Timeregistrering bruges til registrering af poster på en medarbejder. I Medarbejderkartoteket f.eks. under Projekt/Vedligeholdelse/Medarbejdere skal den enkelte medarbejder kobles sammen med et uniconta-login i feltet Login-id, for ellers ved systemet ikke hvilken medarbejders timekladde det er der skal vises, når menupunktet Projekt/Kladder/Timeregistrering vælges.
Timeregistreringen åbner med andre ord den aktuelle uniconta-brugers timekladde for den aktuelle uge. Ved hjælp af knapperne Tilbage og Fremad på båndet kan du hoppe til tidligere uger og efterfølgende uger.
Der kan i timeregistreringskladden registreres tid per dag per projekt/sag
I timekladden kan der kun vælges og tidsregistreres på de projekter, der ikke er blokeret og som har faserne ‘Oprettet’, ‘Godkendt’ eller ‘Igangværende’.
I den øverste del af skærmbilledet registreres timerne.
I den nederste del summeres timerne. Normtiden per dag vises og forskellen tælles op. Normtiden vises kun, hvis medarbejderen er blevet tilknyttet en normtidskalender under Projekt/Vedligeholdelse/Time/Opsætning af kalender.
Normtiden SKAL udfyldes, dvs. der skal registreres det antal timer pr. dag, der står som normtid, før tidsregistreringskladden kan godkendes og bogføres.
Hvis du ikke har nok fakturerbar tid til at udfylde normtiden kan du enten:
- Oprette en eller flere linjer med ‘ikke fakturerbar’, ‘Intern’, ‘Flex tid’ osv.
- Oprette en kalender med ‘0’ timer som normaltid.
OBS! Husk at interne/ikke fakturerbare lønarter skal være sat op uden hak i ‘fakturerbar’ på lønarten og den interne projektgruppe skal ikke være fakturerbar.
Registrering på arbejdsområde og opgave
Såfremt arbejdsområde og/eller opgaver er sat op, så er det muligt at registrere på disse i timekladden.
Er der lønart på opgaven og opgave vælges, så hentes lønart med over på linien. Benyttes Restbudgetter, så slås disse op via opgaven. Læs mere her.
Kontrol af timekladden
Når kladdelinjerne i timeregistreringskladden er udfyldt, bør kladden kontrolleres vha. knappen Kontroller på båndet. Når timeregistreringskladden kontrolleres, tjekkes nedenstående:
Projekt
- Skal være udfyldt på linjen
- Projekt må ikke være blokeret
Lønart
- Skal være udfyldt på linjen
- Der skal være angivet en Projektart på Lønarten
- Hvis der vælges en lønart, hvorpå feltet Interntype er udfyldt, så tjekkes at projektet på linjen i timeregistreringskladden er lig med projektet udfyldt i feltet Intern projekt på lønarten.
Fakturerbar
- Det er Projektgruppen, der bestemmer om et Projekt er fakturerbart eller ej
- Projektarten bestemmer om Projektarten, varen og/eller lønarten faktureres eller ej.
- Såfremt en fakturerbar art skal sættes som ikke fakturerbar, så skal feltet fakturerbar hentes via layout og markeringen fjernes
Kørsel
- Adresse fra og til skal være udfyldt
- Formål skal være udfyldt
- Der skal være angivet en sats på lønarten til kørsel
- Det er kun lønarter med Interntype=Kørsel som må registreres i Kørselssektionen
- Hvis Projekt er angivet på Lønarten må der kun registreres på dette
Beskrivelse af knapperne på båndet
| Knap | Beskrivelse |
| Tilføj post | Tilføjer en tidsregistreringslinje eller en kørselsregistreringslinje afhængig af om du står i timeregistreringskladden eller i kørselsregistreringsbilledet nederst (vises kun hvis du har valgt Vis kørsel på båndet) |
| Kopier post | Kopierer den post du har placeret markøren på. |
| Slet post | Sletter den post du har placeret markøren på. |
| Gem | Gem de indtastede oplysninger |
| Opdater | Opdater informationerne i kladden. |
| Layout | Læs mere om mulighederne for at ændre/gemme layouts her. |
| Vis kørsel/Skjul kørsel | Knappen Vis kørsel er kun fremhævet, hvis du har en lønart, hvor feltet Intertype er udfyldt med Kørsel. Vælg denne knap, hvis du ønsker at få vist et kørselsregistreringsbillede nederst i skærmbilledet i forbindelse med timeregistreringskladden. For at lukke kørselsregistreringsbilledet igen, vælges knappen Skjul kørsel. Denne knap vælges, når du ønsker at få dannet kørselsregisteringer samtidig med din timeregistrering. Læs mere om registrering af kørsel i timeregistreringskladden, i det særskilte afsnit om kørsel i denne artikel. |
| Tilføj kørsel | Denne knap er kun fremhævet, hvis man først har valgt knappen Vis kørsel |
| I dag | Vælg denne knap, hvis du ønsker at hoppe til ugekladden med den aktuelle dato |
| Tilbage | Vælg denne knap for at hoppe til tidligere ugers ugekladder |
| Fremad | Vælg denne knap for at hoppe til efterfølgende ugers ugekladder |
| Kontroller | Vælg denne knap for at kontrollere linjerne du har indtastet i timeregistreringskladden. Læs mere om hvad der kontrolleres i det særskilte afsnit Kontrol af timekladden i denne artikel. I feltet Systemoplysninger på den enkelte linje i timeregistreringsbilledet samt kørselsregistreringsbilledet kan du se eventuelle fejlbeskeder, hvis kladden ikke er OK. Hvis du har registreret overtid, så kan systemet automatisk danne overtidslinjer i kladden. |
| Rapporter | Her er det muligt at få vist personlige rapporter. Dvs rapporter der kun viser poster der er registreret på medarbejderen. Rapporterne der hentes er:
|
| Klarmeld | Klarmeld kladden når du er færdig med at registrere ugens timer. Timeregistreringskladden kan kun klarmeldes, hvis ikke der er fejl i kladden. Se fejlbeskederne i feltet Systemoplysninger på den enkelte linje i kladden. Hvis ikke du kan få lov at vælge klarmeld i timeregistreringskladden, så tjek medarbejderkartoteket for den aktuelle medarbejder. På medarbejderen skal datoen for dagen før første tidsregistrering være angivet i feltet Klarmeldt dato. Dette felt opdateres så automatisk hver gang en ugekladde klarmeldes. Hvis du har registreret overtid, så kan systemet automatisk danne overtidslinjer i kladden. |
| Åbn igen | Denne knap er kun fremhævet, hvis timeregistreringskladden har været klarmeldt, og ønskes åbnet igen, for at kunne lave ændringer og klarmelde på ny. |
| Godkend | Denne knap er kun fremhævet, hvis timeregistreringskladden er klarmeldt og hvis medarbejderen har rettighed til at godkende egne timeregistreringskladder. Hvis ikke medarbejderen må godkende egne timer, så skal godkenderen i stedet godkende timeregistreringskladden under Projekt/Kladder/Godkend timeregistrering. Hvis ikke timeregistreringskladden kan godkendes, så tjek medarbejderkartoteket for den aktuelle medarbejder. På medarbejderen skal datoen for dagen før første godkendelse være angivet i feltet Godkendt dato. Dette felt opdateres så automatisk hver gang en ugekladde godkendees. |
| Restbudget | Her vises budgettet på Project/Arbejdsområde/Opgaver. I feltet antal vises det forventede antal timer, der mangler på opgaven
I feltet antal indtastes det antal timer, der mangler i af opgaven er færdig. Er opgaven færdig tastes 0
Der kan nu i Planlægning ses forventet belægning for den kommende periode. Læs mere her. |
| Effektivitetsprocent | Feltets værdi udregnes som: (Fakturerbare timer / (Fakturerbare timer + ej fakturerbare timer)) NB! Projektposteringer med lønarter som har feltet Intern type udfyldt bliver ikke medregnet. |
| Ferie/Feriefri | Disse oplysningsfelter på båndet vises kun, hvis du har lønarter oprettet hvor feltet Intern type er udfyldt med Ferie og Feriefri. Ud for ordene Ferie og Feriefri vises antal Ferie og feriefri-timer. Læs mere om ferie i denne artikel. |
| Overtid/Flextid | Disse oplysningsfelter på båndet vises kun, hvis du har en lønarter oprettet hvor feltet Intern type er udfyldt med Overtid og Flextid. Ud for ordene Overtid og Flextid vises antal overtids- og Flextimer. |
| Kørsel | Dette oplysningsfelt på båndet vises kun, hvis du har lønarter oprettet hvor feltet Intern type er udfyldt med Kørsel. Ud for ordet Kørsel vises det samlede antal kørte kilometer. |
| Alle felter | Når denne knap vælges vises værdierne i alle felter på den aktuelle linjer, uanset om felterne er synlige i skærmbilledet eller ej. |
Kørsel
Vælg knappen Vis kørsel for at få vist et billede nederst i timeregistreringskladden med kørselslinjer.
For at fjerne dette billede igen, vælges Skjul kørsel.
For at registrere kørsel, indtastes først en linje i timeregistreringskladden med det projekt og den tid du har brugt ifm. arbejdet. Hvis du f.eks. har været på kundebesøg, så vælg kundens projekt og angiv det antal timer du brugte på kundebesøget.
Vælg så knappen Vis kørsel, for også at registrere kørslen ifm. besøget. Vælg nu knappen Tilføj kørsel for at tilføje en kørselsregistrering. Der vises et skærmbillede som det der vises nedenfor.
Systemet forslår automatisk at du er kørt fra firmaadressen til kundens adresse, men i felterne Fra og Til, kan du vælge mellem Firma, Debitor, Privat (medarbejderens adresse fra medarbejderkartoteket) eller Andet. Vælges Andet, så indtastes der manuelt en adresse i adresse-feltet.
Udfyld altid Formål med kørslen samt Registreringsnummer med bilens registreringsnummer idet disse felter SKAL udfyldes.
Har du kørt både frem og tilbage, så marker feltet Returnering, så vil systemet automatisk registre både ud- og hjemkørslen.
Systemet foreslår om muligt hvor mange km. der er mellem de to adresser i felterne under de enkelte dage, dvs. de dage du har registreret at være på kundesøg ifm. timeregistreringen. Dvs. har du besøgt kunden både mandag og torsdag, og har registreret det på samme linje i timeregistreringskladden, så foreslås antal km i både mandag og torsdag.
Hvis du kun har besøgt kunden om mandagen og blot udført de øvrige timer på sagen fra kontoret, så sletter du blot det foreslåede antal kilometer ud for de dage, hvor du ikke har kørt. I billedet nedenunder kunne du f.eks. slette de 104,7 under Onsdag og Torsdag, hvis du kun har besøgt kunden mandag og tirsdag.
Når kørselsbilledet er udfyldt vælges knappen OK, og systemet opretter så automatisk kørselslinjer i kørselsbilledet nederst i timeregistreringskladden.
Kørsel kan registreres både på interne og eksterne projekter, hvis feltet Intern projekt ikke er udfyldt på lønarten til kørsel. Læs mere herom her.
Overtid
Se opsætningen af lønarter til overtid her.
Simulering. Som vist under opsætningen i lønarter beregnes overtiden med to forskellige satser. Læs mere her.
OBS: Er der mere end én overtidslinje og man sletter den ene, så kan automatikken ikke altid gøre det korrekt når man trykker Kontroller. Det samme gælder, hvis man retter i overtidslinjen. Automatikken forsøger at udligne de overskydende timer efter den logik der er beskrevet ovenover.
Det anbefales derfor at slette alle overtidslinjer, hvis der er korrigeret.
Samlede oversigt over medarbejderen timer
Ønsker man at se en samlede oversigt over medarbejderens samlede timer under “Timeregistrering”, skal man huske at opsætte typerne under “Lønarter”.
- Var denne artikel til hjælp? Har du spørgsmål til denne artikel, så klik her: Uniconta Support
- JaNej