Modtag OIOUBL

Uniconta kan sættes op til at modtage OIOUBL dokumenter via Nemhandel-netværket. Dokumenterne indlæses direkte i Fysisk bilag (indbakke). Uniconta kan modtage følgende dokumenter:

• Faktura
• Kreditnota
• Rykker (Version-88)
• Ordre (Version-88)

Uniconta Add-in

Modtagelse af OIOUBL er en del af AutoBanking som er et Uniconta Add-in. Det skal aktiveres under Firmaoplysninger/Vedligeholdelse/Slå funktioner til og fra. Læs mere her.

Opsætning af modtagelse

Nemhandel-registeret
For at kunne modtage OIOUBL fakturaer skal regnskabet/virksomheden være oprettet i Nemhandel-registeret (NHR) med et CVR-nummer eller et GLN-nummer og Nemhandel Service Provider skal være Uniconta.

Bemærk: Det er Uniconta support der hjælper med at registrere informationerne i NHR. Det er ikke muligt selv at gøre dette.

NB! visning af OIOUBL til godkendelse via e-mail ikke kan lade sig gøre

Er allerede registreret i NHR
Modtager virksomheden allerede OIOUBL dokumenter via Nemhandel og ønsker at modtage dokumenter direkte i Uniconta, så skal der skiftes Nemhandel Service Provider, så det bliver Uniconta der fremover modtager dokumenterne.

Her er en vejledning til hvordan det gøres.

Step 1
Kontakt den nuværende Service Provider og få dem til at deaktivere jeres registrering hos dem. Det anbefales, at aftale dato og tidspunkt for deaktiveringen, så skiftet bliver så smidigt som muligt og ikke får konsekvenser for tilgængeligheden. Det anbefales, at vælge en fredag sent om aftenen, så det påvirker færrest muligt.

Step 2
Kontakt herefter Uniconta support og informer om hvornår registreringen bliver deaktiveret hos den nuværende Service Provider. Uniconta vil herefter sørge for at aktivere registreringen i NHR.
Der skal bruges følgende oplysninger:

• Virksomhedsnavn
• CVR-nummer
• GLN-nummer, hvis det skal bruges som endepunkt
• Aktiverings dato og tidspunkt

Note: Mange Nemhandel afsendere anvender caching af oplysninger ved opslag i NHR, hvor standard OIORASP konfiguration for caching periode er 24 timer. Disse afsender kan midlertidigt været påvirket af skiftet af Nemhandel Service Provider. Det er årsagen til, at skiftet anbefales ifm. en weekend.

CVR-nummer eller GLN-nummer
Et endepunkt kan kun optræde én gang i NHR og det vil være begrænsningen ved at registrere sig med et CVR-nummer. Er man en mindre/mellemstor virksomhed, som kun har brug dette ene endepunkt i NHR, så er der ingen problemer i det.

Er man til gengæld en virksomhed som har brug for flere registreringer på samme CVR-nummer i NHR, så kan det være en fordel at anskaffe sig et GLN-nummer.

Mange større virksomheder/organisationer har flere afdelinger registreret i NHR på samme CVR-nummer, men på flere forskellige GLN-numre. Der kan f.eks. være et endepunkt til varelager, økonomiafdeling, salgsafdeling etc.
Ønsker man at kunne fordele virksomhedens fakturaer i forskellige afdelinger/underselskaber, så kan det være en fordel at benytte et GLN-nummer pr. afdeling.

GLN-nummer kan købes via standardiseringsorganisationen GS1

Herefter indsættes GLN-nummer under Firmaoplysninger.

Bemærk: Når Uniconta modtager et OIOUBL-dokument fremsøges regnskabet ud fra det endepunkt der står i dokumentet. Findes der flere regnskaber med samme GLN eller CVR-nummer så indsættes dokumentet i det første regnskab. Det kan forekomme hvis man har taget en backup af et regnskab. Løsningen er at slette GLN-nummer i Test-regnskabet og benytter man CVR-nummer som endepunkt, så omdøb det i Test-regnskabet.

Nemhandel-registeret (NHR)

Der er knap 70.000 modtagere registreret i NHR og det tal er stigende, så der er mange som kan sende og modtage OIOUBL dokumenter. Det er både Offentlige og Private virksomheder, som er registreret i NHR med deres GLN-nummer (også kaldt EAN-nummer) eller et CVR-nummer.

For at leverandøren (VirkA) kan sende en faktura til Uniconta (VirkB). Skal leverandøren kende det GLN/CVR-nummer som Uniconta regnskabet er registeret med i NHR. Leverandøren kan selv søge i NHR eller få oplysningerne af kunden (ejeren af Uniconta regnskabet).

Modtagelse af OIOUBL

Nedenstående er et eksempel på en faktura, som er modtaget via Nemhandel og indlæst i indbakken.
Alle relevante felter er udfyldt med de oplysninger der står i OIOUBL dokumentet. Fakturaen kan vises ved at trykke på knappen ’Vis’.

Fakturaen vises via et såkaldt stylesheet, som omsætter informationerne i OIOUBL xml-filen til en læsbar standardiseret faktura.

Indeholder OIOUBL fakturaen vedhæftede bilag, så vil fakturaen blive oprettet som en kuvert hvori alle bilagene kan ses.

Manuel indlæsning af OIOUBL

OIOUBL dokumenter kan manuelt indlæses i den fysisk indbakke. De kan ’trækkes’ ind som man kan med alle dokumenter.
Der er nogle begrænsninger når det gøres på denne måde.  Informationerne i xml-filen bliver ikke automatisk læst. Det sker først når fakturaen overføres til Indkøb. Ved overførsel til en Bogføringskladde bliver informationerne ikke læst. Ønsker man at vise dokumentet via et stylesheet, så skal man ændre værdien i kolonnen ’Indhold’. Standardværdien i dette felt er ’ukendt’. Den skal ændres til ’Faktura’ eller ’Kreditnota’ alt efter hvilken type OIOUBL dokument det er.

Opret Kreditor

Ved modtagelse af en OIOUBL faktura undersøges der om kreditoren/leverandøren allerede findes i regnskabet. Der søges efter GLN-nummer og/eller CVR-nummer. Findes kreditoren ikke vil der automatisk blive oprettet en kreditor med oplysningerne angivet i OIOUBL fakturaen. Kreditorkontoen angives med CVR-nummer, det kan altid ændres hvis man ønsker det.

Opret Indkøbsordre

Der er kommet en ny knap ’Overfør til indkøb’. Knappen er kun synlig, hvis man har aktiveret AutoBanking.

Det er kun xml-filer af typen OIOUBL Faktura eller kreditnota der kan generere en Indkøbsordre alle andre typer bliver afvist.

Varenummer
En OIOUBL faktura kan indeholde tre referencer til et varenummer

• Afsenders varenummer
• Modtagers varenummer
• EAN-nummer

Her er et eksempel på Indkøbsordrelinjerne.
Der skrives ”<Ukendt varenummer ..>” hvis det ikke er muligt at finde det.

Afløftning af informationer

Her er en liste over de mere specielle data der kan afløftes og hvordan Uniconta eventuelt identificerer dem.

OrderReference
Er ID udfyldt i sektionen OrderReference, så søges der i Uniconta i nedenstående prioriteringsrækkefølge. Søgningen stopper når der er et match.

• Salgsordre – findes der en salgsordre med det pågældende ID, så indsættes det på Indkøbsordrehovedet
• Projekt – findes der et projekt med det pågældende ID, så indsættes det i den fysiske indbakke og på Indkøbsordrehovedet
• Indkøbsordre – findes der en indkøbsordre med det pågældende ID, så indsættes det i den fysiske indbakke

AdditionalDocumentReference (Vedhæftet dokumenter)
Afsender har mulighed for at vedhæfte dokumenter i en OIOUBL, som man kender det fra e-mails. Det kan være interne dokumenter som er indlejret i OIOIUBL-filen eller referencer til eksterne dokumenter. Alle dokumenter indlæses i Uniconta og kan herefter vises.

De Interne dokumenter kan have en af følgende typer

• PDF
• JPEG
• TIFF
• PNG
• XLSX
• CSV

De Eksterne dokumenter begrænses ikke til ovenstående typer, men vil typisk være et af ovenstående. De eksterne dokumenter åbnes i Uniconta via et eksternt link (URL). Det kunne f.eks. være den originale faktura som leverandøren har lagt på deres egen server.

Hvis OIOUBL filen har vedhæftet dokumenter, så vil Filtype = DIR. Det betyder, at alle vedhæftet dokumenter er lagt i en ‘kuvert’. Læs mere om kuverter her. Nedenstående OIOUBL har to vedhæftet dokumenter. Det første dokument vil altid være fakturaen vist via et Stylesheet. Der kan bladres imellem dokumenterne ved at trykke på knapperne Forrige/Næste.

AdditionalDocumentReference (Projektnummer)
Uniconta søger efter Projektnummer i AdditionalDocumentReference. Er der evt. fundet et projektnummer i OrderReference vil det blive overskrevet med dette ID.
cbc:ID = Projektnummer
cbc:DocumentTypeCode = ZZZ
cbc:DocumentType = Project eller Projekt

Projektnummer kan pt. kun læses på headerniveau.

Projektnummer indsættes indsættes herefter i den fysiske indbakke og på Indkøbsordrehovedet.

Fakturabeløb
Fakturabeløb inkl. moms indsættes i feltet Fakturabeløb i Indkøbsordrehovedet. Uniconta vil så lave en kontrol på, om summen af de indlæste indkøbslinjer er lig med det totale fakturabeløb i dette felt.

Betalingsmåder
I OIOUBL fakturaen vil der typisk være angivet hvordan leverandøren ønsker at modtage betalingen. Der bliver først undersøgt om der findes betalingsoplysninger på kreditoren i Unioconta ellers benyttes betalingsoplysningerne fra fakturaen.