Die DATEV-Schnittstelle für Uniconta gehört zu den Überwachungsaktivitäten im Bereich Finanzbuchhaltung. Die Funktion „Sachkontobuchungen exportieren“ erlaubt den Export von Sachkontobuchungen in verschiedenen Formaten, so auch im DATEV-Format. Dabei wird jeder Export protokolliert, sodass ein versehentlicher Mehrfachexport derselben Buchungen vermieden wird.
Folgend beschreiben wir für Sie die Einrichtung und die Anwendung der DATEV Schnittstelle.
Einrichtung
Um die Einrichtung der Stammdaten für die DATEV-Schnittstelle vorzunehmen, erstellen Sie zunächst Ihren ersten Export. Dieser muss nicht exportiert werden, aber in der Folgemaske werden die DATEV-Informationen angegeben. Da einmal exportierte Buchungen hier geloggt werden, bleiben die Datensätze erhalten und somit auch der direkte Zugriff auf die DATEV-Informationen.
Gehen Sie hierzu auf „Finanzbuchhaltung / Überwachungsaktivitäten / Sachkontobuchungen exportieren“:
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Wählen Sie „Neu exportieren“ und geben Sie den gewünschten Zeitraum ein. Anschließend sehen Sie die zu exportierenden Buchungen sowie den Menüpunkt „DATEV-Informationen“:
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Die DATEV-Informationen können nun ergänzt werden:
Von Ihrem Steuerberater erhalten Sie die Berater- und Mandantennummer.
Legen Sie den Ordner fest, in den die DATEV-Export-Dateien abgelegt werden sollen.
Der Sprachcode sorgt für die in den DATEV-Export-Dateien verwendeten Bezeichnungen. Im Regelfall (Deutsch) tragen Sie hier „de-DE“ ein.
Wird für eine zu übergebende Transaktion kein Gegenkonto gefunden, so ersetzt Uniconta dies mit dem hier angegebenen Verrechnungskonto. Im Beispielfall liegt ein SKR04 zugrunde und wir haben hierfür das Konto „3630 – Sonstige Verrechnungskonten“ verwendet.
Den Wirtschaftsjahresbeginn geben Sie in dieser Formatierung TT.MM.JJJJ oder über die Kalenderfunktion ein. Sie können ein beliebiges Kalenderjahr wählen.
Einrichtung der Konten
Die DATEV-Schnittstelle prüft bei der Übertragung, ob Ihre Daten gemäß den DATEV-Richtlinien im System hinterlegt sind. Dies sind zum Beispiel 4- bzw. bis zu 8-stellige Sachkontonummern, entsprechende Kundennummern mit einer Stelle mehr wie die Sachkontennummern, beginnend mit einer „1“, „2“, „3“ oder „4“, Lieferantennummern, beginnend mit einer „7“, gleichfalls mit einer Stelle mehr als die Sachkontennummern. Genauere Hinweise hierzu erhalten Sie bei Ihrem Steuerberater. Wird eines dieser Kriterien nicht erfüllt, so wird eine Fehlermeldung ausgegeben und die Übertragung abgebrochen:
Die Kontenrahmen der DATEV beinhalten sogenannte „Automatikkonten“. Je nach Nummernkreis wird gleichzeitig festgelegt, welcher Steuersatz, z.B. 7% oder 19%, fest mit einer Buchung auf diesem Konto verbunden ist. Dafür wird in Uniconta im Kontenplan, bzw. für betroffene Sachkonten im Feld „DATEV-Automatikkonto“ ein Häkchen gesetzt:
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Zusätzlich wird in der Umsatzsteuertabelle („Finanzbuchhaltung / Einrichtung / USt“) für betreffende USt-Codes der „DATEV-MwStCode“ angegeben:
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Dabei geht Uniconta wie folgt vor: betrifft beispielsweise eine Kundenrechnung ein Erlöskonto, welches ein Automatikkonto ist, so übergibt Uniconta für dieses Konto den Bruttoumsatz. Also inkl. USt. DATEV erkennt dies und erstellt automatisch eine Nettobuchung auf diesem Konto sowie eine weitere Buchung auf dem Umsatzsteuerkonto mit dem Umsatzsteueranteil. Ist das Konto kein Automatikkonto, so ersetzt Uniconta anhand der eigenen Umsatzsteuertabelle den USt-Code durch den für diesen Code angegebenen DATEV-MwStCode und übergibt diesen. Damit kann DATEV wiederum die Buchung in eine Nettobuchung auf dem Erlös- bzw. Aufwandskonto erzeugen und eine weitere auf dem Umsatz- bzw. Vorsteuerkonto.
Beispiel Kontenrahmen SKR04: das Forderungskonto 1200 und das Verbindlichkeitskonto 3300 dürfen in Uniconta bei der Verwendung der DATEV-Schnittstelle nicht verwendet werden. Weder direkt bebucht, noch indirekt über die Buchungsgruppen. Stattdessen legen Sie hierfür ein Konto 1210 und ein Konto 3310 an. Entsprechende Hinweise finden Sie auch auf den Webseiten der DATEV hier.
Tipp: Haben Sie bereits Buchungen auf den Konten 1200 oder 3300, dann können Sie diese einfach in Uniconta umbenennen. Im anderen Fall, wenn Sie neue Konten anlegen und die Konten 1200 und 3300 bestehen bleiben sollen, dann sorgen Sie bitte in der Einrichtung der Konten dafür, dass diese zukünftig nicht mehr bebucht werden können. Dazu öffnen Sie mit „Bearbeiten“ das Konto im Kontenplan und klicken im Registerfeld „Optionen“ die Felder „Für Erfassung gesperrt“ (für direktes Bebuchen) und „Gesperrt“ (auch für indirektes Bebuchen) an:
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Einrichtung Systemkonto der Vor- und Umsatzsteuerkonten im Kontenplan:
Richten Sie das Feld „Systemkonto“ für die Vor- und Umsatzsteuerkonten ein:
Abziehbare Vorsteuer 7% (SKR03 = 1571, SKR04 = 1401)
Abziehbare Vorsteuer 19% (SKR03 = 1576, SKR04 = 1406)
-> Systemkonto = Vorsteuer
Umsatzsteuer 7% (SKR03 = 1771, SKR04 = 3801)
Umsatzsteuer 19% (SKR03 = 1776, SKR04 = 3806)
-> Systemkonto = Umsatzsteuer
Passen Sie also zunächst Ihre Datenbestände an die DATEV-Richtlinien an!
Buchungen exportieren
Die oben erwähnte Funktion „Neu exportieren“ stellt zunächst nur die im Zeitraum angegebenen Buchungen in einer Übersicht bereit. Sind die DATEV-Informationen eingetragen gilt es spätestens hier „Exportieren speichern“ zu drücken. Dies speichert nicht nur die DATEV-Informationen, die damit dann auch für alle zukünftigen Exports zur Verfügung stehen, sondern auch die zu exportierenden Buchungssätze. Beim Speichern können Sie auch optional noch einen Kommentar angeben:
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Die Funktion „Exportdatei erstellen“ erzeugt nun die erforderlichen Exportdateien für den Import in DATEV. Diese muss an dieser Stelle aber noch nicht gemacht werden. Sie können jederzeit wieder hierher zurückkehren und mit der Funktion „Exportieren anzeigen“ die Buchungssätze einsehen sowie den Export starten:
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Der Export erlaubt die verschiedene Exportformate: CSV, Excel oder DATEV. Wählen Sie „DATEV“ bzw. „Strg+T“ und bestätigen Sie mit OK.
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Anschließend finden Sie die exportierten Dateien in dem in der Einrichtung angegebenen Ordner:
Sonstige Funktionen
In der Export-Funktion finden Sie alle Exporte protokolliert, die im Zusammenhang mit der DATEV-Schnittstelle durchgeführt wurden.
Es ist durchaus möglich, dass Sie weitere Buchungen in einem Zeitraum machen müssen, für den bereits ein Export vorbereitet oder durchgeführt wurde.
Je nach Status haben Sie nun folgende Möglichkeiten:
Funktion “Exportieren löschen“: dies macht dann Sinn, wenn Sie nur mal testweise einen Zeitraum vorbereitet haben, oder die erstellten Export-Dateien noch nicht in DATEV verarbeitet wurden. Mit dieser Funktion löschen Sie das Exportprotokoll und erzeugen es für diesen Zeitraum neu.
Funktion „Ergänzende Buchungen erstellen“: wenn Sie mit „Exportieren anzeigen“ das Protokoll öffnen und die Buchungen anzeigen können Sie mit der hier zur Verfügung stehenden Funktion „Ergänzende Buchungen erstellen“ weitere Buchungen für denselben Zeitraum ergänzen. Rufen Sie diese Funktion auf, so werden nur neue, zusätzliche Buchungen für den bereits exportierten Zeitraum angezeigt. Bleibt dieses Fenster leer, so gibt es auch keine weiteren Buchungen und der Export ist komplett. Starten Sie abermals die Funktion „Ergänzende Buchungen erstellen“ und geben Sie einen optionalen Kommentar an:
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WICHTIG! Werden die ergänzenden Buchungen exportiert, so erzeugt Uniconta Exportdateien nur für diese Buchungen mit demselben Namen und überschreibt somit die bestehenden Dateien. Sichern Sie diese vorher weg, wenn Sie alle Exportdateien in einem eigenen Verzeichnis protokollieren wollen!
Wichtig im Umgang mit der DATEV-Schnittstelle
Bei Korrekturbuchungen, oder ergänzenden Buchungen zum Vormonat gilt es immer zu beachten, ob diese Buchungen bereits in DATEV verarbeitet wurden.
Haben Sie ergänzende Buchungen für den Vormonat und sind diese bereits in DATEV verarbeitet, so können Sie diese mit der oben beschriebenen Funktion für ergänzende Buchungen exportieren und nachreichen. Sind sie noch nicht verarbeitet, so kann es sinnvoll sein, den gesamten Export zu löschen und neu zu erstellen.
Vor diesem Hintergrund darf die Funktion „Änderung Datum“ im Fenster von Belegbuchungen nicht verwendet werden, wenn Buchungen, deren Datum geändert werden soll, bereits exportiert und vom Steuerberater in DATEV verarbeitet wurden. Beispiel: Sie haben versehentlich eine Buchung, die im aktuellen Monat stattfinden soll, mit einem Datum des Vormonats gebucht und dieser Monat ist bereits in DATEV verarbeitet. Die Funktion „Änderung Datum“ ändert wirklich nur das Datum. Somit würde in DATEV die ursprüngliche Buchung im Vormonat stehen bleiben und eine neue für den aktuellen Monat am Ende eingelesen werden. Die Buchung wäre doppelt.
In einem solchen Fall erstellen Sie eine Stornobuchung im Vormonat und eine neue im aktuellen Monat. Ob der Vormonat mit der Funktion „ergänzende Buchungen“ exportiert wird, hängt von oben beschriebenen Gegebenheiten ab.