Modtag OIOUBL

Uniconta kan sættes op til at modtage OIOUBL dokumenter via Nemhandel-netværket. Dokumenterne indlæses direkte i Fysisk bilag (indbakke) med undtagelse af Ordre der oprettes som en salgsordre. Uniconta kan modtage følgende dokumenter:

• Faktura
• Kreditnota
• Rykker
• Ordre

Uniconta Add-in

Modtagelse af OIOUBL er en del af AutoBanking som er et Uniconta Add-in. Det skal aktiveres under Firmaoplysninger/Vedligeholdelse/Slå funktioner til og fra. Læs mere her.

Opsætning af modtagelse

Nemhandel-registeret
For at kunne modtage OIOUBL fakturaer skal regnskabet/virksomheden være oprettet i Nemhandel-registeret (NHR) med et CVR-nummer og/eller et GLN-nummer og Nemhandel Service Provider skal være Uniconta.

Bemærk: Det er Uniconta support der hjælper med at registrere informationerne i NHR. Det er ikke muligt selv at gøre dette.

NB! visning af OIOUBL til godkendelse via e-mail er pt. ikke mulig. Det bliver løst i version 89.

Er allerede registreret i NHR
Modtager virksomheden allerede OIOUBL dokumenter via Nemhandel og ønsker at modtage dokumenter direkte i Uniconta, så skal der skiftes Nemhandel Service Provider, så det bliver Uniconta der fremover modtager dokumenterne.

Her er en vejledning til hvordan det gøres.

Step 1
Kontakt den nuværende Service Provider og få dem til at deaktivere jeres registrering hos dem. Det anbefales, at aftale dato og tidspunkt for deaktiveringen, så skiftet bliver så smidigt som muligt og ikke får konsekvenser for tilgængeligheden. Det anbefales, at vælge en fredag sent om aftenen, så det påvirker færrest muligt.

Step 2
Kontakt herefter Uniconta support og informer om hvornår registreringen bliver deaktiveret hos den nuværende Service Provider. Uniconta vil herefter sørge for at aktivere registreringen i NHR.
Der skal bruges følgende oplysninger:

• Virksomhedsnavn
• CVR-nummer
• GLN-nummer, hvis det skal bruges som endepunkt
• Aktiverings dato og tidspunkt

Note: Mange Nemhandel afsendere anvender caching af oplysninger ved opslag i NHR, hvor standard OIORASP konfiguration for caching periode er 24 timer. Disse afsender kan midlertidigt været påvirket af skiftet af Nemhandel Service Provider. Det er årsagen til, at skiftet anbefales ifm. en weekend.

CVR-nummer eller GLN-nummer
Et endepunkt kan kun optræde én gang i NHR og det vil være begrænsningen ved at registrere sig med et CVR-nummer. Er man en mindre/mellemstor virksomhed, som kun har brug dette ene endepunkt i NHR, så er der ingen problemer i det.

Er man til gengæld en virksomhed som har brug for flere registreringer på samme CVR-nummer i NHR, så kan det være en fordel at anskaffe sig et GLN-nummer.
Det er muligt, at blive registreret med et CVR-nummer og et GLN-nummer.

Mange større virksomheder/organisationer har flere afdelinger registreret i NHR på samme CVR-nummer, men på flere forskellige GLN-numre. Ønsker man at kunne fordele virksomhedens fakturaer i forskellige afdelinger/underselskaber, så kan det være en fordel at benytte et GLN-nummer pr. afdeling.

Note: Vær opmærksom på, at der kan være nogle leverandører/kunder som kun kan sende til et GLN-nummer, da deres system ikke tillader at sende til et CVR-nummer.

GLN-nummer kan købes via standardiseringsorganisationen GS1

Herefter indsættes GLN-nummer under Firmaoplysninger.

Bemærk: Når Uniconta modtager et OIOUBL-dokument fremsøges regnskabet ud fra det endepunkt der står i dokumentet. Findes der flere regnskaber med samme GLN eller CVR-nummer så indsættes dokumentet i det første regnskab. Det kan forekomme hvis man har taget en backup af et regnskab. Løsningen er at slette GLN-nummer i Test-regnskabet og benytter man CVR-nummer som endepunkt, så omdøb det i Test-regnskabet.

Nemhandel-registeret (NHR)

Der er knap 70.000 modtagere registreret i NHR og det tal er stigende, så der er mange som kan sende og modtage OIOUBL dokumenter. Det er både Offentlige og Private virksomheder, som er registreret i NHR med deres GLN-nummer (også kaldt EAN-nummer) eller et CVR-nummer.

For at leverandøren (VirkA) kan sende en faktura til Uniconta (VirkB). Skal leverandøren kende det GLN/CVR-nummer som Uniconta regnskabet er registeret med i NHR. Leverandøren kan selv søge i NHR eller få oplysningerne af kunden (ejeren af Uniconta regnskabet).

Modtagelse af Faktura, Kreditnota og Rykker

Dokumenterne Faktura, Kreditnota og Rykker bliver automatisk indlæst i den fysiske indbakke.

Nedenstående er et eksempel på en faktura, som er modtaget via Nemhandel og indlæst i indbakken.
Alle relevante felter er udfyldt med de oplysninger der står i OIOUBL dokumentet. Fakturaen kan vises ved at trykke på knappen ’Vis’.

Fakturaen vises via et såkaldt stylesheet, som omsætter informationerne i OIOUBL xml-filen til en læsbar standardiseret faktura.

Indeholder OIOUBL fakturaen vedhæftede bilag, så vil fakturaen blive oprettet som en kuvert hvori alle bilagene kan ses.

Modtagelse af Ordre

Ordre modtaget via Nemhandel vil automatisk blive oprettet som en debitor salgsordre. Denne type salgsordre vil altid kunne kendes ved at de får tildelt ordregruppen = OIOUBL.

Prisen på en varer findes efter den logik der benyttes, hvis man taster en linje manuelt på en ordrelinje. Evt. priser angivet i OIOUBL-filen vil ikke blive benyttet.

Leveringssted (DeliveryLocation)
Uniconta kigger efter et LeveringsId (feltet i OIOUBL Delivery.DeliveryLocation.ID).
Det bruges primært af kunder som handler med butikskæder. Id’et vil typisk være et butiksnummer.

Herefter undersøges der om den aktuelle debitor har en Leveringsadresse med dette Id. I eksemplet vil det være Id = B91347.
Nedenstående er Leveringsadressen i Uniconta. Der søges efter Id i felterne Kode og Leverings-Id, hvis der er et match, så indsættes leveringsadressen på salgsordren.

Hvis der ikke er angivet et LeveringsId eller det ikke findes i Uniconta, så undersøger der om sektionen Address er udfyldt i filen. Findes der en adresse, så indsættes den i Leveringsadressen på salgsordren.

Leveringspart (DeliveryParty)
Version-89 Leveringspart benyttes som Leveringskonto i de situationer hvor BuyerCustomerParty og AccountingCustomerParty er ens eller der ikke er angivet en AccountingCustomerParty.

BuyerCustomerParty bliver i denne situation betragtet som Fakturakontoen.

/

Manuel indlæsning af OIOUBL

OIOUBL dokumenter kan manuelt indlæses i den fysisk indbakke. De kan ’trækkes’ ind som man kan med alle dokumenter.
Der er nogle begrænsninger når det gøres på denne måde.  Informationerne i xml-filen bliver ikke automatisk læst. Det sker først når fakturaen overføres til Indkøb. Ved overførsel til en Bogføringskladde bliver informationerne ikke læst. Ønsker man at vise dokumentet via et stylesheet, så skal man ændre værdien i kolonnen ’Indhold’. Standardværdien i dette felt er ’ukendt’. Den skal ændres til ’Faktura’, ’Kreditnota’ eller ‘Rykker’ alt efter hvilken type OIOUBL dokument det er.

Opret Kreditor

Ved modtagelse af en OIOUBL faktura undersøges der om kreditoren/leverandøren allerede findes i regnskabet. Der søges efter GLN-nummer og/eller CVR-nummer. Findes kreditoren ikke vil der automatisk blive oprettet en kreditor med oplysningerne angivet i OIOUBL fakturaen. Kreditorkontoen angives med CVR-nummer, det kan altid ændres hvis man ønsker det.

Opret Indkøbsordre

Der er kommet en ny knap ’Overfør til indkøb’. Knappen er kun synlig, hvis man har aktiveret AutoBanking.

Det er kun xml-filer af typen OIOUBL Faktura eller kreditnota der kan generere en Indkøbsordre alle andre typer bliver afvist.
Er kolonnen Indkøbsnummer allerede udfyldt med et nummer vil der ikke kunne oprettes en ny indkøbsordre.

Varenummer
Et OIOUBL dokument af typen Faktura eller Kreditnota kan indeholde tre referencer til et varenummer

• Afsenders varenummer (SellersItemIdentification)
  I Uniconta søges der efter varenummer i Varenavnegruppe. Det kræves derfor, at det er oprettet en varenavnegruppe på Leverandøren.
• Modtagers varenummer (BuyersItemIdentification)
  Her søger Uniconta direkte i varetabellen.
• EAN-nummer (StandardItemIdentification)
  Her søger Uniconta i varetabellen efter det angivet EAN-nummer.

Et OIOUBL dokument af typen Ordre kan indeholde tre referencer til et varenummer

• Afsenders varenummer (SellersItemIdentification)
  Her søger Uniconta direkte i varetabellen.
• Modtagers varenummer (BuyersItemIdentification)
  I Uniconta søges der efter varenummer i Varenavnegruppe. Det kræves derfor, at det er oprettet en varenavnegruppe på Køberen.
• EAN-nummer (StandardItemIdentification)
  Her søger Uniconta i varetabellen efter det angivet EAN-nummer.

Hvis det ikke er muligt, at finde varenummeret i Uniconta, så efterlades varenummer blankt på ordrelinjen.

Feltet Reference udfyldes med Leverandørens varenummer, hvis det findes i dokumenterne Faktura eller Kreditnota. For dokumentet Ordre udfyldes feltet Reference med Købers varenummer hvis det er angivet.

Afløftning af informationer

Her er en liste over de mere specielle data der kan afløftes og hvordan Uniconta eventuelt identificerer dem.

OrderReference
Er ID udfyldt i sektionen OrderReference, så søges der i Uniconta i nedenstående prioriteringsrækkefølge. Søgningen stopper når der er et match. Dette er gældende for dokumenterne Faktura og Kreditnota.

1. søgning
Ved bestilling af varer hos Solar, Lemvig Müller m.fl. vil man typisk kunne angive informationer vedrørende købet, som bliver angivet i OrderReference/ID.
Er der angivet et mellemrum i teksten, som i nedenstående eksempel, så vil Uniconta læse teksten som “<Projektnummer> <Vores Reference>”
Først undersøges der om projektnummer 801000-18 eksisterer i regnskabet. Eksisterer projektet så indsættes projektnummer og resten af teksten indsættes i feltet ‘Vores ref’ på Indkøbsordrehovedet.
Hvis projektet ikke findes eller hvis der ikke er angivet et mellemrum, så søges videre i ‘2. søgning’.

2. søgning
Der søges efter Salgsordre, Projekt eller Indkøbsordre i nævnte rækkefølge.

Salgsordre
Findes der en salgsordre med det pågældende ID, så indsættes det på Indkøbsordrehovedet

Projekt
Findes der et projekt med det pågældende ID, så indsættes det i den fysiske indbakke og på Indkøbsordrehovedet

Indkøbsordre
Findes der en indkøbsordre med det pågældende ID, så indsættes det i den fysiske indbakke, hvis kreditor i OIOUBL-filen er den samme som angivet på indkøbsordren.
Indkøbsordren vil blive opdateret med følgende informationer, hvis de ikke allerede er udfyldt på ordren:

• Fakturabeløb (Uniconta vil lave en kontrol på, om summen af de registrerede indkøbslinjer er lig med det totale fakturabeløb i OIOUBL fakturaen)
• OIOUBL fakturaen vil blive tilknyttet ordren (fysisk bilag)
• Leveringsdato
• Notat
• Vores reference
• Deres reference

AdditionalDocumentReference (Vedhæftet dokumenter)
Afsender har mulighed for at vedhæfte dokumenter i en OIOUBL, som man kender det fra e-mails. Det kan være interne dokumenter som er indlejret i OIOIUBL-filen eller referencer til eksterne dokumenter. Alle dokumenter indlæses i Uniconta og kan herefter vises.

De Interne dokumenter kan have en af følgende typer

• PDF
• JPEG
• TIFF
• PNG
• XLSX
• CSV

De Eksterne dokumenter begrænses ikke til ovenstående typer, men vil typisk være et af ovenstående. De eksterne dokumenter åbnes i Uniconta via et eksternt link (URL). Det kunne f.eks. være den originale faktura som leverandøren har lagt på deres egen server.

Hvis OIOUBL filen har vedhæftet dokumenter, så vil Filtype = DIR. Det betyder, at alle vedhæftet dokumenter er lagt i en ‘kuvert’. Læs mere om kuverter her. Nedenstående OIOUBL har to vedhæftet dokumenter. Det første dokument vil altid være fakturaen vist via et Stylesheet. Der kan bladres imellem dokumenterne ved at trykke på knapperne Forrige/Næste.

AdditionalDocumentReference (Projektnummer)
Uniconta søger efter Projektnummer i AdditionalDocumentReference. Er der evt. fundet et projektnummer i OrderReference vil det blive overskrevet med dette ID.
cbc:ID = Projektnummer
cbc:DocumentTypeCode = ZZZ
cbc:DocumentType = Project eller Projekt

Projektnummer kan pt. kun læses på headerniveau.

Projektnummer indsættes indsættes herefter i den fysiske indbakke og på Indkøbsordrehovedet.

Fakturabeløb
Fakturabeløb inkl. moms indsættes i feltet Fakturabeløb i Indkøbsordrehovedet. Uniconta vil så lave en kontrol på, om summen af de indlæste indkøbslinjer er lig med det totale fakturabeløb i dette felt.

Betalingsmåder
I OIOUBL fakturaen vil der typisk være angivet hvordan leverandøren ønsker at modtage betalingen. Der bliver først undersøgt om der findes betalingsoplysninger på kreditoren i Unioconta ellers benyttes betalingsoplysningerne fra fakturaen.