Im Modul „Bankabstimmung“ werden Buchungen auf Kontoauszügen Ihrer Bank importiert. Dabei wird mit existierenden Buchungen in Uniconta verglichen. Sind diese dort noch nicht vorhanden, können über die Abstimmung Journalzeilen für fehlende Buchungen erzeugt werden.
Für jedes Konto im Kontenplan, welches mit Kontoart = Bank gekennzeichnet ist, kann eine Historie der Bankabstimmung aufgerufen werden.
Es können mehrere Bankkonten mit Konten in Uniconta abgeglichen werden, einschließlich Konten in Fremdwährung sowie Konten für Kreditkarten oder Leasingkonten. Uniconta ist so konzipiert, dass es von einem Konto je Fremdwährung ausgeht.
Damit die Abstimmung für Fremdwährungen funktioniert, muss die Importdatei über den Betrag in Währung und den Währungscode beinhalten.
Bitte beachten Sie, dass es in Uniconta 2 Stellen gibt, an denen Kontoauszüge importiert werden können:
- hier im Modul „Bankabstimmung“
- und in einem Buchungsjournal mit der Funktion „Bankauszug importieren“
Unterschied:
Die Funktion „Bankauszug importieren“ in einem Buchungsjournal kann nicht überprüfen, ob Buchungen bereits in Uniconta übernommen und verbucht worden sind. Dies birgt die Gefahr von Doppelbuchungen. Deshalb empfiehlt es sich, zum Abgleich immer im Modul „Bankabstimmung“ zu starten. Dieser Import prüft auf vorhandene Buchungen. Nur fehlende Buchungen werden dann in ein Buchungsjournal übertragen.
Weitere Eigenschaften:
- Import von Kontoauszügen, die in einer CSV-Datei bereitstehen
- Übertragen von noch nicht abgestimmten Banktransaktionen (fehlende Buchungen in Uniconta) in ein Buchungsjournal
- Kein Risiko von Doppelimporten
- Farbliche Kennzeichnung von fehlenden Buchungen, abgestimmten Buchungen und Buchungen in der Abstimmung (übertragen in ein Buchungsjournal, aber noch nicht verbucht)
- Feststellung von Abweichungen
- Automatisches Finden und Zuordnen von Kunden und Lieferanten bei Zahltransaktionen
- Unbegrenzte Anzahl von Bankkonten und anderen Konten zum Abstimmen
- Möglichkeit Banktransaktionen auf „Abwarten“ oder „Ungültig“ zu setzen
- Möglichkeit zum Löschen von importierten Kontoauszügen
Einrichtung:
- Das Bankkonto aus dem Kontenplan, welches in der Bankabstimmung zugeordnet werden soll, muss im Feld Kontoart den Wert „Bank“ eingetragen haben
- Gehen Sie zu „Finanzbuchhaltung / Bankabstimmung“ und fügen Sie dort mit „Bankkonto hinzufügen“ einen neuen Eintrag für die Abstimmung eines Bankkontos hinzu:
Felder der Bankabstimmung:
Sachkonto: ein Konto des Kontenplans, mit Kontoart = Bank, welches mit dem Kontoauszug abgestimmt werden soll
Name: beliebiger Name, wie das Konto auf dem Abstimmungsbericht bezeichnet werden soll
Anfangssaldo: geben Sie hier den Anfangssaldo des Bankkontos ein, zum Zeitpunkt wenn erstmals die Bankabstimmung genutzt werden soll. Zum Beispiel soll ab dem 01.01.2022 die Bankabstimmung genutzt werden, dann wird hier der Saldo per 31.12.2021 eingetragen.
Anzahl in Tagen: die Bankabstimmung versucht automatisch, Buchungen aus dem Kontoauszug der Bank mit den Buchungen, die Sie auf dem Bankkonto in Uniconta gebucht haben, abzugleichen. Dabei werden Datum und Betrag verglichen. Wenn Sie in diesem Feld eine 3 eingeben, erlauben Sie dem System, Buchungen auch bei Abweichungen von bis zu 3 Tagen abzugleichen, solange die Beträge übereinstimmen. Der Standardwert ist 3, maximal sind bis zu 60 Tage möglich.
Maximale Centdifferenz: dies funktioniert genauso wie „Anzahl in Tagen“, jedoch in Bezug zum Betrag. Hinweis: Es wird NICHT empfohlen, einen Betrag in die maximale Centdifferenz einzugeben, da dann möglicherweise Buchungen, die nur einen ähnlichen Betrag haben, miteinander ausgeglichen werden.
SWIFT und IBAN: SWIFT und IBAN Ihres Bankkontos. Diese Angaben müssen hier nur gemacht werden, wenn Zahlungsvorschläge für Lieferanten erstellt und daraus dann eine SEPA-Zahlungsdatei erstellt werden soll.
Vereinbarungs ID und Kundenkennung: nur relevant wenn mit der Nordea Bankenintegration gearbeitet wird.
Journal: geben Sie hier das Journal an, in dem die gefundenen fehlenden Buchungen erstellt werden sollen.
Bankleitzahl und Bankkonto: Bankleitzahl und Kontonummer Ihres Bankkontos. Diese Angaben müssen hier nur gemacht werden, wenn Lastschriften für Kunden erstellt und daraus dann eine SEPA-Zahlungsdatei erstellt werden soll.
Währungscode: falls das Bankkonto in einer Fremdwährung geführt wird, dann wird hier der entsprechende Währungscode eingetragen. Ansonsten belässt man die Voreinstellung „-„.
Dimensionen: falls Buchungen auf dem Bankkonto mit einer oder mehreren Dimensionen gekennzeichnet werden sollen, kann man diese hier angeben.
Online-Banking: nur bei direkten Bankintegrationen für den automatische Übertrag notwendig.
Dateiformat für den Import einrichten:
Gehen Sie zu „Datei importieren“ und dann „Dateiformat hinzufügen“:
Felder des Dateiformats:
Dateiformat: Bezeichnung des Formats
Formatierung: gibt das Format an in dem die Datei des Kontoauszugs der Bank vorliegt. Gängige Formate sind CSV, MT940, oder die CMT-Versionen
Feld Trennzeichen: für CSV-Dateien relevant. Typisch „;“
Datumsformat: Formatierung von Datumsangaben in der Datei
Zeilen überspringen: eine optionale Angabe wie viele Überschrift Zeilen beim Import übersprungen werden sollen.
Feldpositionen in der Datei: für CSV-Dateien relevant. Zur Unterstützung können Sie mit der Funktion „Bankauszug anzeigen“ gleichzeitig den Inhalt Ihrer Datei anzeigen lassen. Dies erleichtert die Zuordnung der Spalten der Importdatei zu den Feldern. Wichtige Felder: Datum, Beschreibung (= Verwendungszweck), Betrag
Automatische Auswahl des Kontos:
Hier können Sie Buchungsregeln angeben. Zum Beispiel um bei bestimmten Begriffen, die im Verwendungszweck des Kontoauszuges auftreten, automatisch Aufwandskonten o.ä. im Buchungsvorschlag einzutragen:
Hinweis: geben zum Beispiel Kunden ihre Rechnungs- und Kundennummer in einer Überweisung an, so werden diese automatisch gefunden und im Buchungsvorschlag eingetragen.
Bankabstimmung durchführen
Um eine Bankabstimmung durchzuführen wählen Sie „Datei importieren“. Im nächsten Bild wählen Sie das Dateiformat und mit „Durchsuchen“ laden Sie die Datei des Kontoauszugs. Dann „Importieren“:
Auf der linken Seite sehen Sie die Banktransaktionen vom Kontoauszug und auf der rechten Seite die Buchungen in Uniconta.
Wählen Sie „Alle Zeilen abgleichen“. Uniconta versucht nun mit den Angaben in der Beschreibung und ggf. vorhandenen Buchungsregeln bestehende Buchungen mit den Transaktionen abzugleichen.
Als Ergebnis sieht man zunächst die farblichen Markierungen:
- Rot: es wurde keine Buchung gefunden
- Grün: es wurde eine Buchung gefunden. Diese ist nun mit der Transaktion abgeglichen
- Gelb: eine nicht nicht gefundene Buchung ist bereits im Buchungsjournal vorhanden, aber noch nicht verbucht
- Schwarz: eine Banktransaktion wurde als „Ungültig“ markiert. Sie soll nicht übernommen werden.
Hinweis: wenn Sei auf eine grün markierte Transaktion klicken, wird die entsprechend grün markierte Buchung mit markiert und umgekehrt.
Gibt es übereinstimmende Datensätze, die das System aber nicht automatisch abgleicht, da die Einträge einen zu großen Datumsunterschied aufweisen, können diese manuell abgeglichen werden, indem Sie das kleine Kontrollkästchen neben der Transaktion und der Buchung anklicken und dann „Abgleichen hinzufügen“ auswählen.
Wie bereits oben erwähnt sind rote Transaktionen noch nicht als Buchung in Uniconta vorhanden. Diese Transaktionen können mit „In Journal übertragen“ in ein Buchungsjournal übernommen werden. Dort können sie dann verbucht werden. Lassen Sie dabei die Registerkarte der Bankabstimmung geöffnet und wählen nun anschließend „Aktualisieren“, werden diese Transaktionen grün markiert sein.
Vergessen Sie nicht, entweder hier in der Bankabstimmung, oder dann im Buchungsjournal, vor dem Verbuchen ggf. noch Angaben zu Dimensionen, Umsatzsteuer, Rechnungsnummer, physische Belege, usw. zu ergänzen.
Sie können den Bankentext in der Bankabstimmung auf einer noch nicht abgestimmten Transaktion korrigieren, wenn Sie ihn im Buchungsjournal nicht mit dem gewünschten Text haben möchten. Wenn Sie zum ursprünglichen Text zurückkehren möchten, löschen Sie einfach den Text im Feld Beschreibung der Bankabstimmung. Dann wird der ursprüngliche Text wiederhergestellt. In der Feldliste gibt es ein Feld „Originaltext“, das immer den Originaltext enthält.
Nachdem die Transaktionen in das Buchhaltungsjournal übertragen wurden, werden diese in der Bankabstimmung gelb markiert. Werden die Zeilen im Buchungsjournal gelöscht, werden die gelben Markierungen wieder rot. Werden die Zeilen verbucht, werden sie grün.
Rote Transaktionen, für die keine Buchungen gefunden wurden, sollen möglicherweise in Uniconta in der Zukunft gebucht werden. Daher sollen sie jetzt noch nicht abgeglichen werden. Sie sollen einfach hier bestehen bleiben und später abgeglichen werden. Markieren Sie diese in der Spalte „Abwarten“.
Sie können aber ein Ergebnis von Buchungen sein, die irrtümlich auf das Bankkonto in Uniconta gebucht oder eventuell doppelt gebucht wurden. Wenn sie doppelt oder ähnlich gebucht wurden, können Sie diese Einträge löschen, indem Sie die Funktion „Abgleichen entfernen“ wählen.
Beachten Sie, dass es auch eine Spalte „Ungültig“ gibt. Es kann sein, dass es sich um eine Fehlbuchung in der Bank handelt, die dann korrigiert wurde. Diese muss nicht gebucht werden und kann als „Ungültig“ markiert werden. Anschließend ändert sich die Markierungsfarbe auf Schwarz.
Ungültig markierte Einträge können aber auch mit „Abgleichen entfernen“ gelöscht werden.