Fysiske bilag

Økonomi/Rapporter/Fysiske bilag.

Her ligger der en rapport over alle fysiske bilag ink. bogførte, vedhæftede og ikke vedhæftede.

‘Vis i indbakken’ og ‘Fjern fra indbakken’ kan bruges til at vælge et bilag, som ikke er i Fysiske Bilag (Indbakken), og få det vist i indbakken.

Læs mere her.

Hvis du har angivet en bogføringsdato i Fysiske bilag (Indbakke) og sidenhen ændrer datoen i bogføringskladden og bogfører, så opdateres bogføringsdatoen i Fysiske bilag-oversigten automatisk til den bogførte dato.

Funktioner i menuen

Opdater indhold

Det er muligt at opdatere indholdet af et fysisk bilag uden at skulle slette det. Er filen blevet korrekt uploadet, så kan bilaget hentes fra serveren.

OBS.: Vær opmærksom på, at såfremt der uploades mange bilag, så uploades bilagene i baggrunden, så der kan arbejdes videre i Uniconta.
Det betyder til gengæld at lukkes Uniconta umiddelbart efter, at overførsel af bilag er sat i gang, så risikerer man at bilagene ikke når at blive uploadet til serveren.
Så vil der ingen bilag være vedhæftet og upload skal derfor ske igen.

Eksportér fysiske bilag

Alle vedhæftede bogførte fysiske bilag kan eksporteres til en ZIP-fil. Det svarer til at tage bilagsmapperne under armen og bære dem til revisor, bogholder eller bank.

BEMÆRK: Såfremt et fysiske bilag i feltet Tekst indholder special tegn – så som anførselstegn, skråstreg og lignende – så stopper eksport af fysiske bilag ved dette fysiske bilag.
Og det med beskeden “Ugyldige tegn i stien”.
Og nu må man fjerne disse special tegn, førend man kan lave den totale eksport.

I stedet for at du har en ”dobbelt-mappe” på din computer eller ekstern drev med en kopi af de scannede bilag, kan du opbevare alle bilag elektronisk i Uniconta og eksportere dem derfra.

• Vælg Økonomi/Rapporter/Fysiske bilag.
• Benyt evt. Filter-funktionen til at afgrænse oversigten og dermed de bilag, du vil eksportere.
  Ønskes et dato interval skrives f.eks 01-01-2018..31-12-2018
• Vælg knappen Export fysiske bilag i båndet.
• Et nyt vindue åbner, vælg her knappen Lokal backup.
• I næste vindue er der automatisk angivet et forslag til filnavnet på den ZIP fil, der skal dannes.
  Og her vælges så drev og mappe for placering af ZIP filen.
• Tryk på Gem.
  Nu vises løbende hvilket bilag der udskrives, og hvad dets filnavn bliver oprette med.
• Herefter er der oprettet en ZIP-fil med de eksporterede bilag, som du kan medbringe, maile etc.
  Hvert fysisk bilag bliver oprettet med et filnavn, der er en kombination af de 2 felter Entydigt id og Tekst.
  Og Entydigt id vil være forrest i det eksporterede filnavn.
  Såfremt et fysisk bilag er af type DIR – altså en Kuvert – så åbens kuverten. Og hvert fysisk bilag i kuverten udskrives nu med eget filnavn ud fra Entydigt id og Tekst.

Vis i Indbakken

Er bilaget ikke bogført, så kan der her “springes” til indbakken og bilaget kan behandles.

Afventer godkendelse

Når en postering er bogført med et fysisk bilag, så kan det ikke ses i indbakken. Bilaget kan ses her under rapporter/fysisk bilag. Ikke bogførte bilag der ikke er godkendt/Afventer godkendelse kan både ses her og i indbakken.
I skærmbilledet kan der tilføjes/rettes/fjernes godkender. Her kan også ses om et bilag afventer godkendelse.

Medarbejderen skal være korrekt sat op for at godkender tilføjes. Læs mere her.