Timeregistrering

Timeregistrering bruges til registrering af poster på en medarbejder. I Medarbejderkartoteket f.eks. under Projekt/Vedligeholdelse/Medarbejdere skal den enkelte medarbejder kobles sammen med et uniconta-login i feltet Login-id, for ellers ved systemet ikke hvilken medarbejders timekladde det er der skal vises, når menupunktet Projekt/Kladder/Timeregistrering vælges.

Timeregistreringen åbner med andre ord den aktuelle uniconta-brugers timekladde for den aktuelle uge. Ved hjælp af knapperne Tilbage og Fremad på båndet kan du hoppe til tidligere uger og efterfølgende uger.

Der kan i timeregistreringskladden registreres tid per dag per projekt/sag
I timekladden kan der kun vælges og tidsregistreres på de projekter, der ikke er blokeret og som har faserne ‘Oprettet’, ‘Godkendt’ eller ‘Igangværende’.

I den øverste del af skærmbilledet registreres timerne. Alt+enter i Timekladden laver ny linje i tekst feltet.

I den nederste del summeres timerne. Normtiden per dag vises og forskellen tælles op. Normtiden vises kun, hvis medarbejderen er blevet tilknyttet en normtidskalender under Projekt/Vedligeholdelse/Time/Opsætning af kalender.

Normtiden SKAL udfyldes, dvs. der skal registreres det antal timer pr. dag, der står som normtid, før tidsregistreringskladden kan godkendes og bogføres.
Hvis du ikke har nok fakturerbar tid til at udfylde normtiden kan du enten:

1. Oprette en eller flere linjer  med ‘ikke fakturerbar’, ‘Intern’, ‘Flex tid’ osv.
2. Oprette en kalender med ‘0’ timer som normaltid.

OBS! Husk at interne/ikke fakturerbare lønarter skal være sat op uden hak i ‘fakturerbar’ på lønarten og den interne projektgruppe skal ikke være fakturerbar.

Registrering på arbejdsområde og opgave

Såfremt arbejdsområde og/eller opgaver er sat op, så er det muligt at registrere på disse i timekladden.

Er der lønart på opgaven og opgave vælges, så hentes lønart med over på linien. Benyttes Restbudgetter, så slås disse op via opgaven. Læs mere her.

Rapporter i Timekladden

Under Rapporter kan relevante opslag for den enkelte medarbejder vises eller tilgås.

Kontrol af timekladden

Når kladdelinjerne i timeregistreringskladden er udfyldt, bør kladden kontrolleres vha. knappen Kontroller på båndet. Når timeregistreringskladden kontrolleres, tjekkes nedenstående:

Projekt

• Skal være udfyldt på linjen
• Projekt må ikke være blokeret

Lønart

• Skal være udfyldt på linjen
• Der skal være angivet en Projektart på Lønarten
• Hvis der vælges en lønart, hvorpå feltet Interntype er udfyldt, så tjekkes at projektet på linjen i timeregistreringskladden er lig med projektet udfyldt i feltet Intern projekt på lønarten.

Fakturerbar

• Det er Projektgruppen, der bestemmer om et Projekt er fakturerbart eller ej
• Projektarten bestemmer om Projektarten, varen og/eller lønarten faktureres eller ej.
• Såfremt en fakturerbar art skal sættes som ikke fakturerbar, så skal feltet fakturerbar hentes via layout og markeringen fjernes

Kørsel

• Adresse fra og til skal være udfyldt
• Formål skal være udfyldt. Tekst fra kladdelinje indsættes som Formål.
• Der skal være angivet en sats på lønarten til kørsel
• Det er kun lønarter med Interntype=Kørsel som må registreres i Kørselssektionen
• Hvis Projekt er angivet på Lønarten må der kun registreres på dette

Beskrivelse af knapper

Kørsel

Opsætning

Hvis du ønsker at kunne registrere kørsel i timekladderne, skal du først oprette en lønart (og evt. også en projektart) til kørsel, eksempelvis som vist nedenfor. Satsen på lønarten er kostprisen på kørsel pr. enhed (i dette eksempel pr. km.). Salgsprisen er den forventede salgspris pr. enhed.

Bemærk! Hvis kørsel altid skal registreres på et internt projekt, så skal feltet Internt projekt på lønarten også udfyldes med nummeret på det interne projekt.

Indtastning af kørsel

Se evt. denne video der viser, hvordan der registreres kørsel: https://www.uniconta.com/da/video/projekt/koerselsregistrering/

I timekladden vælges knappen Vis kørsel for at få vist et billede nederst i timeregistreringskladden med kørselslinjer.
For at fjerne dette billede igen, vælges Skjul kørsel.

For at registrere kørsel, indtastes først en linje i timeregistreringskladden med det projekt og den tid du har brugt ifm. arbejdet. Hvis du f.eks. har været på kundebesøg, så vælg kundens projekt og angiv det antal timer du brugte på kundebesøget.
Vælg så knappen Vis kørsel, for også at registrere kørslen ifm. besøget. Vælg nu knappen Tilføj kørsel for at tilføje en kørselsregistrering. Der vises et skærmbillede som det der vises nedenfor.

Systemet forslår automatisk at du er kørt fra firmaadressen til kundens adresse, men i felterne Fra og Til, kan du vælge mellem Firma, Debitor, Privat (medarbejderens adresse fra medarbejderkartoteket) eller Andet. Vælges Andet, så indtastes der manuelt en adresse i adresse-feltet.

Udfyld altid feltet Formål med formålet med kørslen samt feltet Registreringsnummer med bilens registreringsnummer, idet disse felter SKAL udfyldes.
Feltet Formål udfyldes automatisk med teksten fra timeregistreringslinjen, dvs. hvis du f.eks. indtaster 2 timer på et projekt med teksten “Møde vedr. X med Y” i ugekladden, og herefter tilføjer kørsel til linjen, så vil formåls-teksten på kørslen være udfyldt med samme tekst. Teksten kan dog sagtens ændres, hvis du ønsker forskellige tekster på timerne og på kørslen.

TIP! Feltet Registreringsnummer udfyldes automatisk i forbindelse med registrering af kørsel, hvis feltet af samme navn er udfyldt på medarbejderen i Medarbejder-kartoteket.

Har du kørt både frem og tilbage, så marker feltet Returnering, så vil systemet automatisk registre både ud- og hjemkørslen.

Systemet foreslår om muligt hvor mange km. der er mellem de to adresser i felterne under de enkelte dage, dvs. de dage du har registreret at være på kundesøg ifm. timeregistreringen. Dvs. har du besøgt kunden både mandag og torsdag, og har registreret det på samme linje i timeregistreringskladden, så foreslås antal km i både mandag og torsdag.
Hvis du kun har besøgt kunden om mandagen og blot udført de øvrige timer på sagen fra kontoret, så sletter du blot det foreslåede antal kilometer ud for de dage, hvor du ikke har kørt. I billedet nedenunder kunne du f.eks. slette de 104,7 under Onsdag og Torsdag, hvis du kun har besøgt kunden mandag og tirsdag.

Når kørselsbilledet er udfyldt vælges knappen OK, og systemet opretter så automatisk kørselslinjer i kørselsbilledet nederst i timeregistreringskladden.

Kørsel kan registreres både på interne og eksterne projekter, hvis feltet Intern projekt ikke er udfyldt på lønarten til kørsel. Læs mere herom her.

Overtid

Se opsætningen af lønarter til overtid her.

Simulering. Som vist under opsætningen i lønarter beregnes overtiden med to forskellige satser. Læs mere her.

OBS: Er der mere end én overtidslinje og man sletter den ene, så kan automatikken ikke altid gøre det korrekt når man trykker Kontroller. Det samme gælder, hvis man retter i overtidslinjen. Automatikken forsøger at udligne de overskydende timer efter den logik der er beskrevet ovenover.
Det anbefales derfor at slette alle overtidslinjer, hvis der er korrigeret.

Samlet oversigt over medarbejderens timer

Ønsker man at se en samlede oversigt over medarbejderens samlede timer under “Timeregistrering”, skal man huske at opsætte typerne under “Lønarter“.

Ferie og feriefri

På båndet i timeregistreringskladden kan medarbejderne følge med i deres ferie- og feriefri-saldi opgjort i timer, hvis der er oprettet lønarter hertil, og disse lønarter er udfyldt med Interntype = Ferie og Feriefri.

Tilskrivning af ferie og feriefri
En medarbejder optjener normalt 2,08 feriedag pr. måned, hvilket betyder at medarbejderens feriesaldo skal opskrives med 15,4 timer pr. måned. Denne opskrivning af medarbejderens feriesaldi sker ved at bogføre en projektpostering med ferie-lønarten på medarbejderen i en projektkladde. Husk at antallet af timer der tilskrives skal angives med negativt fortegn, fordi ferie opspares i minus og forbruges i plus.

Det kan anbefales at oprette en projektkladde under Projekt/Kladder/Kladde til dette formål, og i opsætningen af kladden at angive, at linjerne ikke skal slettes ved bogføring, således at kladden blot kan bogføres hver måned med en ny dato.
Når der starter nye medarbejdere skal disse blot have tilføjet en linje i denne projektkladde, og når en medarbejder ophører, slettes dennes linje i projektkladden til ferietilskrivningen.

En tilsvarende projektkladde kan laves vedr. feriefri-timerne som tilskrives på samme måde, blot med lønarten til feriefri.

Forbrug af ferie/feriefri
Medarbejderen kan forbruge af sin ferie, ved i timekladden at indtaste en linje med det interne projektnummer samt lønarten til ferie/feriefri og så indtaste det antal timer der forbruges af ferie- eller feriefri-saldoen.
Medarbejderen indtaster antallet med positivt fortegn, idet den opsparede saldo er bogført med negativt fortegn.

Ferie- og feriefri saldi ved årsskifte

Ferie- og feriefri-saldiene der vises på båndet i timekladderne er kun en sum af ferie- og feriefritimer fra d. 1/1 xx til dags dato.
Dvs. at ferie- og feriefrisaldiene manuelt skal flyttes fra gammelt kalenderår til nyt kalenderår ifm. årsskiftet.

Dette gøres ved at at indtaste en linje pr. medarbejder i en projektkladde f.eks. d. 31/12 2022 med ferie-lønarten og med medarbejderens feriesaldo i plus hvis medarbejderen havde ferie til gode ultimo 2022, og ligeledes indtaste en tilsvarende linje med datoen 1/1 2023 og med den feriesaldo der skal overføres til næste kalenderår. Den sidste linje indtastes med negativt antal, hvis medarbejderen har ferie til gode.
Herefter bogføres projektkladden.

Det er ikke nødvendigvis hele feriesaldoen der skal overføres til det nye kalenderår, idet ferieloven siger, at der kun må overføres maks. 5 feriedage af den ferie, der er optjent i perioden 1/9 21 – 31/8 22, og som skulle have været brugt inden 31/12 2022.
Derfor er det ikke nødvendigvis samme antal +/- der indtastes på de to linjer i projektkladden pr. medarbejder.

TIP! Medarbejdernes ferie-/feriefri-saldi kan findes ved under Projekt/Rapporter/Posteringer at afgrænse på perioden 1/1 22 – 31/12 22 samt lønarterne til ferie og feriefri. Gruppér herefter posteringerne pr. medarbejder og pr. lønart og du har en liste med medarbejdernes ferie- og feriefri-saldi pr. 31/12 22.