Indlæs Fysiske bilag

Fysiske bilag (Indbakke)

Fysiske bilag (Indbakken) er det sted i Uniconta hvor Fysiske bilag kan placeres inden de hæftes på et bilag.

Indbakken er der, hvor du færdigbehandler bilagene før upload til bogføringskladden. For eksempel ved at tilføje oplysninger til bilaget eller køre dem gennem godkendelsesproceduren før upload til bogføringskladden.

Fysiske bilag kan overføres til indbakken på flere måder, og disse måder er beskrevet her i denne artikel.

Du kan læse mere om selve indbakken i denne artikel: https://www.uniconta.com/da/unipedia/fysiske-bilag-som-elektroniske-bilag/

Træk og slip via ikon på topbaren

På topbaren er der et ikon, hvortil du kan trække og slippe fysiske bilag. Træk din faktura henover ikonet og slip.

Bilagsvinduet åbnes nu, udfyld evt. ønskede felter og vælg Gem, så gemmes bilaget i indbakken.

E-mail til indbakken

E-mail til indbakken bruges typisk, hvis foto af bilag mailes fra mobil til Uniconta, eller hvis du bogfører for andre, og din klient/kunde mailer elektroniske bilag og bankkontoudtog til dig som vedhæftede filer. Der kan vedhæftes mange bilag på samme e-mail. Når du modtager opkrævninger via e-mail, kan du også videresende mailen til Unicontas indbakke. Det er en nyttig arbejdsgang til straks at få bilaget uploadet til i indbakken, så de er klar til bogføring. Hvis der kun er ét bilag i mailen, kan du tilføje fakturanummer og beløb i mail-teksten, så overføres det automatisk til felterne i indbakken.

For at sende e-mails til indbakken, skal du benytte den e-mail-adresse Uniconta har tildelt firmaet.  E-mail-adressen til dit regnskab finder du under Firma/ firmakartoteket.

Når du mailer elektroniske bilag til dit regnskab, kan du i mailteksten tilføje værdier om bilaget ”Faktura”, ”Dato”, ”Beløb” og ”Kreditor”. Skrives som f.eks “Faktura <fakturanummer>”, “Beløb <beløb>”, så udfyldes felterne med de tastede værdier. Læs mere her

Her har vi pr. mail modtaget en faktura fra Havneby Boghandel: Den videresendes til Demo Alt til havets mailadresse til scannede bilag Uniconta undersøger mailindholdet for oplysninger om bilaget.

Når e-mailen er sendt, vises det vedhæftede filnavn i ‘kommentar’ feltet i fysiske bilag (indbakken).

Bemærk! Indsender man flere bilag i en mail til indbakken, skal man lade emne feltet i mailen være tom. Dette gør at teksten i indbakken udfyldes med filnavnene. Ellers udfyldes med emnet i mailen.

Bilaget fra ovenstående eksempel er nu mailet til indbakken.

Uniconta sorterer e-mails der kommer ind. Er der en pdf fil med i mailen vil alle andre filer end pdf filerne blive slettet, så de ikke kommer i indbakken. Er der ingen pdf filer i mailen kommer alle filer ind på flere linjer i indbakken.

Bemærk! HTML fakturaer kan sendes og modtages i indbakken hvis der i subject/emne i mailen skrives eller tilføjes ordet “usecontent”

Man kan med fordel udfylde “www” feltet under firmaoplysninger med firmaets hjemmeside. Dette kan afhjælpe problemet med at enkelte gange ikke lander i den fysiske indbakke.

Træk og slip direkte fra Outlook til indbakken

Man kan også tage en e-mail direkte fra Outlook og trække den over i indbakken. Hvis man åbner mailen, kan man trække en vedhæftet fil over i indbakken. Indbakken skifter farve når musen med det vedhæftede bilag føres hen over indbakken og slå giver man bare slip og bilaget overføres til indbakken.

Bemærk at mail teksten ikke flyttes med over i indbakken, når der benyttes træk/slip direkte til indbakken.

Upload til indbakken

Upload til indbakken bruges typisk til masse-upload af mange bilag på én gang, hvis du har bilagene liggende på din pc eller på en server, du har adgang til. Du kan udpege og upload’e mange bilag ad gangen og ZIP-filer m. bilag. ZIP-filer pakkes automatisk ud. Det kan f.eks. være, du er bogholder eller revisor og har modtaget en periodes bilag, scannet i elektronisk format, fra din klient og nu skal i gang med moms- eller årsafslutning. Alt kan scannes af klienten og uploades. For eksempel også kontoudtog til brug for afstemning.

• Vælg Økonomi/Fysiske bilag (Indbakke) og knappen Tilføj

• Klik på Gennemse, for at udpege filen eller filerne, hvis flere ønskes uploaded til indbakken samtidigt:

• Udpeg filerne til upload. Klik på Åbn. 
• Via checkmærket  ”Opdel pdf i flere pdf’er” er det muligt at opdele filen op i flere pdf’er. (Knappen var tidligere ‘Split pdf i flere pdf’er). Når man scanner en stak bilag i, så vil disse typisk blive scannet ind, som en pdf fil. Slår man denne funktion til, vil hver side i pdf dokumentet blive indlæst ind som en selvstændig pdf. Man har også mulighed for at opdele PDF filen efter at filen er blevet indlæst i “Fysiske bilag (Indbakke)”, det gøre man ved at marker filen og klikke på knappen “Opdel pdf i flere pdf’er”
• Vælges “Gem kun stien til filen” uploades filen ikke til Uniconta. Kun referencen gemmes: Filen kan evt. være placeret på et drev alle i virksomheden har adgang til. Andre kan lægges privat og kan dermed ikke læses af andre.
• Udfyld evt. kommentar og Gem.  Bemærk, at alle bilag/linjer får samme beskrivelse, hvilket nok ikke er hensigtsmæssigt, hvis der er bilag fra forskellige kreditorer, dokumentdatoer og forskellige beløb. Men – bagefter kan du nemt tilføje disse oplysninger i bilagsoversigten, oplysningerne overføres automatisk til bogføringskladden.
• Herefter kan du arbejde videre i Uniconta, mens bilagene uploades i baggrunden, uden at det sinker dit arbejde. Kort efter er bilagene i Fysiske bilag (Indbakke), hvor du hurtigt og nemt kan tilføje oplysninger og tilknytte dem i bogføringskladden.
• Et fysisk bilag kan slettes fra indbakken på knappen “slet” det kan dog i enkelte tilfælde hvor et bilag har været brugt og posteringen efterfølgende er  slettet igen, ikke være muligt. Der vælges knappen “fjern fra indbakken”

Upload mens du bogfører eller afstemmer bank

Du kan uploade og vedhæfte elektronisk bilag direkte til en linje i bogføringskladden eller bankafstemning fra din pc eller en server, du har adgang til.

Når du uploader direkte til en linje i bogføringskladden, så overføres bilaget til indbakken og vedhæftes bilaget i kladden i samme arbejdsgang.
Der køres udenom godkendelsesproceduren.

Det kan kun betale sig at uploade på denne måde, hvis det er enkelte bilag, du mangler i indbakken. Hvis du har flere elektroniske bilag, der skal vedhæftes flere linjer i kladden, er det nemmere at anvende indbakken, der giver bedre overblik over bilagsindholdet og hvilke bilag, der er vedhæftet, og hvilke der ikke er vedhæftet endnu.
Alternativt kan du også vælge at bruge knappen Forbind fysiske bilag med kladdelinjer i oversigten med Bogføringskladderne, for her kan du forbinde de fysiske bilag med linjerne i kladden. Læs mere om denne mulighed senere i denne artikel.

Upload via bogføringskladden

Hvis bilaget ikke er uploadet til indbakken, kan du uploade direkte fra en mappe på din computer eller et drev, du har adgang til. Efter bogføring ajourføres listen over vedhæftede bogførte fysiske bilag automatisk.

• Åbn bogføringskladden og opret en ny linje.
• Klik på Fysisk bilag-ikonet i båndet i kladden og vælg Importer fil:

• Klik på Gennemse for at udpege filen til upload:

• Når filen er valgt: Udfyld eventuelle supplerende oplysninger til brug på bogføringslinjen og klik på Gem. Nu vedhæftes bilaget/bilagene til den aktuelle linje og der sættes automatisk et flueben i feltet Fysisk bilag på linjen. Når linjen bogføres, ajourføres Fysiske bilag-oversigten automatisk med den uploadede fil.
• Når kladden bogføres, så forsvinder det fysiske bilag fra indbakken, og kan nu findes ved, at du finder den bogførte postering, og trykker ”vis fysisk bilag”. Antager vi at der er et køb, så vil bilaget kunne findes på kontoen for omkostninger, indgående moms, kassen hvis der er betalt kontant eller på kreditor kontoen, hvis der er købt hos en leverandør.

Upload via webportal

Bilag kan også uploades til indbakken i Uniconta via webportalen. Læs mere herom her:  Uniconta webportal.

Upload efter du har bogført

Hvis du modtager elektroniske bilag, efter der er bogført, eller du har glemt at vedhæfte et bilag, kan det nemt vedhæftes bogførte posteringer efterfølgende. Find f.eks. posteringen i Økonomi/Rapporter/Posteringer og vælg Fysisk bilag-knappen i Båndet. Du kan hente bilaget enten fra indbakken eller via direkte upload fra lokal disk eller server. Tryk på Fysisk Bilag / Importer fil.

TIP! Hvis bilaget/bilagene er mailet til dig på ”bagkant”, er det lettest med det samme at videresende det/dem til Unicontas indbakke og vedhæfte dem derfra.

Upload/udskift bilag efter du har bogført

Hvis der er vedhæftet forkerte elektroniske bilag, efter der er bogført, kan det nemt udskiftes eller slettes efterfølgende. Find f.eks. posteringen i Økonomi/Rapporter/Posteringer og vælg Fysisk bilag-knappen i Båndet. Vælg Posteringer på bilag-knappen i båndet, derefter Fysisk bilag-knappen i båndet. Du kan hente bilaget enten fra indbakken eller via direkte upload fra lokal disk eller server.

Import af bilag fra E-conomic

Bilag kan også importeres fra E-conomic til indbakken. Læs mere om dette i denne artikel: Import af e-conomic bilag

Upload via Uniconta upload app på telefon/web

Bilag kan også overføres til indbakken i Uniconta ved hjælp af Uniconta Upload-app’en. Vha. appen kan der tages et billede at f.eks. en bon eller hentes et gemt billede fra din telefon, og denne kan så overføres direkte til indbakken i Uniconta.

Upload-app’en kræver ikke at vedkommende der uploader bilag er bruger i Uniconta.
Der skal blot angives mailadressen fra feltet ‘E-mail til Fysisk bilag’. Denne e-mail adresse findes i firmakartoteket i det enkelte regnskab.
Det er kun første gang man skal indtaste e-mail adressen.
Øvrige felter udfyldes for hver upload. Det er ikke et krav at felterne er udfyldt.

App’en kan hentes via App Store eller Google Play på din telefon, eller du kan bruge: web-link Uniconta upload app

Upload via Uniconta assistant app på telefon

Bilag kan også overføres til indbakken i Uniconta ved hjælp af Uniconta Assistant-app’en. Denne app kan også bruges til tidsregistrering m.m.

Denne app kræver at medarbejderen der uploader bilagene er oprettet som bruger i Uniconta. Læs mere om brugen af denne app i denne artikel: https://www.uniconta.com/da/unipedia/anvendelse-og-opsaetning-af-uniconta-app/?highlight=app