I Uniconta er det muligt at oprette indkøbsordre, hvor man kan holde styr på sine indkøb i forholde til bestillinger og leveringer.
Indkøbsordre-oversigten
Her kan du oprette Indkøbsordre, udskrive Rekvisitioner samt bogføre følgesedler og købsfakturaer.
For at benytte indkøbsordre skal indkøbsordre være slået til under Firma/Vedligeholdelse/Slå funktioner til/fra
Lokalmenu for indkøbsordrer-oversigten
Beskrivelse af knapperne på båndet på indkøbsordre-oversigten.
| Knap | Beskrivelse |
| Opret indkøbsordre | Tilføj/opret en ny indkøbsordre |
| Rediger | Rediger eller se alle informationer på en allerede oprettet indkøbsordre |
| Opdater | Tryk på knappen for at opdater alle oplysninger og rettelser. |
| Filter | Tryk på denne knap for at opsætte filtre til skærmbilledet. Læs mere om filtre her |
| Layout | Du har mulighed for at her at indsætte felter, gemme layout m.m. Læs mere om funktionerne under Layout her. |
| Fysisk bilag | Vis, vedhæft, importer, fjern eller Trække og slippe fysiske bilag til/fra posteringen. For at se om et fysisk bilag er linket til en indkøbsordre, kan der med fordel tilføjes feltet ‘Ref til fysisk bilag’ under knappen Layout/Andre felter. Læs mere om layouts ovenfor under beskrivelsen af knappen Layout. Filer der trækkes ind i Uniconta via Trække og slippe-funktionen bliver både tilknyttet indkøbet og gemt i Fysiske bilag (indbakken). |
| Indkøbslinjer | Åbner billedet med indkøbslinjer, så du kan indtaste indkøbslinjer med de varer/ydelser m.m. du ønsker at bestille/har bestilt hos din leverandør. Du kan også se og redigere allerede indtastede linjer vha. denne knap. |
| Opdater dokument | Rekvisitioner og Indkøbsordrer Udskriv/afsend rekvisitioner eller indkøbsordrer på e-mail. Under Firma/Vedligeholdelse/Præferencer kan du vælge at Lagerstyringen = Bestilt allerede når indkøbslinjerne indtastes.
Indkøbsfølgeseddel og Faktura Bogfør en varemodtagelse i form af en følgeseddel eller bogfør den købsfaktura, du har modtaget fra din leverandør. Ved bogføring af købsfakturaen kan du indtaste købsfaktura-datoen samt fakturanummeret i prompten der vises:
Version-87Ønsker man at sende en indkøbsfaktura, skal man udfylde feltet “E-mail til leverandør” på debitorkortet. |
| Kontakter | Vælg denne knap for at se/oprette kontaktpersoner på den leverandør der er valgt på indkøbet. Læs mere om kontaktpersoner her. Du kan efterfølgende vælge én af de oprettede kontaktpersoner i feltet Kontaktperson på selve indkøbsordren ved at vælge knappen Rediger på indkøbsordre-oversigten. |
| Vedhæftede filer | Vedhæft et notat eller et dokument på indkøbsordren. Læs mere om disse funktioner her. Hvis du vedhæfter et dokument og markerer feltet Rekvisition, så medsendes dokumentet i mailen til leverandøren sammen med rekvisitionen. |
| Rediger kreditor | Vælg denne knap for at åbne kreditorkortet på den leverandør der er valgt på indkøbet, så du kan rette/tilføje informationer på leverandøren. |
| Kopier indkøbs/salgsordre | Vælg denne knap for at oprette en ny indkøbsordre som en kopi af den valgte indkøbsordre eller opret en salgsordre eller et tilbud på baggrund af den valgte indkøbsordre. Du kan også vende fortegn og dermed få dannet en købskreditnota. |
| Indlæs OIOUBL | Vælg denne knap for at indlæse OIOUBL faktura-filer. Læs mere om denne funktion her. |
| Indkøbstillæg | Vælg denne knap for at tilknytte indkøbstillæg til indkøbsordren f.eks. ifm. told/fragt og lignende der ønskes fordelt til varerne på indkøbslinjerne. Læs mere om denne funktion her. |
| Godkend | Hvis du under Firma/Vedligeholdelse/Præferencer har valgt at indkøbsordrer skal godkendes, så kan indkøbsordren godkendes ved at vælge denne knap. Når indkøbsordren godkendes, så udfyldes feltet Godkendt med et flueben og feltet Godkendt udfyldes med dags dato og klokkeslæt på selve indkøbsordren. |
| Alle felter | Vælg denne knap for at se værdierne i alle felter på indkøbsordren, også de felter du har valgt ikke at have fremme på skærmbilledet. |
Indkøbsordren
Beskrivelse af felterne på indkøbsordren
| Konti | Beskrivelse |
| Konto | Vælg den kreditor/leverandør som varerne/ydelserne skal bestilles hos/er bestilt hos |
| + knap | Vælg denne for at oprette en ny leverandør, hvis den ønskede leverandør ikke tidligere er blevet oprettet |
| Kontonavn | Udfyldes automatisk, ud fra den valgte kreditor. |
| Saldo | Her ses den nuværende saldo på kreditoren |
| Forfalden | Her ses den nuværende forfaldne saldo på kreditoren |
| Kreditmaks | Her ses det aftalte kreditmaks-beløb indtastet på kreditoren i kreditorkartoteket. |
| Kontaktperson | Her kan du vælge bland de oprettede kontaktpersoner på kreditoren. Nye kontakter kan oprettes fra indkøbsordre-oversigten vha. knappen Kontakter. |
| Reference | Beskrivelse |
| Oprettet | Stemples automatisk med indkøbsordrens oprettelsesdato og klokkeslæt. |
| Deres ref | Indtast evt. leverandørens reference |
| Vores ref | Indtast evt. egen reference |
| Rekvisition | Indtast evt. rekvisitionsnummer |
| Salgsordre | Hvis du har oprettet indkøbsordren som en kopi af en salgsordre, vil salgsordre-nummeret stå her. Man kan selv udfylde dette, hvis man har oprettet indkøbet manuelt. |
| Toldnummer | Indtast evt. et toldnummer |
| Kommentar | Indtast evt. en kommentar til indkøbsordren. Kommentarer kan vises på f.eks. rekvisitioner m.m. |
| Ordrer | Beskrivelse |
| Gruppe | Vælg evt. en indkøbsgruppe. Læs mere om indkøbsgrupper her. |
| Indkøbsnummer | Her vises indkøbsordrenummeret. Nummeret tildeles automatisk ved oprettelse af indkøbsordren. Under Kreditor/Vedligeholdelse/Nummerserier kan du se/indtaste det nummer der skal benyttes næste gang der oprettes en indkøbsordre. |
| Leveringsdato | Indtast/vælg evt. en ønsket leveringsdato. |
| Lev-dato bekræftet | Markér dette felt, hvis leveringsdatoen er blevet bekræftet. |
| Slutrabat % | Indtast evt. en slutrabatprocent aftalt med leverandøren. |
| Betaling | Udfyldes automatisk med den betalingsbetingelse der er angivet på kreditoren i kreditorkartoteket, men den kan ændres her, såfremt der skal gælde en anden betalingsbetingelse for denne indkøbsordre. Læs mere om betalingsbetingelser her. |
| Forfaldsdato | Indtast manuelt en forfaldsdato hvis du ønsker at overstyre betalingsbetingelsens forfaldsdato. |
| Forsendelse | Vælg evt. en forsendelsesmetode. Læs mere om denne funktion her. |
| Leveringsbetingelse | Vælg evt. en leveringsbetingelse. Læs mere om denne funktion her. |
| Medarbejder | Vælg evt. en medarbejder der står for indkøbet. Hvis den enkelte medarbejders uniconta login er koblet sammen med en medarbejder i medarbejder-kartoteket, så udfyldes dette felt automatisk med medarbejderen, når en ny indkøbsordre gemmes. Læs mere om medarbejdere her. |
| Projekt | Hvis projektmodulet benyttes, så kan du her vælge det projekt, der skal belastes med dette indkøb. Projekt kan også udfyldes på de enkelte indkøbslinjer, hvis indkøbet skal fordeles på flere projekter. |
| Art | Hvis projektmodulet benyttes, og der er er valgt et projekt på indkøbet, så skal art også udfyldes. |
| Udligning | Hvis betalingen for indkøbsordren allerede er bogført, kan du indtaste bilagsnummeret på betalingen her, så betalingen og købsfakturaen automatisk bliver udlignet ved bogføring af købsfakturaen. |
| Fast-tekst | Vælg evt. en fast-tekst her. Hvis der vælges en fast-tekst her, så vil finansposteringerne blive stemplet med denne fasttekst + kreditorens navn + fakturanummeret. Læs mere om fast-tekster her. |
| Valutakode | Udfyldes automatisk med den valuta der er valgt på leverandøren, men den kan overstyres, hvis der skal bruges en anden valuta på lige netop dette indkøb. NB! Det anbefales ikke at blande valutaer på den enkelte kreditor. |
| Valutakurs | Indkøb i valuta bogføres med den kurs der er defineret i valutakursopsætningen under Firma/Vedligeholdelse/Valuta, med mindre der er er indtastet en kurs her, så bruges denne i stedet. Læs mere om valuta her. |
| Slet ordre efter fakturering | Dette felt er som standard markeret, hvilket betyder at indkøbsordren automatisk slettes, når købsfakturaen er bogført. Hvis du ønsker at kunne bogføre samme indkøbsordre igen og igen, så fjern markeringen i dette felt. |
| Slet komplet faktureret ordrelinje | Dette felt er som standard markeret, hvilket betyder at indkøbsordrelinjerne automatisk slettes, når de er bogført på en købsfaktura. Hvis du ønsker at kunne bogføre samme indkøbsordrelinje igen og igen, så fjern markeringen i dette felt. |
| Moms | Vælg evt. den momskode der skal anvendes på indkøbsordren. Udfyldes denne ikke, så bruges den angivet på kreditoren, eller den på kreditor- eller lagergrupperne. |
| Størrelse | Beskrivelse |
| Vægt | Her ses den samlede vægt på ordren. Feltet vises kun, hvis feltet Opsætning af størrelser under Firma/Vedligeholdelse/Præferencer er markeret. |
| Rumfang | Her ses det samlede rumfang for ordren. Feltet vises kun, hvis feltet Opsætning af størrelser under Firma/Vedligeholdelse/Præferencer er markeret. |
| Karton | Her ses det samlede antal kartoner for ordren. Feltet vises kun, hvis feltet Opsætning af størrelser under Firma/Vedligeholdelse/Præferencer er markeret. |
| Leveringsadresse | Beskrivelse |
| Leveringsadresse-felterne | Leveringsadresse-felterne udfyldes automatisk med de tilsvarende felter fra kreditorkartoteket. Ønsker du en anden leveringsadresse på det aktuelle indkøb, kan du manuelt overskrive/indtaste dem her. |
| Rekvisition udskrevet | Udfyldes automatisk, når der udskrives en rekvisition. |
| Plukliste udskrevet | Udfyldes automatisk, når der udskrives en plukliste. |
| Dimensioner | Beskrivelse |
| Her vises et felt, for hver dimension du har oprettet i regnskabet, så du kan vælge mellem de forskellige dimensionsværdier i felterne. Læs mere om dimensioner her. |
| Faktura | Beskrivelse |
| Fakturadato | Indtast evt. købsfaktura-datoen her. Datoen kan også indtastes i boksen der vises, når du bogfører købsfakturaen. |
| Fakturanummer | Fakturanummeret skal udfyldes før man kan fakturere ordren. Fakturanummeret kan indtastes her, eller i det tilsvarende felt der vises, når du bogfører købsfakturaen. Bemærk! Uniconta har to felter til fakturanummer i nogle kartoteker. Et numerisk og et alfanumerisk. Indtastes et købsfakturanummer med både tal og bogstaver, så gemmes hele nummeret i det alfanumeriske felt. I det numeriske felt gemmes samme nummer blot uden bogstaver og tegn. |
| Fakturabeløb | Indtast evt. det endelige fakturabeløb inkl. moms. Uniconta vil så lave en kontrol på, om summen af de indtastede indkøbslinjer er lig med det totale fakturabeløb i dette felt. |
| Indtastet momsbeløb | Indtast evt. det faktiske momsbeløb, hvis det afviger meget fra momsbeløbet udregnet på baggrund af indkøbslinjerne. |
| Betalingsmåde | Udfyldes automatisk med værdien fra det tilsvarende felt på kreditoren i kreditorkartoteket, men hvis denne indkøbsordre skal betales på anden vis, kan det ændres her på indkøbsordren. Læs mere om kreditorbetalinger her. |
| Betalings-ID | Udfyldes automatisk med værdien fra feltet Betalings-id på kreditoren i kreditorkartoteket ved bogføring af købsfakturaen, hvis dette felt efterlades tomt. Hvis denne indkøbsordre skal betales på anden vis, kan et andet betalings-id indtastes i dette felt her på indkøbsordren. |
| Kasserabatdato | Kasserabatdatoen udregnes automatisk af systemet og stemples på kreditorposten, hvis der er defineret en kasserabatprocent m.m. på betalingsbetingelsen valgt i feltet Betaling. I dette felt kan du manuelt indtaste en kasserabatdato, for at overstyre den der ville blive beregnet. |
| Kasserabat (Beløb) | Kasserabatbeløbet udregnes automatisk af systemet og stemples på kreditorposten, hvis der er defineret en kasserabatprocent m.m. på betalingsbetingelsen valgt i feltet Betaling. I dette felt kan du manuelt indtaste et kasserabatbeløb, for at overstyre den der ville blive beregnet. |
| Udgiftskonto | Ønsker du at bogføre omkostningen fra indkøbet på en specifik konto, så kan denne angives her. Udfyldes feltet ikke, så bogføres indkøbet på den udgiftskonto der er valgt på kreditoren og/eller defineret under Kreditor-/varegruppe opsætningen. |
| Fakturakonto | Hvis varerne er modtaget fra én kreditor, men købsfakturaen fra en anden, så kan du i dette felt vælge den kreditor, du har modtaget købsfakturaen fra. I feltet Konto vælger du den leverandør du har modtaget varerne fra. Hvis du har modtaget både varer og købsfaktura fra samme leverandør, så skal dette felt ikke udfyldes. |
| Prisliste | Feltet udfyldes automatisk med den prisliste der er valgt på kreditoren i kreditorkartoteket, men du kan i dette felt overstyre dette valg for det aktuelle indkøb. Læs mere om leverandørprislister her. |
| Layoutgruppe | Vælges en layoutgruppe her, er det den der benyttes til at definere hvilke layout der skal benyttes ved afsendelse af Rekvisitioner m.m. Vælges ingen, er det den på kreditor det benyttes. Er der ikke valgt en på kreditorkortet, er det standard layoutgruppen der benyttes. Læs mere om layoutgrupper her. |
| Godkendelse | Beskrivelse |
| Godkender | Vælg den medarbejder der skal godkende ordren. Dette felt vises kun hvis feltet Godkend indkøbsordrer er markeret under Firma/Vedligeholdelse/Præferencer. |
| Godkendt | Hvis indkøbsordren er godkendt ved at vælge knappen Godkend på indkøbsordre-oversigten, så udfyldes dette felt. Feltet kan også udfyldes her. Dette felt vises kun hvis feltet Godkend indkøbsordrer er markeret under Firma/Vedligeholdelse/Præferencer. |
| Godkendt den | Hvis indkøbsordren er godkendt ved at vælge knappen Godkend på indkøbsordre-oversigten eller ved at markere feltet Godkendt ovenfor, så udfyldes dette felt med datoen og klokkeslættet for godkendelsen når ordren gemmes. Dette felt vises kun hvis feltet Godkend indkøbsordrer er markeret under Firma/Vedligeholdelse/Præferencer. |
Indkøbslinjer
På indkøbsordrelinjerne indtastes linjer med de varer/ydelser der skal bestilles/er købt hos kreditoren.
Lokalmenu for Indkøbslinjer
Beskrivelse af knapperne på båndet på indkøbsordre-oversigten.
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Tilføj post | Tilføjer en ny linje, hvorfra der kan vælges en ny vare på linjen. Man kan begynde at skrive varenavnet eller varenummeret i varefeltet, og der fremkommer en liste med lignende varenumre eller varenavne. Bemærk: “Aktiv kolonnesøgning” skal være slået til i din profil. |
| Tilføj varer | Opret ordrelinjer automatisk ud fra indtastet antal i varelisten der vises, når denne knap vælges. Læs mere om denne funktion her. |
| Tilføj varianter | Opret ordrelinjer automatisk ud fra indtastet antal i variantoversigten der vises, når denne knap vælges. Denne knap vises kun hvis feltet Varevarianter er markeret under Firma/Vedligeholdelse/Slå funktioner til/fra og knappen har kun en funktion, hvis den vælges, når markøren er placeret på linjer med varenumre der benytter variantstyring. Læs mere om varianter her. |
| Kopier post | Kopierer den markerede indkøbslinje til linjen nedenunder |
| Slet post | Sletter den markerede indkøbslinje |
| Rediger ordre | Viser indkøbsordre-hovedet, så du kan se/rette informationer på selve indkøbsordren. |
| Gem | Gemmer indkøbsordrelinjerne, men bevarer siden åben |
| Opdater | Opdaterer indkøbsordrelinjerne, så nyeste informationer i felterne vises. |
| Vis foto | Hvis der på varen i varekartoteket er tilknyttet et billede af varen, så kan billedet vises ved at vælge denne knap. Læs mere om billeder på varer under beskrivelsen af feltet Foto i artiklen her. |
| Skabeloner | Indlæs, Gem som eller slet skabeloner vha. denne knap. Læs mere om skabeloner her. |
| Layout | Tilføj felter, Gem layout m.m. vha. denne knap. Læs mere om layouts her. |
| Opret faktura | Vælg denne knap, når du ønsker at bogføre købsfakturaen. I feltet Supplerende ordrer kan du vælge andre indkøbsordrer vedr. samme kreditor, så du kan få bogføres flere indkøbsordrer på samme købsfaktura.Bemærk! Det er ikke muligt at samle indkøbsordrer med forskellige valutakoder. |
| Beholdninger | Viser varebeholdningen fra varekartoteket for varen på den markerede indkøbsordrelinje. |
| Batch-/serienumre | Benyttes til at knytte batch- /serienumre til den aktuelle indkøbslinje. |
| Varereference | Vha. denne knap kan du se lagertransaktionerne for varen på den aktuelle indkøbslinje. Desuden kan du få vist ordre-, tilbuds-, indkøbs- samt produktionslinjer. |
| Opdater dokument | Vha. denne knap kan du udskrive/sende en rekvisition eller indkøbsordre til leverandøren eller bogføre en varemodtagelse (følgeseddel) eller købsfaktura. |
| Udfold stykliste | Vælg denne knap hvis du ønsker at udfylde stykliste-varenummeret valgt på den aktuelle indkøbsordrelinje. |
| Afmærkning | Her er der mulighed for at se afmærkning på ‘Ordrelinjer’ eller ‘Lagertransaktioner’ eller at ‘Marker lagertransaktioner’. |
| Indsæt subtotal | Indsætter en subtotal-linje under den linje du står på, når knappen vælges. Linjen kan slettes igen, hvis ikke den ønskes vha. knappen Slet post. |
| Beløb | Her ses summen af værdien i kolonnen Totalbeløb for alle indkøbslinjer på det aktuelle indkøb. |
| Alle felter | Her ses værdierne i samtlige felter på indkøbsordrelinjerne, uanset om du har skjult felterne i din visning eller ej. |
| Synkroniser/ Lås | Hvis du har placeret indkøbsordre-oversigten og indkøsblinje-skærmbillederne side om side vha. funktionen Float, og du vælger knappen Synkroniser, så vil billedet med indkøbsordrelinjer automatisk vise de indkøbslinjer, der hører til den indkøbsordre, du har markeret i indkøbsordreoversigten. Hvis du i stedet vælger knappen Lås, så ændres indkøbsordrelinje-billedet ikke, selvom du skifter til et andet indkøb i indkøbsordre-oversigten. Læs mere om funktionen float her. |
Beskrivelse af udvalgte felter på indkøbslinjer
| Feltnavn | Beskrivelse |
| Rabatprocent og Rabat | Der er to muligheder for rabat på indkøbslinjerne, nemlig Rabatprocent og Rabat. Rabatprocent giver mulighed for at tilføje en rabat i procent.Rabat giver mulighed for at tilføje et rabat beløb på linjen.Begge rabatter kan benyttes samtidig.Der kan oprettes en konto og en modkonto på kreditorgruppen til at bogføre rabat modtaget i forbindelse med fakturering. Læs mere her. |
- Var denne artikel til hjælp? Har du spørgsmål til denne artikel, så klik her: Uniconta Support
- JaNej