Uniconta Update 83

Release Datum 24. November 2019

Uniconta beinhaltet nun durchgängige Prozesse zur Genehmigung von Eingangsbelegen mit Einbindung automatisierter Mails

Posteingangsordner

Der Posteingang für physische Belege hat nun eine Ordnerstruktur. Dies erlaubt neue Belege einem Genehmigungsprozess zuzuordnen. Per Drag&Drop können diese einfach zum Beispiel in den Ordner „Warten auf Genehmigung“ verschoben werden. Möchte man nicht mit den einzelnen Prozessschritten arbeiten, kann die Anzeige der Ordner ein- und ausgeschaltet werden.

Bislang konnten diese Belege schon in frei definierbaren „Ordnern“ gruppiert werden. Um dies weiterhin zu ermöglichen, wurden diese „Ordner“ in „Umschläge“ umbenannt. In diesem Zusammenhang haben wir unser vorheriges Feld „Anleitung “ in den einzelnen Belegzeilen in „Notiz“ umbenannt.

Genehmigung von physischen Belegen

Wir haben ein neues Steuerelement eingeführt, das es ermöglicht physische Belege zu genehmigen. Da dies ein benutzerbezogener Vorgang ist, haben wir die Funktion „Genehmigen“ im Menü des Benutzerprofiles platziert. Um diese Funktion zu verwenden, muss die Login ID des jeweiligen Mitarbeiters in die Mitarbeitertabelle (Unternehmen / Mitarbeiter) eingetragen werden. Am sinnvollsten gibt man dem jeweiligen Benutzer (Mitarbeiter) nur Leserechte auf diese Tabelle. So kann der Beleg bei einem Genehmigungsvorgang selbst nicht mehr verändert werden.

Ein Mitarbeiter kann “Genehmigen”, „Genehmigen mit Kommentar“, “Ablehnen” oder einen Beleg auf “Abwarten” setzen. Je nachdem, was ausgewählt wurde, wird der Beleg in einen der entsprechenden Ordner verschoben. Auf diese Weise kann beispielsweise die Buchhaltung sehen, welche Schritte unternommen wurden.  Die physischen Belege haben neue Felder „Genehmigt am 1“ und „Genehmigt am 2“ um nachzuvollziehen, wann der oder die Mitarbeiter einen Beleg genehmigt haben. Im neuen Feld „Notiz“ finden sich die im Genehmigungsprozess evtl. optional angegebene Notizen.

Genehmigen von Belegen in der Mitarbeitertabelle

Der Zugriff auf die Belege eines Mitarbeiters über seine Haupttabelle ist immer noch möglich. Dies ist notwendig, um als „weiterer Genehmiger“ auch Zugriff auf die physischen Belege eines Kollegen zugreifen zu können.

Das Genehmigen von Belegen ist nun auch über einen schnellen Zugriff im Benutzer-Profil-Menü möglich.

Erhalten einer Genehmigungsanforderung per E-Mail

Trägt man in einem oder beiden der Felder „Genehmigende Person 1“ und „Genehmigende Person 2“ einen Mitarbeiter mit hinterlegter E-Mail-Adresse ein, so erhält dieser automatisch eine Benachrichtigungsmail, die darauf hinweist, dass es etwas zu genehmigen gibt.

Diese E-Mail enthält Schaltflächen zum “Genehmigen”, Ablehnen” oder setzen auf „Abwarten“ eines Beleges sowie einen Button zum “Anzeigen” des Beleges. Damit kann der Genehmigungsvorgang direkt in der Mail durchgeführt werden, ohne nach Uniconta wechseln zu müssen.

Wir generieren dazu einen Link, wie wir dies bislang auch für unseren Uniconta Web-Client tun. Die E-Mail enthält einen langen Code, der dem Benutzer Zugriff auf diesen Beleg zum Genehmigen gibt, ohne sich extra anmelden zu müssen. Sobald der Beleg genehmigt oder abgelehnt wurde, funktioniert der Link nicht mehr. Wurde auf „Abwarten“ ausgewählt wurde, bleibt der Link aktiv. Die bearbeitende Buchhaltung findet den Beleg dann im Ordner „Im Wartezustand“. Wenn der Genehmigende eine Notiz eingetragen hat, kann man hier sehen, weshalb der Beleg auf „Abwarten“ gesetzt wurde.

E-Mail erneut an den Genehmigenden senden

Wie bereits erwähnt, wird im Hintergrund automatisch ein Genehmigungsmail an eine Person versendet, sobald in einem der Felder „Genehmigende Person“ hinzugefügt oder geändert wird.

Mit der Funktion “E-Mail erneut an Genehmiger senden” kann eine Mail zur Erinnerung an den Genehmiger gesendet werden. Wird im Feld „Notiz“ etwas eingetragen, so bekommt diese Mail automatisch eine „hohe Priorität“-Kennzeichnung.

Versenden von E-Mails von einem Mitarbeiter

Uniconta ermöglicht das Versenden von E-Mails, wenn die eigene Login ID mit dem Mitarbeiternamen, der im betreffenden Beleg hinterlegt ist, verbunden ist. Je nach Provider ist es manchmal nicht möglich, einen vom SMTP-Benutzer abweichenden eigenen Mailbox-Account anzugeben. So zum Beispiel in einer Microsoft Office 365 Umgebung. Wir haben dies nun komfortabler gelöst und es kann das E-Mail-Konto des Mitarbeiters anstelle eines SMTP-Benutzers angegeben werden. Dazu muss allerdings in Uniconta das Passwort des E-Mail-Kontos angegeben werden. Um sicherzustellen, dass dieses Passwort nicht in einem auch für Administratoren zugänglichen Einrichtungsbereich zugänglich ist, wird das Passwort im eigenen Benutzerprofil hinterlegt. Der Benutzername des E-Mail-Kontos muss auch in den Mitarbeiterstammdaten eingetragen werden. Falls dieser Benutzer Zugriff auf mehrere Unternehmen hat, muss aus Sicherheitsgründen für alle Unternehmen das Passwort eingetragen werden. Somit ist es dem Mitarbeiter möglich, nur für bestimmte Unternehmen die Verwendung seines E-Mail-Kontos zuzulassen. Dieses Passwort ist nur auf dem Server vorhanden und kann nicht über die API abgerufen werden.

Artikelbilder auf Dokumenten

Im letzten Update haben wir beschrieben, wie durch eigene Skripte Bilder oder auch Felder eigener Tabellen in Belegdrucken verwendet werden können. Um es auch ohne Skripte einfacher zu machen, haben wir die Funktion eines Standardbildes eingeführt. Artikelbilder können als Dokumente zu einem Artikel angehängt werden. Es ist nun möglich eines der Bilder als Standardbild zu definieren und dies in Anzeigen, Belegdrucken usw. zu verwenden.

Projektabrechnung nach Haupt- und Teilprojekten

Bei der Neuanlage eines Projektes kann ein Hauptprojekt angegeben werden. Somit wird dieses Projekt automatisch zu einem untergeordneten Teilprojekt. Bei der Projektabrechnung kann nun angegeben werden, ob über das Hauptprojekt auch die Positionen der Teilprojekte, oder die Teilprojekte separat, abgerechnet werden sollen.

In einigen Berichten und Anzeigen kann angegeben werden, ob Teilprojekte in die Ansicht eingeschlossen werden sollen. Umgekehrt kann man in der Ansicht eines Teilprojektes auch erkennen, ob es dazu ein übergeordnetes Hauptprojekt gibt.

Aktualisierung von Auftragspositionen verbundener Projekte

Wurde ein Verkaufsauftrag für ein Projekt erstellt, können über die Funktion „Buchungsgrundlage“ die Projektbuchungen, die zur Abrechnung führen, eingesehen werden. Neu ist nun, dass in dieser Darstellung einzelne Projektbuchungen ausgewählt, oder auch zur aktuellen Abrechnung abgewählt werden können. Somit können auch noch nicht abgerechnete Projektbuchungen aus früheren Abrechnungsperioden ausgewählt werden.

Erstellen einer Nullrechnung im Projekt

Um ein Kundenprojekt abzuschließen, muss es fakturiert werden. Mithilfe der neuen Funktion „Nullrechnung“ kann ein Kundenprojekt abgeschlossen werden, ohne eine Rechnung an den Kunden erstellen zu müssen. Eine Nullrechnung ist eine „normal“ erstellte Rechnung mit der Nummer 0, sodass die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung nicht beeinträchtigt wird, aber dennoch bei den Kundentransaktionen angezeigt wird. In der Einrichtung der Projektnummernserie, kann zudem ein eigens dafür angelegter Artikel hinterlegt werden, um die Differenz der Ist- und Soll-Abrechnung eines Kundenprojektes aufzunehmen.

Projektjournal mit Chargen- und Seriennummern

Konsequenterweise sind nun Chargen- und Seriennummern sowie EAN-Codes auch in den Projektjournalen enthalten.

Abgabengruppen in Artikelbuchungsgruppen

Abgabengruppen werden verwendet, um beim Verkauf eines Artikels zusätzliche Abgaben wie Steuern, Zuschläge usw. automatisch als Preiserhöhung oder zusätzliche Positionszeile anzulegen. Abgabengruppen können nun auch bei der Einrichtung von Artikelbuchungsgruppen angegeben werden. Somit ist es nicht mehr notwendig, dies bei allen Artikeln einer gleichen Artikelbuchungsgruppe jeweils einzeln angeben zu müssen.

EAN auf Preislisten

Die Preislisten enthalten nun ebenfalls das Feld EAN. Wenn eine EAN-Nummer zu Auftragszeilen, Angeboten oder Bestellungen hinzugefügt wird, prüft Uniconta zunächst, ob dieser Artikel eine EAN-Nummer hat, und dann die Preisliste. Wenn es hier eine EAN-Nummer gibt, dann gibt Uniconta die Artikelnummer, den Preis, den Betrag und den Rabatt aus der Preisliste an. So kann ein und derselbe Artikel mehrere EAN-Nummern haben. Ein Karton kann beispielsweise 10 Stück oder 100 Stück derselben Artikelnummer enthalten, hat aber jeweils eine eigene EAN-Nummer und einen eigenen Preis.

Stücklisten mit Angaben zu Lagerort und Lagerplatz

In den Stücklisten können nun auch Lagerorte und Lagerplätze angegeben werden.

“Synchronisieren/Sperren” in Auftragszeilen

Wenn die Form der Auftragszeilen zu einem Auftrag geöffnet wurde, erscheint diese zunächst als weiteres Fenster im Register. Dieses kann nun vom Register gezogen werden und man erhält wieder die Übersicht der Aufträge und in einem separaten Fenster die Auftragszeilen. Klickt man zuvor in den Auftragszeilen auf die Funktion „Synchronisieren“, so wird beim Durchblättern der Aufträge das Fenster der Auftragszeilen für den jeweiligen Auftrag aktualisiert.

Kursregulierung

Die Kursregulierung wird verwendet, um Forderungs- und Verbindlichkeitsbestände den aktuellen Währungskursen durch Korrekturbuchungen anzupassen. Dazu werden die jeweiligen Sachkonten für Forderungen, Verbindlichkeiten und Kurskorrekturen angegeben.

Neu ist nun, dass diese Kurskorrekturen auch für andere Bilanzkonten mit Währungscodes (z.B. Bankverbindung für ein USD-Konto) durchgeführt werden können.

Journal buchen – Prüfen des Datumsintervalls

Die Funktion „Journal buchen“ in der Finanzbuchhaltung zeigt nun das jüngste und älteste Datum der im Journal enthaltenen Buchungszeilen an. Damit kann der Benutzer prüfen, ob es eventuelle Eingabefehler beim Erfassen eines Datums gegeben hat.

Bankabstimmung – Buchungstext bearbeiten

Nach dem Import eines Kontoauszuges zur Bankabstimmung kann vor der Verbuchung im Journal der Buchungstext der Bank bearbeitet werden. Der ursprüngliche Text wird im Feld „Originaltext“ behalten. Will man zum Originaltext zurückkehren, genügt es den Inhalt im Feld „Beschreibung“ zu löschen und der Inhalt des Feldes „Originaltext“ wird wieder übernommen.

Belegnummernvergabe in Journalzeilen

In der Einrichtung der Buchungsjournale kann man angeben, wie die intern vergebene Belegnummer zum Nachweis einzelner Buchungsvorgänge verwenden werden soll. „Nullsaldo“ bedeutet, dass alle Journalzeilen dieselbe Belegnummer erhalten, wenn der Saldo aller Zeilen 0 ist. „Pro Beleg eine Belegnummer“ bedeutet, dass alle Journalzeilen, die zum selben logischen Beleg (z.B. Eingangsbeleg) gehören, eine eigene Belegnummer erhalten. Die neue Funktion „Pro Zeile“ vergibt jeder Buchungszeile eine eigene Belegnummer.

Finanzauswertungen drucken

Beim Drucken von Finanzauswertungen werden Überschriften nun fett und unterstrichen dargestellt. Bislang wurde eine Trennlinie gedruckt, die sich beim Ändern der Ausdruckbreite manchmal verschoben hat.

Dokumente im Produktionsmodul

Im Produktionsmodul kann man nun wählen, ob angefügte Dokumente in einem Archiv gespeichert werden sollen. In diesem Fall bleiben diese Dokumente für den fertiggemeldeten Produktionsauftrag verfügbar.

Synchronisierte Anzeige von Chargen- und Seriennummern in der Auftragserfassung

Wechselt man bei der Auftragserfassung zwischen den Zeilen, können nun synchronisiert verfügbare Chargen- und Seriennummern des Positionsartikels angezeigt werden. Wer viel mit Chargen- und Seriennummern zu arbeiten hat, wird die schnelle und einfache Arbeitsweise schätzen.

Anlagen mit URL-Verweisen

Dokumentenanhänge können direkt in der Uniconta-Datenbank abgelegt werden, oder es kann auch nur ein Verweis auf den Ablageort angegeben werden. Enthält dieser Verweis eine URL-Angabe, wie z.B. „http“ oder „www“, öffnet Uniconta automatisch den Browser um die Information anzuzeigen.

Nachrichten vom Uniconta-Server bei Bestandsänderungen

Noch nicht vielen bekannt ist die Funktion „Änderungs-URL“ in Unternehmen/Einrichtung. Hier kann der Server angewiesen werden, bei Stammdatenänderungen eine Aktualisierung zum Beispiel an die Webadresse eines Webshops zu senden. Dabei werden Unternehmens-ID, Tabellenname, RowID, Konto/Nummer und Aktion übergeben. Diese Methode kann zu Live-Aktualisierungen benutzt werden, um keine periodischen Aktualisierungen von Stammdatensätzen durchführen zu müssen, da üblicherweise nicht so einfach erkannt werden kann, wo und was sich geändert hat.

Neu ist nun die Tabelle „InvItemStorage“ zusätzlich zu den Stammdatentabellen aufgenommen worden. Damit kann eine URL über Änderungen von Artikelbeständen informiert werden.

REST-API für Uniconta

Bekanntlich erlaubt unsere API den Zugriff auf alle Daten und Funktionen der Uniconta-Anwendung. Mit REST-API stellen wir nun auch ein Standard-Web-Protokoll bereit. Damit kann OData nicht nur für lesende, sondern auch für ändernde, erstellende und löschende Funktionen verwendet werden. Wir werden in Zukunft unsere REST-API mit weiteren Funktionen anreichern, um beispielsweise auch Buchungszeilen aktualisieren zu können, was bislang nur über unsere API möglich ist.

Weitere neue Funktionen

  • Fremdwährungen werden jetzt mit 5 Dezimalstellen in der Währungstabelle gespeichert
  • Preislisten können nun alle 5 möglichen Varianten berücksichtigen
  • Für Preiselisten können nun auch benutzerdefinierte Felder angelegt werden
  • Für wiederkehrende Aufträge gibt es eine weitere Periode „3 Jahre“
  • In den Buchungsjournalen gibt es eine neue Funktion „Löschen rückgängig“. Diese kann solange verwendet werden, solange nicht gespeichert wurde
  • Der Bericht „Zins- und Mahnschreiben“ wurde so aktualisiert, dass eine “fällige” Vorauszahlung nicht in der Liste der Mahnungen enthalten ist und keine Zinsen zugewiesen werden. Kunden mit negativem Saldo erhalten ebenfalls keine Mahnungen
  • Bei der Datenkonvertierung von einem Vorsystem nach Uniconta kann nun angegeben werden, für wie viele zurückliegende Jahre Rechnungsdaten zu den Buchungen importiert werden sollen
  • Im Lagerjournal kann jetzt im Zusammenhang mit Chargen- und Seriennummern auch das Feld Ablaufdatum verwendet werden
  • In benutzerdefinierten Menüs können nun im Dashboard vordefinierte Reports direkt aufgerufen werden. Dazu in Extras/Menüs/Hauptmenü im gewünschten Funktionsmodul, zum Beispiel unter „Berichte“, einen neuen Menüeintrag erstellen. Controltype = Form, Control = „DashBoardViewerPage“ und im Feld Argument den Namen angeben, unter dem im Dashboard der Report gespeichert wurde
  • Die Funktion “Alle bearbeiten” steht nun auch in Produktionsaufträgen zur Verfügung
  • Die Pivot-Tabellen berücksichtigen jetzt das richtige Zahlenformat

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