Se en kort VIDEO om mapper og bilagsgodkendelse i indbakken. (Klik her for en engelsk version af videoen). Denne video på 9 minutter viser blandt andet vores mapper i indbakken, hvordan man opretter medarbejder til at godkende bilag, og hvordan man godkender fra en email, Unicontas indbakke og bruger ikonet.
Se en VIDEO om kreditorbetalinger. Bogføring af kreditorfakturaer fra fysiske bilag (indbakke) beskrives i minut 25:00-29:20. Resten af videoen viser hvordan man kan bruge systemet til at oprette og håndtere kreditorfakturaer fra fysiske bilag (indbakke) til bogføring af fakturaer i en kladde og videre til betalingsforslag hvorfra man kan danne en betalingsfil og overføre betalinger til en kladde til bogføring af disse betalinger.
Fysiske bilag (Indbakke)
Indbakken benyttes til registrering af data på fysiske bilag, der er sendt eller indlæst i Uniconta
Læs mere om hvordan bilag opsamles i Indbakken
Efter indlæsning tilføjes data enten i indbakken eller i kladderne. Alle data registeret i Indbakken overføres til kladden (med mindre der er sat hak i feltet “Venter” på linjen.)
Fysiske bilag fjernes fra Indbakken ved bogføring. Dette kan først ses efter tryk på OPDATER. Slet ikke bilag fra indbakken før der er trykket på OPDATER.
Det samme bilag kan IKKE overføres to gange. Kan bilaget IKKE overføres, er der sat hak i feltet “Venter” eller bilaget ligger allerede i en IKKE bogført kladde. Se feltet “Overført til kladde”, her burde være sat hak.
For at lette registreringen kan det indlæste bilag vises i et selvstændigt skærmbillede. F.eks. på en anden skærm. Klik på ‘Vis’ eller F7, for at få vist bilaget. Det bilag som vises er det bilag som markøren står på.
Indbakken synkroniserer visning af selve bilaget når markøren flyttes. Dermed kan der bladres i listen over bilag og samtidig vises bilaget. Data kan tilføjes per linje.
Indbakken viser de uploadede bilag, der ikke er bogført. Bilagene kan være vedhæftet i en kladde, men ikke bogført endnu. Se feltet “Overført til kladde”. Hvis bilaget er overført til kladden, er der hak i dette felt.
Mapper i indbakken
Indbakken indeholder mapper, hvor man kan lægge de fysiske bilag inden de bogføres og forsvinder fra indbakken.
Når man åbne Fysiske bilag (Indbakke) vises alle bilag i mappen ‘Alle’. Dvs. alle bilag som ligger i mapper: Indbakke, til godkendelse, godkendt, afvist, venter osv.
Egen mapper (vist som User folder 1-5 i dette skærmbillede) kan oprettes ved at klikke på mappe ikonet i ‘Mapper’ oversigten. OBS! En mappe kan ikke slettes igen hvis der ligger bilag i den.
Man kan enten:
- trække et bilag fra oversigten over i en mappe, som man ønsker, eller;
- vælge ‘Mappe’ feltet (læs om Layouts her) og vælge mappen fra dropdown menuen. Se skærmbilledet herned:
Navnene på disse mapper kan ikke ændres.
Man kan bruge knappen ’Vis mapper’ ’Skjul Mapper’ i lokalmenuen til at slå disse mapper til og fra.
OBS! De gamle ’mapper’ fra versioner inden Version-83 hedder nu ’Kuverter’.
Opret Kuvert
Bilag kan sammenlægges i en kuvert ved brug af knappen ‘Opret kuvert’.
- Vælg ‘Opret kuvert’ knappen
- Vælg de filer der skal tilføjes kuverten
- Klik ‘Næste’ og navngiv kuverten i den nederste venstre hjørne
- Klik ‘Gem’
- Kuverten ligger nu som ny linje i bilagslisten og kan vælges og vedhæftes f.eks til en bogføringslinje i en kladde. Læs mere her.
Godkendelse af fysiske bilag
Der kan i fysiske bilag (indbakke) sættes op således at bestemte bruger, som er valgt som ‘Godkender 1’ eller ‘Godkender 2’, kan godkende bilag. Man kan også ved brug af standard værdier tvinge godkendelse inden der overføres til kladden.
Man kan godkende bilag fra:
- Økonomi/Fysiske Bilag (indbakke)
- ’Godkend’ funktionen under ’Min profil’ i topbaren. Læs mere her.
- Fra din e-mail. Læs mere her.
- Under Firma/Medarbejdere. Læs mere her.
En medarbejder kan sætte et bilag til ’Godkendt’, ’Afvist’ eller ’Vent’. Alt afhængig af hvad man vælger, så flytter bilaget til mappen af samme navn i indbakken, så bogholderen kan se hvad der er sket.
Fysiske bilag har to dato/tid felter til ’Godkendt den’. Der kan også udfyldes en kommentar i processen, som gemmes i feltet ’Notat’.
Knappen ‘Gensend e-mail til godkender’ giver mulighed for at gensende en anmodning om godkendelse. Hermed kan bogholderen rykke en medarbejder for godkendelse og skrive en ekstra besked i mailen. Skriver man en besked så bliver e-mailen mærket med prioritet ‘høj’.
Denne mail sendes til godkender uanset om der er sat hak i ‘Send e-mail til bilags-godkendelse’ på medarbejderen. Læs mere her.
Afventer godkendelse
Version-85 Læs om afventer godkendelse her.
Læs mere om opsætning af medarbejdere til brug for [Afventer godkendelse] her
Registrering af data i Indbakken
Oprettelses dato, Brugernavn og Filtype sættes automatisk af systemet. Under indhold kan det registreres hvilken type bilag, der er tale om. F.eks. Faktura eller kvittering.
Eksempel på registrering af bilag:
Nu kan fakturanr og beløb indtastes. Ligeledes kan en Udgiftkonto tilføjes. Det kan under kreditorkonto registreres hvilken kreditor, fakturaen kommer fra, og et eventuelt betalingsID. F.eks. FI kode kan indtastes.
Eksempel på registrering af kvittering på firmakredit kort:
Nu kan der indtastes beløb. Ligeledes kan en Udgiftkonto tilføjes. Såfremt den korrekte bank er modkonto på kladden, vil kontoen automatisk vises i modkonto i kladden og linjen kan bogføres.
| Forklaring til udvalgte felter i Indbakken | |
| Entydigt id | Et unikt id for bilaget. Benyttes til at identificere bilaget rundt i Uniconta. |
| Overført til kladde | Et et bilag er overført til kladden, ligger bilaget stadig i fysisk indbakke, men der er sat hak i dette felt. |
| Kreditorkonto | Eventuel kreditorkonto, der importeres i feltet Modkonto i kladdelinjen. Det er smart, så har du straks din kreditor på bogføringskladde-linjen. |
| Faktura | Fakturanummer videreføres til bogføringskladden og anvendes ved bogføring af betaling (udligning), posteringslister, søgning etc. |
| Beløb | Debet-beløb indtastes uden fortegn. Kredit-beløb med minus-fortegn. |
| Godkender (Navn) eller Godkender (Login-id) | Hvis bilaget skal godkendes, før import til kladde, angives enten godkenders Navn eller Login-id. |
| Godkendt | Her angives om et bilag er godkendt. |
| Bogføringsdato | Bogføringsdato, der skal overføres til bogføringskladden. |
| Dokumentdato | Dato på dokumentet. |
| Betalingskonto | Vil man bogføre et bilag direkte til en betalingskonto, vælges kontonummeret her. Bemærk: Der dannes to linjer i bogføringskladden, en for posteringen og en for betalingen. |
Efter registrering skal linjer overføres fra indbakke til bogføringskladden
Du kan overføre fysiske bilag direkte fra indbakken til en bogføringskladde. Der oprettes en ny kladdelinje for hvert fysisk bilag. Der Klik på Overfør til kladde-knappen i båndet.
Herefter skal du angive:
| Kladde | Bogføringskladden, som linjer med fysiske bilag skal oprettes i. |
| Dato | Dato på linjer i bogføringskladden. Hvis intet angives benyttes Bogføringsdato fra det fysiske bilag, hhv. dato på fysisk bilag. |
| Beløb | Debet eller Kredit. Hvis der er minus foran beløbet, f.eks. en debet post, overføres beløbet med minus foran i debet- kolonnen. Ved bogføring anses det som en kreditpost. |
| Overfør | Alle, Aktuel post eller kun godkendte. Hvis Godkendt-feltet ikke vises i Fysiske bilag indbakken kan det indsættes via design af skærmbilledet. |
Gå til kladden og tryk på bogfør. Posteringerne bliver nu bogført og bilagene skal nu vises på bogførte poster.
OBS.: Tryk på ‘Opdater’ hvis du har bogført og bilgane stadig vises i indbakken. Herefter vil de forsvinde.
Fjern fra indbakken
De fysiske bilag er mærket med om de skal vises i indbakken eller ej. Når vi bogfører en kassekladde, hvor der er vedhæftet fysiske bilag, så fjerner vi denne markering om at dokumentet skal vises i indbakken.
”Fjern fra indbakken”: Herved kan man selv fjerne det fra visningen i indbakken. Herefter ligger bilaget kun i arkivet Økonomi/Rapporter/Fysiske bilag.
Under Økonomi/Rapporter/Fysiske bilag er der også mulighed for at få et bilag vist i indbakken igen ved brug af knappen ”Vis i indbakken”. Læs mere her.
Opdel pdf i flere pdf’er (Split PDF)
Har man f.eks. et bilag med 30 sider som skal splittes i 30 forskellige bilag (laves til 30 linjer i fysiske indbakken) kan det gøres på to forskellige måder, der begge er beskrevet nedenfor:
- Med knappen Opdel pdf i flere pdf’er
- Med knappen Tilføj
Eksempel på opdeling med knappen Opdel pdf i flere pdf’er:
- Gå til ‘Økonomi/Fysiske bilag (indbakke)’
- Klik på Gem, før der splittes, for at gemme allerede indtastede data
- Marker bilaget du har indsendt til Fysiske bilag (indbakke) via den mailadresse, der er tilknyttet firmaet/regnskabet. Læs om E-mail til Fysiske bilag her…
- Klik på “Opdel pdf i flere pdf’er” og der vises en oversigt over dokumentet, med de tilhørende sider
- Klik eksempelvis på side 9 i højre side af skærmbilledet, hvis du ønsker at opsplitte pdf’en i to dokumenter, en pdf med side 9-10 og en anden pdf med side 1-8
- Klik på ’Split’
- Man bliver spurgt om “Skal posten slettes?”
- Vælger man Ja, bliver det originale PDF dokument slettet, samtidig med at de to nye dokumenter oprettes.Vælger man Nej, bliver det originale PDF dokument liggende i indbakken, samtidig med at de to nye dokumenter oprettes, så der efterfølgende er 3 dokumenter. Dette kan være relevant, hvis man ønsker at benytte det oprindelige bilag til andet, eller først ønsker at slette det ved senere lejlighed.Eksempel på opdeling med knappen ‘Tilføj’:
- Gå til ‘Økonomi/Fysiske bilag (indbakke)’
- Klik på ‘Tilføj’
- Sæt hak i ‘Opdel pdf i flere pdf’er’
- Tryk på ‘Gennemse’
- Vælg filen
- Udfyld evt. andre oplysninger i formen
- Klik på ‘Gem’
- Bilaget er nu automatisk opdelt så hver side i pdf’en er blevet til en linje i indbakken.
Kopier/Flyt vedhæftede filer under Fysiske bilag (Indbakke)
Bilag i Fysisk bilag (Indbakke) kan kopieres eller flyttes til Debitor, Kreditor, Salgsordre, Indkøbsordre og Tilbud.
Markér/Udpeg det bilag, der skal kopieres eller flyttes. Der kan kun udpeges 1 bilag.
Vælg i menuen Kopier/Flyt vedhæftede filer.
Vælg nu om der skal kopieres eller flyttes.
Ved Kopier bliver bilaget liggende i indbakken og kan kopieres/flyttes til andre kartoteker.
Ved Flyt forsvinder bilaget fra indbakken.
Vælg nu typen – der kan vælges Debitor, Kreditor, Salgsordre, Indkøbsordre eller Tilbud.
Alt efter valg af type, kan man nu slå op i det kartotek, der blev valgt f.eks. Debitor.
Start med at skrive debitors navn eller konto, og Uniconta starter nu søgningen i kartoteket.
Vælg den debitor, hvor bilaget skal kopieres til.
Bilaget kopieres/flyttes nu til det kartotek, der blev valgt.
I eksemplet kopierede vi til debitoren Storevangskolen, og vi kan nu finde bilaget på via funktionen Debitor/Debitor/Vedhæftede filer – vælg Dokument.
Sammenlæg PDF Filer
I fysiske bilag kan man nu slå to PDF bilag sammen. Det gøres ved at den ene PDF lægges ind i den anden. Da man kun kan vedhæfte en fil til et posteringsbilag, kan man bruge denne funktion at sammenlægge pdf’er til en fil så flere pdf’er kan vedhæftes. Læs mere i vores ‘Spørgsmål og Svar’ her.
Under “Fysiske bilag (Indbakke)” Marker man de PDF bilag som man ønsker at sammenlægge. Det gøre man ved at holde [Ctrl] nede og vælge PDF bilagene med musen.
Efterfølgende klikker man på knappen “Sammenlæg to pdf’er”.
Herefter åbner der et nyt vindue med de to valgte PDF’er. Her klikker man på “Join” nederst i højre hjørne.
