Modtag OIOUBL

Uniconta kan sættes op til at modtage OIOUBL dokumenter via Nemhandel-netværket. Dokumenterne indlæses direkte i Fysisk bilag (indbakke) med undtagelse af Ordre der oprettes som en salgsordre. Uniconta kan modtage følgende dokumenter:

• Faktura
• Kreditnota
• Rykker
• Ordre
• Kvittering

Uniconta Add-in

Modtagelse af OIOUBL er en del af AutoBanking som er et Uniconta Add-in. Det skal aktiveres under Firmaoplysninger/Vedligeholdelse/Slå funktioner til og fra. Læs mere her.

Opsætning af modtagelse

Nemhandelsregisteret
For at kunne modtage OIOUBL dokumenter skal regnskabet/virksomheden være oprettet i Nemhandelsregisteret (NHR) med et CVR-nummer og/eller et GLN-nummer og Nemhandel Service Provider skal være Uniconta.

Bemærk: Det er Uniconta support der hjælper med at registrere informationerne i NHR. Det er ikke muligt selv at gøre dette. Benyt formularen ‘Tilmelding Nemhandelsregisteret’ som åbnes her.

Er allerede registreret i NHR
Modtager virksomheden allerede OIOUBL dokumenter via Nemhandel og ønsker at modtage dokumenter direkte i Uniconta, så skal der skiftes Nemhandel Service Provider, så det bliver Uniconta der fremover modtager dokumenterne.

Her er en vejledning til hvordan det gøres.

Step 1
Kontakt den nuværende Service Provider og få dem til at deaktivere jeres registrering hos dem. Det anbefales, at aftale dato og tidspunkt for deaktiveringen, så skiftet bliver så smidigt som muligt og ikke får konsekvenser for tilgængeligheden. Det anbefales, at vælge en fredag sent om aftenen, så det påvirker færrest muligt.

Step 2
Benyt herefter formularen ‘Tilmelding Nemhandelsregisteret’ som åbnes her.

Her angives hvornår registreringen bliver deaktiveret hos den nuværende Service Provider. Uniconta vil herefter sørge for at aktivere registreringen i NHR.
Der skal bruges følgende oplysninger:

• Virksomhedsnavn
• CVR-nummer
• GLN-nummer, hvis det skal bruges som endepunkt
• Aktiveringsdato og tidspunkt
• Oplys, hvis det ønskes, at kunne modtage Ordre

Note: Mange Nemhandel afsendere anvender caching af oplysninger ved opslag i NHR, hvor standard OIORASP konfiguration for caching periode er 24 timer. Disse afsender kan midlertidigt været påvirket af skiftet af Nemhandel Service Provider. Det er årsagen til, at skiftet anbefales ifm. en weekend.

CVR-nummer eller GLN-nummer
Et endepunkt kan kun optræde én gang i NHR og det vil være begrænsningen ved at registrere sig med et CVR-nummer. Er man en mindre/mellemstor virksomhed, som kun har brug dette ene endepunkt i NHR, så er der ingen problemer i det.

Er man til gengæld en virksomhed som har brug for flere registreringer på samme CVR-nummer i NHR, så kan det være en fordel at anskaffe sig et GLN-nummer.
Det er muligt, at blive registreret med både med et CVR-nummer og et GLN-nummer.

Mange større virksomheder/organisationer har flere afdelinger registreret i NHR på samme CVR-nummer, men på flere forskellige GLN-numre. Ønsker man at kunne fordele virksomhedens fakturaer i forskellige afdelinger/underselskaber, så kan det være en fordel at benytte et GLN-nummer pr. afdeling.

Note: Vær opmærksom på, at der kan være nogle leverandører/kunder som kun kan sende til et GLN-nummer, da deres system ikke tillader at sende til et CVR-nummer.

GLN-nummer kan købes via standardiseringsorganisationen GS1

Herefter indsættes GLN-nummer under Firmaoplysninger.

Bemærk: Når Uniconta modtager et OIOUBL-dokument fremsøges regnskabet ud fra det endepunkt der står i dokumentet. Findes der flere regnskaber med samme GLN eller CVR-nummer så indsættes dokumentet i det første regnskab. Det kan forekomme hvis man har taget en backup af et regnskab. Løsningen er at slette GLN-nummer i Test-regnskabet og benytter man CVR-nummer som endepunkt, så omdøb det i Test-regnskabet.

Nemhandelsregisteret (NHR)

Der er knap 70.000 modtagere registreret i NHR og det tal er stigende, så der er mange som kan sende og modtage OIOUBL dokumenter. Det er både Offentlige og Private virksomheder, som er registreret i NHR med deres GLN-nummer (også kaldt EAN-nummer) eller et CVR-nummer.

For at leverandøren (VirkA) kan sende en faktura til Uniconta (VirkB). Skal leverandøren kende det GLN/CVR-nummer som Uniconta regnskabet er registeret med i NHR. Leverandøren kan selv søge i NHR eller få oplysningerne af kunden (ejeren af Uniconta regnskabet).

Modtagelse af Faktura, Kreditnota og Rykker

Dokumenterne Faktura, Kreditnota og Rykker bliver automatisk indlæst i den fysiske indbakke.

Nedenstående er et eksempel på en faktura, som er modtaget via Nemhandel og indlæst i indbakken.
Alle relevante felter er udfyldt med de oplysninger der står i OIOUBL dokumentet. Fakturaen kan vises ved at trykke på knappen ’Vis’.

Fakturaen vises via et såkaldt stylesheet, som omsætter informationerne i OIOUBL xml-filen til en læsbar standardiseret faktura.

Indeholder OIOUBL fakturaen vedhæftede bilag eller eksterne links, så vil de kunne ses ved at trykke på piletasterne i vieweren.

Modtagelse af Ordre

Ordre modtaget via Nemhandel vil automatisk blive oprettet som en debitor salgsordre. Denne type salgsordre vil altid kunne kendes ved at de får tildelt ordregruppen = OIOUBL.
Det originale Ordre-dokument (OIOUBL) gemmes på ordrehovedet, som et vedhæftet-dokument.

Opret Debitor
Ved modtagelse af en OIOUBL ordre undersøges der om debitoren findes i regnskabet. Der søges med følgende prioritering:

• GLN-nummer
• CVR-nummer

Findes der ikke en unik debitor, men derimod flere debitorer som opfylder ovenstående kriterier,  så benyttes SupplierAssignedAccountId, hvis den er udfyldt i OIOUBL-filen (ID’et er forklaret længere nede i teksten).

Findes debitoren ikke, vil der automatisk blive oprettet en debitor med oplysningerne angivet i ordren. Debitorkontoen angives med CVR-nummer, det kan altid ændres hvis man ønsker det.

Der oprettes også en debitorleveringskonto, hvis den er angivet i ordre-dokumentet.

SupplierAssignedAccountId: Benyttes typisk, hvis en kunde har flere afdelinger og de alle er oprettet som debitorkonti i Uniconta. Mange kunder vil have et unikt GLN-nummer pr. afdeling og ordren vil derfor blive oprettet under den rigtige kunde. Der er også kunder, som ikke har et GLN-nummer pr. afdeling. Her kan man bruge SupplierAssignedAccountId til at fremsøge den rigtige debitorkonti. Værdien i SupplierAssignedAccountId bruges til at søge efter et Debitorkontonummer.

Priser
Prisen på en varer findes efter den logik der benyttes, hvis man taster en linje manuelt på en ordrelinje. Evt. priser angivet i OIOUBL-filen vil ikke blive benyttet.

Leveringssted (DeliveryLocation)
Uniconta kigger efter et LeveringsId (feltet i OIOUBL Delivery.DeliveryLocation.ID).
Det bruges primært af kunder som handler med butikskæder. Id’et vil typisk være et butiksnummer.

Herefter undersøges der om den aktuelle debitor har en Leveringsadresse med dette Id. I eksemplet vil det være Id = B91347.
Nedenstående er Leveringsadressen i Uniconta. Der søges efter Id i felterne Kode og Leverings-Id, hvis der er et match, så indsættes leveringsadressen på salgsordren.

Hvis der ikke er angivet et LeveringsId eller det ikke findes i Uniconta, så undersøger der om sektionen Address er udfyldt i filen. Findes der en adresse, så indsættes den i Leveringsadressen på salgsordren.

I en OIOUBL adresseklasse kan man ikke angive et navn. Et evt. Leveringsnavn hentes i et af følgende felter i prioriteret rækkefølge:

• Delivery.DeliveryParty.PartyName.Name
• Delivery.DeliveryLocation.Address.MarkAttention
• Delivery.DeliveryLocation.Address.Id

Leveringspart (DeliveryParty)
Leveringspart benyttes som Leveringskonto i de situationer hvor BuyerCustomerParty og AccountingCustomerParty er ens eller der ikke er angivet en AccountingCustomerParty.

BuyerCustomerParty bliver i denne situation betragtet som Fakturakontoen.

/

Afløftning af informationer (Ordre)

Her er en udvalgt liste over data der afløftes fra en ordre og hvordan Uniconta identificerer dem.

Leveringsdato
Leveringsdato kan være angivet på ordrehovedet eller på linjerne i OIOUBL.

Her et et eksempel på ordrehovedet

Uniconta læser leveringsdato efter følgende prioritering og indsætter dato på ordrehovedet i Uniconta:

• RequestedDeliveryPeriod.StartDate
• LatestDeliveryDate

Her er et eksempel på en ordrelinje.

Uniconta læser leveringsdato efter følgende prioritering og indsætter dato på ordrelinjen i Uniconta:

• RequestedDeliveryPeriod.StartDate
• ActualDeliveryDate

Manuel indlæsning af OIOUBL

OIOUBL dokumenter kan manuelt indlæses i den fysisk indbakke. De kan ’trækkes’ ind som man kan med alle dokumenter.
Der er nogle begrænsninger når det gøres på denne måde.  Informationerne i xml-filen bliver ikke automatisk læst. Det sker først når fakturaen overføres til Indkøb. Ved overførsel til en Bogføringskladde bliver informationerne ikke læst.

Opret Kreditor

Ved modtagelse af en OIOUBL faktura undersøges der om kreditoren/leverandøren allerede findes i regnskabet. Der søges efter GLN-nummer og/eller CVR-nummer. Findes kreditoren ikke vil der automatisk blive oprettet en kreditor med oplysningerne angivet i OIOUBL fakturaen. Kreditorkontoen angives med CVR-nummer, det kan altid ændres hvis man ønsker det.

Opret Indkøbsordre

Der er kommet en ny knap ’Overfør til indkøb’. Knappen er kun synlig, hvis man har aktiveret AutoBanking.

Det er kun xml-filer af typen OIOUBL Faktura eller kreditnota der kan generere en Indkøbsordre alle andre typer bliver afvist.
Er kolonnen Indkøbsnummer allerede udfyldt med et nummer vil der ikke kunne oprettes en ny indkøbsordre.

Varenummer
Et OIOUBL dokument af typen Faktura eller Kreditnota kan indeholde tre referencer til et varenummer. Der søges efter varenummer efter nedenstående prioritering. Søgningen stopper når der er et match.

• Afsenders varenummer (SellersItemIdentification) (#1)
  I Uniconta søges der efter varenummer i Varenavnegruppe. Det kræves derfor, at det er oprettet en varenavnegruppe på Leverandøren.
• Afsenders varenummer (SellersItemIdentification) (#2)
  Der søges direkte i varetabellen. Der skal være match på leverandøren angivet på varen.
• Modtagers varenummer (BuyersItemIdentification)
  Her søger Uniconta direkte i varetabellen.
• EAN-nummer (StandardItemIdentification)
  Her søger Uniconta i varetabellen efter det angivet EAN-nummer.

Et OIOUBL dokument af typen Ordre kan indeholde tre referencer til et varenummer. Der søges efter varenummer efter nedenstående prioritering. Søgningen stopper når der er et match.

• Afsenders varenummer (SellersItemIdentification)
  Her søger Uniconta direkte i varetabellen.
• Modtagers varenummer (BuyersItemIdentification)
  I Uniconta søges der efter varenummer i Varenavnegruppe. Det kræves derfor, at det er oprettet en varenavnegruppe på Køberen.
• EAN-nummer (StandardItemIdentification)
  Her søger Uniconta i varetabellen efter det angivet EAN-nummer.

Hvis det ikke er muligt, at finde varenummeret i Uniconta, så efterlades varenummer blankt på ordrelinjen.

Feltet Reference udfyldes med Leverandørens varenummer, hvis det findes i dokumenterne Faktura eller Kreditnota. For dokumentet Ordre udfyldes feltet Reference med Købers varenummer hvis det er angivet.

Kontaktperson/Leveringskontaktperson

Er der angivet en kontaktperson under BuyerCustomerParty, så vil den blive indsat på ordrehovedet.
Findes kontaktpersonen ikke i forvejen, så vil den blive oprettet med Navn, e-mail og Mobiltelefon

Hvis værdierne I de to nedenstående grønne kasser er ens, så vil Telefon og E-mail blive indsat på ordrehovedet under Leveringsadresse. I denne situation oprettes kontaktpersonen ikke da vi så antager, at det er en Leveringskontaktperson og ikke en kontaktperson hos ordremodtager.

Afløftning af informationer (Faktura)

Her er en liste over de mere specielle data der kan afløftes og hvordan Uniconta eventuelt identificerer dem.

OrderReference
Er ID udfyldt i sektionen OrderReference, så søges der i Uniconta i nedenstående prioriteringsrækkefølge. Søgningen stopper når der er et match. Dette er gældende for dokumenterne Faktura og Kreditnota.

1. søgning
Ved bestilling af varer hos Solar, Lemvig Müller m.fl. vil man typisk kunne angive informationer vedrørende købet, som bliver angivet i OrderReference/ID.
Er der angivet et mellemrum i teksten, som i nedenstående eksempel, så vil Uniconta læse teksten som “<Projektnummer> <Vores Reference>”
Først undersøges der om projektnummer 801000-18 eksisterer i regnskabet. Eksisterer projektet så indsættes projektnummer og resten af teksten indsættes i feltet ‘Vores ref’ på Indkøbsordrehovedet.
Hvis projektet ikke findes eller hvis der ikke er angivet et mellemrum, så søges videre i ‘2. søgning’.

2. søgning
Der søges efter Salgsordre, Projekt eller Indkøbsordre i nævnte rækkefølge.

Orderreference (købers ordrenummer) indsættes i feltet Reference i den Fysiske indbakke.

Salgsordre
Findes der en salgsordre med det pågældende ID, så indsættes det på Indkøbsordrehovedet

Projekt
Findes der et projekt med det pågældende ID, så indsættes det i den fysiske indbakke og på Indkøbsordrehovedet. Projektet skal have en af følgende Faser (Oprettet, Tilbud, Godkendt og Igangværende)

Indkøbsordre
Findes der en indkøbsordre med det pågældende ID, så indsættes det i den fysiske indbakke, hvis kreditor i OIOUBL-filen er den samme som angivet på indkøbsordren.
Indkøbsordren vil blive opdateret med følgende informationer, hvis de ikke allerede er udfyldt på ordren:

• Fakturabeløb (Uniconta vil lave en kontrol på, om summen af de registrerede indkøbslinjer er lig med det totale fakturabeløb i OIOUBL fakturaen)
• OIOUBL fakturaen vil blive tilknyttet ordren (fysisk bilag)
• Leveringsdato
• Notat
• Vores reference
• Deres reference

AdditionalDocumentReference (Vedhæftet dokumenter)
Afsender har mulighed for at vedhæfte dokumenter i en OIOUBL, som man kender det fra e-mails. Det kan være interne dokumenter som er indlejret i OIOIUBL-filen eller
referencer til eksterne dokumenter. Alle dokumenter vil kunne vises.

De Interne dokumenter kan have en af følgende typer

• PDF
• JPEG
• TIFF
• PNG
• XLSX
• CSV
• XLSX
• ODS

De Eksterne dokumenter begrænses ikke til ovenstående typer, men vil typisk være et af ovenstående. De eksterne dokumenter åbnes i Uniconta via et eksternt link (URL). Det
kunne f.eks. være den originale faktura som leverandøren har lagt på deres egen server.  Der kan bladres imellem dokumenterne ved at trykke på knapperne Forrige/Næste.

AdditionalDocumentReference (Projektnummer)
Uniconta søger efter Projektnummer i AdditionalDocumentReference. Er der evt. fundet et projektnummer i OrderReference vil det blive overskrevet med dette ID.
cbc:ID = Projektnummer
cbc:DocumentTypeCode = ZZZ
cbc:DocumentType = Project eller Projekt

Projektnummer kan pt. kun læses på headerniveau.

Projektnummer indsættes indsættes herefter i den fysiske indbakke og på Indkøbsordrehovedet.

Fakturabeløb
Fakturabeløb inkl. moms indsættes i feltet Fakturabeløb i Indkøbsordrehovedet. Uniconta vil så lave en kontrol på, om summen af de indlæste indkøbslinjer er lig med det totale fakturabeløb i dette felt.

Betalingsmåder
I OIOUBL fakturaen vil der typisk være angivet hvordan leverandøren ønsker at modtage betalingen. Der bliver først undersøgt om der findes betalingsoplysninger på kreditoren i Unioconta ellers benyttes betalingsoplysningerne fra fakturaen.