Indkøbsordre

Indkøbsordre-oversigten

Her kan du oprette Indkøbsordre, Rekvisitioner, Følgesedler og fakturaer.

For at benytte indkøbsordre skal indkøbsordre være slået til i “Slå funktioner til/fra”

Dine varer skal være oprettet på lageret før du kan lave et indkøb, for at få opdateret på lageret.

Lokalmenu for indkøbsordre

Beskrivelse af knapper i lokalmenuen for Indkøbsordre.

• Tilføj en ny Indkøbsordre
  • Tilføjer en ny Indkøbsordre med konti, reference, ordre, leveringsadresse, dimensioner og faktura.
• Rediger
  • Redigerer en allerede oprettet Indkøbsordre
• Opdatere
  • Tryk på knappen for at opdater alle oplysninger og rettelser.
• Filter
  • Brug drop-down rullelisten til at markere det, du vil filtre, og sorterer efter
•  Fysiske bilag
  • Vis, vedhæft, importer, fjern eller ‘Trække og slippe’ fysiske bilag til/fra posteringen. For at se om et bilag er linket med en indkøbsordre kan der med fordel tilføjes feltet ‘Ref til fysisk bilag’ fra Layout/Andre felter. Version-86 Filer der trækkes ind i Uniconta via ‘Trække og slippe’ her bliver både tilknyttet indkøbet og gemt i ‘Fysiske bilag (indbakken)’.
•  Layout
  • Du har mulighed for at gemme, slette, redigere eller hente et gemt layout. Bliver beskrevet under Generelle funktioner
•  Indkøbslinjer
  • Oprette indkøbslinjer med varenummer, størrelser, farve, tekst, pris etc.
• Opdater Dokument. Dan en.:
  • Rekvisition
  • Indkøbsordre
  • Følgeseddel
  • Faktura.

I skærmbilledet kan det vælges om ‘Varelagerstatus’ skal opdateres.
Gøres dette opdateres lager beholdningen og ved ordrebekræftelse sættes reserveret

• Rekvisition
  • Dan en rekvisition på baggrund af indkøbslinjerne
• Kontakter
  • Du kan tilføje dine kontaktpersoner her
• Vedhæftede filer
  • Mulighed for at vedhæfte et notat eller dokument på indkøbsordren. OBS! P.t. er funktionaliteten til at sende vedhæftede filer med en indkøbsordre ikke udviklet. P.t. bliver vedhæftede filer ikke gemt med en indkøbsordre eller indkøbsfaktura.
  • For at fjerne en vedhæftning, tryk på ‘Slet’. Læs mere her.
• Opret indkøbs/salgsordre
  • Dan ordre fra ordre eller ‘vend fortegn’ og dan en kreditnota til en indkøbsordre.
  • Reference mellem indkøbs- og salgsordre. Referencen mellem indkøbs- og salgsordre gemmes, når der dannes en ordre ud fra en anden ordre. Sammenknytningen kan også laves direkte fra ordrekortet.
• Indlæs OIOUBL
  • Læs mere
• Indkøbstillæg
  • Læs mere

Indkøbsordrehovedet

Konto boksen

[+] knappen, benyttes til direkte oprettelse af ny kreditor.

Kontonavnet, udfyldes automatisk, udfra den valgte kreditor.

Kontaktperson, der er oprettet på kreditoren, kan vælges her.

Reference boksen

Deres ref, udfyldes med leverandørens reference

Vores ref, udfyldes med egen reference

Rekvisition, benyttes rekvisitionsnummer, kan dette udfyldes her

Salgsordre, hvis man har oprettet indkøbsordren udfra en salgsordre, vil salgsordre nummeret stå her. Man kan selv udfylde dette, hvis man har oprettet indkøbet manuelt.

Toldnummer, kan udfyldes her.

Kommentar, her kan noteres en kommentar til indkøbet, der kan vises på indkøbsordren.

Ordrer boksen

Gruppe, læs mere om Indkøbsgrupper her…

Indkøbsnummer, benyttes dette, kan det indtastes her.

Leveringsdato, kan vælges her, så man ved hvornår man forventer at modtage varerne.

Slutrabat %, gives der slutrabat, kan man  indtaste denne her.

Betaling, betalingsbetingelser kan vælge her. Læs mere om betalingsbetingelser her…

Forfaldsdato, ønsker man at benytte en fast dato på forfaldsdatoen, i stedet for betalingsbetingelserne, kan man vælge en dato her.

Forsendelse, læs mere om forsendelse her…

Leveringsbetingelse, læs mere om leveringsbetingelser her…

Medarbejder, vælg evt. medarbejder der står for indkøbet. Læs mere om medarbejdere her…

Udligning, er betalingen bogført, kan man indtaste bilagsnummeret og der udlignes automatisk ved fakturering.

Fast-tekst, det er muligt at vælge en fast tekst, læs mere her…

Valutakode, det er muligt at vælge en valutakode direkte på indkøbsordren. Vælges denne, overruler den valutakoden på selve kreditorkortet.

Valutakurs, der er muligt at indtaste den aktuelle valutakurs for indkøbet. Udfyldes denne, overruler den valutakursen fra Valutakursopsætninge. Læs mere her…

Slet ordre efter fakturering, ønsker man en stående ordre, skal man fjerne “hakket” i boksen.

Slet  komplet faktureret ordrelinjer, ønsker man ikke at slette ordrelinjerne, skal man fjerne “hakket” i boksen.

Leveringsadresse boksen

Leveringsfelterne, udfyldes fra kreditorkortet. Ønsker man en anden leveringsadresse, kan den nuværende overskrives på ordrehovedet, og denne vil være gældende for denne ordre.

Rekvisition udskrevet, udfyldes automatisk, hvis der udskrives en rekvisition.

Plukliste udskrevet, udfyldes automatisk, hvis der udskrives en plukliste.

Dimensioner boksen

Her vises de dimensioner man har tilknyttet regnskabet. Læs mere her…

Faktura boksen

Fakturadato, giver mulighed for at indtaste fakturadatoen.

Fakturanummer, skal udfyldes før man kan fakturere ordren. Man kan vente med at udfylde dette, indtil man fakturere selve ordren. Uniconta har to felter til fakturanummer. Et nummerisk og et alfanummerisk. Der er derfor 2 felter til fakturanumre i kreditorposteringer og kreditor faktura hovedet, På finans-, lager- og projektposteringer har vi kun talfeltet.

Fakturabeløb, det er muligt at indtaste det endelige faktura beløb for fakturaen. Beløbet er inkl. evt. moms.

Indtastet momsbeløb, det er muligt at indtaste det faktiske momsbeløb, hvis det afviger meget fra normalen.

Betalingsmåde, læs mere om kreditorbetaling her…

Betalingsvejledningskode, læs mere om betalingsvejledningskode her…

Kasserabatdato

Kasserabatbeløb

Udgiftskonto, ønsker man at benytte en anden udgiftskonto end den der er specificeret på kreditoropsætningen, kan denne vælges her.

Fakturakonto, er den aktuelle kreditor ikke den hvor fakturaen modtages fra, kan der vælges en anden kreditor her, hvor fakturaen skal udlignes imod.

Prisliste, benyttes der en leverandør prisliste, kan denne vælges her. Læs mere om Leverandørprislister her…

Godkender, her er det muligt at vælge en medarbejder, der skal godkende ordren. Godkender skal slås til under Firma/vedligeholdelse/præferencer. Læs mere her.

Layoutgruppe, vælges en layoutgruppe her, er det den der benyttes til afsendelse af ordren. Vælges inden, er det den på kreditor det benyttes. Er der ikke valgt en på kreditorkortet, er det standard layoutgruppen der benyttes. Læs mere om Layoutgrupper her…

Godkendt, er ordren godkendt, kan man sætte hak i dette felt.

Indkøbslinjer

Indkøbsordrelinjerne indeholder de varer der ønskes købes ind til lageret.

Lokalmenu for Indkøbslinjer

• Tilføj post
  • Tilføjer en ny linje, hvorfra der kan vælges en ny vare på linjen. Man kan begynde at skrive varenavnet eller varenummeret i varefeltet, og der fremkommer en liste med lignende varenumrer eller varenavne. Bemærk: “Aktiv kolonnesøgning” skal være slået til i din profil.
• Tilføj varer
  • Læs mere om tilføj varer her
• Kopier post
  • Kopierer den markerede post til linjen nedenunder
• Slet post
  • Sletter den markerede post
• Gem
  • Gemmer linjerne, og bevarer siden åben.
• Skabeloner
• Layout
• Opret faktura
  • Opret fakturaen for denne ordre. Version-86 Der er også mulighed for at vælge andre ordrer der skal indgå i fakturaen under ‘Supplerende ordrer’. Det vises kun ordrer fra samme kreditor. Der kan ikke slås ordrer sammen med forskellige valutakoder.
• Beholdning
  • Viser beholdningen for den markerede vare
• Batch-/serienumre
  • Benyttes ved tilknytning af serie- og batchnumrer
• Lagertransaktioner
  • Viser lagertransaktionerne for den markerede vare
• Afmærkning
  • Der er mulighed for at se afmærkning på ‘Ordrelinjer’ eller ‘Lagertransaktioner’ eller at ‘Marker lagertransaktioner’ ved brug af knappen ‘Afmærkning’.
• Indsæt subtotal
  • Indsætter en subtotal under den linje man står på
  • Denne linje kan slette, hvis den ikke ønskes mere, ved at slette linjen.
• Alle felter
• Synkroniser
  • Brug “Synkroniser” knappen sammen med indkøbsordrer skærmbilledet, for at vise indkøbsordrer og indkøbsordrelinjer i synkronisering med hinanden.

Brug af referencenummer. Læs mere

Rabat på indkøbslinjerne

Der er to muligheder for rabat på indkøbslinjerne:

• Rabatprocent
• Rabat

Rabatprocent giver mulighed for at tilføje en rabat i procent.

Rabat giver mulighed for at tilføje et rabat beløb på linjen.

Begge rabatter kan benyttes samtidig.

Der kan oprettes en konto og en modkonto på kreditorgruppen til at bogføre rabat modtaget i forbindelse med fakturering. Læs mere her.