Opsætning af Kladde
Der kan oprettes flere bogføringskladder med hver deres navn/betegnelse, og hver deres formål (daglige poster, betalinger, månedlige poster, bank, valuta osv.) Hver kladde kan opsættes individuelt mht. til håndtering af data og input. Herunder beskrives bogføringskladdernes opsætning og ikke deres layout (felter, rækkefølge mv.), der beskrives i et separat afsnit. Bogføringskladders opsætning gælder for alle brugere i modsætning til deres layout, der gælder pr. bruger individuelt i alle regnskaber og ikke alle brugere i alle regnskaber.
En bogføringskladde kan benyttes til forskellige formål, og derfor kan den sættes op til at håndtere individuelle måder at bogføre på. For eksempel om bilagsnummer skal tælles automatisk op, om der må være momskode på både debet og kreditpostering osv.
Hvor gælder opsætning af bogføringskladder
Opsætningen gælder kun pr. kladdenavn i det aktuelle regnskab og for alle brugere. Opsætningen gælder ikke samme kladdenavn i andre regnskaber.
I kladde oversigten kan de væsentligste valg i opsætningen ses. Herudover kan det ses, hvor mange linjer, der er i en kladde.
Opsætning af bogføringskladder
- Vælg regnskabet øverst i værktøjslinjen, hvori bogføringskladden skal sættes op. Det kræver, du har adgang til regnskabet, ellers vises det ikke i listen over dine regnskaber.
- Vælg Økonomi/Bogføring. Markér kladdenavnet, der skal sættes op, og klik på Rediger i Båndet.
| Felter i kladdeopsætning | |
| Kladde | Kladde ID. Kan ændres frit. Alle bogførte kladder og deres posteringer ændres tilsvarende. Så det er intet problem at omdøbe en kladde. |
| Navn | Kladdenavn, en uddybende betegnelse for kladde ID. |
| Nummerserie | Nummerserie til tildeling af bilagsnumre i kladden. Der skal angives en nummerserie, og nummerserierne findes under Økonomi/Vedligeholdelse/Bilagsnummerserier. Flere kladdenavne kan godt dele samme nummerserie.
Bemærk: Hvis flere bogføringskladder benytter samme nummerserie, og en kladde ikke bogføres med det samme, og man udfylder en anden kladde, vil posterne benytte samme numre. Hvis du f.eks. opdeler bogføring af finansbilag i flere kladder efter type eller bruger, kan de sagtens dele bilagsnummerserie. Du bør ikke anvende ordre- og købsbilagsserierne til bogføringskladder. En kladdes nummerserienavn bør heller ikke ændres, efter kladden er taget i brug. |
| Manuel tildeling | Bilagsnummer skal tildeles manuelt i kladden. |
| Tildeling af bilagsnummer under bogføring af kladde | Bilagsnummer tildeles automatisk pr. bilag ved bogføring af kladden startende fra ’Næste nr’ jfr. valgt bilagsserie.
Når kladden er bogført, har hvert bilag fået tildelt et nummer automatisk. Du kan vælge at påføre numrene manuelt pr. bilag med pen bagefter – det er lidt den omvendte verden, i forhold til at nummerere bilagene før eller under bogføring. Metoden sikrer, at der ikke bliver huller i bilagsserien. Feltet Bilagsnr. forsvinder fra kladden, og kan ikke gemmes i layout. |
| Bogfør alle transaktioner i finans under samme bilagsnummer | Som ovenfor under Tildeling af bilagsnummer under bogføring af kladde, her får alle bilagene samme bilagsnummer. |
| Blokeret | Kladden er blokeret for posteringer. Anvendes, hvis kladden ikke skal benyttes mere. Det er ikke muligt at slette en kladde, der er bogført i, så derfor skal den i stedet blokeres. |
| Auto Gem | Sættes denne gemmes kladden automatisk og løbende |
| Slet linjer efter bogføring | Alle linjer slettes når de er bogført. Hvis feltet ikke markeres, forbliver linjerne i kladden hvilket anses som en ”stående kladde”, hvor posterne kan bogføres gang på gang (men med ny dato og nyt bilagsnummer), hvilket er praktisk ifm. med poster der går igen med faste intervaller. For eksempel en lønkladde. |
| Momskode for både konto og modkonto | Det er muligt at indtaste en momskode både for konto og modkonto. Praktisk ifm. med revisors omposteringer ved periodeslut, hvor poster skal flyttes fra en finanskonto til en anden og begge har momskode. Men en fælde at markere ifm. daglige poster, hvor oftest kun en af kontiene skal have momskode. |
| Brug momskode fra Debitor & Kreditor | Sættes denne bruges momskoden fra Debitor & Kreditor i kladden. OBS! Når man har sat hak her og taster i en kladde skal man vælge finanskontoen først og debitor/kreditor kontoen som modkonto. Læs mere under Debitor og kreditor bogføring her. |
| Generer beløb i modpostering | Her kan vælges om en ny linje automatisk skal foreslå ubalancen i beløbskolonnen, således at linjen bringer kladden i 0. |
| Vis tom dato ved ubalance | Datofeltet på efterfølgende linjer efterlades blankt, hvis der er ubalance, og anses som hørende til første linje ovenover med en dato. |
| Hop til ’Konto’ ved ubalance | Hvis feltet markeres, hopper markøren udenom dato og bilag og direkte til feltet ‘Konto’ på næste linje, hvis der er ubalance i kladden. Det er en hurtig måde at indtaste poster i kladden uden modkonto. |
| Sæt ’tom konto felt’ på vent | Hvis konto-feltet er tomt er linjen på vent og bogføres ikke og fejlmeldes ikke. |
| Kladde linje skal godkendes før bogføring | Vælges denne kan kassekladden bruge godkendelse. Så vil alle linjer have en ”godkendt” kolonne. Linjer vil så kun blive bogført, hvis de er godkendt |
| Tilføj Reference til Fysisk bilag på betaling | Sættes denne vil det fysiske bilag fra indbakken følge fakturaen til betalingen. |
| Bogføringsdatoprincip | ’Indtast dato’: Bilagsdato skal indtastes
’Dags dato’: Alle bilag bogføres pr. computerdato. Datofeltet er skjult i kladden. ’Valgt dato’: Alle bilag bogføres pr. valgt dato, der indtastes ved bogføring. Datofeltet er skjult i kladden. |
| Kontroller om fakturanummer er benyttet | Sættes denne kontrollerer kladden og Faktura nummeret fra Kreditoren allerede er brugt og dermed måske betalt. |
| Sum per dato skal være 0 | Kladden skal stemme per Dato. |
| Sum per bilag skal være 0 | Kladden skal stemme per bilag. |
| Afstemningskonti | Beholdningskonti viser løbende saldo for de angivne konti i kladden, efterhånden som der bogføres.
’Afstemningskonto’ vises på bogføringslinjen. Alle afstemningskonti vises i bunden af kladden. Beholdningen ændres linje for linje efterhånden som der bogføres eller bladres i kladden. Beholdningskonti gælder som al anden opsætning kun det aktuelle kladdenavn. Bemærk: Afstemnings konti virker kun sammen hvis moms beregningsgrundlaget er Nettobeløb. |
| Standardværdier | Kontotype, konto og moms er standardværdier der autoudfyldes pr. linje i kladden. Praktisk f.eks. i forbindelse med bankimport at modkonto altid er bankkontoen. Eller ifm. med indbetalinger at Kontotype altid er Debitor.
Standardværdier kan altid overskrives i kladden. |
| Dimensioner | Vises kun, hvis dimensioner er oprettet og aktiveret. Forslag til dimensioner og kan altid overskrives i kladden. |
| Bogfør uden moms | Bruges ved konverteringen hvor momsen er ført og momskoden ønskes vist. Sættes denne bogføres uden moms.
OBS! Bør kun bruges til konvertering. |
Andre funktioner vedr. Kladde opsætninger
Indlæs bankkontoudtog
Se Import af bankontoudtog
Importer fra fil: Importerer en fil i den kladde markøren står på.
Slet poster i kladde: Sletter alle poster i den kladde markøren står på.
Fasttekster: Under fasttekster kan fasttekster til kladden oprettes.
Standardmodkonti (Fordelingsskabeloner): Under standard modkonti kan standardkonteringer oprettes.
Ved at tilføje linjer på ‘Tilføj post’ kan konteringen sættes op med den kontering der skal udligne konteringen fra feltet ‘Konto’ i kladden.
Ved at trykke på ‘Tilføj’ kan navnet på opsætningen gemmes.
Ønskes navnet senere ændret trykkes på ‘Rediger Navn’.
Antal og Referencenummer felter:
I kassekladden kan man vælge ”antal” og ”referencenummer”, som begge overføres til finansposteringerne.
Desuden overføres ”antal” også til projekt. I firmakartoteket skal man huske at slå til, at man vil benytte ”antal” i finansposterne.
Man kan ikke vise ”antal” i balancer.
OBS! Man skal slå “antal” til under Firma/Firmaoplysninger hvis man vil benytte “antal” i finansposterne.
