Opkrævningsløsninger (Direct Debit)

Note: Søg efter ordet ‘Nets’ i Unipedia for at finde alle artikler, som omhandler Nets Leverandørservice og Betalingsservice.

Der er fire artikler man bør læse, for at kunne komme i gang med disse opkrævningsløsninger.

1. Opkrævningsløsninger (Direct Debit) (denne artikel)
2. Opsætning (Nets)
3. Mandater (Nets)
4. Betalingsforslag (Nets)

Uniconta Direct Debit løsningerne SEPA og Nets (Leverandørservice og Betalingsservice) er en opkrævningsform, hvor betalingsmodtager initierer betalingen, og benyttes typisk til regelmæssige betalinger, hvor instruksen til pengeinstitutterne om overførslen kommer fra betalingsmodtager.

Fordelen ved at benytte Direct Debit er mange.

• Modtag betalinger til tiden. Er nok den mest åbenlyse grund til at benytte Direct Debit.
• Det er en automatiseret proces hvor fakturaer afstemmes og bogføres efter modtagelse af betalingerne.
• Mindre manuelt arbejde i debitor bogholderiet.

Uniconta Add-in

Leverandørservice (B2B)

Leverandørservice er til virksomheder og benyttes til at danne betalinger i danske kroner mellem konti.

Leverandørservice er beregnet til tilbagevendende betalinger fra debitorer (dine kunder), men du som kreditor kan også iværksætte engangsbetalinger eller udbetaling af tilgodehavender til dine kunder.

Som kreditor giver løsningen dig mulighed for at hæve dine tilgodehavender direkte fra din erhvervskundes konto i pengeinstituttet efter aftale med kunden og kundens pengeinstitut.

Det er dig som leverandør, der efterfølgende tager initiativ til at opfordre dine kunder til at blive oprette sig som debitorer.

Din kunde giver dig som kreditor tilladelse til selv at hæve dit tilgodehavende direkte på den konto kunden har oplyst, forudsat kundens pengeinstitut godkender aftalen.

Du skal som kreditor sørge for at advisere dine kunder inden betalingen bliver gennemført på den aftalte betalingsdag.

Leverandørservice er forbeholdt betalinger imellem erhvervsvirksomheder. Er velegnet til virksomheder med mange opkrævninger – også hvor betalingsfristen er kort.

Nedenstående figur giver dig et overblik over Leverandørservice.

Betalingsservice (B2C)

Er velegnet til virksomheder og institutioner med mange opkrævninger hos primært private.

Med Betalingsservice kan man som kreditor opkræve sine kunder på en nem måde. Når din kunde har indgået en betalingsaftale med dig, kan du iværksætte automatiske betalinger fra din kundes konto til din egen, uden at kunden behøver at foretage sig noget.

Nets sørger for at advisere din kunde på betalingsoversigten, som udsendes elektronisk eller på papir inden månedsskiftet.

Betalingsservice er beregnet til periodisk tilbagevendende betalinger fra debitor, men kreditor kan også iværksætte engangsbetalinger eller udbetaling til debitors konto.

Nets Betalingsservice udbyder to typer løsninger. Angiv den type løsning der er aftalt med Nets.

Uniconta understøtter nedenstående løsninger:

• Betalingsservice Basis: Kunderne skal være tilmeldt Betalingsservice.
• Betalingsservice Total: Der udsendes FI-kort til de kunder, der ikke er tilmeldt Betalingsservice, dem der er tilmeldt, trækkes automatisk via pengeinstituttet. Kunder, som ikke er tilmeldt Betalingsservice kan få tilsendt fakturaen til deres e-boks/Betalingsservice APP, hvis deres CPR-nr eller CVR-nr er angivet på debitoren og der er lavet en aftale med Nets.
  Note: Benyttes CPR-nummer skal det angives i CVR-nummer feltet på debitoren.

Forskelle mellem Leverandørservice og Betalingsservice

1. I Betalingsservice kan der medsendes en adviseringstekst – det er ikke muligt Leverandørservice
2. I Betalingsservice skal der ikke varsles ifm. en opkrævning – det skal man i Leverandørservice. Nets sender kunden en samlet Betalingsservice-oversigt hver måned med din adviseringstekst.
3. I Betalingsservice kan der opkræves/udbetales flere beløb samme dag, I Leverandørservice kan der maks. opkræves eller udbetales et beløb, pr. debitor pr. bankdag.
4. I Betalingsservice skal man planlægge sine opkrævninger/udbetalinger i god tid. Betalingsservice skal have oplysningerne 6. sidste bankdag i måneden før. I Leverandørservice kan der opkræves men én dag varsel – man skal stadig huske at advisere debitor 3 dage før – f.eks. ved at skrive det på fakturaen.
5. Leverandørservice kræver at debitor har et CVR-nummer. Betalingsservice kan bruges både af private og firmaer.

Oprettelse af aftale hos Nets (Leverandørservice og Betalingsservice)

For at kunne opkræve betalinger fra kunderne skal der laves en aftale med Nets. Det er i den forbindelse vigtigt at være opmærksom på følgende:

Dataleverandøren

Det er vigtigt at angive Uniconta, som Dataleverandør. Dataleverandøren den juridiske enhed, der leverer data til Nets, på grundlag af en dataleverandøraftale. Uniconta A/S CVR-nummer 33266928 er dataleverandøren og vil optræde som underleverandør for kreditor. Underleverandøren optræder på kreditors vegne efter samme regler og med samme retsvirkning, som hvis kreditor selv havde afleveret data til Nets.

Leverandørservice

Vigtig information ifm. tilmelding af Leverandørservice hos Nets.

Betalingsservice

Vigtig information i forbindelse med tilmelding af Betalingsservice hos Nets.

• Opsæt Uniconta til at danne betaling-ID. Læs mere her.
• Bestil en 686-leverance fra Nets. Det er en fil, som Nets generere og sender på forfaldsdatoen. Filen er en tekstfil, som indeholder en ’oversættelse’ af de posteringstekster der står i banken.

Eksempel på aftalen
Her er et eksempel på aftalen der laves med Nets Betalingsservice.
Valg af Dataleverandør skal være Uniconta CVR-nr.
Valg af Delsystem skal være BS1

Flytning af eksisterende Nets-løsning til Uniconta

Der er en række forhold man skal være opmærksom på, når man skifter en eksisterende Nets-løsning til Uniconta.

Dataleverandør
For at kunne benytte Nets-løsningerne Leverandørservice og Betalingsservice i  Uniconta skal Uniconta A/S være Dataleverandør. Hos Nets kan man ændre i den eksisterende aftale

Leverandørservice
Husk også at der skal angives ‘Ja’ til specificerede betalingsoplysninger.

Nets oplyser, at der normalt går 4-5 hverdage fra de modtager ændringen til den er gennemført. I travle perioder kan behandlingstiden være endnu længere. Det er vigtigt, at man nøje planlægger tidspunktet for Dataleverandør skiftet.  Alle data (opkrævninger/udbetalinger/mandater) skal være færdigbehandlet på den gamle Dataleverandør forbindelse incl. de 3 hverdage hvor det er muligt for debitor at tilbageføre/afvise en betaling. Det anbefales derfor, at Kreditor holder en pause på mindst 5 hverdage fra sidste betalingsdato for data leveret med den gamle Dataleverandør forbindelse, således at Nets får tid til at afvikle alt og får tilmeldt Dataleverandør forbindelsen til Uniconta.

Stamoplysninger på Kreditors aftale er først på plads dagen efter at Nets behandler selve ændringen, og først da kan man begynde at sende data via Uniconta.

Kunder, som allerede er tilmeldt Leverandørservice i løsningen de bliver konverteret fra, kan forholdsvis let aktiveres i Uniconta og opkrævningen kan fortsætte uhindret.

Her er en kort vejledning til hvordan det gøres.

Filformater for betalingsmåder
Der skal laves en opsætning for betalingsmåden Leverandørservice. Læs mere her

Opret Mandater i Uniconta
For at kunne danne opkrævninger skal der oprettes mandater i Uniconta. Læs mere om mandater her

Mandaterne oprettes fra Debitor – her markeres alle de kunder der skal opkræves. Herefter trykkes der på knappen ’Opret mandater’. Er der blevet brugt debitorkonto, som mandat-Id i det tidligere økonomisystem, så skal man huske at aktivere parameteren ’Benyt debitorkonto som mandat-id’ under ’Filformater for betalingsmåder’ inden oprettelsen af mandaterne.
Mandaterne er nu oprettet, men de skal aktiveres i Uniconta for at kunne benyttes.

Aktiver mandater
Her er det vigtigt, at det kun er de mandater der er tilmeldt hos Leverandørservice, som aktiveres

Mandater, som ikke er oprettet med debitorkonto som mandat-id, vil få et autogenereret mandat-id. Det skal ændres, så det matcher det mandat-id kunden er registreret med hos Nets.
Det vil typisk være debitorkonto, hvis den tidligere løsning var en C5.
Det mandat-id, som kunden er registreret med hos Nets indtastes i feltet ’Alternativ mandat’.
Har man mange kunder kan man med fordel benytte sig af Datamanipulering som findes under værktøjer.
Mandatet aktiveres herefter ved at trykke på knappen ’Aktiver’.

Bestil fil hos Leverandørservice
Der kan bestilles en fil hos Leverandørservice, som indeholder alle aktive mandater. Filen modtages automatisk i Unicontas filarkiv og kan herfra indlæses. Leverandørservice tager et gebyr for denne service.
Der skal være oprettet en Betalingsmåde med korrekt Kreditornummer for at filen kan modtages.

Betalingsservice
Kunder, som allerede er tilmeldt Betalingsservice i løsningen de bliver konverteret fra, kan forholdsvis let aktiveres i Uniconta og opkrævningen kan fortsætte uhindret.

Her er en kort vejledning til hvordan det gøres.

Filformater for betalingsmåder
Der skal laves en opsætning for betalingsmåden Betalingsservice. Læs mere her

Opret Mandater i Uniconta
For at kunne danne opkrævninger skal der oprettes mandater i Uniconta. Læs mere om mandater her

Mandaterne oprettes fra Debitor – her markeres alle de kunder der skal opkræves. Herefter trykkes der på knappen ’Opret mandater’. Er der blevet brugt debitorkonto, som mandat-Id i det tidligere økonomisystem, så skal man huske at aktivere parameteren ’Benyt debitorkonto som mandat-id’ under ’Filformater for betalingsmåder’ inden oprettelsen af mandaterne.
Mandaterne er nu oprettet, men de skal aktiveres i Uniconta for at kunne benyttes.

Aktiver mandater
Her er det vigtigt, at det kun er de mandater der er tilmeldt hos Betalingsservice, som aktiveres

Mandater, som ikke er oprettet med debitorkonto som mandat-id, vil få et autogenereret mandat-id. Det skal ændres, så det matcher det mandat-id kunden er registreret med hos Nets.
Det vil typisk være debitorkonto, hvis den tidligere løsning var en C5.
Det mandat-id, som kunden er registreret med hos Nets indtastes i feltet ’Alternativ mandat’.
Har man mange kunder kan man med fordel benytte sig af Datamanipulering som findes under værktøjer.

Herefter er der to måder at aktivere et mandat på:

• Det anbefales, at benytte denne aktivering. Anmod Nets om at sende en 603-leverance, som indeholder alle aktive mandater.  Her behøver man ikke udfylde feltet ’Identifikation af aftalen’. Uniconta vil herefter aktivere alle mandaterne når filen modtages fra Nets. Her skal man huske at trykke Import under Betalingsforslag (Læs mere her)
• Der er også denne mulighed. Udfylder man feltet ’Identifikation af aftalen’, som er et Aftalenummer som er udstedt at Nets, så vil man kunne aktivere mandatet direkte fra Uniconta – ved at trykke på knappen ’Aktiver’. Denne løsning vil ikke validere om mandatet er aktivt hos Nets. Det kræver en 603-leverance, som er beskrevet i punkt 1.

Generelt