Indkøbsordre med delmodtagelse/delfakturering

Denne artikel indeholder beskrivelse af hvordan man delmodtager og delfakturerer i en indkøbsordre.

Indkøbsordre med delmodtagelse, Indkøbsordre med delmodtagelse og delfakturering

Følgende eksempler på indkøb er bygget op på nedenstående præferencer.

Gå til Firma/Vedligeholdelse/Præferencer

Bemærk! Hvis du ændrer på præferencerne anbefales det at genstarte Uniconta.
Mellem hver dokumentopdatering (følgeseddel, ordrebekræftelse mm.) anbefales det et vælge knappen Opdater på båndet, hvilket vil sikre at diverse felter m.m. opdateres inden næste dokumentopdatering.

Indkøb med delmodtagelse

Gå til Kreditor/Indkøbsordre

Tilføj en ordre, udfyld de relevante oplysninger

Klik på Gem og gå til linjer

Klik på Tilføj linjer/varer

Vi bestiller 10 stk., men vores leverandør har kun 4 på lager. Vi ønsker at modtage disse med det samme.

Vi kan have afsendt en rekvisition eller ordrebekræftelse til leverandøren, men den gør vi ikke yderligere ud af i denne beskrivelse.

Når vi modtager varen og følgesedlen fra leverandøren, åbner vi ordren og indtaster det modtaget antal i ”Modtag nu”

Klik på Gem

Opdater følgesedlen med det modtaget antal, hvilket opdaterer lageret.

Vælg Dokument/Følgeseddel. For at opdatere lageret, sættes hak i ”Opdater varelagerstatus”.

Følgesedlen ser således ud. (Der er brugt standard ”Layout for faktura”, man kan vælge at fjerne priser)

Når de resterende varer er modtaget på lager, åbner man indkøbsordren og går til linjerne.

I ”Modtaget” står antal 4, da disse er modtaget. I ”Resterende” står det antal der er i rest, og de kan nu modtages.

For at modtage de 6 resterende, skal man i feltet ”Modtag nu” skrive 0 eller 6. 0 tager resten af antallet.

NB! Hvis man ikke modtager alle 6 resterende, kan man vælge at taster et andet tal, f.eks. 5, hvor rest så vil være 1.

Klik på Gem

Vælg Dokument/Følgeseddel. For at opdatere lageret, sættes hak i ”Opdater varelagerstatus”.

Følgesedlen ser således ud. (Der er brugt standard ”Layout for faktura”, man kan vælge at fjerne priser)

Derefter kan man fakturere varen.

Vælg Dokument/Faktura eller Opret faktura, sæt hak i Simuler, hvis der ønskes en visning af fakturaen inden endelig fakturering. Derefter fjern hakket og fakturer ordren. Husk at indtast leverandørens fakturanummer.

Fakturaen ser således ud. (Der er brugt standard ”Layout for faktura”)

Indkøb med delmodtagelse og delfakturering

Gå til Kreditor/Indkøbsordre

Tilføj en ordre, udfyld de relevante oplysninger

Klik på Gem og gå til linjer

Klik på Tilføj linjer/varer

Vi bestiller 10 stk., men vores leverandør har kun 4 på lager. Vi ønsker at modtage disse med det samme.

Vi kan have afsendt en rekvisition eller ordrebekræftelse til leverandøren, men den gør vi ikke yderligere ud af i denne beskrivelse.

Når vi modtager varen og følgesedlen fra leverandøren, åbner vi ordren og indtaster det modtagne antal i ”Modtag nu”

Klik på Gem

Opdater følgesedlen med det modtaget antal, hvilket opdaterer lageret.

Vælg Dokument/Følgeseddel. For at opdatere lageret, sættes hak i ”Opdater varelagerstatus”.

Følgesedlen ser således ud. (Der er brugt standard ”Layout for faktura”, man kan vælge at fjerne priser)

Efter opdatering af varelageret, ser ordrelinjen sådan ud

Nu modtages en faktura på det leverede antal, 4 stk.

For at kunne delfakturere de 4 stk. skal man lade de 4 stå i ”Modtag nu”.

Fakturaen ser således ud. (Der er brugt standard ”Layout for faktura”)

De 4 stk. er nu faktureret.

Linjerne på indkøbsordren viser følgende

Når de resterende varer er modtaget på lager, åbner man indkøbsordren og går til linjerne.

I ”Resterende” står det antal der er i rest, og de kan nu modtages.

For at modtage de 6 resterende på lageret, skal man ikke gøre andet end at følgeseddel opdatere varelageret.

NB! Hvis man ikke modtager alle 6 resterende, kan man vælge at taster et andet tal, f.eks. 5, i feltet ”Modtag nu”, hvor rest så vil være 1.

Klik på Gem

Vælg Dokument/Følgeseddel. For at opdatere lageret, sættes hak i ”Opdater varelagerstatus”.

Følgesedlen ser således ud. (Der er brugt standard ”Layout for faktura”, man kan vælge at fjerne priser)

Linjen ser sådan ud

Derefter kan man fakturere varen.

Vælg Dokument/Faktura eller Opret faktura, sæt hak i Simuler, hvis der ønskes en visning af fakturaen inden endelig fakturering. Derefter fjern hakket og fakturer ordren. Husk at indtast leverandørens fakturanummer.

Hvis du har flere elektroniske bilag i den fysiske indbakke, hvorpå der er indtastet samme indkøbsordrenummer, så vil du i fakturaprompten kunne vælge, hvilken af disse købsfakturaer det er, som skal tilknyttes denne delfakturering. Dette gøres i feltet Fysiske bilag. Læs mere om dette i artiklen vedr. fysisk bilag (indbakke) her.

Fakturaen ser således ud. (Der er brugt standard ”Layout for faktura”)

Indkøb med betaling før modtagelse af varer/faktura

Hvis du skal betale dine varer, før du modtager dem, og måske også før du får en faktura fra din leverandør, dvs. ønsker du ønsker at bogføre en forudbetaling til din leverandør, så kan du gøre således:

• Opret en indkøbsordre under Kreditor/Indkøbsordre
• Indtast linjer på indkøbsordren svarende til de varer du skal bestille ved leverandøren
• Indtast herefter to linjer uden varenummer, men hvor feltet Udgiftskonto evt. er udfyldt med en finanskonto til forudbetalte omkostninger, med henholdsvis + (plus) og – (minus) det beløb der skal forudbetales. Se eksempel nedenfor
  
• Fjern markeringen i feltet Fakturerbar på alle andre linjer end linjen med forudbetalingen (se skærmdump ovenfor) og vælg knappen Gem på båndet
• Bogfør nu en købsfaktura på indkøbsordren.
  Linjen med forudbetalingen vil blive bogført, og blive fjernet på indkøbsordren, hvis du har valgt at komplet fakturerede linjer skal slettes.
  På kreditoren er der bogført en skyldig post og denne er modposteret på kontoen du indtastede som udgiftskonto på indkøbslinjen.
  De øvrige linjer vil stadig være på indkøbet.
• Bogfør en varemodtagelse eller evt. delmodtagelse, som beskrevet ovenfor.  Husk at sætte en markering i feltet Fakturerbar igen på de linjer du ønsker at varemodtage.
• Bogfør en købsfaktura, som beskrevet ovenfor. Husk at sætte en markering i feltet Fakturerbar på linjen med modregningen af forudbetalingen.
  Når fakturaen bogføres, så vil fakturabeløbet kun være lig med en evt. forskel mellem forudbetalingsbeløbet og det fulde fakturabeløb.
  Beløbet på forudbetalingskontoen vil blive posteret med omvendt fortegn end tidligere, således at denne konto så går i 0.
  Lagertilgang bogføres som normalt.

Indkøb til projekt

Det er muligt at købe direkte ind til et projekt.

Gå til Kreditor/Indkøbsordre

Tilføj en ordre, udfyld de relevante oplysninger. Herunder Projekt og Projektart

Klik på Gem og gå til linjer

Klik på Tilføj linjer/varer

Nu kan der købes ind til Projektet. Ønskes der købt ind til forskellige projekter kan projektet vælges per linje.

Købes ind til Projekt kan der lægges en salgspris på. Salgsprisen vil så bliver overføres til projektposten. Salgsprisen overføres ikke til andre steder.