Belegerstellung ohne Fehler und sofort live mit Uniconta.

Baden-Württemberg steht nicht nur für kulinarische Spezialitäten wie Kirschenmichel, Rostbraten oder Flädle- Suppe, sondern ist auch ganz weit vorn, wenn es um Innovationen geht. Und dass die nicht nur bei den globalen Playern wie der Daimler AG, Porsche oder Robert Bosch GmbH zum Erfolg führen, zeigt ein kleines Einzelunternehmen in Ravensburg: Photo Art Hund, ein Fotoatelier, das seit 2019 auf die Cloud-ERP-Lösung Uniconta setzt und dabei von Anfang an effizienter arbeitet und durch eine fehlerfreie Belegerstellung nun eine ganze Menge Zeit spart.

Dass Innovation ohne den nötigen Schuss Kreativität nichts ist, gilt eigentlich in allen Bereichen des Business. Besonders aber kommt diese Kombination zum Tragen, wenn man ein Fotostudio betreibt. So wie Manuela Hund-Lihs. Die gelernte Fotografenmeisterin hat das Unternehmen 1991 gegründet und bildet mit ihrer Tochter, ebenfalls Fotografin mit einem Bachelor of Arts in Mediendesign, ein ideales Gespann, das sich in nahezu allen Bereichen optimal ergänzt. »Erfahrung, Kreativität und Dynamik, diesen Mix lieben unsere Kunden«, sagt Manuela Hund-Lihs. »Und dieser Mix ist es auch, der uns zu dem gemacht hat, was wir heute sind.« Nomen est omen – nicht umsonst trägt Photo Art Hund den Zusatz »Foto und Werbeagentur für kreative Arbeit«.

Damit ist eigentlich alles gesagt. Der Service, den Hund-Lihs Kunden aus dem privaten und gewerblichen Umfeld anbietet, geht deshalb auch weit über das hinaus, was ein Fotostudio normalerweise bietet. Manuela Hund-Lihs: »Haben wir früher eher die klassischen Angebote wir Portrait- und Werbefotografie in unserem eigenen Fotostudio angeboten, weitet sich der Service für Werbeagenturen immer weiter aus.«

Die Herausforderung: Belegerstellung

Insgesamt ist das Geschäft in drei Bereiche gegliedert – Studio, Agentur und Verkauf. Im klassischen Fotobereich werden vor Ort oder im eigenen Studio Portraits und Werbefotografien gemacht. Das Ladengeschäft übernimmt den Verkauf von Rahmen, Fotobüchern und Leinwänden. Der Agenturbereich bietet ein breites  Spektrum an Dienstleistungen an. Hier bietet das Unternehmen die Ausarbeitung von Werbeaufträgen und erstellt nicht nur das Fotomaterial, sondern gestaltet auch Homepages oder Prospekte, um ein einheitliches Auftreten zu erzielen. Einzelne Fotos werden dabei digital bearbeitet. Zunehmend werden in diesem Bereich auch die komplette Corporate Identity für Unternehmen entwickelt. »In den vergangenen Jahren hat sich aus dem Studiogeschäft die Agenturtätigkeiten immer weiterentwickelt. Diese stellen mittlerweile den größten Umsatzanteil dar.« sagt Hund-Lihs. Und genau da lag die Herausforderung. Denn durch die vermehrten und immer umfangreicheren Agenturaufträge blieb immer weniger Zeit für administrative Aufgaben. Hund-Lihs: »Unsere Büroorganisation musste effizienter werden. Und das alles möglichst mit nur einem Softwaretool.«

Die Lösung: Uniconta

Bisher hatte man, wie viele Kleinunternehmen, nur mit den Office Produkten Word, Excel und Outlook gearbeitet. Die Buchführung wird von einem Steuerberater durchgeführt, Belege wurden in gedruckter Form an ihn übergeben. »Wollten wir wissen, welche Kunden noch nicht bezahlt haben, mussten wir auf unseren Kontoauszügen nachsehen, in denen der Steuerberater die offenen Posten markiert hatte. « so Hund-Lihs. »Das war bei der aufkommenden Menge an Belegen viel zu aufwendig. Uns fehlte die ad-hoc-Übersicht.« Man machte sich auf die Suche nach einem geeignetenSystem und wurde auf die Internet-Plattform zeitgold.com aufmerksam. Doch auch hier musste man die Belege aus dem Haus geben. Schließlich wurde man mit Uniconta fündig. Hier überzeugte Manuela Hund-Lihs nicht nur das Design und die benutzerfreundliche Oberfläche der Software, sondern vor allem die Möglichkeit, Belege jetzt intern verarbeiten zu können. Außerdem von Vorteil: Der Steuerberater kann über einen kostenfreien Zugang direkt auf die Buchhaltung zugreifen und die Belege einsehen und weiterverarbeiten.

Manuela Hund-Lihs: »Nach nur einer halben Woche waren wir mit dem kompletten System produktiv. Dabei half uns die einfache Bedienung und die Übersichtlichkeit der Software.« Mehr als drei zweistündige Einführungsschulungen waren nicht nötig, dann waren alle Abläufe einstudiert, das Belegwesen war angepasst, alle Belege seit Jahresanfang waren nachgebucht und man konnte live gehen. »Was wir vor allem wollten, war eine Unterscheidung in der Belegdarstellung für Privat und Geschäftskunden und die damit verbundene Einrichtung von Preislisten für gleiche Artikel mit Angabe von Brutto- bzw. Nettopreisen. Beides konnte mit den Standardfunktionen von Uniconta leicht und einfach ungesetzt werden.« freut sich Manuela Hund-Lihs.

In der Zukunft ist geplant, auch Eingangsrechnungen selbst zu buchen. Außerdem sollen über das Uniconta CRM Modul zukünftig die Kampagnen im Agenturbereich gesteuert werden. Mittelfristig will man eine Kassenlösung für das Ladengeschäft an Uniconta anbinden. Manuela Hund-Lihs: »Da werden wir wohl eine der zahlreichen Addons nutzen, damit wir das ohne Probleme machen können.«

Fazit: Es läuft bei Photo Art Hund in Ravensburg mit Uniconta.

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