Her kan du oprette salgsordrer, følgesedler og fakturaer.
Dine varer skal være opsat i lagermodulet først.
Lokalmenu for salgsordrer
Beskrivelse af knapper i lokalmenuen for salgsordrer.
| Knap | Beskrivelse |
| Tilføj | Tilføjer en ny salgsordre med konti, reference, ordre, leveringsadresse, dimensioner og faktura. |
| Rediger | Redigerer en allerede oprettet salgsordre |
| Opdater | Opdaterer alle oplysninger og rettelser. |
| Filter | Brug drop down rullelisten til at markere det, du vil filtre, og sortere efterDu har mulighed for at gemme, slette, redigere eller hente et gemt layout. Bliver beskrevet under Generelle funktioner |
| Layout | Du har mulighed for at gemme, slette, redigere eller hente et gemt layout. Bliver beskrevet under Generelle funktioner |
| Ordrelinjer | Oprette ordrelinjer med varenummer, størrelser, farve, tekst, pris etc. OBS. Ved store datamængder kan det anbefales at slå kolonnesøgning fra. Se mere under Profil |
| Opdater dokument | Ordrebekræftelse Opdaterer genererede ordrebekræftelser, vis udskrift el. opdater varelagerstatus.Følgeseddel Opdaterer genereret følgeseddel. Følgesedlen indeholder oplysninger om ordren, bl.a. varer, antal, pris etc. Sættes flueben i opdater varelager status sker følgende:
Plukliste Faktura Der er følgende muligheder for at sender e-mails under ‘Opdater dokument: Ordrebekræftelse, Følgeseddel og Faktura’. Derudover kan der også vælges at sende en faktura via OIOUBL. En e-mail kan tastes manuelt under ‘Opdater dokument: Plukliste’. ‘Send e-mail fra Outlook’: åbner Outlook og henter evt. e-mail på debitor kortet eller til kontaktperson på denne debitor. Her kan e-mail teksten og modtager redigeres. ‘Send som e-mail’: sender som e-mail via Unicontas e-mail opsætning (ikke Outlook) til den mail der står på debitor kortet eller kontakten. ‘Send kun til denne e-mail’: benyttes hvis man ønsker at sende via Uniconta (ikke Outlook) og ikke ønsker at sende til den mail på debitor kortet eller kontakten. E-mailen skal så tastes i feltet nedunder. ‘E-mail’: Tast en E-mail her hvis man ønsker at sende via Uniconta (ikke Outlook) udover den mail der står på debitorkortet eller kontakten. |
| Fakturaer | Kan vise gemte fakturaer på ordren. |
| Kontakter | Du kan tilføje dine kontaktpersoner her. Læs mere under ‘E-mail modtager’ her. |
| Vedhæftede filer | Mulighed for at vedhæfte et notat eller dokument. De vedhæftede filer sendes med fakturaen, hvis der bruger email afsendelse. Husk at sætte hak i de dokumenttyper her som filerne skal sendes med. OIOUBL vedhæftninger: Hvis der er sat hak i kolonne ‘Faktura’, vil dokumenter, som er vedhæftet fakturaen, komme med i XML-filen (de bliver indlejret) ved dannelse af OIOUBL. Max størrelse pr dokument er 0.5 MB. Max antal dokumenter pr. XML file er 10. Læs mere om OIOUBL her. |
| Rediger debitor | Rediger stamoplysninger på debitor |
| Opret indkøbs/Salgsordre | Opret en ny salgs- eller indkøbsordre fra den aktuelle ordre |
| Reguleringer | Se projektreguleringerne og fordel den evt på flere reguleringsarter. Læs mere her |
| Posteringsgrundlag | Se Posteringsgrundlaget. Fravælg evt poster eller hent registreringer oprettet siden fakturaoprettelsen. En ændring nulstiller fakturaforslaget. Læs mere her |
| Godkend | |
| Alle felter | Viser indhold af alle felter på en linie |
Opret/Rediger salgsordre
Når en salgsordre oprettes/redigeres gives følgende muligheder:
- Gem
- Gemmer stamoplysninger på salgsordren
- Gem & gå til linjer
- Gemmer stamoplysninger og går til ordrelinjerne
- Anuller
- Annullerer ændringer
- Slet
- Sletter ordren
- Skabeloner
- Skabeloner kan oprettes. Det kan f.eks. være standard-opsætninger for danske og tyske kunder. Fysiske bilag eller leveringsbetingelser kan også vedhæftes.
OBS.: Ved Projekt fakturering. Vær opmærksom på at der på salgsordrehovedet skal vælges et Projektnummer og at der kan vælges en art med typen “Indtægt” eller Aconto.
Se her video om kombinationen af “Projektfakturering – fastpris og aconto”
Vælges ingen art, så sættes typen til “Indtægt”. Bruges en art med typen indtægt og Salgsordren IKKE er oprettet som en “Slutfaktura/Opret order” fra projekt, så føres alle salgsordrelinjer over på Projektet som projektposteringslinjer. Det kræver at varerne har påført en art i feltet [Projektart]. Herudover kommer der en indtægtslinje. Alle poster sættes som faktureres og der vil ikke fremkomme igangværende arbejder. Vælges Artstype=”Aconto” føres kun en Acontolinje over på Projekt. Se video her.
Vær opmærksom på følgende, hvis denne funktion benyttes
- Der skal benyttes varenumre på fakturaen, og disse varenumre skal i varekartoteket have udfyldt feltet Art med en omkostningsart, f.eks. en art med typen Materialer.
- På ordrehovedet skal der vælges en art af typen Indtægter.
- Den nye mulighed med at få bogført projektomkostninger og projektindtægter kan IKKE kombineres med projektfakturaer der faktureres efter forbrug.
Hvis det IKKE ønskes, at der i forbindelse med projektfakturaen dannes både en omkostning og en indtægtspostering på projektet, så skal arten på ordrehovedet i stedet være af typen Acontofakturering.
Det er med andre ord arten på ordren der afgør, om du får bogført både en omkostning og en indtægt på projektet eller kun en indtægt.
Læs mere om Projekt fakturering i valuta her.
Under konti kan Debitorens kontooplysninger ses.
Kontaktpersonen får tilsendt e-mail, hvis det er sat op på kontaktpersonen.
Under Ordrer kan relation til ordren ses.
Udligning. Er ordren udlignet via et fakturanr. står nummeret her.
Under Leveringsadresse kan relation til leveringsadressen ses.
Læs mere om ‘Tips og Tricks’ med debitoroplysninger og leveringsadresse her. Læs om hvilke leveringsadresser udskrives på fakturaer her.
Under faktura kan faktureringsoplysninger ses.
Her kan der styres hvordan en salgsordre skal behandles efter fakturering.
Almindelige ordrer sættes typisk til;
Omsætningskonto. Sættes kun hvis kontoen skal afvige fra Debitor- eller varegruppeopsætningen
Fakturakonto. Sættes ikke noget tages fakturakonto fra Debitor, hvis den er sat. Er der ikke sat nogen faktura konto på debitor tages debitorens egen konto. Er der sat en fakturakonto på debitor og en anden fakturakonto ønskes brugt, sættes denne konto her. Debitorens egen konto kan også bruges, hvis præcis denne ordre skal gå til debitoren selv og ikke til en fakturakonto.
Slet ordre efter fakturering
Slet komplet faktureret ordrelinie
Herved slettes hele ordren efter fakturering
Abonnementer.
Skal der bruges abonnementshåndtering i Uniconta så kan det her sættes op.
Slet ordre efter fakturering og Slet komplet faktureret ordrelinje sættes til IKKE at blive slettet.
Under gentagelse sættes det op hvor ofte fakturaen skal sendes.
Under layoutgrupper kan en bestemt fakturaopsætning til udsendelse af abonnementer. Se også Layoutgrupper.
Reference mellem indkøbs- og salgsordre. Referencen mellem indkøbs- og salgsordre gemmes, når der dannes en ordre ud fra en anden ordre. Sammenknytningen kan også laves direkte fra ordrekortet.
Projekt
Når der faktureres fra projekt, så skal projekt være udfyldt på ordrehoved eller ordrelinjerne. Det samme gør sig gældende for arten. Husk at arten SKAL være en indtægtsart. Der kan faktureres med varenumre på fakturaer fra projektmodulet. Der sættes et flag på varelinjerne, så der ikke skal foretages varetræk. Husk i statistikker fra varelageret at udelade disse linjer.
Ordrelinjer
Salgsordrelinjerne indeholder oplysninger om det der skal faktureres.
Bemærk! Husk at kostprisen på ordrelinjen blot er sidste kostpris, som varen var købt ind til.
Kostprisen på ordren er først opdateret til kostprismodelen efter man har faktureret og efterberegnet kostpriser manuelt. Læs mere her.
I dette skærmbillede kan Lager beholdninger og Lagerposter ses. Der kan indsættes subtotaler mellem linier. Tomme linier og tekstlinier kan indsættes.
Bemærk! I henhold til decimaler for antal, henvises her til opsætning af varen, hvorved dette kan opsættes/ændres. Læs mere her.
Herudover kan Stykliste udfoldes og faktureres på enkelte linier. Læs mere her.
Der kan dannes Produktioner fra ordrelinjen. Der dannes en reference mellem disse 2. Nu kan man i lokalmenuen springe til denne reference.
Beskrivelse af knapper i lokalmenuen for ordrelinjer.
- Tilføj linje
- Tilføjer en ny ordrelinje.
- Tilføj varer
- Giver mulighed til at tilføje flere varer på en gang. Angiv antal og klik på ‘Generer’.
- Tilføj varianter
- Benytter man varianter, så kan man nu hurtigt oprette mange ordrelinjer på samme vare med forskellige varianter. Man indtaster et varenummer, som har variant, og så benytter man menuen ”Tilføj varianter”. Så åbnes en liste med alle mulige variantkombinationer på denne vare. Indtast ”antal” i de kombinationer, man vil sælge og klik på ‘Generer’.
- Kopier linje
- Duplikere markerede ordrelinje til ny ordrelinje.
- Slet linje
- Sletter markerede linje.
- Gem
- Gemmer ændringer og rettelser af salgsordren.
- Rediger ordre
- Giver mulighed for at redigere stamoplysninger på ordren.
- Skabeloner
- Tilføj en tidligere generet skabelon af en ordre eller gem nuværende som en skabelon
- Layout
- Tilføjer eksisterende layout eller gem nuværende.
- Opret faktura
- Generer faktura udefra salgsordren.
- Mulighed for at udskrive faktura med det samme fra dialogboksen “Opret faktura” ved at klikke [Udskriv med det samme].
- Version-86 Mulighed for at vælge andre ordrer, der skal indgå i fakturaen. Det vises kun ordrer fra samme debitor.
- Dokument
- Ordrebekræftelse
- Genererer ordrebekræftelser, vis udskrift el. opdater varelagerstatus.
- Følgeseddel
- Genererer følgeseddel. Følgesedlen indeholder oplysninger om ordren, bl.a. varen, antal, pris etc.
- Plukliste
- Genererer plukliste på salgsordren. En Plukliste udskrives altid på brugeres sprog og ikke debitors sprog.
- Pluklister kan sendes til en specifik mail. Hermed kan en plukliste sendes den til lager mm.
- Faktura
- Genererer faktura udefra salgsordren.
- Ordrebekræftelse
- Beholdninger
- Tryk på Beholdning, og lagerstyring for varen vises i nyt vindue.
- Batch- / serienumre
- Lagertransaktioner
- Lagertransaktionerne vises i ny tab.
- Indsæt subtotal
- Indsætter subtotal på ordrelinjerne.
- Stykliste
- Udfold stykliste
- Udfolder en markeret stykliste.
- Opret produktion
- Fra salgsordrelinjerne kan der direkte oprettes en produktion. Derved dannes et link mellem salget og produktionen. Når produktionen færdigmeldes, så skrives produktionsprisen ned på salgsordrelinjens kostpris. Brug af referencenummer. Læs mere
- Udfold stykliste
- Afmærkning
- Ved kopiering af salgsordre til indkøbsordre sker der en afmærkning af varen. Det betyder at det er den, eller de varer, man køber ind præcis er, den eller de varer som sælges. Derved kan DB og opsætning præcis måles på det enkelte salg og de enkelte varer. Læs mere her.
| Felt på ordrelinjen | Beskrivelse |
| Subtotal | Ved hak i feltet vises det er linjen er en indsat subtotal-linje. |
| Notat | Man kan tilføje et notat på ordrelinjen. Dette kan udskrives på rapporten, hvis feltet er tilvalgt. (Virker kun i rapportgenererede rapporter) |
| Vare | Varenummeret på varen vælges her. |
| Variant | Hvis varianter på varen, kan disse vælges i dette felt. Læs mere om varianter her… |
| Batch/serienr. er markeret | Ved hak i feltet er der tilknyttet et serie- eller batchnummer. Læs mere om batch- og serienummer her… |
| Batch/serienr | I stedet for at tilknytte batch- og serienumrer, kan de vælges her. Det gælder dog at de er oprettet i forvejen, og der for serienumrer kun sælges 1 på linjen. |
| Text | Udfyldes udfra det valgte varenummer. |
| Antal | Antal solgte. Kan enten udfyldes manuelt, eller udfra Standardssaalgsantal fra varekortet, eller Preferencer, “Sæt antal til en” |
| Enhed | Udfydes udfra den valgte vare, fra varekortet. Der kan vælges en anden enhed på linjen. |
| EAN-nummer | Udfyldes hvis varen benytter EAN-nummer. Benyttes bl.a. til scanner |
| Pris | Tager prisen fra varekortet, Pris1,2,3 alt efter hvilken pris der er valgt på debitorkortet. Hvis varen indgår i en kundeprisliste, og denne er tildelt debitoren, eller debitorgruppen, benyttes denne. |
| Rabat | Rabat udfyldes med et beløb, som fratrækkes prisen på linjen. Kan benyttes alene eller sammen med Rabatprocenten. På rapporterne skal dette feltet sættes ind da det ikke er oprettet per default. Der kan oprettes en konti og en modkonto på debitorgruppen til at bogføre rabat givet i forbindelse med fakturering. Læs mere her. |
| Rabatprocent | Rabatprocent udfyldes med en procent-værdi, som fratrækkes prisen på linjen. Kan benyttes alene eller sammen med Rabat. Der kan også oprettes en konti og en modkonto på debitorgruppen til at bogføre rabat givet i forbindelse med fakturering. Læs mere her. |
| Totalbeløb | Det samlede beløb på linjen |
| Salgsværdi | Samme som totalværdi |
| Kostværdi | Kostværdien af varen |
| DB | Dækningsbidraget |
| DG% | Dægningsgraden i procent |
| Fakturerbar | Hvis der er hak i fakturerbar, er linjen klar til at blive faktureret. Er en vare ikke leveret, og derfor ikke klart til fakturering, kan man fjerne hakket og fakturere de andre linjer, hvor denne står tilbage i ordreren. |
| Lever nu | Hvis man i preferencer har valgt at “Lever nu” bestemmer antal der leveres, skal denne udfyldes. Læs mere om preferencer her… |
| Leveret | Viser antallet der er leveret. Benyttes til delleveringer. |
| Faktureret | Viser antaller der er faktureret. Benyttes til delfakurering. |
| Valutakode | Ønsker man at benytte en anden valutakode end den der er valgt på debitorkortet, kan denne vælges her. |
| Kostpris | Den sidste kostpris som varen var købt ind til |
| Lagersted | Benytter man sig af lagersted, kan dette vælges her, så man trækker varen fra det rigtige lager. |
| Placering | Benytter man sig af placering, kan denne vælges her, så man trækker varen fra den rigtige placering på et eventuelt lagersted. |
| Lagerstyring | Viser typen af lagerstyring for den valgte vare. Opsætning af lagerstyring sker under Firma/Vedligeholdelse/Preferencer. |
| Afmærket | |
| Ignorer Blokeret | Er en vare blokeret, men ønskes sælges alligevel, sætter man hak i dette felt. |
| Reference | |
| Uge | Det er også muligt at indtaste et uge nummer, der f.eks. kan benyttes til at fortælle leveringsugen. |
| Dato | Ønsker man en dato på ordrelinjen kan denne indtastes her. Tast dd for dagsdato. |
| Omsætningskonto | Ønsker man at benytte en anden omsætningskonto, end den der er sat op på debitor-/varegruppen, kan denne vælges her. |
| Moms | Ønsker man at benytte en anden momstype, end den der er valgt på debitor-/varegruppen, kan denne vælges her. |
| Medarbejder | Der kan vælges en medarbejder på ordrelinjen. Hvis man ønsker at sende ordren fra medarbejderens email, skal man vælge medarbejderen her. En god ide hvis man benytter provisionsberegningen. Læs mere om medarbejderer her… |
| Resterende | Det antal der er tilbage i ordren og ikke leveret endnu. |
| Linjenummer | Viser linjenummeret for ordren. |
| Ordrenummer | Viser ordrenummeret fra ordrehovedet på linjen |
| Afdelinger | Et dimensionsfelt. Læs mere om dimensioner her… |
OBS! Får man fejlen at “Kontoen er ikke en debitor/kreditor samlekonto 5600” eller “Fejl: 151” eller “Gå til kontoplanen og ændre kontotypen på denne samlekonto til ‘Debitorer’ eller ‘Kreditorer'”, skal man redigere debitorgruppens samlekonto i kontoplanen. Alle debitor samlekonti skal har kontotype ‘Debitorer’. I eksamplerne nedenfor er samlekonti 5600 og 6610. Læs mere her.
OBS! Får man fejlen at “Momskode må ikke bruges på denne konto” skal man redigere kontoens ‘Tvungen moms’. Læs mere her.
EAN-Nummer på ordrelinjen
EAN på ordrelinjen er til at taste et EAN-nummer i, og så finder den relevante vare.
Ideen er at du har en stegkode på dine vare, så kører du stregkoden ind i EAN-feltet og taster enten, så finder vi varen via EAN-nummer.
Hvis du vil have varens EAN-nummer vist, så skal du indsætte den via ”andre felter” i layout menuen.
Dan indkøbsordre per leverandør
Når man danner en indkøbsordre ud fra en salgsordre eller et tilbud, kan man nu slå til, at den skal danne en indkøbsordre per leverandør på de varer, som indgår i ordren. Leverandøren står på varekortet.
Det gøre man ved at oprette salgsordren og klikke på “Opret indkøbs/salgsordre”. Under “Ordretype” kan man vælge mellem “Tilbud/Salgsordre/Indkøbsordre”, og det er først når man har valgt ordretypen får man mulighed for at sætte et flueben ved “Pr. leverandør”
En kontakt person på en ordre får også tilsendt e-mail, hvis man slår det til på kontaktpersonen. De andre flueben er til når han ikke er på som kontakt.
Forfaldsdato på en ordre
På ordre hovedet kan man tilsidesætte værdien i “Betalingsbetingelser” som debitoren er sat op med.
Det gør man i stamoplsyningerne på ordren. Man vælger en anden forfaldsdato under feltet “Forfaldsdato”.
Rabat på ordrelinjerne
Der er to muligheder for rabat på ordrelinjerne:
- Rabatprocent
- Rabat
Rabatprocent giver mulighed for at tilføje en rabat i procent.
Rabat giver mulighed for at tilføje et rabat beløb på linjen.
Begge rabatter kan benyttes samtidig.
Der kan oprettes en konti og en modkonto på debitorgruppen til at bogføre rabat givet i forbindelse med fakturering. Læs mere her.
For at vise rabatterne i faktura, ordreseddel mf. skal man gøre følgende:
For ‘Debitor’/’Vedligeholdelse’/’Layout for faktura’ skal man benytte sig af følgende to felter, for at få vist begge rabatter på sin faktura.
For rapportgeneratoren, skal man benytte sig af følgende to felter, for at få vist begge rabatter på sin faktura.
DebtorInfo.InventoryTransInvoice.Discount
DebtorInfo.InventoryTransInvoice.DiscountPct
Fakturér leverede varer
Man har mulighed for at fakturere leverede vare.
Under ordrelinjer skal man indsætte feltet “Leveret”, som man selv indtaster antal af leveret vare.
Efterfølgende vælges “Opret faktura” og sætte et flueben ved “Fakturer kun leveret” i dialogboksen.
Så vil den vare med feltet “Fakturer kun leveret” udfyldt blive faktureret.
Send e-mail fra Outlook. Læs mere her.
OIOUBL
Er Feltet “Faktura i OIOUBL” valgt på debitoren bliver feltet Opret OIOUBL automatisk valgt.
Registrering at CPR til en OIOUBL:
Såfremt en persons CPR skal indberettes i et OIO faktura skal den angives i OIO feltet Delivery/DeliveryParty/PartyIdentification/ID og med schemeID=”DK:CPR”.
Dette kan man håndterer Uniconta ved at angive CPR nummeret
a) på salgsordren (hoved) i feltet ’Rekvisition’ (beskrevet her) eller;
b) Version-86 i ‘Leverings-Id’ feltet på debitorkortet. Læs mere her under ‘Leverings-Id: Ydelsesmodtager’.
Værdien i feltet Rekvisition på salgsordren vil blive ’konverteret’ til et personnummer, hvis der står ”CPR” som den første del af strengen.
Følgende vil blive accepteret som personnummer for Ydelsesmodtager:
CPR: 889889-3467
CPR 889889-3467
CPR: 8898893467
Eksempel:
