Mit Menü „Finanzbuchhaltung“ finden Sie den Punkt „Buchungsjournale“
Mit Buchungsjournalen werden Buchungen auf den Sachkonten der Finanzbuchhaltung gemacht, zum Beispiel um Umbuchungen von einem Konto auf das andere, Kunden- und Lieferantenzahlungen, oder Erfassung von Belegen zu machen.
Buchungsjournal hinzufügen
Mit Hinzufügen oder F2 erstellen Sie ein neues Buchungsjournal.
Geben Sie dem neuen Journal einen Namen und weisen Sie eine Nummernserie zu. Soll dieses Journal eine eigene neue Nummernserie erhalten, dann drücken Sie im Feld „Nummernserie“ F6 und legen dann mit F2 eine neue Serie an.
Felder:
Journal und Name: wie oben erwähnt, ein frei wählbarer Name für dieses Journal (Kurzform/Code und Langform). Dieser kann jederzeit geändert werden. Existieren Buchungen aus diesem Journal, werden der Journalname auch in den Buchungen geändert.
Buchungskürzel: die Beschreibung zu einem Buchungskürzel wird jeder Journalzeile eingetragen, wenn hier ein Buchungskürzel angegeben wird.
Nummernserie: Nummernserie zur Vergabe von Belegnummern im Journal. Eine Nummernserie muss angegeben werden, und die Nummernserien finden Sie unter Finanzen / Einrichtung / Nummernserie. Mehrere Journale können durchaus dieselbe Nummernserie haben. Hinweis: Wenn mehrere Journale dieselbe Nummernserie verwenden und ein Journal nicht sofort gebucht wird und Sie ein anderes Journal ausfüllen, verwenden die Datensätze dieselben Nummern. Wenn Sie zum Beispiel die Buchung von Finanzbuchungen in mehrere Journale nach Buchungsart oder Benutzer aufteilen, können sie die Nummernserien einfach teilen. Sie sollten die Nummernserie für Verkauf und Einkauf nicht für diese Journale verwenden. Der Name der Nummernserie, die einem Journal zugeordnet wurde, sollte nachdem Buchungen über dieses Journal erfolgt sind, nicht mehr geändert werden.
Belegnummernvergabe beim Buchen: es wird automatisch eine fortlaufende Belegnummer vergeben.
Alle Zeilen mit der gleichen Belegnummer buchen: alle Buchungen des Journals, die gemeinsam gebucht werden, erhalten dieselbe Belegnummer.
Gesperrt: setzt man dieses Häkchen, können keine Buchungen mehr mit diesem Journal erstellt werden. Hintergrund: existierende Buchungen, die über ein Lagerjournal erstellt wurden, behalten die Referenz zu diesem Journal. Aus diesem Grund können aber nicht mehr benötigte Journale nicht gelöscht werden. Dafür gibt es diese Sperrfunktion.
Automatisches Speichern: beim Erfassen von Journalzeilen, wird während der Arbeit automatisch gespeichert.
Zeilen nach dem Buchen löschen: alle Zeilen werden nach dem Buchen gelöscht. Ist das Feld nicht markiert, verbleiben die Zeilen im Journal, sodass sie immer wieder neu gebucht werden können (allerdings mit neuem Datum und neuer Belegnummer). Dies minimiert den Aufwand und ggf. Fehleranfälligkeit für sich wiederholende gleiche Vorgänge.
Dimensionen: in obigen Beispiel sind 2 Dimensionen eingerichtet: Kostenstelle und Kostenträger. Sind keine Dimensionen eingerichtet, erscheint dieser Bereich hier nicht. Dies gilt für den Fall, dass parallel die Bestandskonten in der Finanzbuchhaltung gebucht werden und man für Buchungen dieses Journals diese Dimensionen mit buchen will.