Uniconta Update 87

Releasedatum: 21.03.2021

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Finanzbuchhaltung

Gebuchte Belege in der Finanzbuchhaltung können mit 3 weiteren Funktionen geändert werden: „USt hinzufügen“, „USt entfernen“ und „Änderung Kunden/Lieferanten“. Außerdem gibt es eine neue Funktion Buchungen eines Beleges in ein Journal zu kopieren, um dann durch das Erzeugen neuer Buchungen, mit geändertem Datum, Buchungstext oder Vorzeichen zu buchen. Die Funktion „Änderung Kunden/Lieferanten“ kann verwendet werden, wenn zum Beispiel eine Zahlung auf den falschen Kunden gebucht wurde. Uniconta entfernt die Buchung beim falschen Kunden und erstellt eine neue Buchung für den richtigen Kunden. Zuvor prüft Uniconta, ob entsprechend den Buchhaltungsregeln eine Änderung noch möglich ist und verhindert dies ansonsten. Alle Änderungen werden in „Protokolldatei für geänderte Buchungen“ gespeichert.

Uniconta erlaubt bis zu 5 Dimensionen. Eine Dimension kann zum Beispiel für Kostenstellen oder Kostenträger eingerichtet werden. Manchmal steht man nach einiger Zeit vor der Idee, die Dimensionen anders zu organisieren. Bislang gab es schon immer die Funktion 2 Dimensionen zusammenzuführen. Neu ist die Funktion „Dimensionen reorganisieren“: damit lassen sich neu eingerichtete Dimensionen in bestehenden Buchungen umstellen.

  • Mit der Leertaste kann in Auswahlfeldern (ENUM-Felder) schnell zwischen den Optionen gewählt werden. Beispiel: in einer Journalzeile im Feld Kontoart wechselt man mit der Leertaste schnell zwischen Sachkonto, Kunde und Lieferant.
  • In Finanzauswertungen kann pro Spalte mit dem Feld „Eröffnungsbuchungen einbeziehen“ ausgewählt werden, ob Eröffnungsbuchungen im Anfangssaldo berücksichtigt werden sollen. Zum Beispiel bei Auswertungen mit Startdatum des Geschäftsjahres, kann es notwendig sein, nur „echte“ Buchungen vom ersten Tag des Geschäftsjahres zu sehen, aber keine Eröffnungsbuchungen.
  • Die Liste der Rechnungen beinhaltet nun Felder zum Datum, an dem die Rechnung per E-Mail versendet wurde und ob es einen Fehler beim Versand gab. Zudem kann von hier auf eine Protokolldatei zugegriffen werden, in der Datum, Uhrzeit, Benutzer und Ergebnis des E-Mail-Versandes steht.
  • Die Umsatzsteuervoranmeldung zeigt nun den USt.-Code aus dem Kontenplan an, sodass leichter eventuelle Abweichungen erkannt werden können.
  • Für Zahlungsbedingungen mit Skonto kann die Option „Monatsende Skonto“ angegeben werden, um die Skontofrist auf das Monatsende festzulegen
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Anlagenbuchhaltung

  • Anlagen haben nun ein separates Feld für den Wert „Umgekehrte Abschreibung“. Zum Beispiel wenn ein Anlagegut verkauft wird und ein höherer Erlös als der aktuelle Restwert erzielt wird. Diese Differenz wird nun in diesem eigenen Feld ausgewiesen.
  • Bei der ersten Abschreibung wird nun das „tatsächliche“ Kaufdatum berücksichtigt.
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Kunde/
Lieferant

Bei der Neuanlage eines Lieferanten kann nun im Feld „Kunde“ ein Kunde eingetragen werden, um offene Posten des Kunden mit denen des Lieferanten ausgleichen zu können Für bestehende Lieferanten gibt es in „Lieferant / Einrichtung / Zusammenführen“ eine neue Funktion „Lieferant und Kunde zusammenführen“, um die Buchungen eines Lieferanten auf den Kunden zu verschieben.

In diesem Fall ist der Saldo eines Lieferanten immer 0, da die offenen Posten des Lieferanten nun beim Kunden angezeigt werden. Wird beim Lieferanten die Liste der Buchungen oder offenen Posten aufgerufen, so werden die Buchungen des verbundenen Kundenkontos angezeigt.

In den Berichten Kontoauszug, Buchungen und Offene Posten erscheinen Lieferanten mit verbundenen Kunden nicht.

Zahlungsvorschläge: sobald der Saldo beim Kunden negativ ist, erscheint in den Zahlungsvorschlägen der Lieferant mit den offenen Posten. Ohne Berücksichtigung der offenen Posten des Kunden. Also zum Beispiel nur die tatsächlichen offenen Lieferantenrechnungen. Wenn die Option aktiviert wird, werden bereits auf dem Lieferanten vorgenommene Buchungen an den Kunden verschoben.

Zusätzlich zum bereits existierenden „Rechnungsrabatt“ gibt es nun auch einen „Zeilenrabatt“. Dieser wird bei der Anlage einer neuen Auftragszeile übernommen. Der Rabatt kann überschrieben werden.

  • Mit der Leertaste kann in Auswahlfeldern (ENUM-Felder) schnell zwischen den Optionen gewählt werden. Beispiel: In einer Journalzeile im Feld Kontoart wechselt man mit der Leertaste schnell zwischen Sachkonto, Kunde und Lieferant.
  • Bei der Erstellung von Kontoauszügen für Kunden und Lieferanten kann im Feld „Buchungen“ nun ausgewählt werden zwischen „Alle“, „Nur offene Posten“ und „Nur fällige Rechnungen“
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Kunde/
Verkaufsauftrag

Es ist jetzt möglich eine Simulation eines Verkaufsauftrages oder Sofortrechnung mit F7 durchzuführen. Dabei wird eine Vorschau des Beleges generiert (Anzeige einer Proforma-Rechnung).

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Kunde

Die PDF-Versionen der Belege für Kontoauszüge, Zinsen und Mahnschreiben enthalten nun das Büroklammersymbol, welches einen Link auf die ursprüngliche PDF-Version der Rechnung beinhaltet. So können sich Kunden über diese Auszüge die Originalrechnungen nochmals selbst downloaden oder drucken.

Für jede Kundengruppe kann nun optional eine eigene Rechnungsnummernserie definiert werden.

Das kann zum Beispiel nach den neuen BREXIT-Regeln notwendig werden, wenn der Rechnungsaussteller in England umsatzsteuerpflichtig ist und alle Rechnungen mit englischer USt.-Id eine fortlaufende Rechnungsnummernserie benötigen.

Es gibt ein neues Feld „EORI“ für Kunden und in den Unternehmensdaten.

Das kann zum Beispiel nach den neuen BREXIT-Regeln notwendig werden, wenn auf Rechnungen für Kunden in England die Kunden-EORI und die eigene EORI angegeben werden müssen.

Für alle per E-Mail versendete Rechnungen wird nun in eine Protokolldatei geschrieben. Diese kann mit dem Menüpunkt „Protokoll“ von den Rechnungen, oder dem „Kunde / Einrichtung / Protokoll“ eingesehen werden. Die Liste der Rechnungen beinhaltet nun Felder zum Datum, an dem die Rechnung per E-Mail versendet wurde. Und ob es einen Fehler beim Versand gab.

Der Kontoauszug zeigt nun die überfälligen Salden in Bezug auf das Feld „Bis Datum“ an.

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Lieferant

  • Für Lieferanten kann im Feld Zahlungsart „Keine“ ausgewählt werden, um offene Zahlungen bei der Erstellung von Zahlungsvorschlägen auszuschließen.
  • Die Felder EORI- und GLN-Nummer wurden dem Lieferanten hinzugefügt.
  • Auch bei Lieferanten stehen jetzt, so wie bei Kunden, dieselben CRM-Felder zur Verfügung.
  • Der Nummernkreis für die erzeugte Zahlungsreferenz im Zahlungsvorschlag wurde geändert und beginnt nun bei 100.000.
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Verkaufsauftrag

Uniconta sucht dann über die Artikelnamengruppe die eigene Artikelnummer und ergänzt die Felder der Zeile. Das Feld „Kunden-Artikelnummer“ dient nur zur Suche. Der Inhalt wird nicht gespeichert. Dieses Feld und Funktionalität stehen auch für Lieferanten-Artikelnummern in Bestellungen zur Verfügung.

Bei der Einrichtung von Abgabengruppen wird im Feld „auf Belegen anzeigen“ festgelegt, wie die zusätzlichen Abgaben auf einem Beleg angezeigt werden sollen. Eine neue Option „Nur einmal“ sorgt dafür, dass die Abgabe nur einmal am Ende der Positionen angezeigt wird

  • Wenn Sie das Lieferdatum im Auftragskopf ändern, wird das Datum in den Zeilen automatisch geändert.
  • Aufträge und Bestellungen haben das Feld „Lieferdatum bestätigt“ erhalten.
  • Ist ein Auftrag mit einem Projekt verbunden, kann eine „Aufgabe“ dem Auftrag zugeordnet werden.
  • In den Zeilen von Aufträgen, Angeboten, Bestellungen und Produktionsaufträgen wurde der Menüpunkt „Artikelreferenz“ um die Ansicht von Artikelnotizen und Artikelanhänge erweitert. Unter Artikelreferenz gibt es 2 weitere Menüpunkte um direkt auf Notizen und Anhänge der Artikel zugreifen zu können.
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Artikel

  • Es gibt einige neue Einheiten
  • Volumen, Gewicht und Volumen können jetzt mit 6 Dezimalstellen angegeben werden.
Logistics icon

Logistik

Der Bericht „Reservierungen“ beinhaltet 2 weitere Felder „Lieferdatum“ und „Lieferdatum der Position“. Diese Felder werden in einigen Reports zur Bestandsauswertung und -planung verwendet. Mit F6 können die Aufträge/Bestellungen angezeigt werden.

Die Bestellvorschlagsliste kann mit den Feldern Lieferdatum von und bis auf bestimmte Liefertermine gefiltert werden. Somit kann man vermeiden Bestellungen auszulösen, deren Bedarf erst weit in der Zukunft liegt.

In Artikel / Berichte gibt es einen neuen Report „Bedarfsprofil“. Er zeigt den physischen Lagerbestand an und dann, ab einem gewünschten Datum, in datumsabhängigen Spalten entweder die Lagerbewegung (Zugang oder Abgang) oder den verfügbaren Bestand zu bestimmten Zeitpunkten. Dabei kann der Zeitabstand der Spalten (zum Beispiel 7 für „Woche“) und die Anzahl der Spalten frei gewählt werden.

Sollen variantenabhängige Stücklisten angelegt werden, so muss zuerst in „Unternehmen / Einrichtung / Module konfigurieren“ im Bereich Logistik das Modul „Variantenstückliste“ aktiviert werden. Dies gilt für Artikel, die als Stückliste oder Produktionsstückliste und mit einer Standardvariante angelegt wurden. Im Menüpunkt „Variante-Detail“ stehen die Funktionen zur Anlage einer Stückliste für jede Variante bzw. Variantenkombination zur Verfügung.

In „Artikel / Berichte / Buchungen“ gibt es jetzt die Funktion „Lagerbuchungen markieren“, so wie bislang auch in den Auftragszeilen. Damit können Lagerbuchungen markiert, bzw. Markierungen rückgängig gemacht, werden. Wurde beispielsweis in den Auftragszeilen eine gewünschte Markierung vergessen und die Rechnung ist bereits aktualisiert, kann dies damit nachgeholt werden.

Der Kontoauszug zeigt nun überfällige Beträge in Bezug auf das Feld „Bis Datum“ an.

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Projektmanagement

Projekte können Mitarbeitern zugeordnet werden. Dabei kann für den Menüpunkt „Meine Projekte“ das so eingerichtet werden, dass ein Mitarbeiter nur seine Projekte sehen kann. Dazu muss in „Unternehmen / Einrichtung / Module konfigurieren“ im Bereich Projekt das Modul „Meine Projekte“ aktiviert werden. Die Zuordnung von Mitarbeitern zu Projekten erfolgt entweder in Projekten unter dem Menüpunkt Mit-arbeiter oder in Mitarbeiter unter dem Menüpunkt Projekte. Beim Mitarbeiter muss dazu das Feld „Login ID“ ausgefüllt sein.

Die Projektzeiterfassung beinhaltet nun eine Stoppuhr-Funktion. In Projekt / Einrichtung wird angegeben, wie die Zeiten gerundet werden sollen. Mit Start auf einer Aufgabe startet die Zeitmessung, bei Stopp wird die Zeit errechnet und das Ergebnis als Projektjournalzeile eingetragen. Dies funktioniert auch für die Apps auf Mobilgeräten mit iOS oder Android.

  • Beim Erstellen von Rechnungen für Projekte wird die Projektnummer in die Sachkontobuchungen übertragen.
  • Beim Erstellen eines Auftrages zur Rechnungsstellung (Projekt / Rechnungen / Auftrag erstellen), kann nun auf eine bestimmte Aufgabe gefiltert werden.
  • Der Bericht „Projekt / Berichte / Planung“ ist eine Pivot-Tabelle, in der nun zusätzliche Vergleichswerte vom gleichen Vorjahreszeitraum, wie beispielsweise Umsatz, Menge Budget, Ein-standspreise, angezeigt werden können.
  • Für die Buchung von WIP gibt es in der Liste der Buchungen 2 weitere Felder „Erfasste Stunden“ und „Produktive Stunden“ (für geleistete Arbeitsstunden ohne interne Typen wie Urlaub, Krank-heit usw.) Es wird möglich sein, nach Aufgaben zu gruppieren. Es kann nun auch nach Aufgaben gruppiert werden.
  • Der Bericht „Arbeitszeitnachweis prüfen“ enthält eine neue Spalte „Produktive Stunden“. Die Spalte „Erfasste Stunden“ zeigt jetzt die gebuchten Zeiten der regulären Stunden an, mit Ausnahme von Zeilen mit negativen Überstunden und Gleitzeit.
  • Für die Zeiterfassung wurde immer das aktuelle Tagesdatum vorbelegt. Nun wird ein Systemdatum berücksichtigt, wenn eines im Benutzerprofil angegeben wurde.
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Allgemeines

Für jede Einrichtung von E-Mail-Einstellungen können jetzt Notizen erfasst und Dokumente angehängt werden. Die Anhänge werden per E-Mail mit versendet. Beispielsweise besonders nützlich im CRM-Modul, wo diese Einrichtung für den Versand von E-Mail-Kampagnen verwendet wird. Dieser Anhang wird dann zusätzlich zu eventuell in der Kampagne hinterlegten Anhänge versendet.

In den Unternehmensdaten steht in „E-Mail für Physikalische Belege“ eine Mailadresse, die weitergegeben werden kann, wenn man Anhänge, die an diese Adresse gemailt werden, im „Physische Belege (Posteingang)“ erhalten will. Diese Mail-Adresse wird von Uniconta bereitgestellt und kann nicht geändert werden. Deshalb gehen viele hin, verwenden eine eigene E-Mail-Adresse und lassen diese dann an die Uniconta-Mailadresse weiterleiten. Wenn E-Mail-Systeme zum Weiterleiten einer E-Mail eingerichtet sind, enthält das Feld „An“ weiterhin den ursprünglichen Empfänger.

Wenn Uniconta eine E-Mail im Posteingang erhält, wird geprüft, was sich im Feld „An“ und „CC“ befindet. Wird die in Unternehmensdaten angegebene „E-Mail für Physikalische Belege“ nicht gefunden, kann die physische Anlage nicht gespeichert werden. Dafür gibt es nun ein neues Feld in den Unternehmensdaten „E-Mail für Weiterleitung“. Hier wird die E-Mail-Adresse angegeben, an die ursprünglich gesendet und von der weitergeleitet wurde. Wenn die Uniconta-E-Mail-Adresse weder in „An“ noch in „CC“ gefunden werden kann, wird geprüft, ob „An“ oder „CC“ mit dem Feld „E-Mail für Weiterleitung“ in den Unternehmensdaten übereinstimmt.

Viele User entscheiden sich dafür, alles in „Unternehmen / Einrichtung / Module aktivieren“ zu aktivieren, obwohl gar nicht alle aktiven Module oder Funktionen dann tatsächlich verwendet werden. Nun wird jeden Sonntag geprüft, ob es aktive Funktionen gibt, die nicht genutzt werden. Diese werden dann deaktiviert. Beispiel: im Modulbereich Logistik ist die Funktion „Abgabe“ aktiv, obwohl keine Abgaben angelegt worden sind. Dies bringt die Vorteile, dass Menüs und Fenster übersichtlicher werden und Uniconta nicht unnötig in allen Tabellen nachschauen muss.

Dies betrifft: Logistik: Einheitenumrechnung, Abgabe, Chargen-/Seriennummern, Lagerort, Lagerplatz, Artikelvarian-ten, Kunden-Artikelnummer Projekt: Aufgaben

Version 87 ist die letzte Version, die Silverlight unterstützt. Uniconta ist eine Windows-App, die unter Windows ausgeführt werden muss.

Für die Arbeit mit Uniconta auf Macs gibt es hier weitere Informationen:https://www.uniconta.com/de/downloads/

  • Mit einem Klick auf die rechte Maustaste kann man nun auswählen zwischen „Feldinhalt in die Zwischenablage kopieren“ und „Zeileninhalt in die Zwischenablage kopieren“. Bislang war nur „Zeileninhalt in die Zwischenablage kopieren“ möglich.
  • Für die Mitarbeiterverwaltung gibt es zwei neue Felder „Privat Mobil“ und „Privat E-Mail“.
  • Azure Authentifizierung: Microsoft Azure bietet eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die einfach, bequem und sicher ist. Mehr dazu hier.

DevExpress: Version 87 läuft auf DevExpress Version 20.1.8