Indlæs Fysiske bilag

Relevante links.: Import af e-conomic bilag, Fysiske bilag

Fysiske bilag (Indbakke)

Fysiske bilag kan placeres på det enkelte bilag på mange måder. Fysiske bilag (Indbakken) er det sted i Uniconta hvor Fysiske bilag kan placeres inden de hæftes på et bilag.

Indbakken er der, hvor du færdigbehandler bilagene før upload til bogføringskladden. For eksempel ved at tilføje oplysninger til bilaget eller køre dem gennem godkendelsesproceduren før upload til bogføringskladden.

Fysiske bilag kan overføres til indbakken på flere måder. Sende til indbakken via mail. Opsættes her. Uploades via Uniconta webportal. Upload af filer Send til Indbakken.

Man kan også dragge & droppe dokumenter ind i fysisk bilag. Man kan tage en e-mail direkte fra Outlook og drag og droppe ind i indbakken. Hvis man åbner mailen kan man dragge og droppe vedhæftning og ikke mail teksten ind i indbakken.

NYT ikon i topbaren til at trække og slippe fysiske bilag

Træk din faktura henover ikonet og slip.

Bilagsvinduet åbnes nu, data udfyldes og bilaget kan gemmes.

Hvilken metode skal du vælge

Hvis du allerede er vant til elektroniske bilag, vil du helt sikkert finde en metode, der modsvarer den, du altid har brugt.

Det kan også være, du er blevet inspireret af mulighederne og vil prøve en ny metode. Hvis du i dag benytter (eller har benyttet) ”rigtige” bilagsmapper, kan du finde en metode, der svarer til den, du bruger, når du bogfører og sætter bilag i mappen.

Metode1.: E-mail til indbakken

For at sende emails til Indbakken, skal du benytte den email adresse Uniconta har tildelt firmaet.  Emailadressen til dit regnskab finder du under Firma/ firmakartoteket.

Når du mailer elektroniske bilag til dit regnskab, kan du i mailteksten tilføje værdier om bilaget ”Faktura”, ”Dato”, ”Beløb” og ”Kreditor”. Skrives som f.eks “Faktura “, “Beløb <beløb>”, så udfyldes felterne med de tastede værdier. Læs mere her

OBS.: HTML faktura kan sendes og modtages i indbakken hvis der i “Subjekt” skrives eller tilføjes ordet “usecontent” 

Her har vi pr. mail modtaget en faktura fra Havneby Boghandel: Den videresendes til Demo Alt til havets mailadresse til scannede bilag Uniconta undersøger mailindholdet for oplysninger om bilaget.

Når e-mailen er sendt, vises det vedhæftede filnavn i ‘kommentar’ feltet i fysiske bilag (indbakken).

E-mailede bilag lander i Økonomi/Fysiske bilag (Indbakke).

Bilaget fra ovenstående eksempel er nu mailet til indbakken.

Man kan også tage en e-mail direkte fra Outlook og drag og droppe ind i indbakken. Hvis man åbner mailen, kan man trække en fil og ikke mail teksten ind.

Uniconta sorterer e-mails der kommer ind. Er der en pdf fil med i mailen vil alle andre filer end pdf filerne blive slettet, så de ikke kommer i indbakken. Er der ingen pdf filer i mailen kommer alle filer ind på flere linjer i indbakken.

Metode 2.: Upload til indbakken

• Vælg Økonomi/Fysiske bilag (Indbakke)/Tilføj

• Klik på Gennemse, for at udpege filerne

• Udpeg filerne til upload. Klik på Åbn. 

• Via checkmærket  ”Opdel pdf i flere pdf’er” er det muligt at opdele filen op i flere pdf’er. (Knappen var tidligere ‘Split pdf i flere pdf’er). Når man scanner en stak bilag i, så vil disse typisk blive scannet ind, som en pdf fil. Slår man denne funktion til, vil hver side i pdf dokumentet blive indlæst ind som en selvstændig pdf. Man har også mulighed for at opdele PDF filen efter at filen er blevet indlæst i “Fysiske bilag (Indbakke)”, det gøre man ved at marker filen og klikke på knappen “Opdel pdf i flere pdf’er”

• Vælges “Gem kun stien til filen” uploades filen ikke til Uniconta. Kun referencen gemmes: Filen kan evt. være placeret på et drev alle i virksomheden har adgang til. Andre kan lægges privat og kan dermed ikke læses af andre.

• Udfyld evt. kommentar og Gem.  Bemærk, at alle bilag/linjer får samme beskrivelse, hvilket nok ikke er hensigtsmæssigt, hvis der er bilag fra forskellige kreditorer, dokumentdatoer og forskellige beløb. Men – bagefter kan du nemt tilføje disse oplysninger i bilagsoversigten, oplysningerne overføres automatisk til bogføringskladden.

• Herefter kan du arbejde videre i Uniconta, mens bilagene uploades i baggrunden, uden at det sinker dit arbejde. Kort efter er bilagene i Fysiske bilag (Indbakke), hvor du hurtigt og nemt kan tilføje oplysninger og tilknytte dem i bogføringskladden.

Samme hurtige upload findes også, hvis du uploader direkte fra et drev, mens du bogfører i bogføringskladden eller arbejder med bankafstemningen.

Man kan også drag & droppe dokumenter ind i fysisk bilag.

Send til Bilagsscan

Her er det muligt at sende bilagsfilerne til Bilagsscan. Data afløftes og føres med tilbage til Bogføringskladden. Læs mere her.

Metode 3.: Upload mens du bogfører eller afstemmer bank

Du kan uploade og vedhæfte elektronisk bilag direkte til en linje i bogføringskladden eller bankafstemning fra din pc eller en server, du har adgang til. Det vil sige, du kører udenom indbakken og godkendelsesproceduren.

Det kan kun betale sig at uploade på denne måde, hvis det er enkelte bilag, du mangler i indbakken. Hvis du har flere elektroniske bilag, der skal vedhæftes flere linjer i kladden, er det nemmere at anvende indbakken, der giver bedre overblik over bilagsindholdet og hvilke bilag, der er vedhæftet, og hvilke der ikke er vedhæftet endnu.

Metode 4.: Vedhæft fysiske bilag i bogføringskladden

I bogføringskladden, mens du indtaster, kan du udpege en linje fra Indbakken, som så bliver vedhæftet linjen i bogføringskladden.

• Åbn bogføringskladden og opret en ny linje.

• Klik på Fysisk bilag-ikonet i båndet i kladden:

• Vælg Vedhæft, hvis du vil vedhæfte et bilag fra Indbakken. Indbakken åbnes:

• Til venstre vises bilagene i indbakken, til højre en forhåndsvisning af bilaget. I oversigten viser Kolonnen Vedhæftet, hvilke fysiske bilag der allerede er vedhæftet, men ikke bogført.

• Markér bilaget, eller mappen med flere bilag, der skal vedhæftes, og klik på Vedhæft-knappen. Nu vedhæftes bilaget/bilagene til den aktuelle linje og der sættes automatisk et flueben i feltet Fysisk bilag på linjen. Hvis der ikke er udfyldt noget på linjen i bogføringskladden, overføres eventuelle data fra bilaget i indbakken. Hvis der er udfyldt noget på linjen inden vedhæftning, overskrives linjens data ikke.

Metode 5.: Upload direkte til bogføringskladden

Hvis bilaget ikke er uploadet til indbakken, kan du uploade direkte fra en mappe på din computer eller et drev, du har adgang til. Efter bogføring ajourføres listen over vedhæftede bogførte fysiske bilag automatisk.

• Åbn bogføringskladden og opret en ny linje.

• Klik på Fysisk bilag-ikonet i båndet i kladden og vælg Importer fil:

• Klik på Gennemse for at udpege filen til upload:

• Når filen er valgt: Udfyld eventuelle supplerende oplysninger til brug på bogføringslinjen og klik på Gem. Nu vedhæftes bilaget/bilagene til den aktuelle linje og der sættes automatisk et flueben i feltet Fysisk bilag på linjen. Når linjen bogføres, ajourføres Fysiske bilag-oversigten automatisk med den uploadede fil.

• Når kladden bogføres, så forsvinder det fysiske bilag fra indbakken, og kan nu findes ved, at du finder den bogførte postering, og trykker ”vis fysisk bilag”. Antager vi at der er et køb, så vil bilaget kunne findes på kontoen for omkostninger, indgående moms, kassen hvis der er betalt kontant eller på kreditor kontoen, hvis der er købt hos en leverandør.

Metode 6a.: Forbind Fysiske bilag med kladde

En feature, der gør det lynhurtigt at matche fysiske bilag og kladdelinjer. Se Økonomi/Bogføring.

Hvis man  importerer bankkontoudtog til bogføringskladden, eller indtaster kladdelinjer manuelt, og uploader fysiske bilag elektronisk, så er der en række kladdelinjer og en række fysiske bilag, der skal matches bagefter.

Det er der et specielt skærmbillede til, hvor man for oven har de fysiske bilag (du har importeret, mailet eller gemt) og for neden har man kladde linjer, som man har importeret fra bank eller tastet manuelt. Nu er det så let at knytte linjerne sammen en for en.

• Øverst (Fysisk bilag): Markér det fysiske bilag. Derefter, nederst (Kladdelinjer): Marker kladdelinjen fysisk bilag skal vedhæftes.

• Klik på Vedhæft-ikonet oppe i båndet. Herefter er fysisk bilag og kladdelinje knyttet sammen.

• Fortsæt på samme vis (markér+vedhæft, markér+vedhæft osv.) med resten af bilagene, der skal knyttes sammen med kladdelinjer.

Metode 6b.: Forbind fysiske bilag ved hjælp af synkroniseret visning

Her er endnu et eksempel på at synkroniseret visning er smart, nemt og hurtigt, når du hæfter fysiske bilag og kladdelinjer sammen. Det går hurtigere og nemmere at vedhæfte bilag, når du samtidig kan få vist bilaget i et synkroniseret vindue:

• Markér en linje i øverste skærmbillede, klik på Vis fysisk bilag-ikonet.

• ”Træk” fanen Vis fysisk bilag ned i skærmbilledet.

• Markér kladdelinjen bilaget matcher, klik på Vedhæft.

• Bladrer du til næste fysisk bilag linje i øverste skærmbillede, vises næste fysiske bilag. Smart, nemt og hurtigt!

Metode 7.: Import af bankfil til bogføringskladden/Forbind fysisk bilag med kladdelinje

Under Økonomi/Indlæs bankkontoudtog kan du indlæse bankkontoudtog. Der er defineret formater, men du kan lynhurtigt oprette dit eget. Når posterne er indlæst i en bogføringskladde, kan du knytte fysiske bilag på flere måder:

• Forbind fysisk bilag med kladdelinje

• Tilknyt fysisk bilag til kladdelinje (enkeltvis fra kladden)

• Upload fysisk bilag til kladdelinje (enkeltvis fra kladden)

Angiv entydigt ID på fysisk bilag i importfil til bogføringskladde

Hvert fysisk bilag har et felt Entydigt ID. Det ses bla. i indbakken og i oversigten over fysiske bilag.

Hvis man benytter Indlæs bankkontoudtog til bogføringskladden, kan man før import oprette og udfylde en kolonne i importfilen med Entydigt ID på det tilhørende fysiske bilag.

Efter import af importfilen har bogføringskladden automatisk fundet det tilsvarende fysiske bilag ud fra Entydigt ID og knyttet det til linjerne i bogføringskladden. Hvis du allerede kender ID på det fysiske bilag, der skal vedhæftet til linjerne, er det nemmest at matche og udfylde det i importfilen inden import frem for bagefter at udpege bilaget linje for linje i bogføringskladden.

Hurtig, nem og smart metode. Husk at rette filformatet, så det angiver, hvilken kolonne Entydigt ID er angivet i. Du behøver kun angive ID på de linjer, hvor du kender ID. Resten kan du vedhæfte bagefter.

Metode 8.: Flere bilag på én postering

1. Under Økonomi / Fysiske bilag (Indbakken)
2. Vælg fanen i toppen, hvor der står ‘Kuvert’
3. Tryk Tilføj
4. Vælg de bilag der skal samles til een, og sæt hak i disse
5. Tryk Tilføj bilag, og du ser dine valgte bilag i toppen af skærmen
6. Tryk Gem mappe
7. Navngiv mappen med et sigende navn
8. Vælg typen af bilag (i dropdown boksen Indhold)
9. Tryk Gem. Nu bliver du ført tilbage til forrige skærm, og kan nu se din kuvert
10. Vælg fanen i toppen, hvor der står Startside, for at komme tilbage til bilagsoversigten
11. Dine mapper hedder DIR under kolonnen Filtyper
12. Indtast de ønskede oplysninger for bilagsmappen
13. Klik på Overfør til kladde og bogfør