdelinje for hvert fysisk bilag. Klik på Overfør til kladde-knappen i båndet.

Inden der overføres kontrolleres der om nogle af bilagne eksistere i forvejen og såfremt den finder match afbrydes overførelsen så en evt. dublet kan slettes. Denne kontrol er styret af parametren “kontroller om fakturanummer er benyttet” på kladden, som er valgt at overføre til.

Herefter skal du angive:

Gå til kladden og tryk på bogfør. Posteringerne bliver nu bogført og bilagene skal nu vises på bogførte poster.

OBS.: Tryk på ‘Opdater’ hvis du har bogført og bilgane stadig vises i indbakken. Herefter vil de forsvinde.

Overfør til indkøb

Såfremt bilaget er en OIO fil, så kan bilaget overføres direkte til indkøb. Læs mere her 

Kontroller om bilaget allerede findes

Kontrollere om bilaget er bogført tidligere eller ligger flere gange i Fysisk bilag (Indbakke). Funktionen unersøger om det samme bilag eksistere i forvejen på samme kreditor. Der åbnes et nyt faneblad såfremt der findes et match, som viser identisk(e) bilag.

Opret Kuvert

Bilag kan sammenlægges i en kuvert ved brug af knappen Opret kuvert.

• Vælg knappen Opret kuvert
• Vælg de filer der skal tilføjes kuverten
• Klik ‘Næste’ og navngiv kuverten i den nederste venstre hjørne
• Klik ‘Afslut’
• Kuverten ligger nu som ny linje i bilagslisten og kan vælges og vedhæftes f.eks til en bogføringslinje i en kladde. Læs mere her.

Pdf-værktøjer

Opdel PDF i flere PDF’er (Split PDF)

Det er muligt at opdele/splitte en PDF i fysisk indbakke. Har man f.eks. et bilag med 30 sider, der  skal splittes i 30 forskellige bilag (oprette til 30 nye bilag i fysiske indbakken) kan det udføres på to forskellige måder. Begge er beskrevet nedenfor:

1. Fra menuen kan man vælge PDF-værktøj/Opdel PDF i flere PDF’er
2. Fra menuen kan man vælge Tilføj

Eksempel med Opdel PDF i flere PDF’er:

Eksempel på opdeling med knappen Opdel PDF i flere PDF’er:

• Gå til Økonomi/Fysiske bilag (indbakke)
• Overfør den ønskede PDF til Fysisk bilag (Indbakke)
• Har man ændret i bilag tekster, bør man klikke på Gem, før man opdeler PDF’en
• Marker bilaget der skal opdeles.
• Klik på PDF-værktøj/Opdel PDF i flere PDF’er. Nu ser man en oversigt over dokumentet, med de mange sider
• Der er flere forskellige måder at opdele en PDF på
  • Skal alle sider opdeles, klikker man på knappen i bunden, Opdel (en PDF pr. side), og alle sider bliver splittet.
  • Ønsker  man at opdele PDF’en i to PDF’er og har 10 sider, klikker man på den side, der skal være den første side, i den anden PDF. F.eks. vælger man side 6 af det 10-sidet dokument, hvorefter det vil blive opdelt i 1-5 og 6-10.
  • Det er også muligt at skrive 1,2,3,4,5-10 i tekstboksen over dokumenterne, og det splitter dokumenterne i 5 dokumenter, side 1 og side 2 og side 3 og side 4 og  side 5-10.

• Klik på Opdel (en PDF pr side) eller Split
• Man bliver spurgt om “Skal posten slettes?”

• Vælger man Ja, bliver det originale PDF dokument slettet, samtidig med at de nye dokumenter oprettes.
• Vælger man Nej, bliver det originale PDF dokument liggende i indbakken, samtidig med at de nye dokumenter oprettes, så der efterfølgende er de opdelte PDF’er samt original dokumentet. Dette kan være relevant, hvis man ønsker at benytte det oprindelige bilag til andet, eller først ønsker at slette det ved senere lejlighed.

Eksempel på opdeling med knappen ‘Tilføj’:

• • Gå til Økonomi/Fysiske bilag (indbakke)
  • Klik på Tilføj
  • Sæt hak i Opdel pdf i flere PDF’er
  • Tryk på Gennemse
  • Vælg filen
  • Udfyld evt. andre oplysninger i formen
  • Klik på Gem
  • Bilaget er nu automatisk opdelt så hver side i PDF’en er blevet til en linje i indbakken.

Sammenlæg to PDF’er

I fysiske bilag kan man nu slå to PDF bilag sammen. Det gøres ved at den ene PDF lægges ind i den anden. Da man kun kan vedhæfte en fil til et posteringsbilag, kan man bruge denne funktion at sammenlægge pdf’er til en fil så flere PDF’er kan vedhæftes. Læs mere i vores ‘Spørgsmål og Svar’ her.

Under Fysiske bilag (Indbakke) Marker man de PDF bilag som man ønsker at sammenlægge. Det gøre man ved at holde [Ctrl] nede og vælge PDF bilagene med musen.

Efterfølgende klikker man på knappen PDF-værktøj/Sammenlæg to pdf’er.

Herefter åbner der et nyt vindue med de to valgte PDF’er. Vælg i mellem Venstre Sammenlæg og Højre Sammenlæg.

Venstre sammenlæg betyder at dette vil være det første dokument i sammenlægningen, og højre side, vil blive tilføjet i enden af det venstre dokument.

Vælger man Højre sammenlæg, betyder dette at højre dokument vil være det første dokument i en sammenlægning, og venstre dokument bliver tilføjet i enden af det højre dokument.

Her klikker man på “Join” nederst i højre hjørne.

Kopier/Flyt vedhæftede filer under Fysiske bilag (Indbakke)

Bilag i Fysisk bilag (Indbakke) kan kopieres eller flyttes til Debitor, Kreditor, Salgsordre, Indkøbsordre og Tilbud.
Og det fysiske bilag bliver nu indsat, som et vedhæftet dokument det valgte sted.

Markér/Udpeg det bilag, der skal kopieres eller flyttes. Der kan kun udpeges 1 bilag.

Vælg i menuen Kopier/Flyt vedhæftede filer.

OBS! Et bilag der kopieres/flyttes til en indkøbsordre vil ikke komme på posteringerne. Se næste beskrivelse i denne artikel under ‘Indkøbsnummer’.

Vælg nu om der skal kopieres eller flyttes.

Ved Kopier bliver bilaget liggende i indbakken og kan kopieres/flyttes til andre kartoteker.

Ved Flyt forsvinder bilaget fra indbakken.

Vælg nu typen – der kan vælges Debitor, Kreditor, Salgsordre, Indkøbsordre eller Tilbud.

Alt efter valg af type, kan man nu slå op i det kartotek, der blev valgt f.eks. Debitor.

Start med at skrive debitors navn eller konto, og Uniconta starter nu søgningen i kartoteket.

Vælg den debitor, hvor bilaget skal kopieres til.

Bilaget kopieres/flyttes nu til det kartotek, der blev valgt.

I eksemplet kopierede vi til debitoren Storevangskolen, og vi kan nu finde bilaget på via funktionen Debitor/Debitor/Vedhæftede filer – vælg Dokument.

Flyt til andet firma

Bilag i Fysisk bilag (Indbakke) kan flyttes til andet firma.

Markér/Udpeg det bilag, der skal flyttes. Der kan kun udpeges 1 bilag.

På listen vælges det firma bilaget skal flyttes til.

Vedhæft fysiske bilag ifm. import af fil til bogføringskladde

Hvert fysisk bilag har et felt Entydigt ID. Det ses bla. i indbakken og i oversigten over fysiske bilag:

Hvis man benytter Indlæs bankkontoudtog til bogføringskladden, kan man før import oprette og udfylde en kolonne i importfilen med Entydigt ID på det tilhørende fysiske bilag.

Efter import af importfilen har bogføringskladden automatisk fundet det tilsvarende fysiske bilag ud fra Entydigt ID og knyttet det til linjerne i bogføringskladden. Hvis du allerede kender ID på det fysiske bilag, der skal vedhæftet til linjerne, er det nemmest at matche og udfylde det i importfilen inden import frem for bagefter at udpege bilaget linje for linje i bogføringskladden.

Hurtig, nem og smart metode. Husk at rette filformatet, så det angiver, hvilken kolonne Entydigt ID er angivet i. Du behøver kun angive ID på de linjer, hvor du kender ID. Resten kan du vedhæfte bagefter.

Vedhæft fysisk bilag til linje i bogføringskladden

I bogføringskladden, mens du indtaster, kan du udpege en linje fra Indbakken, som så bliver vedhæftet linjen i bogføringskladden.

• Åbn bogføringskladden og opret en ny linje.
• Klik på Fysisk bilag-ikonet i båndet i kladden
• Vælg Vedhæft, hvis du vil vedhæfte et bilag fra Indbakken. Indbakken åbnes:
• Til venstre vises bilagene i indbakken, til højre en forhåndsvisning af bilaget. I oversigten viser Kolonnen Vedhæftet, hvilke fysiske bilag der allerede er vedhæftet, men ikke bogført.
• Markér bilaget, eller mappen med flere bilag, der skal vedhæftes, og klik på Vedhæft-knappen. Nu vedhæftes bilaget/bilagene til den aktuelle linje og der sættes automatisk et flueben i feltet Fysisk bilag på linjen. Hvis der ikke er udfyldt noget på linjen i bogføringskladden, overføres eventuelle data fra bilaget i indbakken. Hvis der er udfyldt noget på linjen inden vedhæftning, overskrives linjens data ikke.

Vedhæft fysiske bilag til flere linjer i bogføringskladde

Hvis du f.eks. importerer bankkontoudtog til bogføringskladden, eller indtaster kladdelinjer manuelt, og uploader fysiske bilag elektronisk, så er der en række kladdelinjer og en række fysiske bilag, der skal matches bagefter.

Det er der et specielt skærmbillede til, hvor man for oven har de fysiske bilag (du har importeret, mailet eller gemt) og forneden har man kladdelinjer, som man har importeret fra bank eller tastet manuelt. Nu er det så let at knytte linjerne sammen en for en.

• Vælg Økonomi/Bogføring og knappen Forbind fysiske bilag med kladdelinjer på båndet:
• Øverst (Fysisk bilag): Markér det fysiske bilag. Derefter, nederst (Kladdelinjer): Marker kladdelinjen fysisk bilag skal vedhæftes.
  TIP! Vælg evt. knappen Vis vedhæftet fil på båndet, og træk billedet med det fysiske bilag over på en anden PC skærm. Så kan du hoppe fra linje til linje med de fysiske bilag i den øverste del af skærmbilledet til forbind bilag, mens at billedet af dine fysiske bilag skifter på din anden skærm, uden at du behøver at åbne/lukke skærmbilledet med billedet af de fysiske bilag.
• Klik på Vedhæft-ikonet oppe i båndet. Herefter er fysisk bilag og kladdelinje knyttet sammen.
• Fortsæt på samme vis (markér+vedhæft, markér+vedhæft osv.) med resten af bilagene, der skal knyttes sammen med kladdelinjer.

Vedhæft fysisk bilag til indkøbsordre

Hvis du ønsker at få vedhæftet dit fysiske bilag til en indkøbsordre, således at når du bogfører købsfakturaen, så bliver bilaget vedhæftet bogføringen, så skal du på linjen i fysisk indbakke udfylde feltet Indkøb med indkøbsnummeret.
Når indkøbet med dette nummer så faktureres, så vil bilaget i indbakken med dette indkøbsnummer blive vedhæftet bogføringen og blive fjernet fra indbakke-oversigten.

Bemærk! Hvis du har flere bilag, dvs. flere købsfakturaer i indbakken vedr. dette samme indkøb, idet indkøbet er blevet delfaktureret af leverandøren, så skal du kun udfylde feltet Indkøbsnummer på én af linjerne i indbakken ad gangen, og du skal udfylde indkøbsnummeret på den linje/det bilag, som du vil have tilknyttet ved bogføring af næste købsfaktura på det aktuelle indkøbsnummer.

Tilknyt fysisk bilag til bogført post

Hvis du har fået bogført et bilag uden at have fået tilknyttet det fysiske bilag, så kan dette sagtens efterfølgende således:

• Find den postering som du gerne vil have tilknyttet et fysisk bilag til, f.eks. under Økonomi/Rapporter/Posteringer
• Vælg knappen Posteringer på bilag
• Vælg knappen Fysisk bilag/Vedhæft (Bemærk der er to knapper der hedder Fysisk bilag. Du skal vælge den med pilen, hvor der er undermenuer)
• En oversigt med fysiske bilag i indbakken åbnes
• Markér bilaget du vil have tilknyttet den aktuelle postering og vælg knappen Vedhæft
• Markér evt. hvis posten skal tilknyttes alle poster i transaktionen.

OBS! Ved tilføjelse af bilag til bogført post ophæves godkendelser af eksisterende fysiske bilag.

Godkendelse af fysiske bilag

Der kan i fysiske bilag (indbakke) opsættes således at bestemte bruger, er valgt som “Godkender 1” eller “Godkender 2”, kan godkende bilag. Man kan også ved brug af standard værdier tvinge godkendelse inden der overføres til kladden.
Det er muligt at angive både en Godkender 1 og en Godkender 2. Bemærk! Der er ikke tale om en hierarkisk godkendelse, dvs. at godkender 2 kan godt godkende bilaget før godkender 1.
Hvis der ønskes en hierarkisk godkendelsesforløb, så skal dette gøres manuelt, ved kun at angive en godkender 1, og når godkender 1 har godkendt bilaget, så skal man først der angive en godkender 2 på bilaget.

Man kan godkende bilag fra:

• • Økonomi/Fysiske Bilag (indbakke)
  • ’Godkend’ funktionen under ’Min profil’ i topbaren. Læs mere her.
  • Fra din e-mail. Læs mere her.

• Under Firma/Medarbejdere. Læs mere her.

En medarbejder kan sætte et bilag til “Godkendt”, “Afvist” eller “Vent”. Alt afhængig af hvad man vælger, så flytter bilaget til mappen af samme navn i indbakken, så bogholderen kan se hvad der er sket.

Fysiske bilag har to dato/tid felter til “Godkendt den”. Godkender kan ved godkendelse tilføje en kommentar i processen, som gemmes i feltet “Notat”. Der kan ikke ved første afsendelse tilføjes et notat. Ønsker man at tilføje et notat, skal man gøre brug af “Gensend e-mail til godkender”, læ mere herunder.

Genudsendelse af fysisk bilag

Knappen “Gensend e-mail til godkender” giver mulighed for at gensende en anmodning om godkendelse. Hermed kan bogholderen rykke en medarbejder for godkendelse og skrive en ekstra besked i mailen. Skriver man en besked så bliver e-mailen mærket med “høj” prioritet.

Ved klik på “Gensend e-mail til godkender” får man mulighed for at indtaste et notat til godkenderen

Godkenderen modtager en e-mail, men høj prioritet, hvor det indtastede notat kan ses, øverst i mailen.

Når bilagt bliver godkendt, kan godkender skrive et notat til bogholderen.

Dette notat gemmes i notatfeltet, på det godkendte bilag.

Denne mail sendes til godkender uanset om der er sat hak i “Send e-mail til bilags-godkendelse” på medarbejderen. Læs mere her.

Bemærk! Af sikkerhedsgrunde kan et fysisk bilag, der lige er godkendt,  ikke slettes samme dag som det er lagt ind. Det kan tidligst gøres dagen efter.

Afventer godkendelse

Læs om afventer godkendelse her.
Læs mere om opsætning af medarbejdere  til brug for [Afventer godkendelse] her.