Mandater (Nets)

Note: Søg efter ordet ‘Nets’ i Unipedia for at finde alle artikler, som omhandler Nets Leverandørservice og Betalingsservice.

Der er fire artikler man bør læse, for at kunne komme i gang med disse opkrævningsløsninger.

1. Opkrævningsløsninger (Direct Debit)
2. Opsætning (Nets)
3. Mandater (Nets) (denne artikel)
4. Betalingsforslag (Nets)

Der skal oprettes et Mandat for at kunne foretage opkrævninger. Et mandat er en betalingsaftale mellem virksomheden (Kreditor) og kunden (Debitor). Mandatet er et unikt id, som også identificerer kunden i Uniconta.

Note: Det der kaldes Mandat i Uniconta er det samme som Kundenummer i Betalingsservice.

Oprettelse af Mandat

Først skal mandaterne oprettes i Uniconta. Det kan let gøres under Debitor.

Her kan der oprettes et mandat for en enkelt debitor eller et udvalg af debitorer.
Udvælg de debitorer der skal have oprettet et mandat og tryk herefter på knappen ‘Opret mandater’.

Herefter kan betalingsaftalen med Nets oprettes på én af nedenstående måder – typisk vil man bruge ‘Oprettelse via Webformular’.

• Betalingsservice vil det typisk være via kundens netbank.
• Leverandørservice vil det typisk være via Webformular

Note: Eksisterende Nets-løsninger, som flyttes til Uniconta skal håndteres anderledes. Læs mere om dette længere nede i teksten.

Oprettelse i Uniconta
Betalingsservice
Uniconta understøtter ikke denne mulighed.

Leverandørservice
Der kan efter aftale med sin kunde foretages oprettelse af betalingstilladelsen direkte fra Uniconta. Der benyttes en såkaldt leverance 0510.
Note: Nets skriver følgende – Ved henvendelse fra debitor skal man kunne dokumentere oprettelsen af betalingstilladelsen. Aftalen vil ikke være gyldig, hvis oprettelsen ikke kan dokumenteres.

Oprettelse via kundens bank
Kunden kan få sin bank til at oprette betalingstilladelsen. Uniconta vil automatisk modtage oprettelsen af Mandatet fra Nets.

Oprettelse via kundens netbank
Kunden tilmelder betalingsaftalen med oplysninger fra indbetalingskort. Uniconta vil automatisk modtage oprettelsen af Mandatet fra Nets. Denne tilmeldings-form er kun mulig for Betalingsservice.

Oprettelse via Webformular
Kunden kan foretage oprettelsen af betalingstilladelsen via en webformular. Nets sender link til webformularen Ifm. oprettelse af kreditor hos Nets. Denne tilmeldings-form er kun mulig for Leverandørservice.

Herunder vises webformularen for Uniconta A/S LeverandørService.

Linket som Uniconta A/S har modtaget fra Nets er vist herunder. En række af værdierne kan pre-udfyldes. Kundenummer (Mandat) er f.eks. udfyldt med 267369.

Udsendelse af Leverandørservice tilmelding
E-mail
Via OData og Excel tilbyder vi at hjælpe med udsendelse af Leverandørservice tilmeldinger til dine kunder – se mere her.

Faktura
På salgsfakturaen kan man tilføje et hyperlink til Nets tilmeldingsformularen og pre-udfylde Kundenummer. Det kræver, at man har lidt teknisk viden for at kunne tilføje dette i rapportgeneratoren.
Et alternativ er at kontakte sin Uniconta Partner eller vores support, hvis man ønsker hjælp til dette.

Herunder er et eksempel på fakturaen, hvor der er indsat et hyperlink til tilmeldingen.

Nedenstående eksempel viser hvordan fakturaen ser ud for en kunde som er tilmeldt Leverandørservice og derfor bliver opkrævet via Nets. Betalingsoplysningerne er fjernet for at undgå at kunden selv betaler fakturaen.

WWW
En anden mulighed var at publicere tilmeldingen via sin egen hjemmeside.

Administration af Mandater

Under Debitor/Vedligeholdelse/Mandater kan man administrere alle Mandater.

Her er en gennemgang af felterne.

Mandat vs Alternativt Mandat
Uniconta vil automatisk generere et unikt Mandat ID. Er det nye kunder vil det automatisk genereret ID være et godt valg, da man hermed er sikret en unikt ID.

Der kan være situationer hvor man selv ønsker at definere et Mandat Id og det kan gøres ved at angive et Id i feltet Alternativt mandat.

Er parameteren ’Benyt debitorkonto som mandat-id’ under ’Filformater for betalingsmåder’ aktiveret, så indsættes debitorkonto i feltet.

Feltet Mandat erstattes med værdien i Alternativt mandat.

Note: Der er ikke validering for unikt Id når Alternativt mandat benyttes. Man skal derfor selv sørge for at Id’et er unikt.

Beskrivelse af knapper

I nedenstående vil de enkelte knapper blive gennemgået.

Knap – Tilmeld
Mandat tilmeldes – status ændres til ’Tilmeld’. Tilmeldingen sendes til Nets, som vil behandle tilmeldingen. Der vil herefter blive returneret et svar fra Nets og status ændres til ’Tilmeldt’, hvis alt er gået godt. Herefter kan der sendes betalinger.

• LeverandørService: Det er muligt, at oprette Betalingsaftaler med sine kunder direkte fra Uniconta.
  Det anbefales, at sætte sig ind i reglerne fra Nets inden brug af denne funktionalitet.
  Her er et uddrag af retningslinjerne fra Nets:
  Regler for oprettelse af betalingsaftaler ved brug af 0510 leverancen. Kreditor skal ved henvendelse fra debitor kunne dokumentere oprettelsen af betalingstilladelsen. Aftalen vil ikke være gyldig, hvis oprettelsen ikke kan dokumenteres.
• Betalingsservice: Uniconta understøtter ikke denne mulighed.

Det er kun de markerede Mandater der vil blive tilmeldt.

Knap – Afmeld
Mandat afmeldes – status ændres til ’Afmeldt’. Det er herefter ikke længere muligt, at oprette opkrævninger på kunden, som er tilknyttet dette Mandat.
Det er kun de markerede Mandater der vil blive afmeldt.

Knap – Vis/Skjul Statusoplysninger
Statusoplysningerne kan læses direkte i kolonnen, men for et bedre overblik kan de vises i bunden af skærmbilledet.

Knap – Indlæs mandat
Denne funktion skal udelukkende bruges til at omdøbe mandater og kun hvis man har mange mandater der skal omdøbes ellers er det lettere, at gøre det manuelt.

Leverandørservice – filformat
Fil-formatet – kolonnerne skal være semikolon separeret:
Kolonne 1 = Debitor kontonummer (Uniconta)
Kolonne 2 = Nuværende Mandat-Id

Betalingsservice – filformat
Fil-formatet – kolonnerne skal være semikolon separeret:
Kolonne 1 = Debitor kontonummer (Uniconta)
Kolonne 2 = Nuværende Mandat-Id
Kolonne 3 = Aftalenummer hos Nets

I dette eksempel er Debitor kontonummer og Mandate-Id ens.

I nedenstående er filen blevet indlæst og det aktuelle mandat er blevet sendt til Nets.

Knap – Ændring
Alle mandater som har fået udfyldt kolonnen ‘Nuværende Mandat’ vil blive sendt til Nets ved tryk på denne knap. Det skal dog bemærkes, at det kun er mandater med status ‘-‘ eller ‘Tilmeldt’, som kan indsendes.

• For Betalingsservice sender Nets ikke en retur-file der bekræfter at ændringen er gennemført. Der kan dog bestilles en såkaldt ‘603-file Alle aktive’. Denne fil indeholder alle aktive Mandater og vil opdatere Mandaterne i Uniconta med den aktuelle status. Det anbefales, at bestille denne fil hos Nets. Nets kan automatisk danne denne fil én gang om måneden på en aftalt dag. Det hurtigste vil være at ringe til Nets og bede dem om at danne filen, så vil den blive indlæst i Uniconta samme aften.

Knap – Aktiver
Mandater kan aktiveres, hvis Mandat allerede er tilmeldt hos Nets. Det vil typisk være ifm. konvertering af Nets-løsninger til Uniconta, at man vil bruge denne funktion.

Her er en kort vejledning til hvordan det gøres.

Opret Mandater i Uniconta
Mandaterne oprettes fra Debitor – her markeres alle de kunder der skal opkræves. Herefter trykkes der på knappen ’Opret mandater’. Det står også mere detaljeret beskrevet i starten af dette dokument.

Aktiver mandater
Her er det vigtigt, at det kun er de mandater der er tilmeldt hos Leverandørservice, som aktiveres

Mandater, som ikke er oprettet med debitorkonto som mandat-id, vil få et autogenereret mandat-id. Det skal ændres, så det matcher det mandat-id kunden er registreret med hos Nets.
Det vil typisk være debitorkonto, hvis den tidligere løsning var en C5.
Det mandat-id, som kunden er registreret med hos Nets indtastes i feltet ’Alternativ mandat’.
Har man mange kunder kan man med fordel benytte sig af Datamanipulering som findes under værktøjer.
Mandatet aktiveres herefter ved at trykke på knappen ’Aktiver’.

For Betalingsservice er der to måder at aktivere et mandat på:

• Det anbefales, at benytte denne aktivering. Anmod Nets om at sende en 603-leverance, som indeholder alle aktive mandater.  Her behøver man ikke udfylde feltet ’Identifikation af aftalen’. Uniconta vil herefter aktivere alle mandaterne når filen modtages fra Nets. Her skal man huske at trykke Import under Betalingsforslag (Læs mere her)
• Der er også denne mulighed. Udfylder man feltet ’Identifikation af aftalen’, som er et Aftalenummer som er udstedt at Nets, så vil man kunne aktivere mandatet direkte fra Uniconta – ved at trykke på knappen ’Aktiver’. Denne løsning vil ikke validere om mandatet er aktivt hos Nets. Det kræver en 603-leverance, som er beskrevet i punkt 1.

For Leverandørservice er der også to måder at aktivere et mandat på:

• Aktiver mandatet direkte fra Uniconta – ved at trykke på knappen ’Aktiver’. Denne løsning vil ikke validere om mandatet er aktivt hos Nets. Det kræver en Elektronisk Debitoroversigt, som er beskrevet i punkt 2.
• Man kan også få Nets til at sende en Elektronisk Debitoroversig, som indeholder til-/og afgange af mandater (det koster et gebyr til Nets). Uniconta vil herefter aktivere alle mandaterne når filen modtages fra Nets. Her skal man huske at trykke Import under Betalingsforslag  (Læs mere her)

Ændring af Betalingsaftale i mellem Debitor og Kreditor

Det er altid kundens pengeinstitut, der skal sørge for at ændre kundens betalingstilladelse til Nets.
Det gælder uanset hvordan betalingstilladelsen (Mandatet) er blevet oprettet.

Afmelde betalingstilladelse
Kunden kan til enhver tid meddele sit pengeinstitut eller direkte til Kreditor, at de ønsker at afmelde betalingstilladelsen.
Når Nets har registreret afmeldingen, vil der ikke længere kunne gennemføres betalinger.
Afmelding af en betalingstilladelse har virkning for betalinger med betalingsdag fra og med bankdagen efter, at kundens afmelding er registreret af Nets.
Hvis afmeldingen er meddelt pengeinstituttet, er det pengeinstituttet der sender afmeldingen til Nets.
Hvis kunden foretager afmeldingen direkte til Kreditor, skal man som Kreditor sende afmeldingen til Nets.
Hvis forretningsforholdet til kunden ophører, skal man som Kreditor tilsvarende afmelde kundens betalingstilladelse.

Kunde skifter pengeinstitut
Hvis kunden skifter pengeinstitut, skal det nye pengeinstitut ændre betalingstilladelsen.