Medarbejdere

Medarbejdere

Her oprettes de medarbejdere, der er i virksomheden. Medarbejdere kan sættes på næsten alle tabeller i Uniconta og dermed gives mulighed for statistiske udtræk.

Trykkes på Timeregistrering (kræver at [Time] er slået til under [Slå funktioner til/fra] kan medarbejderens Tidsregistreringer ses. Her kan timerne også godkendes. Læs mere om Timeregistrering her.

Under History vises medarbejderposteringer

Under Indstillinger vises medarbejder provision, Medarbejdersatser og Kalender

Under Fysiske bilag vises de bilag, der skal godkendes af/på medarbejderen.

Tilføj medarbejder

Indtast alle relevante oplysninger på medarbejderen.

Udvalgte felter

Godkender. 
Et bilag sendes til alle godkendere på samme tid.

Eksempel:
På Medarbejder “EE” står “LJ” som Godkender
“EE” indsender et bilag. “LJ” modtager automatisk det af “EE” indsendte bilag til godkendelse.

Vælges Godkender 2 her sendes et fysisk bilag godkendt som godkender af denne medarbejder automatisk videre til Godkender 2.

Eksempel:
På Medarbejder “EE” står “LJ” som Godkender og “PC” som godkender 2
“EE” indsender et bilag. “LJ” og “PC” modtager automatisk det af “EE” indsendte bilag til godkendelse.

Er medarbejderen selv sat som f.eks godkender 1, så lægges bilaget til godkendelse hos brugeren selv. Som f.eks i app. eller fra brugerens standard e-mail.

Login-id

Hvis man tilføjer medarbejders login-id på medarbejderkartoteket, vil vi kunne sætte medarbejder på ved oprettelse af salgs- og indkøbsordrer, da Uniconta nu kan genkende medarbejderen via login-id’et. Det samme gælder hvis Timekaldden og app’en Uniconta Employee skal bruges.

Hvis man er logget ind med et medarbejder login-id og godkender en anden medarbejders bilag, så er det ens eget medarbejder-Id, som stemples i indbakken som godkender.

Der kan nøjes med at give en medarbejder kun læse adgang til fysiske bilag, da der ikke kræves andre rettigheder for at godkende et bilag. Læs mere om brugerrettigheder her.

En medarbejder kan også bruge ‘Godkend’ funktionen under ’Min profil’ i topbaren. Dette kræver at man i medarbejder kartoteket har indtastet Login-id på medarbejderen.

Læs mere om godkendelse i fysiske bilag (indbakke) her.

Send e-mail til bilagsgodkendelse

Hvis markering sættes her sender Uniconta en notifikation til medarbejderens e-mail når et bilag kommer ind i indbakken hvorfra medarbejderen kan godkende bilaget. OBS! Medarbejderen får først e-mailen når han er valgt som godkender og brugeren trykker på ‘Gem’.

Det kræver et login på medarbejderen, at Login-id er udfyldt. E-mail er udfyldt  og at der er sat hak i ‘Send e-mail til bilags-godkendelse’ på medarbejderen.
[Afventer godkendelse] Denne funktion har samme krav til opsætning som “Send e-mail til bilagsgodkendelse” som specificeret i foregående linje.

Bemærk: Modtager man ikke mailen, kan man oprette post@uniconta.com som kontaktperson i sin mailklient. Det forhindre afsendermailen i at blive sat som “phishing” mail.

Medarbejderen godkender i denne mail.

Klik på “Godkend her”.

Vælger man ”Godkend” eller ”Afvis” fra e-mailen, så vil linket efterfølgende være inaktivt. Vælger man ”Vent”, så er linket stadig aktivt, men nu kan bogholderen se, at bilaget ligger i mappen ”Venter”, og kan også se det notat, som godkenderen har skrevet.

Så hvis man endnu ikke er klar til enten at godkende eller afvise, så er det bedre at vælge ”Vent”, fordi så kan bogholderen se, at godkenderen har set bilaget, men ikke kan tage stilling.

”Vent” virker på samme måde som via e-mail når man godkender bilag via ”min profil” menuen.

Der er mulighed for at gensende en anmodning om godkendelse fra Økonomi/Fysiske bilag (indbakke). Læs mere her.

Fysisk bilag

I Medarbejderkartoteket i lokalmenuen kan man under ”Fysisk bilag (Indbakke)” se alle de bilag som en medarbejder skal godkende. Det kræver at medarbejderen er sat som Godkender1 i Fysisk indbakke

Se en kort VIDEO om bilagsgodkendelse i indbakken. (Klik her for en engelsk version af videoen). Denne video på 9 minutter viser blandt andet vores mapper i indbakken, hvordan man opretter medarbejder til at godkende bilag, og hvordan man godkender fra en email, Unicontas indbakke og bruger ikonet.

Faktura, bekræftelse og tilbud felterne

Hvis en mearbejder skal kunne afsende faktura, ordrebekræftelser og tilbud, skal disse felter hakkes af.
Medarbejderen skal være oprette med login til Uniconta, samt evt. e-mail og password under brugerens profil.

Kostpris og Salgspris
Her kan kostpris og salgspris angives. Det er laveste niveau. Dvs at priser oprettet andre steder vil overstyre disse.

Kostpris kan navngives her uden at salgspris udfyldes. Der skal altid være en kostpris på en medarbejder.