Finanzbuchhaltung
FINANZBUCHHALTUNG | Komplettes Finanzmanagement für Ihr Unternehmen
Uniconta’s Modul Finanzbuchhaltung ermöglicht es sämtliche Buchhaltungsvorgänge eines Unternehmens abzubilden. Es gibt vielfältige Möglichkeiten eigene Finanzauswertungen zu erstellen, um stets die wirtschaftliche Situation unter Kontrolle zu haben. Dafür gibt es Werkzeuge wie den integrierten Berichtsgenerator, ein BI-System für Auswertungen in Zahlen und Grafiken, Export nach Excel usw.
Das Modul Finanzbuchhaltung ist für alle Unternehmensgrößen geeignet: kleine, mittlere und große Unternehmen. Aber auch Einzelgesellschaften oder Konzernstrukturen. Und wer die Finanzbuchhaltung durch den Steuerberater erledigen lässt, hat mit der DATEV-Schnittstelle das notwendige Werkzeug, Stamm- und Bewegungsdaten mit dem Steuerberater auszutauschen.
Simulation
Buchungen in Buchungsjournalen können zunächst als Simulation gebucht werden. Tatsächlich werden keine neuen Buchungen in der Finanzbuchhaltung erzeugt, aber der Benutzer kann zunächst sehen, wie sie aussehen würden und ob alle Angaben richtig gemacht wurden. Auch in den Finanzauswertungen, beispielsweise für Bilanzen oder Gewinn- und Verlustrechnungen, können die aktuellen Zahlen um simulierte Journalbuchungen ergänzt werden. Gerade wenn man Jahresabschlussbuchungen vom Steuerberater erhält, lässt sich damit vorab prüfen, ob die Verbuchung dasselbe Ergebnis bringt, wie der vom Steuerberater erstellte Jahresabschluss.
Buchungen in mehreren Perioden und Geschäftsjahren
Selbstverständlich ist Uniconta GOBD-konform. Gebucht werden darf nur in offenen Perioden. Die kleinste Einheit einer Periode ist der Monat. Nach dem Jahreswechsel, wenn das alte Jahr noch nicht abgeschlossen ist, ist es durchaus hilfreich, unverbuchte Belege aus dem Vorjahr noch buchen zu können. Ist das Jahr abgeschlossen und die Periode geschlossen, dann geht nichts mehr. So soll es sein. Gleichermaßen können Perioden in der Zukunft zunächst blockiert werden, um Fehlbuchungen zu vermeiden.
Kontenplan
Für den einfachen Start bietet Uniconta in Deutschland optional die Kontenpläne SKR03 und SKR04 an. Selbstverständlich können weitere Kontenpläne, wie z.B. für die Landwirtschaft, leicht importiert werden. Anschließend kann der Kontenplan beliebig modifiziert werden: separierte Erlöskonten für die Umsatzdifferenzierung, weitere Konten für jede Bankverbindung, usw. Darüberhinaus gibt es eigene Kontenarten, um Summen und Zwischensummen darstellen zu können. Unsere Einrichtungsmandanten liefern aber nicht nur Kontenpläne. Auch die fertige Einrichtung für eine automatisierte Umsatzsteuerberechnung und Erstellung einer Umsatzsteuervoranmeldung, Finanzauswertungen für Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, stehen bereit. Nummernkreise, Zahlungs- und Lieferbedingungen, Kunden-, Lieferanten- und Artikelgruppen sind zum Ändern, Erweitern oder einfach nur Abgucken ebenso verfügbar.
Dimensionen
In Uniconta lassen sich bis zu 5 Dimensionen frei definieren. Klassisches Beispiel sind die Einrichtung von Kostenstellen oder Kostenträger als Dimension. Allen Buchungen, in Finanzbuchhaltung, Verkauf, Einkauf, Lager, Projekte, Produktion können Dimensionen mitgegeben werden. Schon zu Beginn können im CRM-Bereich Dimensionen einem Interessenten zugeordnet werden. Selbstredend berücksichtigen unsere Berichtstools wie Finanzauswertungen, der Berichtsgenerator und unser BI-System die Auswertung nach diesen Dimensionen.
Gescannte Dokumente
Uniconta ist gleichzeitig ein einfaches und durchgängiges Dokumentenmanagementsystem. Verträge, Zeichnungen, Bilder, egal was und in nahezu allen gängigen Dateiformaten können importiert und Kunden, Artikel, usw. angehängt werden. Auf gleiche Art können Eingangsbelege, wie z.B. Lieferantenrechnungen, Hotelrechnungen, Parkbelege, usw. gescannt oder fotografiert und jeder Buchung angehängt werden. Vor der Verbuchung, oder auch im Nachhinein. Egal, ob Sie später auf einer Wareneingangsbuchung stehen, oder auf einer Umsatzsteuerbuchung: das Büroklammerzeichen steht dafür, ob ein gescannter Beleg verfügbar ist und das integrierte Dateianzeigesystem zeigt den Vorgang an.
Finanzauswertungen
Unicontas Kontenschemen, das sind frei gestaltbare Arbeitsblätter, erlauben benutzerdefinierte Finanzauswertungen zu erstellen. Dazu gehören üblicherweise Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen, aber auch beliebig viele weitere Auswertungen, je nach geforderten Interessen von Abteilungen, Banken, Muttergesellschaften. Mit Periodenvergleichen, Budgetvergleichen oder auch Unternehmensvergleichen. Eine Datenbasis, viele Auswertemöglichkeiten. Schluss mit unzähligen Excel-Tabellen und redundanten Daten.
Belege im Posteingang
Belege, die gescannt wurden oder per Mail eingegangen sind, können zunächst im Sammelpool des Posteingangs für physische Beleg abgelegt werden. Durch Importieren oder Drag& Drop. Von dort kann dann ein internes Genehmigungsverfahren starten, bevor sie in ein Journal der Finanzbuchhaltung übertragen werden. Soweit man kann, darf oder muss, kann hier bereits schon vorkontiert werden. Belege können aber auch Verträge, Fotos, Produktbeschreibungen, Protokolle, usw. sein. Diese können dann zum Beispiel den Aufträgen, Bestellungen, Projektvorgängen, Artikel angehängt werden
Genehmigung von Belegen
Besonders praktisch ist das Genehmigungsverfahren. Sobald ein Beleg im Posteingang eingegangen ist, kann man den Kollegen, der für die Genehmigung zuständig ist eintragen. Dieser erhält dann einem Mail mit dem Beleg als Anhang. In der Mail kann über Schaltflächen schnell und einfach genehmigt oder abgelehnt werden. Ohne sich in Uniconta anmelden zu müssen! Einfacher geht Zusammenarbeit, auch über mehrere Standorte oder Home Office, nicht.
Optionen der Belegprüfung
Ein Mitarbeiter kann "Genehmigen", "Ablehnen" oder einen Beleg auf "Warten" setzen. Je nachdem, was man auswählt, wird der Beleg in den gleichnamigen Ordner im Posteingang verschoben. Auf diese Weise kann jederzeit eingesehen werden, welche Dokumente noch offen sind und auf Genehmigung warten. Die physischen Belege erhalten dann einen Zeitstempel mit Information, wer genehmigt hat. Interne Notizen können ebenfalls eingetragen und so übermittelt werden.
Personalisierung der Belegprüfung
Alle Mitarbeiter, die genehmigen können, müssen natürlich zunächst entsprechend angelegt werden. Dabei müssen sie nicht zwingend auch ein Uniconta-Nutzer sein! Zudem lässt sich optional über ein Stufenverfahren der Prozess von 2 erforderlichen Genehmigern für einen Beleg einrichten.
DATEV Schnittstelle
Die DATEV-Schnittstelle für Uniconta gehört zu den Überwachungsaktivitäten im Bereich Finanzbuchhaltung. Die Funktion „Sachkontobuchungen exportieren“ erlaubt den Export von Sachkontobuchungen in verschiedenen Formaten, so auch im DATEV-Format. Sie dient der Übergabe der Buchungen an den Steuerberater.
Funktionen der Finanzbuchhaltung
Buchungen werden in Uniconta in Journalen erfasst. So individuell wie sich unterschiedliche Personen eine Buchungserfassung vorstellen, so individuell kann man sich Felder, die Reihenfolge der Eingaben und zusätzlich Komfortfunktionen für Vorlagen und Buchungskürzel einrichten. Mehrere Journale mit unterschiedlichen Voreinstellungen, oder für periodische Wiederholungen sind ebenso hilfreich, wie die Möglichkeit, die erfassten Buchungen zunächst als Simulation zu buchen.
- Journal für Abstimmungsbuchungen zum Jahresabschluss
- Bankabstimmung, Import von Kontoauszügen
- Kopieren / Einfügen-Funktionen über Zwischenablage in und aus Microsoft Excel
- Import und Export von Buchungen über die DATEV-Schnittstelle
- Beliebiges Sortieren der erfassten Buchungszeilen
- Temporäres Systemdatum
- Anhängen von gescannten Belegen an die Buchungen. Dabei können mehrseitige PDFs getrennt oder zusammengefasst werden
- Soll/Ist-Versteuerung
- Import von gescannten Belegen und Zuordnung zu Buchungsvorgängen
- Dimensionsmanagement um zum Beispiel Kostenstellen und Kostenträger einzurichten. Prüfung auf Pflichtangaben, Ausschlüsse oder optionale Angaben
- Webservices aktualisieren tagesaktuell die Währungskurse