Layout for faktura

Layoutet på en faktura, og andre dokumenttyper, der afsendes til fra Uniconta kan tilpasses, så den passer til det udseende man ønsker for firmaet.
I nedenstående eksempel tages der udgangspunkt i et fakturalayout, men samme fremgangsmåde kan også bruges til andre former for layouts f.eks. tilbud, følgesedler og ordrebekræftelser m.m.

Layoutet på en faktura kan være opbygget på to måder i Uniconta. Den ene er via simple layoutvalg, hvor du bestemmer, hvor på layoutet, du ønsker bestemte oplysninger.  Denne opsætning foretages under Debitor/Vedligeholdelse/Layout for faktura.
Denne artikel tager udgangspunkt i det simple layoutvalg.

Har du brug for mere avancerede layoutvalg og evt. tilføjelse af koder som “IF-THEN-ELSE”, så skal fakturalayoutet udvikles via Unicontas rapportgenerator, som man finder under Værktøjer/Rapportgenerator/Brugerdesignede rapporter. Læs mere herom her.

Arbejdsgang ifm. fakturalayout

• Tilpas et fakturalayout under Debitor/Vedligeholdelse/Layout for faktura
• Opret en E-mail-opsætning under Firma/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning og Debitor/Vedligeholdelse/E-mail-opsætning, for at definere hvordan mailen skal se ud, når du afsender fakturaer pr. e-mail.
• Opret eller tilpas layoutgrupper, der samler det ønskede layout, og de opsatte e-mails. Layoutgrupper finder man under Debitor/Vedligeholdelse/Layoutgrupper.

Videoer vedr. layout for faktura

Video / Beskeder på fakturaer

Video / Ret fakturalayout (brugerdesignet rapport)

Video / Ret fakturalayout (simpel)

Video / Valg af fakturalayout

Opret eller tilret et eksisterende layout

Uniconta er opbygget med tre forskellige layout, som man kan gøre brug af, eller tage udgangspunkt i, i sit eget layout.

• Standard indeholder plads til logo i top højre side af designet.
• Advanced 01 indeholder plads til logo i top venstre side af designet. Advanced 01 indeholder også leveringsadresse felterne.
• Advanced 02 indeholder plads til logo i top højre side af designet. Advanced 02 indeholder også leveringsadresse felterne.

Alle de tre designs findes til fem forskellige dokumenttyper.

Har man designet et flot layout, og vil genbruge dette til en anden rapport,  ved at vælge Kopier layout, i menuen.

Herunder vises indholdet af en Standard faktura (Standard – Invoioce), hvilket er den der er valgt ved oprettelse af en Uniconta.

Koordinatsystem til fakturalayoutet

Det simple fakturalayout er baseret på et koordinatsystem (Række, Kolonne).

På en stående A4 side, har man øverst i venstre hjørne (1, 1) og nederst i højre hjørne (150, 130).
130 er det sidste tegn på siden, men det anbefales ikke at bruge mere end 100/110, da teksten højst sandsynligt, ikke vil kunne komme med ud på et print.

Bemærk at det i Layout for faktura også er muligt at skrive tekster fra bunden.

Fakturalayout, opsætning i koordinatsystem

Tilpas fakturalayout

For at tilpasse det nuværende fakturalayout, gøres som beskrevet nedenfor, hvis fakturalayoutet du anvender, er opbygget med de simple layoutvalg.

Hvis dit fakturalayoutet i stedet er lavet via vores rapportgenerator, så skal du tilpasse layoutet via Værktøjer/Rapportgenerator/Brugerdesignede rapporter. Læs mere herom her.

• Vælg Debitor/Vedligeholdelse/Layout for faktura
• Placér markøren på det layout, der i feltet Dokumenttype = Faktura og hvor feltet Standard er markeret
• Vælg knappen Rediger
• I skærmbilledet der åbnes, kan du f.eks. ændre skrifttype samt ændre værdierne i udvalgte felter, for derved at bestemme om bestemte oplysninger skal udskrives på dit layout eller ej, samt hvor de i givet fald skal placeres på udskriften.Hvis du eksempelvis udfylder felterne som beskrevet nedenfor, så vil dit fakturalayout se ud som vist nederst.
  Feltet Navn er navnet på fakturalayoutet. Feltet Dokumenttype er udfyldt med værdien ‘Faktura’, idet der her tages udgangspunkt i et fakturalayout.
  Du kan vælge om fakturalayoutet skal være liggende i stedet for stående, om du ønsker et vandmærke med et tekst eller et billede samt hvilken skrifttype der skal benyttes på fakturalayoutet.
  Læs mere om vandmærker her.
• Under overskriften Ordrelinjer (kolonne) defineres placeringen af felterne på ordre-/fakturalinjerne.Ønsker du eksempelvis ikke at udskrive varenumre på dine fakturalinjer, så skriver du 0 i feltet Vare og samtidig kan du så ændre værdien i feltet Tekst fra 1 til 14, for at definere at Teksten skal starte i 1 i koordinatsystemet beskrevet tidligere i denne artikel.Ønsker du mere plads til teksten på ordre-/fakturalinjerne, så kan du f.eks. angive at Antal først skal starte i 65 og/eller at teksten skal starte allerede i 8.
  
• Under overskriften Position (Række & Kolonne) defineres placeringen af øvrige oplysninger på layoutet.
  Igen tages der udgangspunkt i koordinat-systemet.I nedenstående eksempel kan det ses at Adresse og Firmaadresse begge udskrives i række 22, men den ene er placeret i kolonne 3 og den anden i kolonne 80, dvs. at kundens adresse på fakturaen udskrives i venstre side af papiret og firmaadressen udskrives i højre side af papiret.Er der felter du ikke ønsker at udskrive rettes værdierne blot til 0.
  Er der felter du ønsker mere plads til i bredden, f.eks. kundeadressen, så skal du blot sikre, at de informationer du udskriver på samme linje (række) starter senere, dvs. flyttes til en højere kolonne-nummer eller flyttes til en helt anden placering på layoutet.Du kan også definere, hvor dit logo skal placeres på layoutet. Læs mere om hvordan du uploader logoet til dit regnskab i Uniconta nedenfor i et særskilt afsnit.Bemærk! Læs om hvilke leveringsadresser udskrives på fakturaer når man bruger vores standard ‘Layout for faktura’ her.
  Læs mere om leveringsadresser på andre dokumenter når man bruger fakturakonti her.
  
• Under overskriften Fri tekst kan du indtaste forskellige fri-tekst-linjer der skal vises nederst på fakturalayoutet. Se eksemplet nedenfor.
  
  Eksempel på fakturalayout, hvis ovennævnte opsætning er valgt:

Tilføj logo til fakturalayout

Logo skal tilføjes under Firma/Firmaoplysninger/Firmabilleder

Her får du mulighed for at 3 logo typer:

• Værktøjslinje (Placeres til venstre i toppen af Uniconta)
• Ikon (benyttes ikke)
• Logo (Benyttes til dokumenter i Uniconta, bl.a. faktura, ordresedler mf.)

Der understøttes billede filer JPG, GIF og PNG

Derefter kan man placere logoet på fakturalayoutet ved at angive værdier i feltet Logo.
Samtidig kan du i felterne Logohøjde og Logobredde angive hvor stort logoet skal være på layoutet.
Se evt. nederst i artiklen hvordan du tester dit layout.

Vandmærke på layout

Læs hvordan du opretter et vandmærke her…

Test dit fakturalayout

For at teste hvordan din faktura ser ud, kan du benytte dig af hurtig-faktura-funktionen og blot udskrive en proforma-faktura.

• Vælg Debitor/Vedligeholdelse/Layoutgrupper
• Vælg knappen Tilføj post og udfyld layoutgruppen som vist i eksemplet nedenfor, hvor feltet Faktura udfyldes med navnet på det fakturalayout du har tilpasset/gerne vil teste
  
• Vælg knappen Gem på båndet
• Vælg Debitor/Hurtigfaktura
• Vælg en Konto
• Vælg layoutgruppen = Test i feltet Layoutgruppe
• Tilføj en varelinje med antal og pris.
  Bemærk! Du behøver ikke vælge et varenummer. Feltet Varenummer kan sagtens springes over.
• Tast F7 eller vælg knappen Opret faktura på båndet
  HUSK! Vælg flueben i feltet Simulering samt Forhåndsvisning, hvis du vælger knappen Opret faktura, og vælg knappen Generer for at udskrive en proforma-faktura
• Hvis udskriften ikke er som ønsket, så hop tilbage til Debitor/Tilpasning/Layout for faktura uden at lukke hurtig-fakturaen. Foretag yderligere ændringer, gem ændringerne, og hop tilbage til hurtig fakturaen og vælg F7 igen, for at udskrive en proforma-faktura igen med de seneste ændringer.

Tom side 2 på faktura/udskrifter

Har du en tom side 2 på dine udskrifter, kan du se på nedenstående film, der beskriver hvordan du ændrer dette.