Layout – Skabeloner – Søg – Import af e-conomic bilag – Fysiske bilag – Anbefalinger
Indbakken benyttes til registrering af data på fysiske bilag, der er sendt eller indlæst i Uniconta
Læs mere om hvordan bilag opsamles i Indbakken
Efter indlæsning tilføjes data enten i indbakken eller i kladderne. Alle data registeret i Indbakken overføres til kladden.
OBS.: Fysiske bilag fjernes fra Indbakken ved bogføring. Dette kan først ses efter tryk på OPDATER. Slet ikke bilag fra indbakken før der er trykket på OPDATER.
OBS.: Det samme bilag kan IKKE overføres to gange. Kan bilaget IKKE overføres ligger bilaget allerede i en IKKE bogført kladde. Se feltet “Overført til kladde”, her burde være sat hak.
For at lette registreringen kan det indlæste bilag vises i et selvstændigt skærmbillede. F.eks. på en anden skærm. Klik på ‘Vis’ eller F7, for at få vist bilaget. Det bilag som vises er det bilag som markøren står på.
Indbakken synkroniserer visning af selve bilaget når markøren flyttes. Dermed kan der bladres i listen over bilag og samtidig vises bilaget. Data kan tilføjes per linje.
. 
Indbakken viser de uploadede bilag, der ikke er bogført. Bilagene kan være vedhæftet i en kladde, men ikke bogført endnu. Se feltet “Overført til kladde”. Hvis bilaget er overført til kladden, er der hak i dette felt.
Registrering af data i Indbakken
Oprettelses dato, Brugernavn og Filtype sættes automatisk af systemet. Under indhold kan det registreres hvilken type bilag, der er tale om. F.eks. Faktura eller kvittering.
Eksempel på registrering af bilag:
Nu kan fakturanr og beløb indtastes. Ligeledes kan en Udgiftkonto tilføjes. Det kan under kreditorkonto registreres hvilken kreditor, fakturaen kommer fra, og et eventuelt betalingsID. F.eks. FI kode kan indtastes.
Eksempel på registrering af kvittering på firmakredit kort:
Nu kan der indtastes beløb. Ligeledes kan en Udgiftkonto tilføjes. Såfremt den korrekte bank er modkonto på kladden, vil kontoen automatisk vises i modkonto i kladden og linjen kan bogføres.
| Forklaring til udvalgte felter i Indbakken | |
| Entydigt id | Et unikt id for bilaget. Benyttes til at identificere bilaget rundt i Uniconta. |
| Overført til kladde | Et et bilag er overført til kladden, ligger bilaget stadig i fysisk indbakke, men der er sat hak i dette felt. |
| Kreditorkonto | Eventuel kreditorkonto, der importeres i feltet Modkonto i kladdelinjen. Det er smart, så har du straks din kreditor på bogføringskladde-linjen. |
| Faktura | Fakturanummer videreføres til bogføringskladden og anvendes ved bogføring af betaling (udligning), posteringslister, søgning etc. |
| Beløb | Debet-beløb indtastes uden fortegn. Kredit-beløb med minus-fortegn. |
| Godkender (Navn) eller Godkender (Login-id) | Hvis bilaget skal godkendes, før import til kladde, angives enten godkenders Navn eller Login-id. OBS. Der er ingen kontrol på godkendelser. |
| Godkendt | Her angives om et bilag er godkendt. |
| Bogføringsdato | Bogføringsdato, der skal overføres til bogføringskladden. |
| Dokumentdato | Dato på dokumentet. |
| Betalingskonto | Vil man bogføre et bilag direkte til en betalingskonto, vælges kontonummeret her. Bemærk: Der dannes to linjer i bogføringskladden, en for posteringen og en for betalingen. |
Efter registrering skal linjer overføres fra indbakke til bogføringskladden
Du kan overføre fysiske bilag direkte fra indbakken til en bogføringskladde. Der oprettes en ny kladdelinje for hvert fysisk bilag. Der Klik på Overfør til kladde-knappen i båndet.
Herefter skal du angive:
| Kladde | Bogføringskladden, som linjer med fysiske bilag skal oprettes i. |
| Dato | Dato på linjer i bogføringskladden. Hvis intet angives benyttes Bogføringsdato fra det fysiske bilag, hhv. dato på fysisk bilag. |
| Beløb | Debet eller Kredit. Hvis der er minus foran beløbet, f.eks. en debet post, overføres beløbet med minus foran i debet- kolonnen. Ved bogføring anses det som en kreditpost. |
| Transfer | Alle, Aktuel post eller kun godkendte. Hvis Godkendt-feltet ikke vises i Fysiske bilag indbakken kan det indsættes via design af skærmbilledet. |
Gå til kladden og tryk på bogfør. Posteringerne bliver nu bogført og bilagene skal nu vises på bogførte poster.
OBS.: Tryk på ‘Opdater’ hvis du har bogført og bilgane stadig vises i indbakken. Herefter vil de forsvinde.
Fjern fra indbakken
De fysiske bilag er mærket med om de skal vises i indbakken eller ej. Når vi bogfører en kassekladden, hvor der er vedhæftet fysiske bilag, så fjerner vi denne markering om at dokumentet skal vises i indbakken.
”Fjern fra indbakken”. Herved kan man selv fjerne det fra visningen i indbakken. Vi har desuden i finans/rapporter/fysisk bilag lavet et menupunkt ”Vis i indbakken”, hvor man kan vælge et bilag, som ikke er indbakken, og få det vist i indbakken. Læs mere her.
Opdel pdf i flere pdf’er (Split PDF)
Har man indsendt et bilag, man ønsker at spitte op i flere bilag, eller kun ønsker at benytte en del af bilaget, kan man benytte “Opdel pdf i flere pdf’er”.
Eksempel på en opsplitning:
Bemærk: Klik på Gem, før der splittes, for at gemme allerede indtastede data.
Gå til ‘Økonomi/Fyskiske bilag (indbakke)’
Et 10 sidert PDF dokuement er sendt ind i Fysiske bilag (indbakke) via den scan-mail der er tilknyttet firmaet/regnskabet. Læs om E-mail til Fysiske bilag her…
Markere PDF dokumentet i oversigten
Klik på “Opdel pdf i flere pdf’er” og der vises en oversigt over dokumentet, med de indholdende sider.
Her i eksemplet er der klikket på side 9.
- Det betyder er første side i det nye dokument vil være side 9, og det andet dokument vil slutte på side 8.
Man klikker på split, og bliver spurt om “Skal posten slettes?”
- Vælger man Ja, bliver det originale PDF dokument slettet, efter at de to nye dokumenter er dannet.
- Vælger man Nej, bliver det originale PDF dokuement i indbakken, og kan benyttes til andet, eller slettes ved senere lejlighed.
Der bliver oprettet to nye poster i fysisk indbakke
- En post med side 9-10
- En post med side 1-8
Posten er splittet.
Kopier/Flyt vedhæftede filer under Fysiske bilag (Indbakke)
Bilag i Fysisk bilag (Indbakke) kan kopieres eller flyttes til Debitor, Kreditor, Salgsordre, Indkøbsordre og Tilbud.
Markér/Udpeg det bilag, der skal kopieres eller flyttes. Der kan kun udpeges 1 bilag.
Vælg i menuen Kopier/Flyt vedhæftede filer.
Vælg nu om der skal kopieres eller flyttes.
Ved Kopier bliver bilaget liggende i indbakken og kan kopieres/flyttes til andre kartoteker.
Ved Flyt forsvinder bilaget fra indbakken.
Vælg nu typen – der kan vælges Debitor, Kreditor, Salgsordre, Indkøbsordre eller Tilbud.
Alt efter valg af type, kan man nu slå op i det kartotek, der blev valgt f.eks. Debitor.
Start med skrive debitors navn eller konto, og Uniconta starter nu søgningen i kartoteket.
Vælg den debitor, hvor bilaget skal kopieres til.
Bilaget kopieres/flyttes nu til det kartotek, der blev valgt.
I eksemplet kopierede vi til debitoren Storevangskolen, og vi kan nu finde bilaget på via funktionen Debitor/Debitor/Vedhæftede filer – vælg Dokument.
Sammenlæg PDF Filer
I fysiske bilag kan man nu slå to PDF bilag sammen. Det gøres ved at den ene PDF lægges ind i den anden.
Under “Fysiske bilag (Indbakke)” Marker man de PDF bilag som man ønsker at sammenlægge. Det gøre man ved at holde [Ctrl] nede og vælge PDF bilagene med musen.
Efterfølgende klikker man på knappen “Sammenlæg to pdf’er”
Herefter åbner der et nyt vindue med de to valgte PDF’er. Her klikker man på “Join” nederst i højre hjørne.
