Opsætning af kreditorbetaling

Se en VIDEO om kreditorbetalinger. Opsætning af bankkontoen, kladden, bank formater og filformater beskrives i minut 1:00 -17:00. Opsætninger på kreditorkortet beskrives i minut 17:00-25:00. Resten af videoen viser hvordan man kan bruge systemet til at håndtere kreditorfakturaer helt fra fysiske bilag (indbakke) til bogføring af fakturaer i en kladde og videre til betalingsforslag hvorfra man kan danne en betalingsfil og overføre betalinger til en kladde til bogføring af disse betalinger.

Opsætning af kreditorbetaling

Først en gennemgang af de opsætning der er nødvendig for at kunne danne betalingsfiler.

1. Opret en ny konto til banken, husk at vælge kontotypen bank som vist herunder;
2. Opret en kladde til den nye bank, evt. 2 stk, en til betalinger (kreditorer) og en til afstemninger. Læs mere her;
3. Gå til bankafstemning og på ‘Indlæs bankkontoudtog’ og opsæt formater for den nye bank. Læs mere her;
4. Gå til Kreditorbetalinger/Filformat og opsæt et nyt filformat som vist herunder;
5. Gå til kreditor og ændre alle betalingsformater til den nye bank. Læs mere her.

Bankkonti

Der skal oprettes en eller flere bankkonti. Bankkonti oprettes og vedligeholdes under Økonomi/Bankafstemning.
OBS.: Bank konti skal have Kontotypen “Bank” i Kontoplanen for at de kan benyttes.

Her er der oprettet en bankkonto for Danske Bank.

IBAN og SWIFT skal udfyldes, hvis der skal foretages betalinger til udlandet.

Bemærk: Får man følgende besked: The Bank Identification ID is mandetory for ‘[Banknavn]’
Skal man gå til Økonomi/Bankafstemning, vælge den aktuelle bank, redigere den, og indtaste identifikations id.

Filformater for betalingsmåder

Der skal oprettes et filformat for betalingsmåden Danske Bank. Dette gøres under Kreditor/Vedligeholdelse/Filformater for betalingsmåder.

Beskrivelse af de enkelte felter.

Formatering
Angiv et ID for betalingsmåden.

Navn
Beskrivelse af betalingsmåden.

Standard
Aktiver denne, hvis dette er den primære betalingsmåde.

Betalingsformat
Her kan vælges i mellem de forskellige betalingsformater der findes i Uniconta. Der findes pt. følgende formater.

Danske Bank (DanskeBank_CSV) og Nordea (Nordea_CSV) har deres eget udlæsningsformat.

De andre banker er tilknyttet en af de tre bankcentraler (BankData, BEC_CSV eller SDC).

CSV benyttes til at danne oprette en unik betalingsreference som bruges ifm. samlebetalinger.
Samlebetalingerne kan overføres til bogføringskladde uden der dannes en betalingsfil, ved at benytte betalingsformatet CSV.
Der skal trykkes ‘Opret fil til betalinger’ før den unikke betalingsreference dannes.

ISO20022 formaterne vil ikke blive gennemgået i dette dokument.

Gruppering
Gruppering benyttes til Samlebetalinger. Læs mere om dette under afsnittet Samlebetalinger.
Kort fortalt giver det mulighed for at samle betalinger til samme kreditor efter forskellige principper. ‘Faktura’ vil danne en betaling pr. faktura.

Bankkonto
Angivelse af finanskontoen for den aktuelle bank.

Kladde
Angivelse af den bogføringskladde der ønskes benyttet til bogføring af betalingerne. Feltet kan efterlades blankt.

Bankdag
Aktiveres Bankdag – vil Betalingsdatoen automatisk justeret frem eller tilbage, hvis forfaldsdatoen ikke er en bankdag. Der kan læses mere om dette her.

Lang adviseringstekst
Benyt lang adviseringstekst. Der kan læses mere om dette her.

Meddelelse
Brugerdefineret opsætning af meddelelse til modtager af en betaling. Der kan læses mere om dette her.

Vores meddelelse
Brugerdefineret opsætning af meddelelse til eget bankkontoudtog. Der kan læses mere om dette her.

Knappen indstillinger
Der er pt. kun yderligere indstillinger for betalingsformaterne XML ISO20022.

Betaling via Kreditor modulet

Det anbefales, at udfylde betalingsoplysningerne på den enkelte kreditor.

Her er først en gennemgang af de forskellige betalingsmåder der findes i Uniconta.

Betalingsmåde: Kreditors bankkonto

Kreditors bankkonto er også det vi kalder BBAN (Basic Bank Account Number).

I Uniconta skal et dansk bankkontonummer angives på følgende måde. De første 4 karakterer angiver registreringsnummeret for banken og de resterende karakterer udgør kontonummeret.

Feltet Betalings-id er et alfanumerisk fritekst-felt.

Kontonummeret kan angives, som vist ovenfor, men nedenstående eksempler vil også blive accepteret. Ved udlæsning til betalingsfil, vil alle alfanumeriske værdier blive fjernet.

De eneste krav er følgende:

• Registreringsnummer står før Kontonummer
• Registreringsnummer skal altid være 4 cifre
• Kontonummer vil blive læst som alle de cifre der kommer efter registreringsnummeret. Uniconta indsætter automatisk foranstillede nuller.

Eksempler, som vil være valide:

• 66107051101114
• 6610 7051101114
• 6610-7051101114
• 6610/7051101114
• Regnr: 6610 Kontonummer: 7051101114
• 6610567689
• 6610-567689
• 6610 567689
• 6610/567689
• Regnummer: 6610 Konto: 567

Der kan også angives et udenlandsk bankkontonummer, som ikke er IBAN. Her kræves det, at SWIFT-koden er udfyldt. For et udenlandsk bankkontonummer vil der ikke være krav til registreringsnummer og længde på kontonummeret.

Betalingsmåde 1: IBAN

Ved bankoverførsel til udlandet skal der angives et IBAN nummer og en SWIFT kode.

De eneste krav er følgende:

• SWIFT-koden indsættes i feltet SWIFT.
• IBAN nummer angives i feltet Betalings-id

Formatet vil blive valideret ifm. dannelse af betalingsfilen.

Betalingsmåde 2: +71

Betalings-id kan udfyldes på forskellige måder på kreditoren.

Først en kort gennemgang af hvordan en OCR-linje er opbygget.

Kortart: Uniconta understøtter følgende kortarter 71, 73, 75 og 04.

Betalings-ID: Betalingsidentifikationen, der er på 15 cifre på +71 kort er en entydig identifikation af indbetalingen. Det sidste ciffer er et checkciffer, som er modulusberegnet.

Betalings-ID vil typisk være et forløbende nummer, som f.eks. et Fakturanummer. Debitornummer indgår også ofte i Betalings-ID.

I ovenstående eksempel benyttes de første 9 cifre til Debitornummer. De efterfølgende fem cifre er reserveret til det fortløbende fakturanummer og er i dette eksempel den eneste variable værdi.

FI-Kreditornummer: Er en identifikation af kreditors bankkonto. Kreditornummeret er på 8 cifre – første ciffer er 8.

Andre betalingsopsætninger:

I nedenstående vil de forskellige muligheder blive gennemgået. Det tages udgangspunkt i ovenstående FIK71 OCR-linje.

Betalingsopsætning a: Betalings-id udfyldes med FI-kreditornummer

I ovenstående eksempel er kreditornummeret angivet i feltet Betalings-id. Kreditornummeret er de sidste cifre i OCR-linjen.

Eksempler, som vil være valide:

• +82302956
• 82302956

Ved registrering af kreditorfakturaen skal man blot angive Betalings-ID fra OCR-linjen. Herunder, er vist et eksempel på hvordan det vil se ud i bogføringskladden.

OCR-linjen på kreditorfakturaen er vist herunder. Fakturanummeret er ’123’.

Her er et andet eksempel hvor betalings-Id har en række foranstillede nuller. Det er ikke nødvendigt, at taste de foranstillede nuller, da system selv indsætter dem.

Her er vist hvordan den kan registreres i bogføringskladden.

Betalingsopsætning b: Betalings-id efterlades blankt

Man kan også efterlade Betalings-Id blankt. Det betyder, at der ikke vil være noget automatik ifm. generering af FIK betalingsstrengen. Ved registrering af kreditorfakturaen skal man sørge for, at indsætte betalingsId og kreditornummer, som vist i nedenstående. Det er ikke nødvendigt at angive de foranstillede nuller, dem sørge systemet selv for at indsætte.

I dette eksempel står fakturanummeret som den første del af Betalings-ID.

Man kan også kopiere hele OCR-linjen fra PDF-fakturaen ind i feltet Betalings-id, så slipper man også for at taste.

Betalingsopsætning c: Betalings-id udfyldes med FIK maske

For yderligere at optimere på brugervenligheden af registrering af kreditorfakturaer og kreditorbetalinger, er der indført muligheden for angive en ’maske’ til kreditors FIK betalings-Id.

I eksemplet har vi en kreditor, som sender fakturaer med nedenstående OCR-linje. Den eneste værdi der ændre sig er fakturanummeret. Fakturanummeret er derfor erstattet med karakteren ’n’. I vores eksempel udgør fakturanummeret 5 cifre ’00123’. Det sidste ciffer ’5’ er et checkciffer, som systemet selv beregner.

Uniconta vil automatisk indsætte det fakturanummer, der er angivet på fakturaposten, samt tilføje checkciffer.

I nedenstående eksempel har vi en leverandør, som har sendt en faktura med fakturanummer 7519258. Det første ciffer i fakturanummeret er ikke en del af betalingsId’et, som det kan ses herunder. Det syv cifret fakturanummer indtastes ifm. registreringen – Uniconta vil sørge for at fjerne det første ciffer ifm. dannelse af betalings-ID.

Her er et eksempel på hvordan fakturaen registreres i en bogføringskladde.

Bemærk, at der ikke er udfyldt noget i feltet Betalings-id. Man skal huske at indtaste fakturanummeret, da det  bruges til at danne OCR-linjen.

FIK maske kan også bruges til +75 og +04.

Betalingsmåde 3: +73

Kortart +73 har ikke et betalings-ID i form af et nummer, idet man ved denne kortart får oplyst navnet på indbetaleren. OCR-linjen kan se således ud.I feltet Betalings-id på kreditoren angives kreditornummeret.

Her er et eksempel på hvordan fakturaen registreres i en bogføringskladde.

Betalingsmåde 4: +75

FIK75 er minder meget om FIK71. Forskellen er, at betalings-ID er 16 cifre og der kan skrives en besked til modtageren.

Der er samme muligheder for FIK maske etc. som blev gennemgået for FIK71.

I dette eksempel er der kun angivet et fakturanummer i betalings-ID.

FIK masken vil se således ud på kreditoren.

Betalingsmåde 5: +04

Giro 04 har et fast betalings-ID og det kan med fordel indtastes på kreditoren, som vist ovenfor.

Bemærk, at det ikke er nødvendigt at angive foranstillede nuller.

I dette eksempel er det faste betalings-ID 65375998 og checkcifret er 5.

Her er et eksempel på hvordan fakturaen registreres i en bogføringskladde. Bemærk, at Betalings-id er blankt, da Betalings-Id hentes fra kreditoren ifm. betalingen.