Samlebetalinger giver mulighed for at samle betalinger. Det kan være er en administrativ og prisbesparende funktion, hvis man har mange betalinger til den samme kreditor.
Opsætning
Under Kreditor/Vedligeholdelse/Filformater for betalingsmåder kan man definere hvilken gruppering der ønskes foreslået for den enkelte betalingsmåde. Gruppering kan altid overstyres i betalingskladden.
Gruppering
Faktura: Det er defaultopsætningen. En betaling pr. faktura. Denne gruppering vil ikke samle betalingerne.
Dato: Samler alle kreditorfakturaer med samme betalingsdato.
Uge: Samler alle kreditorfakturaer med samme betalingsdato inden for samme uge.
Alle: Samler alle kreditorfakturaer uafhængig af betalingsdatoen.
Betingelser for samlebetaling
For at flere betalinger kan samles, er der nogle betingelser som skal være opfyldt.
Følgende oplysninger skal være ens for at betalingerne kan samles.
– Bankkontonummer (Indenlandske betalinger)
– IBAN og SWIFT (Udenlandske betalinger)
– BetalingsId + kreditorkonto for kortarterne (+71, +73, +75 og +04)
– Kreditornummer
– Valuta
Samlebetalinger
I nedenstående betalingskladde har vi en række betalinger til forskellige kreditorer.
Knappen Samlebetaling
Samlebetalinger aktiveres ved at trykke på knappen ’Samlebetaling’. Uniconta vil nu forsøge at samle betalingerne efter de tidligere beskrevet betingelser. Det anbefales at frasortere alle de betalinger man ikke ønsker at betale på nuværende tidspunkt. Det kan gøres ved at indtaste en forfaldsdato eller benytte nogle af de andre filtre som er tilgængelige.
Alle betalingerne vil blive kontrolleret inden sammenlægningen evt. fejlbehæftede betalinger vil blive placeret i gruppen ’Fravalgt’ – læs mere om gruppen ’Fravalgt’ længere nede.
Der kommer herefter nedenstående dialogboks.
Gruppering er sat til den værdi man har defineret for betalingsmåden. Gruppering kan ændres hvis man ønsker det.
Samlebetalinger kan kun dannes for en betalingsmåde af gangen.
Det er muligt at ophæve Samlebetalinger ved at trykke på knappen igen.
Kreditnota o.lign.
Kreditnotaer eller andre transaktion med modsat fortegn indgår også i samlebetaling. I den første gruppe er der f.eks. en rabat på 7.50. Den bliver medregnet i det samlet betalingsbeløb.
Kolonner låst for editering
En del af kolonnerne vil blive låst for editering når man benytter Samlebetalinger. Det drejer sig om kolonnerne Betalingsdato, Betalingsformat, Betalingsmåde, Betalingsvejledningskode og SWIFT.
Adviseringstekst til modtager
Alle de fakturanumre som er indeholdt i betalingen vil blive skrevet i betalingsfilen. (Nb. For nogle banker/formater vil der være begrænset plads til at kunne skrive alle fakturanumre).
Knappen ’Udfold alle’
Denne knap bliver aktiv, hvis man benytter samlebetalinger. Alle grupper vil blive udfoldet ved at trykke på denne knap.
Knappen ’Sammentræk alle’
Denne knap bliver aktiv, hvis man benytter samlebetalinger. Alle grupper vil blive sammenfoldet ved at trykke på denne knap.
Knappen ’Kontroller’
Kontroller vil checke hver enkelt betaling i gruppen og skulle en af betalingerne være fejlbehæftet, vil den ikke komme med i den samlede betaling. Fejlbeskrivelsen kan findes i kolonnen ’System Info’.
Knappen ’Opret fil til betalinger’
Der vil blive dannet en betaling pr. gruppe.
Resultat af samlebetaling – gruppering ’Alle’
Gruppering ’Alle’ samler betalingerne uafhængig af betalingsdatoen, hvis der er forskellige betalingsdatoer inden for samme gruppe vil den tidligste betalingsdato blive benyttet for den samlede betaling.
Betalingerne er i nedenstående eksempel blevet samlet i fem grupper.
De første fire grupper vil resultere i fire betalinger i betalingsfilen. Den sidste gruppe ’Fravalgt’ indeholder alle de betalinger, som ikke vil blive udlæst i betalingsfilen.
Herunder er en beskrivelse af grupperne. Der grupperes efter et SamlebetalingsId, som er en sammensætning af den unikke nøgle der kendetegner de enkelte betalinger i gruppen.
Samlebetaling: 1000012-71/000610197827690-82246223-DKK
Der ligger kun en +71 betaling, så den vil blive behandlet som en enkeltstående betaling. +71 betalinger vil typisk ikke kunne samles, da fakturanummer ofte indgår i betalingsId, og de er derfor unikke.
Samlebetaling: 100018-75/0000001167582525-80268556-DKK
Der er 5 betalinger til kreditor 100018, som opfylder betingelserne for at kunne samles til en betaling.
Der vil blive overført én betaling på kr. 6.050,00. Betalingen vil blive eksekveret d. 21.02.2018.
Samlebetaling: 1000014-DE11600700700138396700-DEUTDESSXXX-EUR
Der er 3 betalinger til kreditor 100034, som opfylder betingelserne for at kunne samles til en betaling. Det er en udenlandsk betaling på 4.186,00 EUR, som vil blive eksekveret d. 21.02.2018.
Samlebetaling: 1000052-56780089463654-DKK
Der er 11 betalinger til kreditor 100052, som opfylder betingelserne for at kunne samles til en betaling.
Ved overførsel til banken vil der kun komme én betaling på kr. 17.367,50. Betalingen vil blive eksekveret d. 21.02.2018.
Samlebetaling: Fravalgt
Alle betalinger som er fejlbehæftet bliver placeret i Gruppen ’Fravalgt’. Disse betalinger vil ikke blive udlæst i betalingsfilen.
Betalinger som har ’hak’ i Venter eller Betalt vil også blive placeret her. Betalinger som ikke vedrører det aktuelle Betalingsmåde placeres også her.
Resultat af samlebetaling – gruppering ’Dato’
Gruppering ’Dato’ samler betalinger med samme betalingsdato – øvrige samle-betingelser skal også være opfyldt.
Betalingerne er i nedenstående eksempel blevet samlet i syv grupper.
De første seks grupper vil resultere i seks betalinger i betalingsfilen. Den sidste gruppe ’Fravalgt’ indeholder alle de betalinger, som ikke vil blive udlæst i betalingsfilen.
Herunder er en beskrivelse af grupperne. Der grupperes efter et SamlebetalingsId, som er en sammensætning af den unikke nøgle der kendetegner de enkelte betalinger i gruppen. Det bemærkes, at betalingsdatoen er blevet en del af SamlebetalingsId’et.
Samlebetaling: 1000012-71/000610197827690-82246223-DKK-20180321
Der ligger kun en +71 betaling, så den vil blive behandlet som en enkeltstående betaling. +71 betalinger vil typisk ikke kunne samles, da fakturanummer ofte indgår i betalingsId, og de er derfor unikke. Betalingen vil blive eksekveret d. 21.03.2018.
Samlebetaling: 1000018-75/0000001167582525-80268556-DKK-20180321
Der er 5 betalinger til kreditor 100018 med betalingsdato 21.03.2018, som opfylder betingelserne for at kunne samles til en betaling. Der vil blive overført én betaling på kr. 6.050,00. Betalingen vil blive eksekveret d. 21.03.2018.
Samlebetaling: 1000034-DE11600700700138396700-DEUTDESSXXX-EUR-20180321
Der er 2 betalinger til kreditor 100034 med betalingsdato 21.02.2018, som opfylder betingelserne for at kunne samles til en betaling. Det er en udenlandsk betaling på 3.686,00 EUR, som vil blive eksekveret d. 21.03.2018.
Samlebetaling: 1000034-DE11600700700138396700-DEUTDESSXXX-EUR-20180322
Der er én betaling til kreditor 100034 med betalingsdato 22.03.2018, som opfylder betingelserne for at kunne samles til en betaling. Det er en udenlandsk betaling på 500,00 EUR, som vil blive eksekveret d. 22.02.2018. Hint. Det kunne overvejes at ændre betalingsdatoen til d. 21.03.2018. Det vil herefter være muligt at sammenlægge betalingen med de to andre betalinger til denne kreditor.
Samlebetaling: 1000052-56780089463654-DKK-20180321
Der er én betaling til kreditor 100052 med betalingsdato 21.03.1018. Den vil blive behandlet som en enkeltstående betaling. Ved overførsel til banken vil der komme én betaling på kr. 3.375,00. Betalingen vil blive eksekveret d. 21.03.2018.
Samlebetaling: 1000052-56780089463654-DKK-20180322
Der er én betaling til kreditor 100052 med betalingsdato 22.03.1018. Den vil blive afvist i forbindelse med dannelse af betalingsfilen, da det ikke er tilladt at lave negative betalinger. Dette kunne være undgået ved at ændre betalingsdatoen til d. 21.03.2018, så vil den blive sammenlagt med den anden betaling til denne kreditor.
Samlebetaling: 1000052-56780089463654-DKK-20180323
Der er 9 betalinger til kreditor 100052 med betalingsdato 23.03.1018, som opfylder betingelserne for at kunne samles til en betaling. Ved overførsel til banken vil der komme én betaling på kr. 14.000,00. Betalingen vil blive eksekveret d. 23.03.2018.
Samlebetaling: Fravalgt
Alle betalinger som er fejlbehæftet bliver placeret i Gruppen ’Fravalgt’. Disse betalinger vil ikke blive udlæst i betalingsfilen. Betalinger som har ’hak’ i Venter eller Betalt vil også blive placeret her. Betalinger som ikke vedrører det aktuelle Betalingsmåde placeres også her.
Resultat af samlebetaling – gruppering ’Uge’
Gruppering ’Uge’ samler betalinger med samme betalingsdato inden for samme ugenummer – øvrige samle-betingelser skal også være opfyldt.
Betalingerne er i nedenstående eksempel blevet samlet i fem grupper.
De første fire grupper vil resultere i fire betalinger i betalingsfilen. Den sidste gruppe ’Fravalgt’ indeholder alle de betalinger, som ikke vil blive udlæst i betalingsfilen.
Herunder er en beskrivelse af grupperne. Der grupperes efter et SamlebetalingsId, som er en sammensætning af den unikke nøgle der kendetegner de enkelte betalinger i gruppen. Det bemærkes, at ugenummer er blevet en del af SamlebetalingsId’et.
Samlebetaling: 1000012-71/000610197827690-82246223-DKK-12
Der ligger kun en +71 betaling, så den vil blive behandlet som en enkeltstående betaling. +71 betalinger vil typisk ikke kunne samles, da fakturanummer ofte indgår i betalingsId, og de er derfor unikke. Betalingen vil blive eksekveret d. 21.03.2018.
Samlebetaling: 1000018-75/0000001167582525-80268556-DKK-12
Der er 5 betalinger til kreditor 100018 med betalingsdato der ligger i uge 12, som opfylder betingelserne for at kunne samles til en betaling. Der vil blive overført én betaling på kr. 6.050,00. Betalingen vil blive eksekveret d. 21.03.2018.
Samlebetaling: 1000034-DE11600700700138396700-DEUTDESSXXX-EUR-12
Der er 3 betalinger til kreditor 100034 med betalingsdato der ligger i uge 12, som opfylder betingelserne for at kunne samles til en betaling. Det er en udenlandsk betaling på 4.186,00 EUR, som vil blive eksekveret d. 21.03.2018.
Samlebetaling: 1000052-56780089463654-DKK-12
Der er 11 betalinger til kreditor 100052 der har en dato i uge 8, som opfylder betingelserne for at kunne samles til en betaling. Ved overførsel til banken vil der komme én betaling på kr. 17.367,50. Betalingen vil blive eksekveret d. 21.03.2018.
Samlebetaling: Fravalgt
Alle betalinger som er fejlbehæftet bliver placeret i Gruppen ’Fravalgt’. Disse betalinger vil ikke blive udlæst i betalingsfilen. Betalinger som har ’hak’ i Venter eller Betalt vil også blive placeret her. Betalinger som ikke vedrører det aktuelle Betalingsmåde placeres også her.
Overførsel til Bogføringskladde
Systemet holder styr på hvilke betalingslinjer der er blevet samlet ved overførsel til Bogføringskladde.
I eksemplet bliver der overført 4 linjer til bogføringskladden. De fakturanumre der vedrører betaling bliver listet i kolonnen ’Udligninger’ og vil automatisk udligne fakturaerne ved bogføring.